Про підсумки роботи архівних установ та спеціальних установ страхового фонду документації у 2013 році та завдання на 2014 рік

Заслухавши та обговоривши доповідь Голови Укрдержархіву Гінзбург О.П., колегія відзначає, що діяльність структурних підрозділів Укрдержархіву, установ, які перебувають у сфері його управління, у 2013 році була спрямована на реалізацію державної політики у сфері архівної справи, діловодства та створення і функціонування державної системи страхового фонду документації.

Тривала робота щодо активізації законотворчої діяльності, розробки та вдосконалення чинних нормативно-правових актів з питань архівної справи та страхового фонду документації.

Розроблено проекти законів України "Про внесення змін до статті 6 Закону України "Про страхування" (внесено на розгляд Верховної Ради України) та "Про внесення змін до Закону України "Про страховий фонд документації України".

Підготовлено 6 проектів постанов Кабінету Міністрів України та 22 проекти наказів. Приведено у відповідність до вимог чинного законодавства 15 наказів.

Державним бюджетом України на 2013 рік Укрдержархіву та установам, що належать до сфери його управління, було виділено 98,167 млн. грн.

Відбулися певні позитивні зрушення у вирішенні важливих питань забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду.

Тривали роботи з будівництва нового приміщення Держархіву Тернопільської області (освоєно 5,7 млн. грн.).

Поліпшили умови зберігання документів 44 архівних відділи райдержадміністрацій і міських рад шляхом заміни або отримання додаткових приміщень.

Проведено ремонт 70 приміщень у 68 архівних установах. Відремонтовано понад 5,7 тис. кв. м площ.

Протяжність стелажних полиць в архівосховищах архівних установ збільшено на 4241,56 пог. м.

Архівними установами вживалися заходи щодо посилення охоронного та протипожежного режимів. У 19 архівних установах встановлено охоронну сигналізацію, ще у 13 - відремонтовано наявні сигналізації, встановлено пожежну сигналізацію у 17 архівних установах, у 16 - відремонтовано наявні пожежні сигналізації. У 2 архівних установах встановлено автоматичні системи пожежогасіння.

Оброблено вогнезахисним розчином 1257,4 пог. м дерев'яних конструкцій у 13 архівних установах.

Вживалися заходи щодо забезпечення температурно-вологісного режиму для зберігання документів у архівосховищах. Системи кондиціювання та вентиляції повітря встановлено в 10 архівних установах, у 2 - відремонтовано наявні системи.

Приділялася значна увага обліку фондів і документів НАФ, що зберігаються в архівних установах, поліпшенню роботи з ведення облікових документів, уточненню складу і обсягу фондів.

Під час проведення перевіряння наявності документів перевірено понад 3 млн. одиниць зберігання.

Відреставровано 228 тис. аркушів, відремонтовано понад 1 млн. аркушів документів з паперовою основою.

Виявлено 56 документів НАФ, які можуть бути віднесені до унікальних документів.

Архівні установи виконали завдання з комплектування всіма видами документів. На постійне зберігання надійшло 472240 од. зб., з них 455008 од. зб. управлінської документації, 3629 од. зб. документів особового походження, 4004 од. зб. науково-технічної документації, 9599 од. зб. кіно-, фото-, фоно-, відеодокументів. Окрім того, прийнято 127329 од. зб. з особового складу від ліквідованих підприємств, установ і організацій.

Значна увага приділялася питанням контролю за станом діловодства та організації зберігання документів в архівних підрозділах установ - джерел формування НАФ. Державними архівними установами проведено 7265 перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів (з них - 3057 комплексних, 1967 тематичних і 2241 контрольних).

Архівними установами виконано 61137 тематичних запитів, 33904 запити за актами цивільного стану та 1994 генеалогічних запити.

Розглянуто 317453 запити соціально-правового характеру, що майже на 112 тис. перевищує плановий показник. З них на 89 % запитів надано позитивну відповідь.

Делегації українських архівістів взяли участь у роботі 2-го засідання українсько-китайської Підкомісії з питань співробітництва у сфері культури (КНР), щорічної конференції Міжнародної ради архівів "Облік, прозорість та доступ до інформації" (Королівство Бельгія), щорічної тристоронньої зустрічі керівників державних архівних служб України, Росії та Білорусі за участі директорів архівних установ цих держав (Республіка Білорусь).

Підписано Договір про співробітництво з Державними архівами Бельгії, Угоди про співробітництво з Державним архівним управлінням Китайської Народної Республіки, Державним архівом Республіки Македонія, Протокол про затвердження та План спільних заходів з Федеральним архівним агентством (Російська Федерація) на 2014 - 2016 роки.

Активною у 2013 році була робота з громадськістю, проведено 3 спільних засідання Громадської та Науково-експертної рад при Укрдержархіві, на яких розглянуто 10 проектів нормативно-правових актів, керівництво Укрдержархіву брало участь у 29 заходах за участі громадськості та засобів масової інформації (прес-конференції, інтерв'ю, брифінги, круглі столи, інші інформаційні заходи).

Архівні установи підготували і провели 407 радіопередач, 428 телепередач, на сторінках періодичної преси опубліковано 1457 документальних публікацій, підготовлено 1703 виставки.

Обсяг інформації на офіційному веб-порталі Укрдержархіву збільшився з 18 ГБ (2012 рік) до 28 ГБ.

Кількість серверів у галузі за 2013 рік збільшилась на 1 і складає 34 одиниці, проте 16 державних архівних установ взагалі не мають серверів.

Кількість комп'ютерів збільшилась з 1009 до 1056 одиниць. Кількість комп'ютерів, об'єднаних в локальні мережі, зросла на 10 відсотків. Загалом в локальні мережі об'єднано 75 % комп'ютерів.

Протягом року державні архівні установи здійснювали оцифровування довідкового апарату та архівних документів, проте невирішеними залишилися питання організації ефективного та зручного доступу, захисту та надійного зберігання електронної інформації.

Архівними установами завершено розробку 8 науково-дослідних тем та 83 методичних посібників.

Виконувалася 21 науково-дослідна та дослідно-конструкторська робота у сфері страхового фонду документації, завершено виконання в повному обсязі 9 робіт, проаналізовано 36 міжнародних стандартів.

Протягом 2013 року затверджено 8 галузевих програм та доповнень до галузевих програм та 19 регіональних програм створення страхового фонду.

Отримано 3 програми, що затверджені наприкінці 2012 року.

За 2013 рік створено страховий фонд документації на 1603 вироби та об'єкти.

До бази даних Державного реєстру потенційно небезпечних об'єктів внесені відомості про 922 об'єкти, оновлені (актуалізовані) дані про 1522 об'єкти, вилучено з реєстру 239 ПНО. Станом на 20.12.2013 до бази даних реєстру внесено інформацію про 24565 об'єктів.

Перевірено дотримання вимог законодавства у сфері страхового фонду документації 41 суб'єктом державної системи СФД.

Видано 900 Актів закладення проектної (робочої) документації до СФД та оформлено 2422 Свідоцтва про реєстрацію потенційно небезпечних об'єктів.

Роботи щодо реалізації Державної програми формування страхового фонду документації на продукцію спеціального призначення на 2005 - 2014 роки протягом 2013 року виконувалися відповідно до планів виготовлення та передачі на зберігання документів СФД регіональних центрів СФД за Державною програмою.

Плани з передачі на зберігання документів СФД виконали всі регіональні центри СФД, крім Кримського, у якого відсоток виконання плану складає 61 %.

Відсоток передачі на зберігання документів СФД з першого пред'явлення складає 99,64 %.

Водночас, у роботі архівних установ та спеціальних установ СФД залишається невирішеною низка питань.

Залишаються невирішеними питання зміцнення матеріально-технічної бази архівних установ, забезпечення їх придатними для зберігання приміщеннями.

Кількість державних архівних установ, які вичерпали резерви площ для комплектування документами або впритул наблизилися до граничної межі, з кожним роком збільшується і вже налічує 27 установ. Повністю вичерпано можливості для приймання документів на зберігання у 10 державних архівах: ЦДІАК, ЦДІАЛ, ЦДНТА, держархівах Київської, Полтавської, Харківської, Чернівецької областей, м. Севастополя; галузевих державних архівах: Міністерства закордонних справ України, Гідрометслужби України.

На 91 - 99 % заповнені сховища ще у 16 держархівах: ЦДАГО, ДНАБ, держархівів Дніпропетровської, Донецької, Закарпатської, Львівської, Одеської, Рівненської, Тернопільської, Херсонської, Хмельницької, Черкаської, Чернігівської областей та м. Києва; галузевих держархівах: Служби безпеки України, ДНВП "Геоінформ України".

Залишаються невирішеними питання:

продовження проведення реконструкції комплексу споруд центральних державних архівних установ України у м. Києві;

розміщення 4 центральних держархівів (ЦДАМЛМ, ЦДІАЛ, ЦДНТА, ЦДАЗУ) у власних приміщеннях;

переміщення фондів держархівів Харківської та Одеської областей з аварійних будівель;

переміщення документів НАФ Держархіву Чернігівської області із культових будівель у м. Ніжині, у яких немає можливості забезпечити належні умови зберігання документів;

завершення будівництва приміщень для держархівів Київської, Тернопільської областей та м. Севастополя;

завершення облаштування будівлі "Закарпаткнига", переданої в оперативне управління Держархіву Закарпатської області;

виділення Держархіву Хмельницької області приміщення та додаткової штатної чисельності для розгортання роботи центру реставрації документів НАФ, які постраждали внаслідок пожежі 2003 року.

