Стосовно деяких питань у сфері державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань

Міністерство юстиції України розглянуло Ваше звернення від 24 листопада 2023 року стосовно деяких питань у сфері державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – державна реєстрація) та в межах компетенції повідомляє.

1. Чи може засновник (засновники) або уповноважена ними особа виступати заявником у разі подання документів для проведення інших реєстраційних дій щодо юридичної особи?

Відповідно до частини першої статті 25 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань" (далі – Закон про реєстрацію) державна реєстрація та інші реєстраційні дії проводяться на підставі, зокрема, документів, що подаються заявником для державної реєстрації.

Визначення термінів, які використовуються у Законі, містяться в частині першій статті 1 Закону, зокрема у пункті 8 наводиться термін "заявник", яким залежно від виду реєстраційної дії може виступати певна особа.

Так, засновник (засновники) або уповноважена ним особа може бути заявником у разі подання документів для державної реєстрації створення юридичної особи, громадського формування, що не має статусу юридичної особи.

Водночас у разі подання документів для проведення інших реєстраційних дій щодо юридичної особи, громадського формування, що не має статусу юридичної особи, заявником є уповноважений представник юридичної особи, громадського формування, що не має статусу юридичної особи.

2. Чи повинно рішення засновників про створення юридичної особи бути прошитим та пронумерованим?

Для державної реєстрації створення юридичної особи (у тому числі в результаті виділу, злиття, перетворення, поділу), крім створення державного органу, органу місцевого самоврядування, подаються документи, визначені частиною першою статті 17 Закону про реєстрацію, зокрема примірник оригіналу (нотаріально засвідчена копія) рішення засновників, а у випадках, передбачених законом, – рішення відповідного державного органу, про створення юридичної особи.

Вимоги до оформлення документів, що подаються для державної реєстрації, встановлені статтею 15 Закону про реєстрацію.

Так, відповідно до абзацу першого пункту 6 частини першої статті 15 Закону про реєстрацію рішення уповноваженого органу має бути оформлено з дотриманням вимог, встановлених законом, та відповідати законодавству.

Стосовно цього варто зазначити, що положенняЗакону про реєстраціюне передбачають вимог щодо оформлення рішення засновників у разі створення юридичної особи, на відміну від рішення уповноваженого органу управління юридичної особи, що подається для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – Єдиний державний реєстр), яке викладається у письмовій формі, прошивається, пронумеровується та підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів (у разі прийняття такого рішення загальними зборами), якщо інше не передбачено законом.

3. Чи можуть подаватися для державної реєстрації нотаріально засвідчені копії документів, виданих державними органами / органами місцевого самоврядування?

Пунктом 16 частини першої статті 15 Закону про реєстрацію визначено, що у разі якщо оригінали документів, необхідних для державної реєстрації, відповідно до законодавства залишаються у справах державних органів, органів місцевого самоврядування, що їх видають, заявник подає копії документів, оформлені такими органами відповідно до законодавства.

У зв’язку з цим слід зазначити, що документування управлінської інформації міністерств, інших центральних та місцевих органів здійснюється відповідно до пунктів 50, 70 розділу II "Документування управлінської інформації" Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 (зі змінами).

Державні органи, органи місцевого самоврядування при засвідченні копій та витягів службових документів керуються главами 8, 11 розділу II "Засвідчення копій та витягів службових документів" Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (зі змінами).

При цьому зазначаємо, що органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов’язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України (стаття 19 Конституції України).

Відповідно до частини другої статті 25 Закону про реєстрацію порядок проведення державної реєстрації та інших реєстраційних дій на підставі документів, що подаються заявником для державної реєстрації, включає, крім іншого, перевірку документів на наявність підстав для відмови в державній реєстрації (стаття 28 Закону про реєстрацію).

Втручання будь-яких органів, їх посадових осіб, громадян, юридичних осіб та громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи, у діяльність державного реєстратора під час проведення реєстраційних дій, крім випадків, передбачених Законом про реєстрацію, забороняється і тягне за собою відповідальність згідно із законом (частина десята статті 6 Закону про реєстрацію).

4. Чи може для проведення державної реєстрації лише зміни учасника або відомостей про таку особу подаватися заява за формою 2?

Відповідно до частини першої статті 9 Закону про реєстрацію відомості про юридичну особу, громадське формування, що не має статусу юридичної особи, та фізичну особу – підприємця вносяться до Єдиного державного реєстру на підставі відповідних заяв про державну реєстрацію.

Згідно з частиною четвертою статті 17 Закону про реєстрацію перелік документів, що подаються для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі, включає в себе заяву про державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі.

