ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ
ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ
від 24.06.2026 р. N 3649/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК
Державна податкова служба України розглянула звернення щодо строків зберігання документів, які не були перевірені контролюючим органом, та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), в межах компетенції повідомляє.
Товариство просить надати індивідуальну податкову консультацію з наступного питання: чи має право Товариство з зв'язку із закінченням строків зберігання документів, встановлених п. 44.3 ст. 44 Кодексу та Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 N 578/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за N 571/20884 (далі - Перелік N 578/5), знищити в установленому порядку документи за період з 01.01.2014 по 31.03.2019, що не були перевірені контролюючим органом у зв'язку із спливом терміну позовної давності?
Відповідно до п. 85.2 ст. 85 Кодексу платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки.
Згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.
Відповідно до п. 44.3 ст. 44 Кодексу платники податків зобов'язані забезпечити зберігання зазначених документів та інформації протягом визначених законодавством строків, але не менше:
2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 392, п. 141.4 ст. 141 Кодексу;
1825 днів - для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1 ст. 133, пп. 133.2.2 п. 133.2 та п. 133.4 ст. 133 Кодексу, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з пп. 44.3.1 цього пункту;
1095 днів - для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 цього пункту;
1095 днів - для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.
Слід зазначити, що Перелік N 578/5 є основним нормативно-правовим актом, який застосовується для визначення строків зберігання документів, їх відбору на постійне чи тривале зберігання або для знищення типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.
Відповідно до п. 1.7 Переліку N 578/5 строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.
Додатково зазначаємо, що для документів про трудову діяльність (накази про прийняття/звільнення, особові справи, картки П-2) термін зберігання становить 75 років, що встановлено в Переліку N 578/5. Зазначені документи є базою для перевірки достовірності нарахування та сплати податку на доходи фізичних осіб, військового збору та єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування.
Відповідно до п. 44.4 ст. 44 Кодексу якщо документи, визначені у п. 44.1 цієї статті, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених п. 44.3 цієї статті.
Звертаємо увагу, що незабезпечення зберігання документів або їх передчасне знищення є порушенням, що тягне за собою нарахування штрафних санкцій згідно зі ст. 121 Кодексу. Крім того, відсутність первинних документів на момент проведення перевірки дає контролюючому органу право застосувати положення ст. 102 Кодексу та самостійно визначити суму податкових зобов'язань платника.
Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).