Проблемою, яка потребує особливої уваги, залишається недостатнє фінансування архівів на послуги державної охорони.

Заходи щодо забезпечення пожежної безпеки у архівних установах, передбачені Державною цільовою соціальною програмою забезпечення пожежної безпеки на 2012 - 2015 роки, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 червня 2012 року № 590, на 2013 рік профінансовано лише на 1 % від потреби.

Гострою залишається потреба в оснащенні архівосховищ сучасними системами вентиляції і кондиціювання повітря, новітніми технічними засобами для дезінсекції, дезінфекції документів.

Недостатніми темпами проводяться роботи щодо створення копій документів НАФ, зокрема переведення інформації на інші носії з метою її збереження у разі втрати або пошкодження оригіналів та з відновлення згасаючих текстів, а також реставрації документів. Відсутність у архівних установах ресурсів для оцифровування документів НАФ, приймання та зберігання електронних документів спричиняє неготовність архівних установ до забезпечення постійного збереження документів НАФ та інформації, яка в них міститься, а також до надання послуг громадянам та суспільству в електронному вигляді.

В архівних підрозділах підприємств, установ та організацій - джерелах комплектування загальна кількість справ, що зберігаються понад встановлені роки, збільшилася на 25 % і складає майже 2 мільйони 311 тисяч од. зб.

Найгірші показники в держархівах Харківської області (271179 од. зб.), Київської області (156746 од. зб.), місті Києві (157065 од. зб.).

Через брак фінансування не відбулося суттєвих зрушень у впровадженні інформаційних технологій в архівну сферу.

Значна кількість державних архівних установ продовжує користуватись безкоштовними сервісами електронної пошти, як українськими, так і іноземними, які не гарантують належного захисту інформації.

Втратили свої офіційні веб-сайти державні архіви м. Києва, Вінницької, Івано-Франківської області та ЦДАГО.

Централізовані сховища для зберігання електронної інформації мають лише ЦДІАК, ЦДКФФА, держархіви Волинської, Донецької та Київської областей.

Річний плановий показник з виготовлення та передачі на зберігання документів СФД не виконано, падіння у порівнянні з фактичним обсягом робіт за 2012 рік склало 11 %.

Відсоток виконання галузевих програм створення СФД з урахуванням Державної програми (47 програм) складає 46,63 %, регіональних (131 програма) - 60,32 %.

Річний план надходження коштів по спеціальному фонду виконано на 75,8 %.

Фактична чисельність працівників регіональних центрів СФД у 2013 році скоротилася порівняно з 2012 роком на 6 %.

Науково-дослідним, проектно-конструкторським та технологічним інститутом мікрографії не виконано в повному обсязі Тематичний план наукових робіт НДІ мікрографії на 2013 рік через невідповідність звітних матеріалів за трьома науковими роботами вимогам технічних завдань та нормативних документів.

Враховуючи зазначене, з метою подолання проблем архівної справи, страхового фонду документації та забезпечення подальшого їх розвитку колегія ВИРІШУЄ:

1. Визнати діяльність архівних установ та спеціальних установ СФД у 2013 році задовільною.

2. Керівництву Укрдержархіву, керівникам його структурних підрозділів забезпечити:

- реалізацію заходів, спрямованих на виконання пріоритетних завдань Державної архівної служби України на 2014 рік;

- подання Кабінету Міністрів України проекту Закону України "Про страховий фонд документації";

- проведення моніторингу законодавства та, у разі необхідності, підготовку проектів нормативно-правових актів, спрямованих на його вдосконалення.

3. Керівникам державних архівних установ, спеціальних установ СФД забезпечити врахування у бюджетному запиті на 2015 рік достатніх обсягів фінансування для забезпечення сталого функціонування установ.

