Про затвердження Правил обліку нормативно-правових актів матеріалів судової і нотаріальної практики в судах, органах та установах юстиції України

З метою встановлення єдиного порядку обліку, зберігання нормативно-правових актів законодавства, матеріалів судової і нотаріальної практики в судах, органах та установах юстиції України, а також практики органів реєстрації громадянського стану

1. Затвердити Правила обліку нормативно-правових актів матеріалів судової і нотаріальної практики в судах, органах та установах юстиції України.

2. Начальникам Головного управління юстиції в Автономній Республіці Крим, управлінь юстиції в областях, містах Києві і Севастополі, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), головам Верховного Суду в Автономній Республіці Крим, обласних судів, Київського та Севастопольського міського суду, військових та міжобласного судів встановити належний контроль за дотриманням вимог, встановлених Правилами, щодо обліку нормативно-правових актів в судах, органах та установах юстиції.

3. Вважати такими, що втратили чинність, Правила обліку нормативних актів та матеріалів судової і нотаріальної практики в судах, установах та організаціях юстиції Української РСР, затверджені наказом Міністра юстиції Української РСР від 26.09.1973 N 24.

4. Контроль за виконанням Наказу покласти на заступника Міністра юстиції України М.І.Хандуріна.

1.1. Облік і систематизація нормативно-правових актів, матеріалів судової і нотаріальної практики в судах, органах та установах юстиції України ведеться для забезпечення їх точною і повною інформацією про законодавство України, своєчасного доведення до відома працівників змін та доповнень, які вносяться в нормативно-правові акти.

1.2. Правилами визначається порядок обліку, зберігання нормативно-правових актів (надалі "нормативно-правові акти"), матеріалів судової і нотаріальної практики в судах, органах та установах юстиції України (на паперових і магнітних носіях).

Примітка: Комп'ютерний облік нормативно-правових актів здійснюється по мірі забезпечення комп'ютерними системами судів, органів та установ юстиції України.

1.3. Робота по обліку нормативно-правових актів безпосередньо здійснюється працівниками з питань систематизації законодавства, які мають вищу освіту, зокрема:

1.4. Працівники, які ведуть облік нормативно-правових актів, зобов'язані:

а) брати на облік та індексувати нормативно-правові акти;

б) вести систематичну картотеку (традиційно і автоматизовано);

в) забезпечувати зберігання нормативно-правових актів, офіційних видань;

г) вести контрольні примірники кодексів та підтримувати в контрольному стані нормативно-правові акти та офіційні джерела їх опублікування;

д) регулярно ознайомлювати працівників відповідного органу юстиції з поточним законодавством;

є) надавати допомогу працівникам органів та установ юстиції з питань систематизації законодавства.

1.5. При звільненні працівника з питань систематизації всі офіційні видання, систематична картотека передаються по акту працівникові, на якого покладаються ці обов'язки.

1.6. Відповідальність за стан роботи по обліку нормативно-правових актів покладається безпосередньо на голову суду та керівників органів, установ юстиції.

2.1. Облік нормативно-правових актів полягає у веденні систематичної картотеки у відповідності з Єдиним загальноправовим рубрикатором та веденні контрольних примірників нормативно-правових актів.

2.2. Обліку підлягають нормативно-правові акти, прийняті:

- Верховною Радою України;

- Президентом України;

- Кабінетом Міністрів України;

- Міністерством юстиції України;

- Верховною Радою Автономної Республіки Крим;

- Радою Міністрів Автономної Республіки Крим.

Обліку підлягають також рішення і висновки Конституційного Суду України, постанови та ухвали Пленуму Верховного Суду України.

2.3. Нормативно-правові акти, які підлягають обліку, індексуються згідно з Єдиним загальноправовим рубрикатором. Акт індексується за змістом в цілому, а також за змістом окремих частин, якщо їх необхідно взяти на облік за іншими індексами. Акт в цілому може бути взято на облік за кількома індексами.

Індекс (індекси), за яким акт взято на облік в цілому, ставиться біля назви нормативно-правового акта.

Індекс (індекси), за яким беруться на облік окремі частини акта, проставляється на зовнішньому полі проти цих частин.

Якщо акт не носить нормативного характеру, він не береться на облік, на полях навпроти назви акта ставиться позначка "Н" (не взятий на облік).

2.4. Відповідно до проставленого індексу на акт заповнюється картка обліку.

У картці зазначається індекс акта (статті, пункту), заголовок, вид акта та орган, який його прийняв, дата, номер, джерело опублікування.

Картки обліку розміщуються в картотеці відповідно до зазначених на них індексів по розділах і підрозділах Рубрикатора у хронологічному порядку із додержанням послідовності їх розташування (акти Верховної Ради України, акти Президента України тощо).

Розділи і підрозділи систематичної картотеки розділяються картками-роздільниками, які повинні бути на 1,5 см вище облікових і відрізнятися за кольором. На картках-роздільниках зазначається індекс і назва розділу та підрозділу. Індекси розділів зазначаються також на карткових ящиках.

3.1. Контрольним примірником нормативно-правового акта є примірник, в якому робляться відмітки про всі зміни, доповнення, поширення, продовження або збереження дії та про визнання акта (статті, пункту) таким, що втратив чинність.

