ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ
П О Р Я Д О К
N 11474/7/23-3117 від 04.08.99
м.Київ
Порядок ведення документів та програмування найменування товарів суб'єктами підприємницької діяльності при застосуванні для розрахунків із споживачами ЕККА
На численні запити підпорядкованих державних податкових адміністрацій та суб'єктів підприємницької діяльності Головне управління організації документальних перевірок ДПАУ надає такі роз'яснення.
1. Заповнення граф журналу використання електронного контрольно-касового апарата
Розділ журналу використання ЕККА "Щоденні записи показників ЕККА" заповнюється таким чином:
- у графі 1 вказується дата щоденного запису; ця дата повинна дорівнювати даті останнього щоденного звіту з обнуленням, показники якого вписуються до рядка;
- в графі 2 проставляється номер щоденного звіту з обнуленням інформації в оперативній пам'яті;
- якщо протягом робочого дня було виконано декілька звітів з обнуленням, до графи 2 вписуються номери всіх звітів з обнуленням за робочий день; допускається також заповнення окремого рядка по кожному обнулюючому звіту;
- в графі 3 вказується сума готівки, що була внесена до скриньки ЕККА (на робоче місце касира) з джерел суб'єкта підприємницької діяльності: з каси підприємства, з місця тимчасового зберігання готівкових коштів (сейф), з розрахункового рахунка в банку, з іншого ЕККА тощо, - разом з сумою залишку готівки з попереднього дня;
- операція "службове внесення" виконується при внесенні зазначених вище сум, а також після обнулюючого звіту перед початком роботи, якщо у скриньці ЕККА залишається готівка; сума цієї готівки повинна дорівнювати сумі, записаній в графі "Залишок готівки" попереднього денного запису;
- в графі 4 вказується сума готівки, що була видана зі скриньки ЕККА (з робочого місця касира) та залишилась у власності суб'єкта підприємницької діяльності: в касі підприємства, у місці тимчасового зберігання готівкових коштів, в іншому ЕККА або інкасована на розрахунковий рахунок до банку тощо;
- в графі 5 вказується фактична загальна сума продажу (сума, отримана за надані послуги) за робочий день, тобто сума продажу за показниками обнулюючого звіту з вирахуванням сум готівки, виданих при поверненні товару (рекомпенсації неотриманої послуги) або при зустрічних розрахунках зі споживачами (приймання тари, видача заставних коштів, закупівля сировини), та з вирахуванням помилково внесених сум; показник в графі 5 повинен дорівнювати сумі показників в графах 6-9;
- в графах 6-9 вказуються складові загальної суми продажу по відповідних групах оподаткування ПДВ;
- в графі 10 вказується сума податку на додану вартість, обчислена виходячи з показника в графі 6;
- в графі 11 вказується сума збору на обов'язкове державне пенсійне страхування, обчислена виходячи з фактичної суми продажу по товарах, до вартості яких включено збір на обов'язкове державне пенсійне страхування згідно з чинним законодавством;
- в графі 12 вказується загальна сума готівки, видана споживачам, яка може складатись з таких сум:
- за товар, що його повернули;
- за попередньо оплачену, але неотриману чи виконану незадовільно послугу;
- сум, виданих при зустрічних розрахунках (приймання тари, закупівля сировини, видача коштів за заставу тощо);
- видача готівки при коригуванні розрахунків;
- помилково введених сум (при помилковому введенні суми продажу з наступним закриттям чека слід виконати операцію "службова видача готівки");
- в графі 13 записується залишок готівки в скриньці ЕККА (на робочому місці касира) після виконання обнулюючого звіту; якщо готівкові кошти передаються, наприклад, до каси підприємства чи у тимчасове місце зберігання, перед виконанням обнулюючого звіту слід виконати операцію "службова видача готівки".
По закінченні місяця можна заповнювати підсумковий рядок.