Форми заяв у сфері державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань затверджено наказом Міністерства юстиції України від 18 листопада 2016 року № 3268/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 18 листопада 2016 року за № 1500/29630 (зі змінами).

При цьому поле "зміна учасника або відомостей про таку особу" містять:

"Заява щодо державної реєстрації юридичної особи (крім громадських формувань та органів влади) (Форма 2)";

"Заява щодо державної реєстрації зміни учасника юридичної особи, вимоги нотаріального засвідчення/посвідчення (Форма 9)".

У зв’язку з цим повідомляємо, що обрання форми заяви, що підлягає застосуванню у конкретному випадку, залежить від особи заявника.

Отже, заява за Формою 2 може використовуватися під час подання документів для державної реєстрації змін до відомостей про учасника юридичної особи, коли заявником є засновник/учасник або уповноважена особа юридичної особи.

5. Для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі, у тому числі змін до установчих документів, має подаватися оригінал установчого документа чи може і нотаріально засвідчена копія?

Перелік документів, що подаються для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі, у тому числі змін до установчих документів юридичної особи, визначається частиною четвертою статті 17 Закону про реєстрацію.

З конструкції положень статті 17 Закону про реєстрацію випливає, що кожен пункт відповідної частини статті визначає необхідність подання певного документа та форму, в якій він може бути поданий державному реєстратору (а саме примірник оригіналу, нотаріально засвідчена копія).

Так, відповідно до пункту 8 частини четвертої статті 17 Закону про реєстрацію у разі внесення змін, що містяться в установчому документі, для державної реєстрації подається установчий документ юридичної особи в новій редакції. Оскільки ця норма не передбачає альтернативи, у даному випадку має подаватися виключно оригінал установчого документа юридичної особи.

6. Чи справляється адміністративний збір за виправлення технічної помилки?

Виправлення помилок, допущених у відомостях Єдиного державного реєстру, здійснюється відповідно до статті 32 Закону про реєстрацію.

Абзацом другим частини першої статті 32 Закону про реєстрацію передбачено, що виправлення помилки у відомостях Єдиного державного реєстру, допущеної не з вини суб’єкта державної реєстрації, здійснюється за плату, розмір якої встановлений цим Законом.

Згідно з частиною другою статті 36 Закону про реєстрацію за виправлення технічної помилки, допущеної з вини заявника, справляється адміністративний збір у розмірі 30 відсотків адміністративного збору, встановленого частиною першою цієї статті.

7. Чи повинен для проведення державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу подаватися документ, що надає третій особі право діяти як учаснику та брати участь у загальних зборах?

Відповідно до частини двадцять п’ятої статті 17 Закону у разі участі представника засновника (учасника) юридичної особи у прийнятті рішення уповноваженим органом управління юридичної особи додатково подається примірник оригіналу (нотаріально засвідчена копія) документа, що засвідчує його повноваження.

8. Яким чином державний реєстратор повинен перевіряти, чи є юридична особа, що припиняється в результаті її ліквідації, засновником (учасником) інших юридичних осіб?

Однією з підстав для відмови у державній реєстрації припинення юридичної особи, визначених статтею 28 Закону про реєстрацію, є випадок, коли юридична особа, що припиняється в результаті її ліквідації, є засновником (учасником) інших юридичних осіб та/або має не закриті відокремлені підрозділи, та/або є засновником третейського суду.

У разі проведення державної реєстрації припинення юридичної особи в результаті ліквідації державний реєстратор, враховуючи функціонал Єдиного державного реєстру, має технічну можливість шляхом здійснення розширеного пошуку суб’єктів, обравши ідентифікатор "засновник", перевірити чи не є юридична особа, що припиняється, засновником (учасником) інших юридичних осіб.

Важливі юридичні застереження!

1. Листи Міністерства юстиції України не є нормативно-правовими актами, не встановлюють правових норм та мають лише інформаційний характер. Їх реальне значення не перевищує авторитету аргументів та суджень, покладених в основу відповідної правової позиції.

2. Роз’яснення законодавства, яке міститься у цьому листі, не є юридичною консультацією щодо конкретної ситуації, не враховує особливостей відповідних фактичній обставин та ґрунтується на презумпції достовірності наданої заявником інформації.

3. Правова допомога часто потрібна не лише для отримання правильних відповідей на питання юридичного характеру. Нерідко без неї неможливо коректно сформулювати саме питання. Слід пам’ятати, що правильні відповіді на абстрактні питання, які сформульовані неправильно (зокрема, якщо вони насправді не стосуються конкретної справи), можуть призводити до хибних висновків, невдалої стратегії ведення справи та негативних наслідків.