Щодо окремих питань оподаткування, повязаних зі складанням первинних документів в електронній формі

Державна податкова служба України розглянула звернення Товариства з обмеженою відповідальністю (далі - Товариство) щодо окремих питань оподаткування, пов'язаних зі складанням первинних документів в електронній формі, та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), у межах повноважень повідомляє.

Згідно із запитом, що розглядається, повідомлено про застосування Товариством електронного документообігу, що передбачає також оформлення первинних документів в електронній формі при веденні бухгалтерського обліку, у зв'язку з чим для цілей оподаткування заявником поставлено такі питання:

1. Яку дату слід вважати датою здійснення витрат/отримання доходу: дату складання первинного документу чи дату підписання такого документу електронним підписом?

2. За умови складання за фактом першої події відповідно до вимог податкового законодавства первинного документу в електронній формі, яку дату слід вважати датою виникнення податкових зобов'язань з податку на додану вартість?

Щодо питання 1

Відповідно до п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та / або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Для обрахунку об'єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (абзац перший п. 44.2 ст. 44 Кодексу).

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначено Законом України від 16 липня 1999 року N 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні"(далі - Закон N 996).

Бухгалтерський облік є обов'язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку (частина друга ст. 3 Закону N 996).

Згідно зі ст. 9 Закону N 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов'язкові реквізити, визначені частиною другою ст. 9 Закону N 996, зокрема, дату складання, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету, встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. N 88, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 05.06.1995 р. за N 168/704, зі змінами та доповненнями (далі - Положення N 88).

Відповідно до п. 2.5 Положення N 88 документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлює Закон України від 22 травня 2003 року N 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг" (далі - Закон N 851).

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа (ст. 5 Закону N 851).

Згідно зі ст. 6 Закону N 851 для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Відповідно до ст. 7 Закону N 851 оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України від 05 жовтня 2017 року N 2155-VIII "Про електронні довірчі послуги"(далі - Закон N 2155).

Враховуючи вимоги Закону N 996, Закону N 851 та Закону N 2155 відповідний електронний документ набуває статусу первинного документа, що засвідчує факт здійснення господарської операції, після належним чином його оформлення.

Отже, первинні документи складаються відповідно до правил бухгалтерського обліку.

Об'єктом оподаткування податком на прибуток підприємств, на підставі пп. 134.1.1 п. 134.1 ст. 134 Кодексу,є прибуток із джерелом походження з України та за її межами, який визначається шляхом коригування (збільшення або зменшення) фінансового результату до оподаткування (прибутку або збитку), визначеного у фінансовій звітності підприємства відповідно до національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку або міжнародних стандартів фінансової звітності, на різниці, які виникають відповідно до положень Кодексу.

При цьому доходи та витрати платника податку на прибуток підприємств відображаються при формуванні фінансового результату до оподаткування та відповідно об'єкта оподаткування податком на прибутокзгідно з правилами бухгалтерського обліку.

Регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (частина друга ст. 6 Закону N 996).

Таким чином, питання оформлення первинних документів в електронній формі з накладанням електронного підпису,зберігання та використання у господарській діяльності електронних документів, організації електронного документообігу для ведення бухгалтерського облікуналежать до компетенції Міністерства фінансів України.

Щодо питання 2 (з податку на додану вартість) Законом України від 3 червня 2021 року N 1525-IX "Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо скасування оподаткування доходів, отриманих нерезидентами у вигляді виплати за виробництво та/або розповсюдження реклами, та удосконалення порядку оподаткування податком на додану вартість операцій з постачання нерезидентами електронних послуг фізичним особам" у статті 187 Кодексу абзац третій п. 187.1 доповнено реченням такого змісту: "Для документів, складених в електронній формі, датою оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку, вважається дата, зазначена у самому документі як дата його складення відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", незалежно від дати накладення електронного підпису".

Так, згідно з п. 187.1 ст. 187 Кодексу, датою виникнення податкових зобов'язань з постачання товарів/послуг вважається дата, яка припадає на податковий період, протягом якого відбувається будь-яка з подій, що сталася раніше:

а) дата зарахування коштів від покупця/замовника на банківський рахунок платника податку як оплата товарів/послуг, що підлягають постачанню, а в разі постачання товарів/послуг за готівку - дата оприбуткування коштів у касі платника податку, а в разі відсутності такої - дата інкасації готівки у банківській установі, що обслуговує платника податку;

б) дата відвантаження товарів, а в разі експорту товарів - дата оформлення митної декларації, що засвідчує факт перетинання митного кордону України, оформлена відповідно до вимог митного законодавства, а для послуг - дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку. Для документів, складених в електронній формі, датою оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку, вважається дата, зазначена у самому документі як дата його складення відповідно до Закону N 996, незалежно від дати накладення електронного підпису.

Таким чином, при наданні платником податку послуг, операції з постачання яких оформлюються первинним документом, складеним в електронній формі, датою виникнення податкових зобов'язань з податку на додану вартість та відповідно складання податкової накладної за такою операцією буде вважатися дата першої з подій: або дата складання такого первинного документа, який містить відомості про господарську операцію, незалежно від дати накладання електронних підписів, або дата оплати таких послуг.

Згідно з п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.