2. Заповнення граф звіту про використання ЕККА
Звіт про використання ЕККА заповнюється в розрізі всіх ЕККА, що зареєстровані суб'єктом підприємницької діяльності. У послідовні графи звіту записуються такі дані:
- в графі 1 вказується модель ЕККА з уточненням модифікації (наприклад, ЕРА 101.08, MINI-500.02 МЕ) та реєстраційний номер ЕККА;
- в графах 2 і 4 записується математична сума показників по загальній сумі продажу всіх виконаних за звітний місяць звітів з обнуленням інформації в оперативній пам'яті; цю суму можна отримати шляхом виконання періодичного звіту ЕККА за звітний місяць;
- в графі 3 записується "0";
- в графах 2 і 3 можна записувати значення показників фіскальної пам'яті накопичуючим підсумком, починаючи з першого дня експлуатації ЕККА; у цьому разі показник в графі 4 повинен дорівнювати математичній різниці показників в графах 2 і 3;
- в графі 5 вказується математична сума показників, записаних в графі 12 журналу використання ЕККА, за звітний місяць, тобто загальна сума коштів, виданих споживачам з реєстрацією цієї видачі через ЕККА, а також підсумок помилково введених сум;
- в графі 6 вказується фактична загальна сума продажу (наданих послуг) за місяць; показник в графі 6 повинен дорівнювати математичній сумі показників за відповідний період, записаних в графі 5 журналу використання ЕККА; показник в графі 6 звіту повинен дорівнювати сумі показників в графах 7-10 звіту;
- в графах 7-10 вказуються складові загальної суми продажу за місяць по відповідних групах оподаткування ПДВ; показники в графах 7-10 звіту повинні дорівнювати математичній сумі показників за звітний місяць, записаних у відповідних графах журналу використання ЕККА;
- в графі 11 вказується сума податку на додану вартість за звітний місяць, обчислена виходячи з показника в графі 7;
- в графі 12 вказується сума збору на обов'язкове державне пенсійне страхування, обчислена виходячи з фактичної місячної суми продажу по товарах, до вартості яких включено збір на обов'язкове державне пенсійне страхування згідно з чинним законодавством;
- в графі 13 вказується сума готівки, інкасована за звітний місяць у фінансово-кредитну установу; якщо немає можливості виділити окремо інкасовані суми по кожному ЕККА, показник в графі 13 повинен дорівнювати загальній сумі готівки, інкасованої суб'єктом підприємницької діяльності за місяць, та записується в рядку "Усього за місяць по організації";
- в останньому рядку звіту про використання ЕККА вказуються підсумки показників по графах 4-13.
3. Заповнення граф журналу використання електронного контрольно-касового апарата і звіту про використання ЕККА при проведенні розрахунків в іноземній валюті
Суб'єкти підприємницької діяльності, які згідно з чинним законодавством можуть проводити розрахунки за готівку в іноземній валюті, повинні заповнювати графи журналу використання електронного контрольно-касового апарата в гривнях шляхом переведення сум в іноземній валюті у гривні за курсом Нацбанку на день зняття обнулюючого звіту (отримання виручки).
В графах 2-4 звіту про використання ЕККА проставляються прочерки; графи 5-12 заповнюються у гривнях, показники в цих графах обчислюються як математичні підсумки відповідних граф журналу використання електронного контрольно-касового апарата за звітний період; в графі 13 заповнюється рядок "Усього за місяць по організації", де вказуються інкасовані за звітний місяць суми по кожному виду валюти окремо, включаючи гривні.