4. Керівникам державних архівних установ:

- забезпечити надійну експлуатацію архівних будівель і приміщень, систем їх життєзабезпечення, а також охоронної й пожежної безпеки будівель та архівосховищ;

- забезпечити постійний та чіткий контроль за наявністю, станом та рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього;

- забезпечити чітке дотримання вимог температурно-вологісного та санітарно-гігієнічного режимів в архівосховищах;

- негайно інформувати Укрдержархів та місцеві органи влади про надзвичайні ситуації та проблеми у забезпеченні гарантованого збереження документів НАФ;

- активізувати виявлення унікальних документів НАФ у держархівах, зонах їх формування та внесення анотованих переліків унікальних документів НАФ архівних установ, музеїв, бібліотек на розгляд ЦЕПК Укрдержархіву;

- посилити контроль та надання консультативно-методичної допомоги підприємствам, установам та організаціям з питань впровадження нових нормативно-правових актів з питань діловодства та архівної справи;

- забезпечити приймання на постійне зберігання документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій понад встановлені роки;

- забезпечити контроль за упорядкуванням архівних документів за встановлені законодавством строки їх зберігання в архівних підрозділах органів виконавчої влади для здійснення поступового переходу на електронний документообіг;

- посилити контроль щодо якості складання документів, поданих на розгляд експертно-перевірних комісій (експертних комісій) держархівів, архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад підприємствами, установами та організаціями, зокрема, інструкцій з діловодства, номенклатур справ, описів справ;

- забезпечити участь у заходах щодо відзначення пам'ятних дат;

- забезпечити неухильне дотримання вимог національного законодавства та наказів Укрдержархіву у сфері зовнішніх зносин, у т. ч. порядку ведення офіційних справ іноземними представництвами в Україні;

- завершити побудову локальних мереж і підключення до них усіх комп'ютерів, крім тих, де обробляється інформація з обмеженим доступом;

- передбачити кошти на побудову Комплексної системи захисту інформації в бюджетному запиті на 2015 рік.

5. Директору Державного архіву Львівської області Кравчуку П.І. забезпечити прискорення завершення суцільного перевіряння наявності та стану документів у фондах архіву.

6. Державному департаменту страхового фонду документації забезпечити:

- якісне планування наукових робіт у сфері СФД на 2015 рік та контроль за виконанням наукових робіт у 2014 році;

- організацію робіт щодо введення до баз даних Державного реєстру ПНО та Державного реєстру документів СФД інформації, яку не було введено у 2013 році у зв'язку з призупиненням ведення цих державних реєстрів;

- координацію діяльності відповідних структурних підрозділів центральних органів виконавчої влади та регіональних центрів СФД з метою безумовного виконання завдань з реалізації Державної програми у 2014 році;

- координацію діяльності та надання методичної та практичної допомоги органам виконавчої влади з питань розробки та реалізації галузевих і регіональних програм створення СФД;

- організацію роботи щодо надання методичної та практичної допомоги міністерствам, іншим центральним та місцевим органам виконавчої влади, спеціальним установам СФД з питань реалізації діючих програм;

- проведення заходів з центральними органами виконавчої щодо фінансування робіт з формування, ведення та використання галузевих страхових фондів документації у 2014 році.

7. Керівникам спеціальних установ СФД забезпечити виконання:

- виробничих завдань з виготовлення та передачі на зберігання документів страхового фонду на 2014 рік, встановлених рішенням колегії Укрдержархіву від 17.12.2013 № 14/2;

- планів виготовлення та передачі на зберігання документів страхового фонду на I квартал 2014 року відповідно до затвердженої номенклатури і встановленого показника якості документів страхового фонду;

- планів робіт з реалізації затверджених програм формування СФД регіонального центру СФД на 2014 рік відповідно до номенклатури виробів, переліків об'єктів, включених до галузевих та регіональних програм СФД, та обсягів документації на них;

- заходів щодо надання методичної та практичної допомоги підприємствам, установам та організаціям щодо визначення стану, комплектності та обсягів документації;

- підготовки та своєчасного надання об'єктивної інформації про проблемні питання щодо створення галузевих та регіональних СФД;

- заходів щодо організації проведення семінарів та методично-консультативних нарад з питань формування, ведення та використання регіонального СФД зі спеціалістами органів влади Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування на 2014 рік;

- планового показника щодо обсягу надходжень до спеціального фонду бюджету на 2014 рік.

8. Вказати:

директору Кримського регіонального центру СФД Анікєєву Є.В. на невиконання плану виготовлення та передачі на зберігання документів СФД на 2013 рік;

директору НДІ мікрографії Бобрицькому С.М. на невиконання Тематичного плану наукових робіт НДІ мікрографії на 2013 рік;

директорам Західного (Нікіфоров Ю.П.) та Південного (Короткій А.В.) регіональних центрів СФД на незадовільний рівень реалізації галузевих програм формування СФД.

9. Директору НДІ мікрографії Бобрицькому С.М. продовжити виконання заходів з метою визначення механізму практичної реалізації вимог Закону України "Про страховий фонд документації України" щодо обов'язковості закладання до СФД технічної документації на продукцію при поставленні її на виробництво.