Про форми та порядок ведення звітності в організаціях і підприємствах споживчої кооперації

Міністерство фінансів надсилає для керівництва в роботі затверджені постановою правління Укоопспілки та погоджені з Мінфіном і Мінстатом "Правила складання, обробки і затвердження товарно-грошових звітів торговельних підприємств споживчої кооперації України".

Враховуючи, що згаданий документ підготовлено і прийнято відповідно до вимог пункту 21 "Порядку ведення товарно-касової книги при розрахунках готівкою у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" (затверджено наказом Мінфіну і Мінстату від 21.11.94 N 113/262 Мінфін повідомляє, що оформлення і облік руху товарів та готівки на підприємствах споживчої кооперації ведеться за встановленими Правилами (додаються).

Одночасно звертаємо увагу, що Товарно-грошові звіти не повинні обліковуватися у фінансових органах місцевої державної виконавчої влади.

Лист Міністерства фінансів від 25.05.93 N 14-405 "Про форми та порядок ведення звітності в системі споживчої кооперації" втратив чинність.

1.1. Матеріально відповідальні особи роздрібних торговельних підприємств зобов'язані у встановлені строки і за відповідний період подавати в бухгалтерію кооперативної організації товарно-грошові звіти про рух і залишки товарів, тари і грошових коштів за установленими формами:

N 058 - для кіосків, ларків, палаток, автолавок, буфетів, кухонь тощо (додаток 1);

N 059 - для магазинів, відділів, розподільчих складів тощо (додаток 2);

N 060 - для всіх видів роздрібних торговельних підприємств при автоматизації бухгалтерського обліку (додаток 3).

Якщо в торговельному підприємстві є можливість розмежувати матеріальну відповідальність за товари і грошові кошти, складаються окремо товарні (за формою товарно-грошових звітів) і касові звіти (за типовою формою КО-4).

На розподільчих складах споживчих товариств складаються тільки товарні звіти (за формою товарно-грошових звітів).

Товарно-грошові звіти є бланками суворої звітності. Видаються бухгалтерією підприємства (організації) завідуючому (завідуючій) торговельним підприємством під розпис у книзі їх обліку (по два примірники) на кожний звітний період з однаковим номером, який вказується на бланках звітів форми N 058, 059, 060 на титульній сторінці нижче слів "головний бухгалтер".

Після використання бланків товарно-грошових звітів за призначенням бухгалтер підприємства (організації) робить відмітку у книзі обліку.

Зіпсовані бланки товарно-грошових звітів (два примірники) підлягають поверненню в бухгалтерію підприємства (організації), зберігаються один рік, після чого знищуються за актом.

1.2. У звітах вміщуються показники про виконання завдання роздрібного товарообороту, надходження, видатку і залишки товарів та тари торговельних підприємств.

На їх основі проводяться записи в регістри бухгалтерського обліку, здійснюється оперативний контроль за виконанням завдання роздрібного товарообороту, своєчасністю здачі торгового виторгу і поверненням тари, внутрішнім переміщенням товарів, відповідністю фактичних залишків товарів затвердженим лімітам і т.ін.

2.1. Матеріально відповідальні особи усіх роздрібних підприємств (у т.ч. розподільчих складів) подають в бухгалтерію товарно-грошові звіти з усіма документами, що підтверджують рух товарів, готівки та тари за звітний період.

Товарно-грошові звіти складаються за такі терміни:

а) для роздрібних підприємств, що розміщені в населеному пункті, де знаходиться контора кооперативної організації, - щоденно.

Правління (керівник) - кооперативної організації може дозволити складання звіту один раз за два-три робочі дні;

б) для роздрібних підприємств, що розміщені в інших населених пунктах, незалежно від відстані до контори кооперативної організації, не менше 4 разів на місяць:

1-й - з 1 по 7 число включно

2-й - з 8 по 15 число включно

3-й - з 16 по 23 число включно

4-й - з 24 по останній день місяця включно;

в) по розподільчих складах споживчих товариств звіти повинні складатися не рідше одного разу в три робочі дні;

г) особи, які здійснюють кільцевий завіз товарів зі складів споживспілок безпосередньо в роздрібні торговельні підприємства, складають звіти по кожній партії товарів, одержаних для розвезення, і не пізніше наступного робочого дня після їх одержання.

