Про порядок розрахунків з працівниками за витратами на відрядження

Міністерство фінансів України розглянуло звернення і в межах компетенції повідомляє.

Постановами Уряду від 03.11.2019 р. N 918 (набрала чинності 09.11.2019 р.) та від 11.12.2019 р. N 1027 (набрала чинності 17.02.2020 р.) внесено зміни до постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. N 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (далі - постанова N 98). Згідно з пунктом 5 постанови N 98, з урахуванням вказаних змін:

" підприємства, установи та організації, що направляють працівників у відрядження, забезпечують їх коштами як аванс для здійснення поточних витрат (у межах України - у національній валюті, за кордон - у валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом Національного банку, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження). Аванс перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або рахунок підприємства, установи, організації, що направляють працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток;

" особам, які направляються у відрядження державними органами і військовими формуваннями, утвореними ними в установленому порядку установами та організаціями, на які законодавством покладені завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності, аванс також може видаватися готівкою;

" залишок коштів понад суму, витрачену згідно зі звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, підлягає поверненню працівником на відповідний рахунок підприємства, установи, організації, що їх видали (у разі відрядження за кордон - у грошових одиницях, в яких було видано аванс), у встановленому законодавством порядку, а особам, зазначеним в абзаці другому цього пункту, які отримали аванс готівкою, - до каси відповідного державного органу, військового формування, відповідної установи чи організації;

" під час складання звіту про використання коштів, наданих на відрядження, перерахунок здійснених у відрядженні витрат, які підтверджені документально, здійснюється відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком, у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти - виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлений Національним банком України на день затвердження такого звіту.

Ураховуючи зазначене, з урахуванням вказаних змін аванс на відрядження (крім осіб, зазначених у абзаці другому пункту 5 постанови N 98) може надаватися працівникам лише безготівково із використанням платіжних карток працівників або корпоративних платіжних карток. Відповідно, і залишок коштів понад суму, витрачену згідно зі звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, підлягає поверненню працівником безготівково на відповідний рахунок підприємства. Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата таких коштів також здійснюється безготівково.

Оскільки постанова N 98 регулює лише питання відряджень державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, то і порядок видачі авансу вказаною постановою регулюється лише у разі службових відряджень.

Постанова Уряду від 03.11.2019 р. N 918, якою внесені зміни до постанови N 98, набрала чинності 09.11.2019 р., а тому, відповідно, норми щодо безготівкової видачі авансу на відрядження застосовуються починаючи із вказаної дати.