4. Заповнення граф журналу використання електронного контрольно-касового апарата і звіту про використання ЕККА в пунктах обміну валюти
Заповнення граф розділу журналу використання електронного контрольно-касового апарата "Щоденні записи показників ЕККА" в пунктах обміну валюти здійснюється таким чином:
- за кожний робочий день заповнюється сукупність рядків у кількості, що на одиницю більше кількості валют, по яких протягом робочого дня проводились операції купівлі/продажу; по кожному виду валюти заповнюється один рядок, останній рядок денного запису призначений для деяких показників у гривнях;
- в графі 1 вказується дата щоденного запису; ця дата повинна дорівнювати даті останнього щоденного звіту з обнуленням, показники якого вписуються до журналу;
- в графі 2 проставляється номер щоденного звіту з обнуленням інформації в оперативній пам'яті;
- якщо протягом робочого дня було виконано декілька звітів з обнуленням, до графи 2 вписуються номери всіх звітів з обнуленням за робочий день; допускається також заповнення окремої групи рядків по кожному обнулюючому звіту;
- в графі 3 вказується по кожному виду валюти та по гривнях сума готівки, що була внесена до скриньки ЕККА (на робоче місце касира) з джерел суб'єкта підприємницької діяльності: з каси підприємства, з місця тимчасового зберігання готівкових коштів (сейф), з розрахункового рахунка в банку, з іншого ЕККА тощо, - разом з сумами залишків готівки з попереднього дня;
- в графі 4 вказуються по всіх рядках суми готівки, що були видані зі скриньки ЕККА (з робочого місця касира) та залишились у власності суб'єкта підприємницької діяльності: в касі підприємства, у місці тимчасового зберігання готівкових коштів, в іншому ЕККА - або інкасовані на розрахунковий рахунок до банку тощо;
- в графі 5 вказується по кожному виду валюти фактична загальна сума купленої за робочий день валютної готівки, тобто сума купленої валюти за показниками обнулюючого звіту з вирахуванням помилково внесених сум; останній рядок не заповнюється;
- в графі 6 вказується по кожному виду валюти фактична загальна сума проданої за робочий день валютної готівки, тобто сума проданої валюти за показниками обнулюючого звіту з вирахуванням помилково внесених сум; останній рядок не заповнюється;
- в графах 7 і 8 вказуються то кожному виду валюти загальні суми, відповідно, купленої та проданої за робочий день валютної готівки у гривневому вимірі, обчислені на підставі показників в графах 5 і 6 з використанням діючого протягом робочого дня курсу купівлі/продажу; в останньому рядку граф 7 і 8 записуються підсумки показників цих граф по всіх видах валюти;
- в графі 9 в кожному рядку записується назва валюти, показники по якій внесені до рядка;
- показник в останньому рядку графи 10 повинен дорівнювати математичній різниці між загальною сумою купленої та загальною сумою проданої валютної готівки у гривневому вимірі, тобто математичній різниці сум, записаних в цьому ж рядку в графах 7 і 8; рядки по видах валюти в цій графі не заповнюються;
- в графі 11 вказується сума збору на обов'язкове державне пенсійне страхування в гривнях по кожному виду валюти окремо, а в останньому рядку - підсумок по всіх видах валюти;
- в графі 12 записуються по кожному виду валюти помилково введені суми (при помилковому введенні суми продажу/купівлі з наступним закриттям чека слід виконати операцію "службова видача готівки"); останній рядок не заповнюється;
- в графі 13 записуються залишки готівки в скриньці ЕККА (на робочому місці касира) після виконання обнулюючого звіту по кожному виду валюти та по гривнях; якщо готівкові кошти передаються, наприклад, до каси підприємства чи у тимчасове місце зберігання, перед виконанням обнулюючого звіту слід виконати операцію "службова видача готівки".