Товарно-грошовий звіт складається незалежно від кількості днів, фактично відпрацьованих матеріально відповідальною особою в торговельному підприємстві за звітний період.

Якщо в звітному періоді у торговельному підприємстві проводилася інвентаризація і термін її проведення не збігся зі встановленим звітним періодом, складаються два товарно-грошових звіти: один - з початку звітного періоду до дати інвентаризації, другий - від дати інвентаризації і до кінця звітного періоду.

2.2. У торговельних підприємствах, що мають дві або більше секцій (відділів), очолюваних окремими матеріально відповідальними особами (бригадирами), товарно-грошові (товарні) звіти складаються і подаються по кожній секції (відділу).

В магазинах де є касири, щоденно складаються касові звіти.

2.3. Конкретні терміни подання товарно-грошових (товарних) звітів для кожної матеріально відповідальної особи за пропозицією головного бухгалтера встановлюються правлінням (керівником) кооперативної організації.

2.4. Товарно-грошові звіти складаються у двох примірниках (під копірку) пастою кулькових ручок, на друкарській машинці, або іншими засобами оргтехніки. Перший примірник звіту разом з документами здають в бухгалтерію, а другий - з розпискою бухгалтера про перевірку і прийняття звіту залишається у матеріально відповідальної особи.

2.5. У титульній частині товарно-грошового звіту записуються відповідні показники: назва і номер торговельного підприємства (відділу, секції); назва організації, якій належить торговельне підприємство; прізвище та ініціали матеріально відповідальної особи (бригадира); завдання з товарообороту на поточний місяць і норматив (граничний запас) товарних залишків, затверджених правлінням кооперативної організації (керівником госпрозрахункового підприємства) для даного підприємства (відділу, секції); звітний період.

2.6. Після цього записуються залишки товарів і тари на початок звітного періоду, які відповідають залишкам на кінець попереднього звітного періоду або інвентаризаційного опису (якщо складається перший звіт після інвентаризації).

Записи про надходження та вибуття товарів і тари в графах під загальним заголовком "Заповнюється матеріально відповідальною особою" проводяться щоденно на підставі відповідних документів (товарно-транспортних накладних, рахунків-фактур, прибуткових і видаткових накладних, квитанцій до прибуткових касових ордерів, квитанцій банківських установ, відділень зв'язку, документів, які підтверджують здачу та витрати з виручки та ін). Кожний документ записується в звіті окремим рядком у день здійснення операції в хронологічному порядку за датами їх виконання (нумерується послідовно кожний день періоду, за котрий складено звіт).

2.7. У графах "Документ: дата, N" записуються дата (число, місяць) і номер документа, на підставі якого зроблено запис у товарно-грошовому (товарному) звіті.

У графі "Від кого надійшло або кому відпущено" записують назву підприємства або організації від кого надійшли або кому відпущені товари і тара, куди здана виручка.

У графах "Товар" і "Тара" записується вартість товарів і тари, що надійшли або відпущені по цінах, за якими вони передані матеріально відповідальній особі і списуються з її підзвіту.

2.8. Тара, що є первинною упаковкою товару і відпускається покупцеві разом з товаром (пляшки, банки), в звіті заповнюється як товар. Вся інша тара записується від товару окремо.

Матеріально відповідальні особи приймальних пунктів склопосуду від населення в товарно-грошовому звіті у графі "Товар" відображають вартість склопосуду, а у графі "Тара" - вартість ящиків, необхідних для збереження і відвантаження склопосуду.

