Про затвердження Положення про порядок прийому іноземних делегацій

На виконання Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 року N 1561-12, та з метою забезпечення цілісності зовнішньополітичного курсу держави, узгодженості дій органів виконавчої влади України у сфері зовнішніх зносин та вимог Закону України "Про державну таємницю", Указу Президента України "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин" (зі змінами, внесеними згідно з Указом Президента від 22 серпня 2005 року N 1188/2005) та постанови Кабінету Міністрів України від 19 липня 2006 року N 1000 "Про деякі питання обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави" З О Б О В' Я З У Ю:

1. Затвердити Положення про порядок прийому іноземних делегацій, груп, окремих іноземних громадян та осіб без громадянства у Міністерстві вугільної промисловості України (далі - Положення), що додається.

2. Керівникам підприємств, що належать до сфери його управління або щодо яких Міністерство здійснює управління їх корпоративними правами та тих, що здійснюють зовнішньоекономічну діяльність (далі - керівники підприємств), приймають іноземні делегації, групи, окремих іноземних громадян та осіб без громадянства, розробити і впровадити на підставі зазначеного Положення та нормативно-правових актів, на яких воно ґрунтується, відповідне Положення про порядок прийому іноземних делегацій, груп, окремих іноземних громадян та осіб без громадянства.

3. Керівникам підприємств, щокварталу до 10 числа, що настає за звітним періодом, надавати звіт про виконану роботу відповідно до зазначеного Положення.

4. Контроль за виконанням цього розпорядження залишаю за собою.

1.1. Це Положення визначає порядок прийому представників іноземних делегацій, груп, окремих іноземних громадян та осіб без громадянства в Міністерстві вугільної промисловості України (далі - Мінвуглепром) з метою забезпечення режиму секретності, створення належних умов для міжнародного співробітництва, його планування, інформаційного та матеріально-технічного забезпечення, залучення іноземних інвестицій та технічної допомоги, ведення обліку та аналізу ефективності зовнішньоекономічної діяльності.

1.2. Особисту відповідальність за організацію роботи із зовнішньоекономічної діяльності та міжнародного співробітництва несе Міністр згідно з розподілом обов'язків, затвердженим наказом Мінвуглепрому від 17.12.2008 N 653.

Безпосередньо організацію прийомів іноземних делегацій, груп, окремих іноземних громадян та осіб без громадянства здійснює підрозділ зовнішніх відносин.

1.3. Забезпечення режиму секретності під час прийому іноземних делегацій, цілісності зовнішньополітичного курсу держави, узгодженості дій органів виконавчої влади України у сфері зовнішніх відносин здійснюється відповідно до вимог Закону України "Про державну таємницю", розділу XX Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02.10.2003 N 1561-12, Указу Президента України "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин" (зі змінами, внесеними згідно з Указом Президента N 1188/2005 від 22.08.2005), постанови Кабінету Міністрів України від 19.07.2006 N 1000 "Про деякі питання обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави" та цього Положення.

2.1. Міністр або його заступники, отримавши лист від іноземної організації або її представництва чи окремих іноземних громадян та осіб без громадянства з проханням про особисту зустріч (візит) із представниками Мінвуглепрому, надають доручення підрозділу зовнішніх відносин стосовно доцільності (недоцільності) зустрічі (візиту), визначення терміну та доручають підготувати матеріали до цієї зустрічі (візиту).

2.2. Підрозділ зовнішніх відносин, у разі потреби, готує та подає на підпис Міністру або його заступникам офіційне запрошення щодо візиту або інформує про погодження візиту представників іноземних делегацій, груп, окремих іноземних громадян та осіб без громадянства.

2.3. Підрозділ зовнішніх відносин разом із іншими підрозділами, що беруть участь у прийомі іноземців, у разі необхідності з підприємствами, що належать до сфери управління Міністерства, опрацьовують інформацію стосовно зустрічі (візиту) та надають підготовлені матеріали Міністру або його заступникам щодо підготовки прийому та роботи з іноземними представниками.

2.4. Підрозділ зовнішніх відносин разом із іншими підрозділами, що беруть участь у прийомі іноземців, з урахуванням відомостей щодо зустрічі (візиту), готує програму роботи з іноземцями, що має містити: 1) мету прийому, 2) термін перебування іноземних представників у Міністерстві, 3) осіб, відповідальних за прийом іноземних представників і роботу з ними, 4) коло питань, що мають обговорюватися під час прийому, 5) перелік приміщень, які планується відвідати, маршрути та порядок пересування іноземних представників територією Міністерства, 6) відомості про іноземців, іноземні підприємства, установи, організації, посади, рік народження, громадянство, стать осіб, найменування та знаходження підприємства, установи, організації, 7) питання, які плануються для обговорення, із зазначенням обсягу і характеру інформації, що може бути передана, 8) місця, де буде застосовуватися іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби, і порядок їх застосування згідно з додатком N 1.

2.5. Для зустрічі Міністра або його заступників з представниками іноземних делегацій, груп, окремих іноземних громадян та осіб без громадянства підрозділ господарського забезпечення, у разі необхідності, забезпечує участь перекладача.

2.6. Підрозділ господарського забезпечення та зовнішніх відносин разом готують у разі необхідності, план заходів для матеріально-технічного забезпечення роботи з делегацією, включаючи послуги перекладача, який погоджується з бухгалтерським управлінням, для складання кошторису. Кошторис затверджується заступником Міністра, який приймає іноземних представників, та надається до відповідного підрозділу для забезпечення прийому.