Звіт про використання ЕККА заповнюється в розрізі всіх ЕККА, що зареєстровані суб'єктом підприємницької діяльності. У послідовні графи звіту записуються такі у такому порядку:
- по кожному ЕККА заповнюється сукупність рядків у кількості, що на одиницю більше кількості валют, по яких протягом місяця проводились операції купівлі/продажу; по кожному виду валюти заповнюється один рядок, останній рядок запису по окремому ЕККА призначений для деяких показників у гривнях;
- в графі 1 вказується модель ЕККА з уточненням її модифікації (наприклад, ЕРА 101.08, MINI-500.02 МЕ) та реєстраційний номер ЕККА;
- в графах 2-7 звіту проставляються прочерки;
- в графі 8 вказується по кожному виду валюти фактична загальна сума купленої за місяць валютної готівки у гривневому вимірі, обчислена з урахуванням курсу купівлі за кожний робочий день: ця сума по кожному виду валюти повинна дорівнювати підсумку за місяць щоденних показників в графі 7 журналу використання ЕККА по відповідному виду валюти;
- в графі 9 вказується по кожному виду валюти фактична загальна сума проданої за місяць валютної готівки у гривневому вимірі, обчислена з урахуванням курсу продажу за кожний робочий день; ця сума по кожному виду валюти повинна дорівнювати підсумку за місяць щоденних показників в графі 8 журналу використання ЕККА по відповідному виду валюти;
- в останньому рядку граф 8 і 9 по кожному ЕККА записуються підсумки показників цих граф по всіх видах валюти;
- в графі 10 в кожному рядку записується назва валюти, показники по якій внесені до рядка; в останньому рядку записується назва "грн";
- показник в останньому рядку графи 11 повинен дорівнювати математичній різниці між загальною сумою купленої та загальною сумою проданої валютної готівки у гривневому вимірі, тобто математичній різниці сум, записаних в цьому ж рядку в графах 8 і 9; рядки по видах валюти в цій графі не заповнюються;
- в останньому рядку графи 12 вказується сума збору на обов'язкове державне пенсійне страхування в гривнях по всіх видах валюти; рядки по окремих видах валюти не заповнюються;
- в графі 13 вказується по кожному виду валюти сума готівки, інкасована за звітний місяць у фінансово-кредитну установу; якщо немає можливості виділити окремо інкасовані суми по кожному ЕККА, показники в графі 13 повинні дорівнювати загальним сумам готівки по кожному виду валюти, інкасованим суб'єктом підприємницької діяльності за місяць, та записуються в рядках "Усього за місяць по організації";
- в останніх рядках звіту про використання ЕККА записуються підсумки показників у графах 8-13 по кожному виду валюти та по рядках "грн".
5. Програмування найменувань товарів (послуг) в ЕККА (доповнення до листа ДПА України від 8 квітня 1998 року N 5364/7/13-3117 про програмування кількості, найменування та ціни товару)
3гідно з п.6.8 Положення про порядок реєстрації і застосування електронних контрольно-касових апаратів при розрахунках готівкою у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг в редакції, затвердженій наказом Державної податкової адміністрації України від 31.12.98 р. N 660 та зареєстрованій в Міністерстві юстиції України 02.03.99 р. за N 131/3424 (далі - Положення), власник ЕККА повинен забезпечити, зокрема, застосування режиму програмування найменувань (найменування повинні відрізнятися між собою та відображати назву товару або послуги) у межах технічних можливостей ЕККА.
Найменування товару (повне або скорочене) обов'язково повинно однозначно відображати споживчі ознаки конкретного товару і мати вигляд, що не допускає тлумачень. Наприклад, "канцтовари" - недопустиме найменування, воно означає не товар, а цілу групу; скорочення "гор." недопустиме, тому що може бути прочитане як "горіхи", "горошок", "горілка" і таке інше.
Для забезпечення унікальності назви товару в межах сукупності запрограмованих товарів доцільно використовувати складову частину найменування товару, яка присвоєна тільки цьому товару та відрізняє його від аналогічного іншого товару. Однак у чималої групи товарів найменування мають загальний вигляд і не можуть мати додаткової частини назви, яка б робила найменування унікальним: костюм жіночий (чоловічий), шкарпетки, чоботи, хустка, тарілка, виделка, гудзики тощо.
ДПА України вважає доцільним в такій ситуації ідентифікувати товар його кодом, що друкується поряд з найменуванням (можливо, у двох рядках касового чека) та є невід'ємною частиною його назви. Такий код має бути унікальним у межах локальної системи обліку власника ЕККА, ідентифікувати саме той товар, до назви якого його впроваджено, бути задіяним у документо-обігу власника таким чином, щоб можна було простежити весь шлях товару від реєстрації у прибуткових документах до відображення його реалізації на касовому чеку та контрольній стрічці касового апарата.
Наприклад, кава в зернах "Нескафе" (скорочене найменування "кава_зерн_нкф") може бути у різній упаковці, різних сортів, різного способу обсмаження зерен. Це найменування за наявності певного асортименту зазначеного товару не може бути унікальним, тому на чеку назва може супроводжуватись різними кодами, що роблять найменування унікальним:
644217 "кава_зерн_нкф> - кава в зернах обсмажених;
644218 "кава_зерн_нкф" - кава в зернах не обсмажених;
644219 "кава_зерн_нкф" - кава в зернах в подарунковій упаковці.