По тарі що продається за готівку з торгових підприємств, які не мають касирів-операціоністів, у товарно-грошовому звіті робиться запис на підставі відомості продажу тари населенню (форма N 049), додаток 4. При цьому у видатковій частині звіту заповнюється графа "Тара" за обліковими цінами, а в прибутковій частині - "Товар" - по продажних цінах.

2.9. Тара-обладнання, що підлягає поверненню постачальникам, у товарно-грошовому звіті показується окремо по надходженню, видатку і залишку в графі "Тара". При значній кількості записів на тару-обладнання складається окремий звіт.

2.10. У товарно-грошовому звіті знаходять відображення усі операції роздрібного підприємства:

надходження і видаток товарів і тари;

здача виручки;

витрати з виторгу на дозволені правлінням кооперативної організації (керівником госпрозрахункового підприємства) цілі у межах встановлених норм;

переоцінка товарів і тари;

списання бою, браку і псування товарів;

списання завищення ваги тари та ін.

2.11. Здавання торгової виручки відділенням зв'язку записується окремими рядками по кожній квитанції - сума торгової виручки, а усі поштові збори - загальною сумою в одному рядку з вказівкою у графі "Кому відпущено" номерів відповідних квитанцій.

2.12. Записи про продаж громадянам товарів тривалого користування у кредит у товарно-грошовому звіті робляться згідно з описом доручень-зобов'язань. При цьому у звіті вказують тільки суму товарів, що дані на виплату, оскільки сума, одержана від покупців готівкою за відпущені товари, включається у зданий виторг.

Відсотки, одержані від покупців на користь торговельної організації за відпущені в кредит товари, пеня за несвоєчасну сплату та внесення покупцям чергових платежів, у товарно-грошовий звіт не включаються. Відсотки вносяться в касу окремо від виручки, з оформленням квитанції прибуткового касового ордера на здану в касу суму одержаних відсотків, і прикладається до опису зобов'язань. При цьому на зворотній стороні опису матеріально відповідальна особа проставляє суму внесених відсотків і номер квитанції.

2.13. Списання виручки, використаної на закупівлю сільгосппродуктів і сировини, відображається у товарно-грошовому звіті тільки після здачі закупленої продукції на заготівельний склад (пункт, базу, овочесховище). Підставою для запису повинні бути документи, якими оформлено прийняття продукції складами (пунктами), з додатком приймальних квитанцій, відомостей закупівель.

Закуплені, але не здані на заготівельні склади (пункти) сільгосппродукти, у товарно-грошовому звіті відображаються як залишок товарів.

2.14. По закінченні звітного періоду і запису усіх операцій підраховуються підсумки по надходженню і видатку та виводяться залишки по товарах і тарі.

Підсумкові суми по надходженню записуються у наступному рядку після запису останього прибуткового документа, підсумкові суми по видатку і суму залишку - у визначених для цього рядках.

Для визначення залишку на кінець звітного періоду необхідно до вивіреного залишку на початок звітного періоду додати підсумкову суму по надходженню та відняти підсумкову суму по видатку.

2.15. Заповнення лицьової сторони товарно-грошового звіту матеріально відповідальною особою закінчується записом суми у графі "Товарооборот з початку місяця до кінця звітного періоду".

У товарно-грошових звітах, починаючи з другого звітного періоду, дані про обсяг роздрібного товарообороту записуються наростаючим підсумком з початку місяця, тобто до суми, вказаної у попередньому звіті, додають суму роздрібного товарообороту за даний звітний період.

2.16. Матеріально відповідальні особи на зворотній стороні товарно-грошового звіту зобов'язані вести облік тари у натуральному і грошовому вираженні:

по дерев'яній тарі - по цінах придбання;

по мішкотарі - по категоріях, з відокремленням мішків з-під хлібопродуктів та цукру, по цінах придбання.

Якщо у рахунках постачальників не вказана вартість дерев'яної тари, мішкотари, вона обліковується по цінах можливого використання або реалізації.

по інвентарній тарі, яка надходить від постачальників і підлягає поверненню - по видах, по заставній вартості або обліковій ціні;

- по тарі-обладнанні - по цінах придбання.

Тара спеціальної конструкції (крім тари-обладнання), призначена для обслуговування потреб підприємства (ящики, лотки для кондитерських виробів і таке інше), у відомість руху тари не включається.

Кожному виду тари, категорії і виду мішків у відомості відводиться окремий рядок.

Дані про залишок тари на початок звітного періоду переносяться з попереднього товарно-грошового звіту, а дані про рух тари (надходження і видаток) проставляються підсумками за звітний період на підставі документів по надходженню і видатку тари.

Підсумки залишків, оборотів по надходженню і видатку тари у грошовому вираженні по відомості руху тари повинні рівнятися підсумкам залишків, надходженню і видатку, відображених на лицьовій стороні товарно-грошового звіту у графі "Тара".

2.17. У товарно-грошовому звіті після заповнення відомості руху тари матеріально відповідальна особа записує прописом кількість документів про надходження і видаток товарів і тари, що стали підставою для його складання за звітний період.

Звіт обов'язково підписується матеріально відповідальною особою, а при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності бригадиром або, при його відсутності, заступником і одним із членів бригади по черзі.

2.18. З дозволу правління кооперативної організації (керівника госпрозрахункового підприємства) допускається пересилка звітів через осіб, які здійснюють кільцевий завіз товарів, або по пошті на адресу організації, за підлеглістю у встановлені графіком терміни. У цьому випадку матеріально відповідальні особи зобов'язані першого або другого числа наступного за звітним місяця особисто здати звіт за останній період минулого місяця. Працівнику, який виконує за дорученням правління кооперативної організації кільцевий завіз товарів і приймає виторг від завідуючих роздрібних торговельних підприємств, забороняється доставка товарно-грошових звітів.

Про одержання від завідуючого роздрібним торговельним підприємством товарно-грошового звіту з прикладеними до нього первинними документами особа, яка здійснює кільцевий завіз товарів, розписується на копії і на першому примірнику звіту на його зворотній стороні. Матеріально відповідальна особа при пересилці звіту, реєструє його в спеціальній книзі (форма N 018), що знаходиться в особи, яка здійснює кільцевий завіз товарів (додаток 5).

3.1. Документальне оформлення операцій по торгівлі з використанням транспортних засобів (автолавок), коли водій працює одночасно і завідуючим автолавкою, складання, перевірка і затвердження товарно-грошових звітів здійснюється у порядку, передбаченому цими правилами, як для звичайного торговельного підприємства.

3.2. Виносна (вивізна) торгівля з використанням транспортних засобів чи без їх використання здійснюється одним (декількома) членами бригади торговельного підприємства на вулиці, ринку, в полі, на фермі тощо на підставі дозволу-накладної (форма N 082), додаток 6.

3.2.1. Дозвіл-накладна є бланком суворої звітності. Видаються бухгалтерією підприємства (організації) завідуючому (їй) торговельним підприємством під розпис у книзі їх обліку по два примірники з однаковим номером, який вказується на бланках форми N 082 після слів "Дозвіл-накладна N".

3.2.2. При видачі бланків дозволу-накладної під копірку заповнюються такі реквізити:

а) в бухгалтерії:

- назва підприємства (організації);

- номер дозволу-накладної;

- назва, номер і місцезнаходження торговельного підприємства;

- призвіще, ініціали завідуючого (ї) підприємства;

Дозвіл-накладна підписується головою правління (керівником підприємства та головним бухгалтером). На першому примірнику ставиться печатка підприємства, організації.

б) у торговельному підприємстві:

- порядковий номер;

- найменування товарів, сорт, розфасування;

- одиниця виміру;

- ціна;

- отримано з торговельного підприємства для продажу - кількість, сума;

- цифрами кількість і сума отриманих товарів;

- прописом загальна сума отриманих товарів;

- підпис і прізвище завідуючого (ї) торговельним підприємством, який відпустив товари для продажу;

- підпис і прізвище продавця (продавців), який прийняв товари для продажу;

- дата відпуску товару.

