Про відповідальність за порушення термінів зберігання бухгалтерських документів

У зв'язку із значною кількістю проблемних питань, пов'язаних з термінами зберігання бухгалтерських документів та притягненням до відповідальності осіб, які їх порушили, ГоловКРУ надає роз'яснення щодо цього.

Основними нормативними актами, що регулюють зазначені питання, є: Закон України від 16.07.99 р. N 996 "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. N 88, Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. N 41 (далі - Перелік типових документів), Кодекс України про адміністративні правопорушення (далі - КУпАП).

Зокрема, в п.7 статті 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" зазначено: "Підприємство вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого строку". Статтею 2 цього Закону закріплено, що під терміном "підприємство" в цьому Законі розуміються всі юридичні особи, створені відповідно до законодавства України, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, а також представництва іноземних суб'єктів господарської діяльності, які зобов'язані вести бухгалтерський облік та подавати фінансову звітність згідно з законодавством.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві підприємства, установи визначається згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної представницької і виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств.

У Загальних положеннях Переліку типових документів (пп.1.1, 1.2) зазначено, що цей Перелік є основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання документів, що утворюються під час документування однотипних управлінських функцій, виконуваних органами державної влади, місцевого самоврядування та іншими установами, організаціями і підприємствами (далі - організації) у процесі своєї діяльності, а також документації, що утворюється в результаті виробничої і науково-технічної діяльності установ, організацій і підприємств.

У розділі 4 "Облік та звітність" щодо цього документа встановлено трирічний термін зберігання облікових регістрів (головна книга, журнали, розроблювальні таблиці тощо), первинних документів і додатків до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записах (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти тощо) за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які перебувають у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади - ревізії.

Таким чином, недотримання термінів зберігання бухгалтерських документів є порушенням установленого порядку ведення бухгалтерського обліку, і відповідальність за таке порушення настає відповідно до статті 164-2 КУпАП, де зазначено, що відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку тягнуть за собою накладення штрафу від восьми до п'ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне з правопорушень, зазначених у частині першій цієї статті, - тягнуть за собою накладення штрафу від десяти до двадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.