Такий підхід до програмування найменувань товарів тим більше актуальний, що з 1 січня 2000 року на підприємствах-виробниках та в торгівлі впроваджується штрихове кодування товарів, завдяки якому можна застосовувати прогресивні технології обліку руху товарів і готівки, автоматизувати операції розрахунків зі споживачами.
У будь якому випадку спосіб відображення найменування товару на касовому чеку при програмуванні товарів (скорочення повної назви з ім'ям власним включно, відображення загальної частини назви у поєднанні з унікальним кодом) повинен обиратись власником ЕККА.
При наданні послуг, особливо таких, що мають характер індивідуального замовлення, іноді виникають труднощі з визначенням постійних складових частин плати за послугу, вартість яких можна запрограмувати в деяких умовних одиницях виміру та надалі обчислювати пропорційно до визначеної одиниці виміру. Наприклад, при індивідуальному пошитті одягу, крім вартості пошиття окремого виду одягу, плати за тканину, гудзики, є ще індивідуальні особливості фасону, додатки оформлення на окреме замовлення клієнта і т.і.
В цьому випадку програмування та реєстрацію розрахунків через фіксовані товарні позиції слід використовувати для тих складових частин послуги (видів послуг), які підлягають пропорційному обчисленню відносно одиниці виміру. Плата за послуги, які мають індивідуальний, разовий характер, може реєструватись через ЕККА з використанням режиму роботи по товарних групах (відділах). Це стосується також, наприклад, плати за комунальні послуги при наявності пільг, субсидій,' при частковій кредитній оплаті чи поетапному погашенню боргу за послуги та інших подібних ситуацій.
6. Порядок обліку ремонтів ЕККА
3гідно з розділом 4 Положення розпломбування ЕККА для здійснення ремонту проводиться представником сервісної організації, акт реєстрації ремонту складається у двох примірниках - для сервісної організації та для власника касового апарата. Після ремонту уповноваженим працівником державної податкової інспекції здійснюється переопломбування ЕККА, при цьому необхідно складати акт опломбування у двох примірниках - для власника ЕККА та для ДПІ.
Таким чином, в ДПІ не залишається повної інформації про ремонт касового апарата, а саме - про тривалість ремонту, характер несправності. Проте накопичення зазначених даних має значення при відборі платників податків для перевірок, визначення надійності різних моделей ЕККА, вирішення питання про відповідність моделі ЕККА Технічним вимогам до електронних контрольно-касових апаратів, правомірності включення моделі ЕККА до Державного реєстру електронних контрольно-касових апаратів і комп'ютерних систем.
Враховуючи викладене вище, з 1 серпня 1999 року запроваджується облік ремонтів в журналі обліку ремонтів ЕККА, який повинен вести уповноважений працівник ДПІ, що здійснює переопломбування касових апаратів після ремонту. До журналу обліку ремонтів ЕККА слід заносити такі дані:
- назву суб'єкта;
- адресу господарської одиниці, де використовується ЕККА;
- модель ЕККА;
- заводський номер апарата;
- дату і час виходу касового апарата з ладу;
- характер несправності;
- дату та відмітку про переопломбування;
- прізвище і підпис інспектора, що здійснив переопломбування;
- у разі встановлення в господарській одиниці на час ремонту ЕККА обмінного фонду - модель і заводський номер касового апарата обмінного фонду.
Журнал обліку ремонтів повинен вестись в електронному вигляді, зазначені дані необхідно вносити через АРМ "Касові апарати" в режимі коригування картки ЕККА (дата та відмітка про опломбування, номер пломбувальника, прізвище інспектора) і в режимі коригування або введення даних до картки ремонту ЕККА (дата і час виходу з ладу, характер несправності, модель і заводський номер касового апарата обмінного фонду).
Паперова копія журналу обліку ремонтів формуватиметься після розробки та доповнення АРМ "Касові апарати" відповідними функціями для виводу друкованих форм. До впровадження цієї функції облік ремонтів можна вести тільки в електронному вигляді.
Начальник Головного управління М.Романів "Галицькі Контракти", N 34/99