ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ
ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ
від 15.07.2025 р. N 3804/ІПК/99-00-21-03-02 ІПК
Державна податкова служба України розглянула звернення щодо особливостей складання податкової накладної та, керуючись статтею 52 глави 3 розділу II Податкового кодексу України (далі - ПКУ), повідомляє.
Як зазначено у зверненні, Товариство (платник ПДВ) опрацьовує питання щодо порядку та термінів складання податкової накладної в електронній формі, у зв'язку з чим просить надати індивідуальну податкову консультацію з наступних питань:
1) коли саме (відносно дати виникнення податкових зобов'язань з ПДВ) платник податку має виконати обов'язок щодо складання податкової накладної;
2) якщо податкова накладна в електронній формі має бути складена в день виникнення податкових зобов'язань з ПДВ, яким чином має бути складений такий електронний документ та де і в якому порядку він має зберігатися?
Відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів, регулюються нормами ПКУ ( пункт 1.1 статті 1 розділу I ПКУ).
Правові основи оподаткування ПДВ встановлено розділом V та підрозділом 2 розділу XX ПКУ.
Дата виникнення податкових зобов'язань з ПДВ визначається відповідно до статті 187 розділу V ПКУ.
Так, згідно з пунктом 187.1 статті 187 розділу V ПКУ датою виникнення податкових зобов'язань з постачання товарів/послуг вважається дата, яка припадає на податковий період, протягом якого відбувається будь-яка з подій, що сталася раніше (перша подія):
дата зарахування коштів від покупця/замовника на рахунок платника податку в банку / небанківському надавачу платіжних послуг як оплата товарів/послуг, що підлягають постачанню, а в разі постачання товарів/послуг, оплата яких здійснюється електронними грошима, - дата зарахування електронних грошей платнику податку як оплата товарів/послуг, що підлягають постачанню, на електронний гаманець, а в разі постачання товарів/послуг за готівку - дата оприбуткування коштів у касі платника податку, а в разі відсутності такої - дата інкасації готівки у банківській установі, що обслуговує платника податку;
дата відвантаження товарів, а в разі експорту товарів - дата оформлення митної декларації, що засвідчує факт перетинання митного кордону України, оформлена відповідно до вимог митного законодавства, а для послуг - дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку. Для документів, складених в електронній формі, датою оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку, вважається дата, зазначена у самому документі як дата його складення відповідно до Закону України від 16 липня 1999 року N 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", незалежно від дати накладення електронного підпису.
Відповідно до пунктів 201.1, 201.7, 201.10 статті 201 розділу V ПКУ при здійсненні операцій з постачання товарів/послуг на дату виникнення податкових зобов'язань платник податку зобов'язаний скласти податкову накладну в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, уповноваженої платником особи відповідно до вимог Закону України від 5 жовтня 2017 року N 2155-VIII "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги" зі змінами (далі Закон N 2155), та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі - ЄРПН) у встановлений ПКУ термін.
Податкова накладна складається на кожне повне або часткове постачання товарів/послуг, а також на суму коштів, що надійшли на рахунок у банку / небанківському надавачу платіжних послуг як попередня оплата (аванс).
Враховуючи викладене та виходячи із аналізу норм ПКУ і вказаних вище нормативно-правових актів, ДПС повідомляє.
Щодо питання 1
Обов'язок щодо складання податкової накладної виникає у платника податку на дату виникнення податкових зобов'язань з ПДВ, що визначаються відповідно до статті 187 розділу V ПКУ в залежності від здійснених платником податку операцій з постачання товарів/послуг.
Зокрема, якщо податкові зобов'язання з ПДВ за операцією з постачання товарів/послуг визначаються платником ПДВ відповідно до пункту 187.1 статті 187 розділу V ПКУ за правилом "першої події", то податкову накладну за такою операцією необхідно скласти в електронній формі на дату зарахування коштів або на дату відвантаження товарів / оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг, в залежності від того, яка з цих подій відбулася раніше.
Щодо питання 2
Згідно з підпунктом 41.1.1 пункту 41.1 статті 41 розділу I ПКУ Державна податкова служба України є центральним органом виконавчої влади, який реалізує державну податкову політику щодо дотримання законодавства з питань оподаткування, законодавства з питань сплати єдиного внеску, а також щодо дотримання іншого законодавства, контроль за виконанням якого покладено на нього.
Реєстрація податкових накладних / розрахунків коригування до податкової накладної в ЄРПН здійснюється відповідно до Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 грудня 2010 року N 1246, зі змінами (далі - Порядок N 1246).
Відповідно до пункту 5 Порядку N 1246 податкова накладна / розрахунок коригування приймаються до ЄРПН у разі дотримання вимог, встановлених пунктом 192.1 статті 192, пунктами 200 1 .3, 200 1 .9 статті 200 1 та пунктами 201.1, 201.10 і 201.16 статті 201 розділу V ПКУ, а також з урахуванням Закону N 2155, Закону України від 22 травня 2003 року N 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг", зі змінами (далі - Закон N 851) та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 N 557, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 03.08.2017 за N 959/30827, зі змінами (далі - Порядок N 557).
Порядком N 557 відповідно до вимог ПКУ та Законів N 2155 і N 851 врегульовано обмін електронними документами суб'єктів електронного документобігу, зокрема платників податків.
Пунктом 2 Порядку N 557 визначено, що електронними документами є документи (у тому числі податкова звітність, фінансова та статистична звітність, податкові та акцизні накладні, розрахунки коригування до податкових та акцизних накладних, заяви, довідки, сервісні запити, витяги, повідомлення, рішення, інші документи), які створені в електронній формі з дотриманням вимог законодавства щодо електронного документообігу та електронних довірчих послуг, складення, та/або подання, та/ або надіслання яких передбачається ПКУ, іншими нормативно-правовими актами, прийнятими на підставі та на виконання ПКУ, та/або пов'язане з реалізацією прав та обов'язків платника та/або контролюючих органів згідно із нормами ПКУ, та подаються у форматі (стандарті), затвердженому в установленому законодавством порядку.
Організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів визначені Законом N 851, дія якого поширюється на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.
Додатково ДПС інформує, що порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання належить до компетенції Міністерства юстиції України та затверджено наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 N 1886/5, зі змінами.
Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію ( пункт 52.2 статті 52 розділу II ПКУ).