Щодо застосування законодавства при відшкодуванні здійснених під час закордонного відрядження витрат

МФУ за результатами розгляду звернення з питань застосування законодавства при відшкодуванні здійснених під час закордонного відрядження витрат повідомляє.

Податковим кодексом України (далі - ПКУ) врегульовані питання щодо включення витрат на відрядження до складу витрат платника податку на прибуток підприємств (розділ III ПКУ).

З його прийняттям КМУ регулюються питання службових відряджень державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

Відповідно до пп. 140.1.7 ст. 140 ПКУ , постановою КМУ від 02.02.2011 р. № 98 для цієї категорії осіб затверджені суми та склад витрат на відрядження (а також визначені граничний строк їх відрядження за кордон та випадки, коли строк закордонного відрядження може бути збільшений).

У зв'язку з цим Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон затверджена наказом МФУ від 17.03.2011 р. № 362 у новій редакції.

Порядок використання платіжних карток та переміщення цінностей через митний кордон України встановлені нормативно-правовими актами НБУ (у самому зверненні є посилання на відповідні листи НБУ).

Згідно з п. 41.1 ст. 41 та ст. 52 ПКУ Міндоходів України є контролюючим органом і надає податкові консультації з тих питань, що належать до його повноважень.

Враховуючи наведене, заявнику необхідно звернутися до НБУ та до Міндоходів України для отримання відповіді на запитання.

Стосовно другого та третього запитань (щодо відшкодування витрат на відрядження за кордон державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів) у межах компетенції МФУ повідомляємо, що виходячи з вимог Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон (далі - Інструкція):

1) у разі оплати витрат за проживання у готелі кількох відряджених осіб однією корпоративною платіжною карткою (в межах наданих під звіт коштів) оригінали підтвердних документів фактичних витрат на наймання житлового приміщення (квитанції (рахунка) на оплату вартості проживання у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні) мають містити конкретну інформацію стосовно кожного відрядженого працівника, а саме: прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату; терміни проживання у готелі зазначених осіб; вартість найнятих ними номерів готелю; види та вартість включених до квитанції (рахунка) витрат.

Оригінал квитанції (рахунка) на оплату вартості проживання у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні без визначення вказаних реквізитів не може бути прийнятий до звіту про використання коштів, виданих на відрядження.

Питання відшкодування відрядженому працівнику витрат на оплату вартості проживання врегульовано п. 7, 12 та 13 розділу III Інструкції.

При цьому якщо вартість харчування включається до рахунків на наймання житлового приміщення без визначення конкретної суми, добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для відповідної держави згідно з додатком 1 до постанови КМУ від 02.02.2011 р. № 98 , зокрема 80 % - при одноразовому, 55 % - дворазовому, 35 % - триразовому харчуванні; витрати на харчування, вартість якого визначена і включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях, оплачуються відрядженим працівником за рахунок добових витрат (пп. "д" і "е" п. 16.2 розділу III Інструкції);

2) повернення працівником залишку коштів понад суму, витрачену згідно зі звітом про використання коштів, наданих на відрядження, здійснюється у грошових одиницях, в яких було надано аванс, у встановленому законодавством України порядку (п. 17 розділу III Інструкції). У разі коли працівник за кордоном під час відрядження отримував готівкові кошти із застосуванням платіжної картки і не використав їх у повному обсязі за цільовим призначенням, то при поверненні із відрядження він має здійснити необхідні заходи з повернення коштів до каси підприємства у грошових одиницях, в яких йому було надано аванс (у національній валюті держави, до якої відряджався працівник, або у вільно конвертованій валюті).

Водночас зазначимо, що з метою ознайомлення відряджуваного працівника з інформацією про те, які витрати, пов'язані з перебуванням у службовому відрядженні, відшкодовуються, про підтвердні документи, на підставі яких це здійснюється, а також про наслідки порушення порядку та термінів звітування, до запланованого відрядження підприємство зобов'язано ознайомлювати відряджуваних осіб з кошторисом витрат або з довідкою-розрахунком щодо виданого авансу, а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження (п. 7 розділу I Інструкції).