Щодо документального підтвердження витрат, здійснених працівником Товариства за рахунок коштів, наданих йому під звіт, та щодо відображення таких витрат у бухгалтерському та податковому обліку платника податків

Державна податкова служба України розглянула звернення щодо документального підтвердження витрат, здійснених працівником Товариства за рахунок коштів, наданих йому під звіт, та щодо відображення таких витрат у бухгалтерському та податковому обліку платника податків (Товариства), і, керуючись статтею 52 Податкового кодексуУкраїни (далі - ПКУ), повідомляє.

Як зазначено у зверненні, Товариство видає під звіт своїм працівникам готівкові та безготівкові кошти на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, придбання та розповсюдження подарунків, тощо від імені Товариства у рекламних цілях.

Відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів, регулюються нормами ПКУ.

Щодо питання 1

Відповідно до пункту 44.1 статті 44 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим пункту 44.1 статті 44 ПКУ.

Для обрахунку об'єкта оподаткування платник податку на прибуток підприємств використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (абзац перший пункту 44.2 статті 44 ПКУ).

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначено Законом України від 16 липня 1999 року N 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні"зі змінами та доповненнями (далі - Закон N 996).

Відповідно до статті 9 Закону N 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов'язкові реквізити, визначені частиною другою статті 9 Закону N 996, якщо інше не передбачено окремими законодавчими актами України.

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету, визначено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. N 88, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 05.06.1995 р. за N 168/704 (зі змінами та доповненнями).

Отже, первинні документи для цілей податкового обліку складаються відповідно до правил бухгалтерського обліку.

Щодо питань 2 - 3

Відповідно до підпункту 134.1.1 пункту 134.1 статті 134 ПКУ об'єктом оподаткування податку на прибуток підприємств є прибуток із джерелом походження з України та за її межами, який визначається шляхом коригування (збільшення або зменшення) фінансового результату до оподаткування (прибутку або збитку), визначеного у фінансовій звітності підприємства відповідно до національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку або міжнародних стандартів фінансової звітності, на різниці, які виникають відповідно до положень ПКУ.

Положеннями ПКУ не передбачено різниць для коригування фінансового результату до оподаткування на суму податку на додану вартість у складі витрат.

Отже, суми податку на додану вартість відображаються платником при визначенні фінансового результату до оподаткування та відповідно об'єкта оподаткування податком на прибуток підприємств згідно з правилами бухгалтерського обліку.

Регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (частина друга статті 6 Закону N 996).

Щодо питання 4

Згідно з пунктом 201.10 статті 201 ПКУ при здійсненні операцій з постачання товарів/послуг платник податку - продавець товарів/послуг зобов'язаний в установлені терміни скласти податкову накладну, зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі - ЄРПН) та надати покупцю за його вимогою.

Пунктом 201.1 статті 201 ПКУ визначено перелік обов'язкових реквізитів, які повинна містити податкова накладна, зокрема, повну або скорочену назву, зазначену у статутних документах юридичної особи або прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи, зареєстрованої як платник податку на додану вартість, - покупця (отримувача) товарів/послуг; податковий номер платника податку (продавця та покупця).

Податкова накладна, складена та зареєстрована в ЄРПН платником податку, який здійснює операції з постачання товарів/послуг, є для покупця таких товарів/послуг підставою для нарахування сум податку, що відносяться до податкового кредиту (пункт 201.10 статті 201 ПКУ).

Згідно з пунктом 201.11 статті 201 ПКУ підставою для нарахування сум податку, що відносяться до податкового кредиту без отримання податкової накладної, також є, зокрема, касові чеки, які містять суму отриманих товарів/послуг, загальну суму нарахованого податку (з визначенням фіскального номера та податкового номера постачальника). При цьому з метою такого нарахування загальна сума отриманих товарів/послуг не може перевищувати 200 гривень за день (без урахування податку).

У разі використання платниками для розрахунків із споживачами реєстраторів розрахункових операцій та/або програмних реєстраторів розрахункових операцій касовий чек повинен містити дані про загальну суму коштів, що підлягає сплаті покупцем з урахуванням податку, та суму цього податку, що сплачується у складі загальної суми (пункт 201.11 статті 201 ПКУ).

Правила формування податкового кредиту визначено статтею 198 ПКУ, згідно з пунктом 198.3 якої податковий кредит звітного періоду визначається виходячи з договірної (контрактної) вартості товарів/послуг та складається із сум податків, нарахованих (сплачених) платником податку за ставкою, встановленою пунктом 193.1 статті 193 ПКУ, протягом такого звітного періоду у зв'язку з:

придбанням або виготовленням товарів та наданням послуг;

придбанням (будівництвом, спорудженням) основних фондів (основних засобів, у тому числі інших необоротних матеріальних активів та незавершених капітальних інвестицій у необоротні капітальні активи);

ввезенням товарів та/або необоротних активів на митну територію України.

Згідно з пунктом 198.5 статті 198 ПКУ платник податку зобов'язаний нарахувати податкові зобов'язання виходячи з бази оподаткування, визначеної відповідно до пункту 189.1 статті 189 ПКУ, та скласти не пізніше останнього дня звітного (податкового) періоду і зареєструвати в ЄРПН в терміни, встановлені ПКУ для такої реєстрації, зведену податкову накладну за товарами/послугами, необоротними активами придбаними/виготовленими з податком на додану вартість (для товарів/послуг, необоротних активів, придбаних або виготовлених до 1 липня 2015 року, - у разі якщо під час такого придбання або виготовлення суми податку були включені до складу податкового кредиту), у разі якщо такі товари/послуги, необоротні активи призначаються для їх використання або починають використовуватися в неоподатковуваних операціях або в операціях, що не є господарською діяльністю платника податку.

З урахуванням вищезазначеного, а також норм пункту 185.1 статті 185, пункту 187.1 статті 187, пунктів 198.1, 198.2, 198.3 статті 198, пунктів 201.1, 201.7 та 201.10 статті 201 ПКУ, якщо Товариство видає під звіт своїм працівникам готівкові та безготівкові кошти на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, придбання та розповсюдження подарунків, тощо у рекламних цілях від імені Товариства, таке Товариство - платник податку має право віднести суми ПДВ до податкового кредиту за такими придбаними від його імені та за його кошти товари/послуги:

або на підставі податкової накладної, складеної на такого платника податку (Товариство) за операціями з придбання товарів/послуг та зареєстрованої в ЄРПН постачальником,

або на підставі касових чеків, які містять суму отриманих товарів/послуг, загальну суму нарахованого податку (з визначенням фіскального номера та податкового номера постачальника), що були видані постачальником таких товарів /послуг підзвітній особі (співробітнику Товариства), яка фактично придбавала такі товари/послуги. При цьому з метою такого нарахування загальна сума отриманих товарів/послуг не може перевищувати 200 гривень за день (без урахування ПДВ).

В той же час, якщо придбані товари /послуги призначаються для використання / використовуються у неоподатковуваних операціях / негосподарській діяльності, платник податку зобов'язаний за такими товарами/послугами нарахувати податкові зобов'язання відповідно до пункту 198.5 статті 198 ПКУ у загальновстановленому порядку.

Відповідно до пункту 52.2 статті 52 ПКУ індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.