Щодо первинних документів при виконанні договору оренди

Міністерство фінансів України відповідно до листа розглянуло запит щодо первинних документів та повідомляє.

Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (далі - Закон) первинний документ - це документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.

Згідно зі статтею 9 Закону та пунктом 1.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. N 88 (далі - Положення), підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій і повинні бути складені під час здійснення господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення.

Законом та Положенням визначені обов'язкові реквізити, які повинні мати первинні документи для надання їм юридичної сили і доказовості.

Відповідно до пункту 2.7 Положення первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Правовідносини щодо нарахування та сплати орендної плати регулюються договором про оренду з урахування норм Цивільного та Господарського кодексів України. Проте для підтвердження господарської операції з надання та отримання послуг з оренди майна протягом звітного періоду договору про оренду недостатньо, тому необхідне складання окремого первинного документа.

Для здійснення орендних платежів, як правило, складається Акт виконаних робіт (послуг), який є підставою для розрахунків, порядок яких визначається договором про оренду, та підписується посадовими особами орендодавця та орендаря. При цьому, якщо умовами договору про оренду встановлено окремий первинний документ, який є підтвердженням для розрахунків з надання послуг (оренди майна), то складається первинний документ, визначений таким договором. Первинний документ про передачу майна в оренду складається після укладання відповідної угоди при фактичній передачі об'єкта оренди від орендодавця до орендаря.

Якщо ж первинний документ підтверджує факт користування об'єктом оренди орендарем протягом певного періоду, то в ньому має зазначатися вартість відповідної послуги (надання майна в оренду) протягом цього періоду. Датою складання такого первинного документа є, відповідно, дата його підписання.

Власник або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, відповідно до статті 8 Закону та пункту 2.13 Положення зобов'язаний забезпечити фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах.

Відповідно до пункту 2.16 Положення забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать нормативно-правовим актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи повинні бути передані керівнику підприємства, установи для прийняття рішення.

Згідно з пунктом 5.1 Положення з метою упорядкованості руху та своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообороту, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Водночас повідомляється, що відповідно до статті 4 Закону бухгалтерський облік та фінансова звітність підприємства повинні ґрунтуватися, зокрема, на принципі нарахування та відповідності доходів і витрат, тобто для визначення фінансового результату звітного періоду необхідно порівняти доходи звітного періоду з витратами, що були здійснені для отримання цих доходів. При цьому доходи і витрати відображаються в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів.