Щодо обовязку платника податків зберігати первинні документи бухгалтерського обліку (витяг)

[...]

У своєму зверненні платник податків повідомив, що виникла необхідність у роз'ясненні норм податкового законодавства в частині зберігання первинних документів бухгалтерського обліку та надання їх під час проведення контролюючим органом документальної позапланової перевірки.

Враховуючи наведене вище, платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з таких питань:

"1. Чи існує обов'язок Підприємства в наданні первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством та складених поза межами 1 825 днів, тобто складених на час здійснення господарської діяльності, до 2016 року?

2. Які первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інші документи, пов'язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, має надати Підприємство на час проведення документальної позапланової перевірки, в порядку підпункту 78.1.7 пункту 78.1 статті 78 Кодексу, за умови повної відсутності ведення господарської діяльності в межах 1 825 днів?

3. Який предмет перевірки має бути визначений під час проведення документальної позапланової перевірки на підставі підпункту 78.1.7 пункту 78.1 статті 78 Кодексу, в порядку припинення юридичної особи, з урахуванням фактичного припинення господарської діяльності до 2016 року?

4. На підставі яких документів учасник Підприємства, в порядку припинення останнього, має підтвердити та залишити у власності після припинення Підприємства рухоме майно у разі його наявності?".

Щодо питань 1 та 2, порушених Підприємством у зверненні про надання індивідуальної податкової консультації, інформуємо про таке.

Вимоги до підтвердження даних, визначених у податковій звітності, а також документального підтвердження виконання вимог податкового та іншого законодавства, контроль за виконанням якого покладено на контролюючі органи, встановлено статтею 44 Кодексу.

Відповідно до пункту 44.1 статті 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим пункту 44.1 статті 44 Кодексу.

Згідно з пунктом 44.3 статті 44 Кодексу платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених пунктом 44.1 цієї статті, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:

2 555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2 цього Кодексу (підпункт 44.3.1 пункту 44.3 статті 44 Кодексу);

1 825 днів - для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними пунктом 133.1 статті 133, підпунктом 133.2.2 пункту 133.2 та пунктом 133.4 статті 133 цього Кодексу, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з підпунктом 44.3.1 цього пункту (підпункт 44.3.2 пункту 44.3 статті 44 Кодексу);

1 095 днів - для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 цього пункту (підпункт 44.3.3 пункту 44.3 статті 44 Кодексу);

1 095 днів - для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (підпункт 44.3.4 пункту 44.3 статті 44 Кодексу).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені пунктом 44.1 статті 44 Кодексу, за період діяльності платника податків не менш як 1 825 днів (2 555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 та 39-2 цього Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву (абзац сьомий пункту 44.3 статті 44 Кодексу).

Передбачені пунктом 44.3 статті 44 Кодексу строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 статті 102 Кодексу.

Згідно з абзацами першим та другим пункту 44.5 статті 44 Кодексу у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пунктах 44.1 і 44.3 статті 44 Кодексу, платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, що підтверджують настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності.

Положеннями абзацу першого пункту 52-2 підрозділу 10 розділу ХХ "Перехідні положення" Кодексу встановлювався мораторій на проведення документальних перевірок на період з 18 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України на всій території України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19).

Також відповідно до підпункту 69.9 пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ "Перехідні положення" Кодексу тимчасово, до 1 серпня 2023 року, для платників податків та контролюючих органів зупинявся перебіг строків, визначених податковим законодавством та іншим законодавством, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

Разом з тим відповідно до пункту 7 розділу I Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.09.2014 №879, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 30 жовтня 2014 року за №1365/26142 (далі - Положення №879), у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів) в обсязі, визначеному керівником підприємства, обов'язково проводиться інвентаризація активів та зобов'язань, що перебувають на балансі суб'єкта господарювання.

Порядок документального оформлення інвентаризації активів та зобов'язань, що перебувають на балансі суб'єкта господарювання, визначено Положенням №879.

Слід зазначити, що Перелік типових документів, які створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затверджено наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 та зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за №571/20884 (далі - Перелік №578/5).

Перелік №578/5 є основним нормативно-правовим актом, який застосовується для визначення строків зберігання документів, їх відбору на постійне чи тривале зберігання або для знищення типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

Перелік №578/5 призначений для використання всіма державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями та підприємствами незалежно від форми власності.

Відповідно до пункту 1.7 Переліку №578/5 строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Зокрема, підпунктом 4.2 пункту 4 "Бухгалтерський облік та звітність" розділу I Переліку №578/5 встановлено різні терміни зберігання документів у розрізі типових документів, які створюються на підприємстві із зазначенням строків їх зберігання та додаткових приміток до статей, що коментують та уточнюють строки зберігання документів.

Крім того, пунктом 2.12 Переліку №578/5 встановлено, що забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності.

Разом з тим єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності встановлено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за №736/27181 (далі - Правила №1000/5).

