Витрати на відрядження з метою оподаткування ПДФО та ВЗ

Державна податкова служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), розглянула звернення щодо практичного застосування окремих норм податкового та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, та в межах компетенції повідомляє таке.

У своєму зверненні платник податків зазначив, що з метою залучення нових споживачів своєї продукції (...) вирішило взяти участь у щорічній конференції з теми цирконові концентрати (...), яка відбулася в (...). У конференції взяли участь (...) делегатів із (...) країн, які представляли (...) компаній, що зробило її найбільшою щорічною зустріччю представників цирконової індустрії, які пропагували циркон і пропагували вказівки щодо найкращих галузевих практик. Організатор конференції - (...) є асоціацією основних світових виробників і споживачів циркону, на частку яких разом припадає приблизно 80 відс. світового річного виробництва циркону та діоксиду цирконію.

За правилами організаторів конференції компанія, яка бажає взяти участь у конференції, на сайті переходить за посиланням, і наступним кроком йде покупка квитків на відвідування конференції (на сайті є форма для здійснення оплати) і реєстрація учасника.

Платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з питання:

Чи підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб участь у конференції працівника, якщо конференція проводилась за профілем діяльності юридичної особи, за кордоном, у разі відсутності договору з організатором конференції та запрошення з його боку? Оплата за участь у конференції була здійснена з картки працівника (...).

Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом IV Кодексу, відповідно до пп. 162.1.1 п. 162.1 ст. 162 якого платником податку є фізична особа - резидент, яка отримує доходи з джерела їх походження в Україні.

Згідно з пп. 163.1.1 п. 163.1 ст. 163 Кодексу об'єктом оподаткування резидента є загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід.

До загального місячного (річного) оподатковуваного доходу не включаються, зокрема, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 ст. 170 Кодексу (пп. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 Кодексу).

Відповідно до пп. "а" пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені в абзаці другому пп. "а" пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу витрати не є об'єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

При цьому до підтвердних документів належать:

транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;

документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Разом з тим до оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 01 січня податкового (звітного) року, з розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, з розрахунку за кожен такий день.

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.

Слід зауважити, що будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту;

інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Водночас перелік доходів, які включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, визначено п. 164.2 ст. 164 Кодексу, зокрема, сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ст. 170 Кодексу (пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Кодексу).

Також вказаний дохід є об'єктом оподаткування військовим збором (пп. 1.2 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу).

Ставка військового збору становить 1,5 відс. об'єкта оподаткування, визначеного пп. 1.2 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу (пп. 1.3 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу).

Нарахування, утримання та сплата (перерахування) податку на доходи фізичних осіб та військового збору до бюджету здійснюються у порядку, встановленому ст. 168 Кодексу та пп. 1.4 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу.

Враховуючи зазначене, до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються доходи у вигляді відшкодування роботодавцем витрат на відрядження, які понесені фізичною особою - працівником за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця та виконання усіх інших вимог, установлених п. 170.9 ст. 170 Кодексу.

Таким чином, оскільки у юридичної особи відсутні документи, що підтверджують зв'язок відрядження найманого працівника з господарською діяльністю роботодавця, то сума відшкодований витрат включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків як сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження та не повернутих у встановлені законодавством строки з відповідним оподаткуванням.

Водночас наголошуємо, що будь-які висновки щодо оподаткування конкретних доходів можуть надаватися за результатами перевірки умов, суттєвих обставин здійснення відповідних операцій та всіх первинних документів, оформленням яких вони супроводжувались.

Відповідно до п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію1.

1 Ця індивідуальна податкова консультація діє до зміни/втрати чинності нормами законодавства, щодо яких надано індивідуальну податкову консультацію.