За вказівкою керівництва Мінвуглепрому підрозділ господарського забезпечення, у межах кошторису, організовує транспортне обслуговування запрошених іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян, їхнє розміщення у готелі, забезпечує проведення переговорів всім необхідним обладнанням. Транспортне та інше обслуговування має зазначатись у плані заходів окремим рядком.

2.7. Документи, з якими планується ознайомити іноземних представників або які мають їм передаватися, оцінюються експертною комісією до затвердження програми прийому і роботи з іноземними представниками.

За результатами оцінки матеріальних носіїв інформації комісія складає акт експертизи відповідно до додатків 2 та 3.

Акт експертизи затверджується першим заступником Міністра.

Ознайомлення іноземних представників з конфіденційною інформацією, що є власністю держави, перебуває у володінні, користуванні та розпорядженні Мінвуглепрому і якій надається гриф обмеження доступу "Для службового користування", а також її передавання іноземним представникам здійснюється лише за письмовим дозволом Міністра.

Передавання іноземній державі (її представникам) інформації, що становить державну таємницю, здійснюється лише на підставі мотивованого розпорядження Президента України або міжнародних договорів, ратифікованих Верховною Радою України.

2.8. Проект програми прийому іноземних делегацій погоджується режимно-секретним підрозділом та затверджується першим заступником або заступниками Міністра.

2.9. Копію затвердженої програми та інші необхідні матеріали підрозділ зовнішніх відносин завчасно, не пізніше ніж за 5 днів до зустрічі, надає режимно-секретному підрозділу для подальшого інформування Служби безпеки України.

2.10. Повноваження осіб, призначених для прийому представників іноземних делегацій, груп, окремих іноземних громадян та осіб без громадянства, план проведення роботи з ними визначаються програмою прийому, а також письмовими розпорядженнями керівництва Мінвуглепрому.

2.11. Проведення ділових зустрічей з іноземними представниками здійснюється в окремо виділеному і належним чином обладнаному приміщенні.

2.12. Пропуск іноземних представників до адміністративного будинку Мінвуглепрому здійснюється за списком у присутності відповідальної за прийом особи, копія якого надається підрозділом зовнішніх відносин до охорони, що здійснює охорону приміщень Мінвуглепрому.

2.13. Співробітники Мінвуглепрому, які беруть участь у прийомі представників іноземних делегацій, груп, окремих іноземних громадян та осіб без громадянства, мають діяти лише в межах своєї компетенції та повноважень, наданих їм керівництвом Мінвуглепрому, згідно з затвердженою програмою прийому, та забезпечувати збереження державної таємниці.

2.14. Участь представника підрозділу зовнішніх відносин під час прийомів та зустрічей з іноземними делегаціями, групами, окремими іноземними представниками та особами без громадянства є обов'язковою.

2.15. Під час прийому і роботи з іноземними представниками забороняється залишати їх без супроводжуючих осіб.

2.16. Підрозділ зовнішніх відносин із залученням причетних структурних підрозділів у п'ятиденний термін після завершення прийому складає звіт про виконання програми прийому і роботи з іноземними представниками та подає його на затвердження керівництву Мінвуглепрому. Всі документи (протоколи, протоколи про наміри тощо), підписані за результатами прийому, обов'язково додаються до звіту. Копія затвердженого звіту надається режимно-секретному підрозділу для інформування Служби безпеки України.

2.17. Підрозділ зовнішніх відносин веде журнал обліку ділових зустрічей, відвідувань, прийомів та інших заходів з представниками іноземних делегацій, групами, окремими іноземними громадянами та особами без громадянства за спеціальною формою, яка визначена постановою Кабінету Міністрів України від 02.10.2003 N 1561-12 "Порядок організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях".

2.18. Підрозділ зовнішніх відносин готує пропозиції щодо розміщення в інформаційному бюлетені "Відомості Міністерства вугільної промисловості України" інформації та коментарів про здійснення зовнішньоекономічної діяльності у Мінвуглепромі та на підприємствах, що належать до сфери його управління.

3.1. Службове листування з іноземними установами, підприємствами і організаціями та їх представниками, а також телефонні розмови, зв'язок факсом або спілкування з ними з використанням послуг електронної пошти з питань установлення науково-технічного, економічного співробітництва здійснюється Міністром, його заступниками або уповноваженими ними особами.

3.2. Листування з питань виконання зобов'язань, погодження планів роботи та проведення окремих заходів співробітництва в межах укладених договорів (контрактів) здійснюється через підрозділ зовнішніх відносин.

3.3. Підрозділ зовнішніх відносин веде журнал обліку телефонних переговорів з іноземними представниками.

Відомості про іноземних представників (П.І.Б., посада, рік народження, громадянство, стать):

Підстави прийому:

Мета прийому:

Строк перебування:

Відповідальні за прийом:

Перелік питань, що плануються для обговорення:

Перелік структурних підрозділів та службових приміщень Міністерства, які іноземним представникам дозволено відвідати:

Перелік місць, де іноземними представниками застосовуватимуться кіно-, фото-, аудіоі відеоапаратура, інші технічні засоби, і порядок їх:

Перелік конфіденційної інформації, яка планується для передачі іноземним представникам:

Робота з іноземними представниками: