Щодо оформлення та використання у бухгалтерському обліку товарно-транспортної накладної

Державна податкова служба України за результатами розгляду звернення щодо оформлення та використання у бухгалтерському обліку товарно-транспортної накладної та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), в межах компетенції повідомляє.

У своєму зверненні Товариство повідомляє, що здійснює постачання (доставку) продукції контрагентам та їх підрозділам (кінцевим вантажоотримувачам) автомобільним транспортом, для чого залучає перевізників та/або експедиторські компанії.

При оформленні доставки Товариство як вантажовідправник здійснює заповнення та оформлення товарно-транспортної накладної (далі – ТТН).

Враховуючи викладене, Товариство просить надати індивідуальну податкову консультацію з наступних питань:

1. Якими нормативно-правовими документами керуватися при заповненні та оформленні ТТН?

2. Чи є правомірною вимога податкового органу окрім наявності підпису вантажоодержувача у ТТН ще і вимога про наявність печатки та/або штампу вантажоодержувача?

3. Чи достатнім є наявність підпису вантажоодержувача у ТТН для визнання її оформлення у відповідності до вимог чинних нормативно-правових актів, що регулюють питання оформлення ТТН?

Щодо питань 1 - 3.

Відповідно до ст. 1 глави 1 розділу І Закону України від 05.04.2021 № 2344-ІІІ "Про автомобільний транспорт" товарно-транспортна накладна – єдиний для всіх учасників транспортного процесу (крім фізичних осіб, які здійснюють перевезення вантажу за рахунок власних коштів та для власних потреб) документ, призначений для обліку товарно-матеріальних цінностей на шляху їх переміщення, розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи, що може використовуватися для списання товарно-матеріальних цінностей, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку, який складається у паперовій та/або електронній формі та містить обов'язкові реквізити, передбачені цим Законом та правилами перевезень вантажів автомобільним транспортом.

Згідно з п.п. 20 п. 4 Положення про Міністерство розвитку громад та територій України (Мінінфраструктури) інфраструктури України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30 червня 2015 року № 460 (далі – Положення № 460), Міністерство відповідно до покладених завдань затверджує, зокрема правила перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні.

Відповідно до п. 1 Положення № 460 Мінінфраструктури є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику, зокрема у сфері автомобільного транспорту.

Згідно з Правилами перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затвердженими наказом Міністерства транспорту України від 14.10.97 № 363 (далі – Наказ № 363), зареєстрованим Міністерством юстиції України 20.02.98 за №128/2568, ТТН - єдиний для всіх учасників транспортного процесу документ, призначений для обліку товарно-матеріальних цінностей на шляху їх переміщення, розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи, та є одним із документів, що може використовуватися для списання товарно-матеріальних цінностей, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку, що може бути складений у паперовій та/або електронній формі та має містити обов'язкові реквізити, передбачені цими Правилами (глава 1).

ТТН є основним документом на перевезення вантажів, форму якої наведено в додатку 7 до цих Правил.

Відповідно до п. 11.1 глави 11 Наказу № 363 товарно-транспортну накладну суб'єкт господарювання може оформлювати без дотримання форми, наведеної в додатку 7 до цих Правил, за умови наявності в ній інформації про назву документа, дату і місце його складання, найменування (прізвище, ім'я, по батькові) Перевізника та/або експедитора, замовника, вантажовідправника, вантажоодержувача, найменування та кількість вантажу, його основні характеристики та ознаки, які дають можливість однозначно ідентифікувати цей вантаж, автомобіль (марка, модель, тип, реєстраційний номер), причіп/напівпричіп (марка, модель, тип, реєстраційний номер), пункти навантаження та розвантаження із зазначенням повної адреси, посади, прізвища та підписів відповідальних осіб вантажовідправника, вантажоодержувача, водія та/або експедитора.

Сторони можуть внести до товарно-транспортної накладної будь-яку іншу інформацію, яку вони вважають необхідною.

Залежно від виду вантажу та його специфічних властивостей до основних документів додаються інші (сертифікати, свідоцтва тощо), що визначається правилами перевезень зазначених вантажів у паперовому та/або електронному вигляді (е-ТТН).

У разі оформлення е-ТТН супровідні документи також додаються в електронній формі. У разі оформлення товарно-транспортної накладної у паперовій формі супровідні документи додаються в паперовій формі за підписом відповідальних осіб.

Відповідно до п. 11.3 глави 11 Наказу № 363 ТТН на перевезення вантажів автомобільним транспортом виписує Замовник (вантажовідправник) у трьох примірниках.

Замовник (вантажовідправник) засвідчує всі примірники товарно-транспортної накладної підписом.

Засоби, що використовуються для реєстрації та обробки даних е-ТТН, мають відповідати вимогам Закону України "Про технічні регламенти та оцінку відповідності" та забезпечувати захист інформації відповідно до Законів України "Про захист персональних даних", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах".

Після прийняття вантажу згідно з товарно-транспортною накладною водій (експедитор) підписує всі її примірники (п. 11.4 глави одинадцятої Наказу № 363).

Пунктом 11.5 глави одинадцятої Наказу № 363 визначено, що у разі використання ТТН у паперовій формі перший примірник товарно-транспортної накладної залишається у Замовника (вантажовідправника), другий - водій (експедитор) передає вантажоодержувачу, третій примірник, засвідчений підписом вантажоодержувача, передається Перевізнику.

У разі використання е-ТТН Замовник (вантажовідправник) друкує, підписує і надає водію (експедитору Перевізника) в одному примірнику паперову копію е-ТТН, відповідно до вимог Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" для пред’явлення особам, уповноваженим здійснювати контроль на автомобільному транспорті та у сфері безпеки дорожнього руху.

Водій (експедитор Перевізника) ставить свій підпис на паперовій копії е-ТТН про прийняття ним вантажу для перевезення.

Водночас повідомляємо, що згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.

Товарно-транспортні накладні відносяться до первинних документів.

Питання, порушені у зверненні товариства, стосуються порядку застосування первинних документів, та регулюються Законом України від 16 липня 1999 року № 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (далі – Закон № 996). Також слід зазначити, що відповідно до частини другої ст. 3 Закону № 996 бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи – документи, які містять відомості про господарську операцію (статті 1 розділу І та частина перша ст. 9 розділу ІІІ Закону № 996). Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Частиною другою ст. 9 розділу ІІІ визначено, що первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити:

назву документа (форми);

дату складання;

назву підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).

Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Також слід зазначити, що порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку первинних документів підприємствами визначено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за № 168/704, із змінами (далі – Положення № 88).

Так, згідно з п. 2.1 глави 2 Положення № 88 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Водночас зазначаємо, що регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку та аудиту, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (частина друга ст. 6 Закону № 996).

Положенням про Міністерство фінансів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20.08.2014 № 375, встановлено, що Міністерство фінансів України є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері, зокрема, бухгалтерського обліку та аудиту, а також забезпечує формування та реалізацію державної політики у сфері контролю за дотриманням бюджетного законодавства.

Отже, з питання оформлення ТТН та відображення у бухгалтерському обліку операцій на підставі ТТН доцільно звернутися до Міністерства розвитку громад та територій України (Мінінфраструктури) та Міністерства фінансів України.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).