Про порядок використання грошових коштів, наданих на відрядження або під звіт

<...>

В соответствии с <...> письмом <...> Юридическое управление Министерства труда и социальной политики сообщает следующее.

Предприятия (юридические лица) при осуществлении хозяйственной деятельности не только получают доходы, но и несут расходы. Львиную долю данных расходов могут составлять так называемые материальные расходы - оплаты сырья, материалов, а также оплата работ и услуг и т. п. Как правило, предприятия приобретают их за денежные средства, перечисляемые по безналичному расчету, или по бартеру. Однако бывают ситуации, когда они могут приобретаться за наличные средства через определенного работника предприятия - подотчетное лицо.

Для того чтобы подотчетное лицо имело возможность приобрести необходимую для предприятия продукцию, такое предприятие прежде всего должно обеспечить его наличными средствами. Порядок выдачи наличных средств под отчет регулирует Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 N 637, зарегистрированное в Министерстве юстиции Украины 13.01.2005 за N 40/10320.

На практике возможна ситуация, когда подотчетное лицо приобретает продукцию для предприятия за собственные денежные средства, то есть у предприятия возникает кредиторская задолженность перед подотчетным лицом, которую в дальнейшем необходимо будет погасить. Данная операция имеет право на существование, поскольку не противоречит действующему законодательству. В соответствии с Инструкцией о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 30.11.99 N 291, зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 21.12.99 за N 893/4186, на субсчете 372 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется учет расчетов с подотчетными лицами. Сальдо субсчета может быть как дебетовым, так и кредитовым. Такие показатели отражаются развернуто: дебетовое сальдо - в составе оборотных активов, кредитовое сальдо - в составе обязательств баланса предприятия.

Выполнив производственное задание, связанное с приобретением продукции, подотчетное лицо в обязательном порядке должно отчитываться относительно полученных и израсходованных сумм. Для этого ему следует представить в бухгалтерию предприятия отчет об использовании денежных средств, полученных под отчет, и приложить к нему все первичные документы, подтверждающие закупку продукции и понесение других расходов. Представление такого отчета дает возможность предприятию компенсировать подотчетному работнику расходы, понесенные сверх выданной ему под отчет наличности.

Порядком составления отчета об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет, утвержденным приказом Государственной налоговой администрации Украины от 19.09.2003 N 440, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 09.10.2003 за N 915/8236, установлены срок представления отчета и ответственность за его нарушение.

Срок компенсации предприятием подотчетному работнику расходов, понесенных сверх выданной ему под отчет наличности, действующим законодательством не установлен.

Для определения момента начала течения срока обращения в суд работник должен обратиться к работодателю с требованием относительно возврата ему понесенных расходов.

Денежные средства, учитываемые на субсчете 372 "Расчеты с подотчетными лицами", в частности кредитовое сальдо - в составе обязательств баланса предприятия, подлежат погашению, однако они не относятся к выплатам, которые предприятие обязано выплачивать работнику в соответствии с условиями трудового договора (компенсационные выплаты за невыданную специальную одежду и специальную обувь и т. п.). Установленный трудовым законодательством срок обращения в суд, по нашему мнению, в данном случае не должен применяться.

<...>