Придбання ТМЦ для роботодавця за кошти працівника: що з ПДФО?

Державна податкова служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), розглянула звернення щодо практичного застосування норм чинного законодавства та в межах компетенції повідомляє.

Як зазначено у зверненні, підзвітна особа - працівник купив для потреб товариства канцтовари за власні кошти. Є фіскальний чек на загальну суму ..., проте ... оплата готівкою, решта сертифікатом даної особи. При цьому така особа перебуває в трудових відносинах з товариством, закупівля канцтоварів відповідає трудовим обов'язкам такого працівника, які визначаються посадовою інструкцією. Був складений авансовий звіт працівником на суму ... Товариство може відшкодувати працівнику суму ....

Платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з питання:

Чи звільняються від оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором зазначені кошти?

Відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів, регулюються нормами Кодексу (п. 1.1 ст. 1 Кодексу).

Відповідно до п. 14.1.195 п. 14.1 ст. 14 Кодексу працівник - це фізична особа, яка безпосередньо власною працею виконує трудову функцію згідно з укладеним з роботодавцем трудовим договором (контрактом) відповідно до закону.

Правові засади і гарантії здійснення громадянами України права розпоряджатися своїми здібностями до продуктивної і творчої праці визначає Кодекс законів про працю (далі - КЗпП).

Згідно зі ст. 21 КЗпП особливою формою трудового договору є контракт, в якому строк його дії, права, обов'язки і відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення і організації праці працівника, умови розірвання договору, в тому числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін. Сфера застосування контракту визначається законами України.

До початку роботи роботодавець зобов'язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника про, зокрема, права і обов'язки, умови праці (ст. 29 КЗпП).

При цьому працівник повинен виконувати доручену йому роботу особисто і не має права передоручати її виконання іншій особі, за винятком випадків, передбачених законодавством (ст. 30 КЗпП).

Водночас ст. 31 КЗпП передбачено, що роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором.

Отже, у разі якщо придбання товарів (робіт, послуг) здійснюється в рамках трудових обов'язків працівника, то незалежно від того, чи видані кошти під звіт, чи витрачені з такою метою власні кошти працівника, які потім відшкодовуються роботодавцем, такі відносини слід розглядати з урахуванням вимог законодавства про працю.

Відповідно до пп. 14.1.54 п. 14.1 ст. 14 Кодексу дохід з джерелом його походження з України - це будь-який дохід, отриманий резидентами або нерезидентами, у тому числі від будь-яких видів їх діяльності на території України (включаючи виплату (нарахування) винагороди іноземними роботодавцями), її континентальному шельфі, у виключній (морській) економічній зоні.

Порядок оподаткування доходів фізичних осіб урегульовано розділом ІV Кодексу, згідно з пп. 163.1.1 п. 163.1 ст. 163 якого об'єктом оподаткування резидента є загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід.

До загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ст. 170 Кодексу (пп. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 Кодексу).

Підпунктом 1.7 п. 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ "Перехідні положення" Кодексу передбачено, що звільняються від оподаткування військовим збором доходи, які згідно з розділом IV Кодексу та підрозділом 1 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу не включаються до загального оподатковуваного доходу фізичних осіб (не підлягають оподаткуванню, оподатковуються за нульовою ставкою), крім доходів, зазначених у пп. 3 і 4 п. 170.13-1 ст. 170 Кодексу та п. 14 підрозділу 1 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу.

Водночас до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включаються, зокрема:

сума надміру витрачених коштів / електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ст. 170 Кодексу (пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Кодексу);

інші доходи, крім зазначених у ст. 165 Кодексу (пп. 164.2.20 п. 164.2 ст. 164 Кодексу).

Оподаткування суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк, визначено п. 170.9 ст. 170 Кодексу, відповідно до пп. "б" пп. 170.9.1 якого податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Кодексу строку, є особа, що видала таку суму під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, - у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.

Також доходи, визначені ст. 163 Кодексу, є об'єктом оподаткування військовим збором (пп. 1.2 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу).

Нарахування, утримання та сплата (перерахування) податку на доходи фізичних осіб та військового збору до бюджету здійснюється у порядку, встановленому ст. 168 Кодексу та пп. 1.4 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу.

При цьому податковий агент, поняття якого наведено у пп. 14.1.180 п. 14.1 ст. 14 Кодексу, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов'язаний утримувати податок на доходи фізичних осіб та військовий збір із суми такого доходу за його рахунок, використовуючи ставку податку, визначену в ст. 167 Кодексу, та ставку військового збору, встановлену в пп. 1.3 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу (пп. 168.1.1 п. 168.1 ст. 168 Кодексу та пп. 1.4 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу).

Враховуючи викладене, якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв'язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат.

Водночас якщо придбання товарів (робіт, послуг), яке здійснюється працівником на користь роботодавця за рахунок власних коштів, не пов'язано з виконання трудової функції таким працівником, то дохід, виплачений цьому працівнику за реалізовані (продані) товари (роботи, послуги), включається до його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як інший дохід та оподатковується податком на доходи фізичних осіб і військовим збором на загальних підставах.

Відповідно до п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.