Після здійснення вказаних дій на обкладинці цього примірника у верхньому правому кутку першої сторінки (над індексом) ставиться штамп "Контрольний".

Штамп "Контрольний" ставиться на обкладинці контрольного примірника кодексу, Офіційного вісника України, Відомостей Верховної Ради України.

3.2. У контрольному стані підтримуються:

а) в Міністерстві юстиції України:

- Конституція України;

- рішення Конституційного Суду України;

- акти Верховної Ради України;

- Відомості Верховної Ради України;

- кодекси України;

- укази та розпорядження Президента України;

- постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України;

- "Офіційний вісник України";

- збірник законодавства Автономної Республіки Крим;

б) в органах юстиції України (Головному управлінні Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київському та Севастопольському міських управліннях юстиції, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управліннях юстиції):

- Конституція України;

- кодекси України;

- "Офіційний вісник України";

- Відомості Верховної Ради України;

- нормативні акти Міністерства юстиції України;

- збірники керівних постанов і роз'яснень пленуму Верховного Суду України.

Перелік нормативно-правових актів, що підтримуються в контрольному стані, з врахуванням специфіки діяльності для судів, державних нотаріальних контор, органів реєстрації актів громадянського стану, встановлюється і затверджується відповідними управліннями юстиції.

3.3. До контрольного примірника акта вноситься відмітка про зміни, доповнення, поширення (збереження) дії акта, визнання його таким, що втратив чинність, і яка містить інформацію про вид, номер і дату прийняття акта, офіційне джерело його опублікування.

При внесенні відміток застосовуються такі скорочення:

3.4. Контрольні позначки до всього акта в цілому виконуються чітко "чорнилами" на верхньому полі першої сторінки, а при значній кількості відміток - на окремій вклейці. Контрольні позначки до статей, пунктів робляться на полях навпроти відповідних статей, пунктів.

У разі визнання акта (частини акта) таким, що втратив чинність повністю, акт (частина акта) перекреслюється суцільною лінією по діагоналі, в разі викладення акта (частини акта) у новій редакції, цей акт (частина акта) перекреслюється по діагоналі пунктирною лінією.

Якщо акт визнано таким, що втратив чинність з моменту настання певних умов, цей акт перекреслюється і на ньому робиться відмітка із зазначенням умов скасування акта.

При визнанні нечинною статті (пункту) акта, яким затверджуються додатки (положення, статути, інструкції тощо), тексти зазначених додатків також повністю перекреслюються і під їх заголовками робиться контрольна позначка.

Зміни, доповнення, поширення, продовження (збереження) дії акта або визнання його таким, що втратив чинність, вносяться як у первісний акт, так і до усіх контрольних примірників цього акта.

Якщо встановлюється нова редакція чи вносяться зміни або доповнення в статтю кодексу України, то в його контрольний примірник вклеюється вкладиш з новою редакцією, вказуються вид, дата прийняття та джерело опублікування акта.

3.5. У разі надходження нового видання кодексу, збірника або довідника, контрольний примірник попереднього видання змінюється новим, в якому відповідні позначки робляться починаючи від дати, яка зазначена в передмові до видання (станом на яке число вміщені діючі акти).

Контрольний примірник попереднього видання зберігається для необхідних довідок, а напис "Контрольний" закреслюється.

4.1. Нормативно-правові акти, офіційні джерела опублікування та інші видання комплектуються в зручні для користування комплекти по роках.

4.2. Таємні матеріали підлягають обліку та зберіганню у встановленому порядку.

4.3. Відповідальність за збереження нормативного матеріалу та юридичної літератури покладається на працівника, який виконує обов'язки по систематизації.

4.4. Порядок користування нормативно-правовими актами, офіційними виданнями та картотеками визначається керівництвом відповідного органу, установи юстиції.

4.5. Ці Правила застосовуються при взятті на облік та підтриманні в контрольному стані відомчих нормативно-правових актів, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України.

Примітка: Порядок обліку нормативно-правових актів, зберігання та підтримання їх у контрольному стані, визначений Правилами, носить для приватних нотаріальних контор рекомендаційний характер.

5.1. Вся юридична література, яка надходить до органів та установ юстиції, підлягає обліку в інвентарній книзі, яка зберігається нарівні з кошторисними документами. Юридична література групується згідно з класифікаторами: ББК та УДК (БІБЛІОТЕЧНО-БІБЛІОГРАФІЧНОЇ та УНІВЕРСАЛЬНОЇ ДЕСЯТИЧНОЇ КЛАСИФІКАЦІЙ).

5.2. На першій і на сімнадцятій сторінках юридичного видання проставляється штамп органу чи установи юстиції із зазначенням номера, за яким зареєстровано видання в інвентарній книзі та рік придбання видання.

5.3. Списання застарілої та зіпсованої юридичної літератури проводиться в міру потреби згідно з наказом керівника органу, установи юстиції, з обов'язковим складанням акта про списання.

5.4. Література бібліотечного фонду зберігається в окремих шафах, як правило, в службових приміщеннях осіб, що ведуть їх облік. Вони несуть відповідальність за збереження фонду бібліотеки.

5.5. Видача літератури здійснюється лише службовим особам з реєстрацією в окремому журналі або в книжковому формулярі.

5.6. Керівник органу, установи юстиції зобов'язаний створювати належні умови для зберігання книжкового фонду бібліотеки.