3.2.3. Після закінчення торгівлі продавець заповнює графи 7-10 дозволу-накладної;

- продано - кількість, сума;

- повернено торговельному підприємству - кількість, сума;

- цифрами кількість і сума проданих та повернених товарів;

- прописом загальна сума повернених товарів і виручки;

- підпис і прізвище продавця (продавців), котрі відпустили товари завідуючому (їй) торговельним підприємством;

- підпис і прізвище завідуючого (ої) торговельним підприємством, який прийняв товар і торговельну виручку;

- дата приймання товару.

3.2.4. Перший примірник дозволу-накладної після її використання разом з товарно-грошовим звітом завідуючим (ою) торговельним підприємством здається в бухгалтерію підприємства (організації), а другий примірник з розпискою бухгалтера про приймання залишається у справах торговельного підприємства.

3.2.5. Після використання бланків дозволу-накладної за призначенням бухгалтер підприємства (організації) робить відмітку у книзі обліку.

3.2.6. Зіпсовані бланки дозволу-накладної (два примірники) підлягають поверненню в бухгалтерію підприємства (організації), зберігаються один рік, після чого знищуються за актом.

4.1. Працівники бухгалтерії здійснюють контроль за виконанням графіка надходження товарно-грошових звітів. Товарно-грошові звіти повинні бути перевірені негайно після надходження в бухгалтерію її працівниками у присутності матеріально відповідальних осіб (якщо вони особисто подали цей звіт).

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення у бухгалтерському обліку, достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці звіти.

4.2. При прийманні звіту працівники бухгалтерії зобов'язані встановити:

- чи всі документи, що зазначені у звіті, прикладені до нього, чи правильно вони оформлені і чи відповідають дати прибуткових і видаткових документів періоду, за який складено звіт. У разі невідповідності дати документа періоду, за який складено звіт, матеріально відповідальна особа дає письмове пояснення;

- наявність підстав і законність господарських операцій;

- відповідність залишків товарів та тари на початок звітного періоду залишкам, відображеним у попередньому звіті на кінець звітного періоду, або фактичним залишкам в інвентаризаційному опису, якщо на звітну дату проводилася інвентаризація;

- відповідність даних залишків товарів і тари на початок звітного періоду записам у регістрах бухгалтерського обліку;

- правильність записів завдання товарообороту і нормативу товарних залишків;

- відповідність доданих документів вказаній їх кількості та наявність підпису звіту.

4.3. Усі документи, що додані до звіту, працівники бухгалтерії повинні перевірити по суті їх заповнення та змісту, зокрема:

- наявність у товарних документах, накладних, квитанцій та ін. особистих підписів матеріально відповідальних осіб про одержання цінностей;

- наявність в актах та інших документах необхідних розпоряджувальних надписів керівників (за рахунок чого провести списання по акту сум бою, псування товарів; про внутрішнє переміщення товарів та ін.).

Документи в котрих при перевірці встановлено неправильне оформлення реквізитів та інші недоліки, повертаються для дооформлення.

4.4. Приймаючи звіти, працівники бухгалтерії зобов'язані також перевірити:

- повноту оприбуткування у звітному періоді товарів по даних дорученнях, по сплачених або прийнятих до сплати товарних документів;

- вказані в документах ціни на товари, якщо до цього вони не були перевірені працівником, уповноваженим на це правлінням кооперативної організації (керівником госпрозрахункового підприємства);

- правильність арифметичних підрахунків у звіті і в доданих документах (якщо арифметична перевірка звітів здійснюється на обчислювальних машинах, обов'язково повинен бути підпис оператора про перевірку);

- відповідність сум по внутрішньому переміщенню товарів і тари сумам, вказаним у звітах інших підприємств;

- відповідність суми виручки, показаної у видатковій частині товарного звіту, сумі, показаній у прибутковій частині касового звіту.

