ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ
ЛИСТ
| 22.07.2011 N 19916/7/28-0517 |
Методичні рекомендації щодо роботи з Договорами "Про визнання електронних документів" в електронному вигляді
Терміни
ДОГОВІР ПРО ВИЗНАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ (далі - Договір) - договір між платником податків і органом державної податкової служби (далі - орган ДПС) в електронному вигляді, укладений відповідно до п. 5 розділу III Інструкції з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв'язку, затвердженої наказом ДПА України від 10.04.2008 р. N 233 (далі - Інструкція);
ПОВІДОМЛЕННЯ ПРО РЕЄСТРАЦІЮ ЕЛЕКТРОННОГО ЦИФРОВОГО ПІДПИСУ (далі - Повідомлення) - електронний документ, що містить запит на включення до системи "Інформаційний портал органів ДПС України" сертифіката відкритого ключа електронного цифрового підпису посадової особи платника податків, якій надано право підпису податкових документів в електронному вигляді;
ЕЦП - електронний цифровий підпис.
Загальні положення
Процедури формування Договору та Повідомлення в електронному вигляді реалізуються акредитованими центрами сертифікації ключів, які включені до системи подання податкових документів в електронному вигляді, у власному програмному забезпеченні.
Реквізитами Договору, що підлягають обов'язковому заповненню платником податків, є: номер Договору, дата заповнення, орган ДПС за місцем реєстрації платника податків, реквізити посадової особи органу ДПС (начальника, заступника начальника ДПІ), адреса органу ДПС, а також зазначені в Договорі дані про платника податків.
Договір підписується ЕЦП посадових осіб платника податків і ЕЦП відбитка печатки у порядку і за дотримання умов, визначених абзацами другим - четвертим пп. 7.1 п. 7 розділу III Інструкції, та надсилається електронною поштою на адресу Інформаційного порталу органів ДПС України.
Про отримання Договору органом ДПС платнику податків у якості підтвердження надсилається перша квитанція, підписана ЕЦП ДПА України.
Після підписання Договору з боку органу ДПС платнику податків надсилається друга квитанція та Договір, підписаний ЕЦП ДПА України. Відкриті сертифікати ЕЦП платника податків, яким підписано Договір, автоматично імпортуються до бази сертифікатів Інформаційного порталу органів ДПС України.
У випадку відхилення органом ДПС Договору платнику податків надсилається друга квитанція з зазначенням причини відмови, підписана ЕЦП ДПА України.
Укладання з органом ДПС договору про визнання електронних документів надає платнику податків можливість, а не зобов'язує його подавати до органу ДПС податкові документи у електронному вигляді, якщо інше не передбачено законом.
Укладення Договору "Про визнання електронних документів" в електронному вигляді між платником податків і органом ДПС здійснюється тільки один раз.
Повідомлення формується та надсилається платником податків для виконання на адресу Інформаційного порталу органів ДПС України у випадках:
- введення нової посади з наданням права ЕЦП податкових документів у електронному вигляді;
- призначення на посаду, що передбачає право ЕЦП податкових документів у електронному вигляді, нового співробітника;
- заміни існуючого сертифіката відкритого ключа.
У Повідомленні при внесенні записів про осіб, яким надано право ЕЦП, можна задавати виключно три типи підпису:
"директор" - для директора та заступника директора;
"бухгалтер" - для бухгалтера та заступника бухгалтера;
"підпис податкових накладних" - для осіб, яким надано право підпису податкових накладних.
При формуванні Повідомлення допускається зазначати у ньому декількох осіб.
Сформований запит підписується ЕЦП усіх осіб, включених до Повідомлення.
Усі реквізити Повідомлення обов'язкові для заповнення. У випадку їх відсутності Повідомлення для виконання не приймається.
Сформоване Повідомлення додатково підписується ЕЦП директора і ЕЦП відбитка печатки (при наявності).
Процедура надіслання Повідомлення та інформування платника податків про його обробку аналогічна процедурі надіслання і обробки Договору.
Термін обробки відповідальним співробітником органу ДПС Договору - до 5 робочих днів.
Термін обробки Повідомлення - до 6 годин.
Робота з документами через Веб-Інтерфейс
1. Для роботи з Договорами та Повідомленнями користувачу в системі "Офіс" повинна бути призначена роль доступу 420004 (робота з договорами "Про приймання електронних документів та управління сертифікатами").
2. Перелік Договорів та Повідомлень виводиться на окремій сторінці Архіву електронної звітності (ДОГОВОРИ).
Для спрощення роботи з переліком та пошуку документів використовуються фільтри:
- "ЄДРПОУ" та "Назва" - для вибору документів одного платника;
- "Код області", "Код району" - для вибору документів по області й району відповідно;
- "Період прийому" - дозволяє встановити відображення документів у визначеному діапазоні дат;
- "Тип документа" - дозволяє встановити відображення лише Договорів або лише Повідомлень про реєстрацію ЕЦП.
Для необроблених документів в колонці "Прийнятий" буде відображено знак питання "?".
Перейти до роботи з конкретним документом та відкрити його можна за посиланням з рядка запису цього документа у таблиці (виконується лівою кнопкою миші).
3. Вікно "Договір "Про визнання електронних документів"
Оператор повинен:
- переглянути документ за допомогою кнопки "Переглянути документ" в нижній частині вікна;
- укласти рішення про прийняття або неприйняття Договору і встановити відповідне значення "Так" або "Ні" в поле "Прийнятий";
- у полі текстового введення "Причина" обов'язково вказати необхідну інформацію щодо причини неприйняття документа;
- у разі необхідності у переліку підписів вибрати із списку вручну тип підписів;
- зберегти зміни за допомогою кнопки "Зберегти". Для виходу з режиму без збереження змін використовується кнопка "Відміна".
Інформація про дату і час прийняття (неприйняття) документа, а також про користувача, що виконував обробку цього документа, заповнюється при збереженні і відображається при наступному відкритті вікна.
Після того як дані збережено і оброблено "Інформаційним порталом органів ДПС України", будь-яке редагування у вікні недоступне.
Після укладання договору імпорт сертифікатів виконується ПЗ автоматично з договору до таблиці CERTIF. Виконувати імпорт сертифікатів в ручному режимі для цих організацій забороняється.
4. Вікно повідомлень про реєстрацію ЕЦП
Порядок роботи у вікні повідомлень про реєстрацію ЕЦП такий же, як і з Договором "Про визнання електронних документів", за виключенням неможливості обрання типу підпису. Тип підпису вказується в документі платником і не підлягає зміні оператором.