Згідно з абзацом шостим пункту 3 глави 2 розділу V Правил №1000/5 вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Також Правилами №1000/5 встановлено, що у разі виявлення невиправно пошкоджених справ (документів) складається відповідний акт за формою, наведеною в додатку 34 до цих Правил. Акт схвалюється експертною комісією (ЕК) установи та затверджується керівником установи. На підставі акта невиправно пошкоджені справи вилучаються для знищення (пункт 15 глава 8 розділ VIІI Правил №1000/5).

Отже, платники податків зобов'язані забезпечити зберігання бухгалтерських та інших документів протягом визначених законодавством термінів.

Щодо питання 3, порушеного Підприємством у зверненні про надання індивідуальної податкової консультації, інформуємо про таке.

Види, підстави та порядок проведення перевірок регламентуються главою 8 Кодексу.

Зокрема, контролюючі органи мають право проводити камеральні, документальні (планові або позапланові; виїзні або невиїзні) та фактичні перевірки (абзац перший пункту 75.1 статті 75 Кодексу).

Разом з тим документальною перевіркою вважається перевірка, предметом якої є своєчасність, достовірність, повнота нарахування та сплати усіх передбачених Кодексом податків та зборів, а також дотримання валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудового договору, оформлення трудових відносин з працівниками (найманими особами) та яка проводиться на підставі податкових декларацій (розрахунків), фінансової, статистичної та іншої звітності, регістрів податкового та бухгалтерського обліку, ведення яких передбачено законом, первинних документів, які використовуються в бухгалтерському та податковому обліку і пов'язані з нарахуванням і сплатою податків та зборів, виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, а також отриманих в установленому законодавством порядку контролюючим органом документів та податкової інформації, у тому числі за результатами перевірок інших платників податків (абзац перший підпункту 75.1.2 пункту 75.1 статті 75 Кодексу).

Підстави проведення документальних позапланових перевірок встановлено статтею 78 Кодексу.

Так, відповідно до підпункту 78.1.7 пункту 78.1 статті 78 Кодексу документальна позапланова перевірка здійснюється, якщо платником податків розпочато процедуру реорганізації юридичної особи (крім перетворення), припинення юридичної особи або підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця, закриття постійного представництва чи відокремленого підрозділу юридичної особи, в тому числі іноземної компанії, організації, порушено провадження у справі про визнання банкрутом платника податків або подано заяву про зняття з обліку платника податків.

Відповідно до підпункту 20.1.6 пункту 20.1 статті 20 Кодексу контролюючі органи мають право запитувати та вивчати під час проведення перевірок первинні документи, що використовуються в бухгалтерському обліку, регістри, фінансову, статистичну та іншу звітність, пов'язану з обчисленням і сплатою податків, зборів, платежів, виконанням вимог законодавства, контроль за додержанням якого покладено на контролюючі органи.

Відповідно до пункту 85.2 статті 85 Кодексу платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки.

Разом з тим зазначаємо, що якщо до закінчення перевірки або у терміни, визначені в пункті 86.7 статті 86 цього Кодексу, платник податків не надає посадовим особам контролюючого органу, які проводять перевірку, документи (незалежно від причин такого ненадання, крім випадків виїмки документів або іншого вилучення правоохоронними органами), що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності (абзац перший пункт 44.6 статті 44 Кодексу).

Таким чином, враховуючи наведене вище, Підприємству необхідно надати контролюючому органу для перевірки, предметом якої є своєчасність, достовірність, повнота нарахування та сплати усіх передбачених Кодексом податків та зборів, первинні та інші документи бухгалтерського та фінансового обліку з врахуванням всіх законодавчо визначених Кодексом строків.

Щодо питання 4, порушеного Підприємством у зверненні про надання індивідуальної податкової консультації, зазначаємо, що дане питання відноситься до методології ведення бухгалтерського обліку і потребує детального опрацювання первинних документів та іншої наявної на Підприємстві інформації про наявні умови, можливості, види рухомого майна, які має Підприємство.

Також зазначаємо, що відповідно до частини другої статті 6 Закону України від 16 липня 1999 року №996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в України" регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності.

Отже, враховуючи, що регулятором з питань забезпечення формування та реалізації державної політики у сфері бухгалтерського обліку є Міністерство фінансів України, пропонуємо Підприємству з питань методології ведення бухгалтерського обліку на підставі первинних бухгалтерських документів щодо господарських операції з рухомим майном звернутися до Міністерства фінансів України.

Додатково інформуємо, що кожен конкретний випадок податкових взаємовідносин потребує аналізу документів та матеріалів, які дадуть змогу ідентифікувати предмет звернення більш детально та дозволять дослідити умови суттєвих обставин здійснення господарських операцій на підставі наявних первинних документів.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (пункт 52.2 статті 52 глави 3 розділу ІІ Кодексу).