При перевірці звітів працівники бухгалтерії обов'язково повинні звернути увагу на своєчасність здачі виручки згідно з затвердженим графіком. По кожному випадку затримання здавання виручки необхідно доповідати керівникові організації (підприємства) і вживати відповідні заходи.

4.5. Приймаючи товарно-грошові (товарні) звіти роздрібних підприємств, яким дозволено продавати товари в кредит, бухгалтер перевіряє правильність складання описів доручень-зобов'язань залишається при звіті як підстава для бухгалтерських записів, а доручення-зобов'язання вилучаються. Перші примірники доручень-зобов'язань направляються організаціями (підприємствами і т.д.), де працюють покупці, для розрахунків. Другі примірники доручень-зобов'язань зберігаються у неспалимій шафі до погашення заборгованості, а потім передаються в архів.

4.6. Після перевірки документів і звіту при необхідності вносяться виправлення в перший примірник звіту і другий, що залишається у матеріально відповідальної особи.

Коли всі виправлення будуть внесені в обидва примірники звіту і підписані матеріально відповідальною особою, працівник бухгалтерії робить відмітку про перевірку і прийняття звіту і документів також в обох примірниках звіту. Бухгалтер, котрий перевіряє звіт, і матеріально відповідальна особа своїми підписами підтверджують проведені виправлення у звіті і залишок на кінець звітного періоду.

4.7. При одержанні товарно-грошового звіту через нарочного, по пошті або через працівника, який здійснює кільцевий завіз товарів, перевірка його проводиться у вказаному вище порядку, але виправлення помилок проводиться працівником бухгалтерії.

Про виявлення помилок, що підлягають виправленню у другому примірнику звіту, завідуючим роздрібних торговельних підприємств (матеріально відповідальним особам) направляють повідомлення (форма N 061, додаток 7). У повідомленні вказують, які помилки виявлені в документах і звіті та як вони виправлені, а також термін протягом якого треба підтвердити внесені виправлення або повідомити про незгоду з ними. Повідомлення висилають по пошті листом на замовлення, або через особу, яка здійснює кільцевий завіз товарів (при черговому рейсі). Копія цього повідомлення додається до звіту.

Завідуючий роздрібним торговельним підприємством (матеріально відповідальна особа), одержавши повідомлення, зобов'язаний негайно перевірити правильність виправлень і при згоді внести їх у другий примірник звіту, а при не згоді письмово повідомити причини.

4.8. Після перевірки в бухгалтерії звіти розглядаються і аналізуються економістами, товарознавцями та іншими спеціалістами.

За даними звітів аналізують виконання завдання товарообороту (підприємствами, відділами, секціями), додержання нормативу товарних залишків, надходження і внутрішнє переміщення товарів, своєчасність здачі виручки, тари та її якість і інші показники, які характеризують роботу роздрібного підприємства, про що робиться письмовий висновок. При відсутності зауважень, спеціалісти зобов'язані розписатися в звіті. Після цього звіти передаються для розгляду і затвердження керівникові організації з наступним їх поверненням в бухгалтерію для записів в регістри бухгалтерського обліку.

Після запису сум по кореспондуючих рахунках бухгалтер підраховує підсумки по кожній графі. При цьому підсумки усіх сум, записаних в окремих графах рахунків, що дебетуються і кредитуються, повинні рівнятися вартості оприбуткованих або списаних у видаток товарів і тари по облікованих цінах.

4.10. Для заповнення рядка "Роздрібний товарооборот - всьго _____ ________ _____ крб." підсумовуються показники, записані по кожному кореспондуючому рахунку у графах "Роздрібний товарооборот, крім дрібного опту", і "Роздрібний товарооборот" - дрібний опт". Цей рядок заповнює головний бухгалтер (інший працівник бухгалтерії, уповноважений ним). Правильність суми роздрібного товарообороту і кореспонденції рахунків головний бухгалтер підтверджує своїм підписом.