Щодо надання документів під час проведення документальної планової виїзної перевірки

Державна податкова служба України за результатами розгляду звернення товариства з обмеженою відповідальністю '...' (далі - товариство) '...' про надання індивідуальної податкової консультації (далі - звернення) щодо надання документів під час проведення документальної планової виїзної перевірки, керуючись статтею 52 глави 3 розділу ІІ Податкового кодексу України (далі - Кодекс), в межах компетенції повідомляє таке.

У своєму зверненні товариство інформує, що відповідно до наказу ГУ ДПС у м. Києві '...' ГУ ДПС у м. Києві з '...' проводиться документальна планова виїзна перевірка товариства.

'...' мала місце подія щодо викрадення фінансово-господарської документації, жорстких дисків та флеш-накопичувачів товариства з транспортного засобу керівника товариства '...' за період з '...' по '...'. До звернення долучено витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань (номер кримінального провадження: '...', дата реєстрації провадження: '...'). Також у зверненні зазначено, що станом на '...' товариством та його керівництвом вчиняються всі можливі дії щодо відновлення втрачених документів та інформації.

Враховуючи викладене вище, платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з такого питання:

"Чи буде вважатися порушенням пункту 85.2 статті 85 Кодексу надання контролюючому органу після початку проведення перевірки копій фінансово-господарської документації товариства, які будуть зроблені з копій документів із проставленням відмітки "з оригіналом згідно"?".

Статтями 6 та 19 Конституції України передбачено, що органи законодавчої, виконавчої та судової влади здійснюють свої повноваження у встановлених цією Конституцією межах і відповідно до законів України. Органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи діють у межах повноважень та у спосіб, що визначені Конституцією та законами України.

Пунктом 85.2 статті 85 Кодексу передбачено, що платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки.

Відповідно до абзаців першого та другого пункту 44.1 статті 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.

Згідно з пунктом 44.3 статті 44 Кодексу платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених пунктом 44.1 статті 44 Кодексу, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків.

Строки зберігання документів та інформації, визначені пунктом 44.3 статті 44 Кодексу, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої Кодексом, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання - з передбаченого Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - з дня завершення строку їх дії).

Передбачені пунктом 44.3 статті 44 Кодексу строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 статті 102 Кодексу.

Згідно з пунктом 44.5 статті 44 Кодексу у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пунктах 44.1 і 44.3 цієї статті, платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, що підтверджують настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень.

Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

У разі надання платником податків у порядку та строки, визначені абзацом першим цього підпункту, повідомлення та неможливості проведення перевірки платника податків у зв'язку з втратою, пошкодженням або достроковим знищенням платником податків документів строки проведення таких перевірок (крім перевірок, визначених статтею 200 Кодексу) переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених цим підпунктом строків, але на строк не більше ніж 120 днів.

У разі невідновлення документів, зазначених у пунктах 44.1 і 44.3 статті 44 Кодексу, або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання платником податків права на їх відновлення у порядку, передбаченому цим пунктом, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

Відповідно до пункту 44.6 статті 44 Кодексу, у разі якщо до закінчення перевірки або у терміни, визначені в пункті 86.7 статті 86 Кодексу, платник податків не надає посадовим особам контролюючого органу, які проводять перевірку, документи (незалежно від причин такого ненадання, крім випадків виїмки документів або іншого вилучення правоохоронними органами), що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності.

Якщо платник податків після закінчення перевірки та до прийняття рішення контролюючим органом за результатами такої перевірки надає в порядку пункту 86.7 статті 86 Кодексу документи, що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, не надані під час перевірки, такі документи повинні бути враховані контролюючим органом під час розгляду ним питання про прийняття рішення.

Стосовно надання копій документів при проведенні перевірок слід зазначити, що відповідно до пункту 85.4 статті 84 Кодексу посадові (службові) особи контролюючого органу мають право отримувати у платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).

Разом з цим з 01.09.2021 юридичним особам необхідно оформлювати службові документи згідно з Національним стандартом ДСТУ 4163:2020 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", прийнятим наказом Державного підприємства "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості" від 01.07.2020 №144 (далі - ДСТУ 4163:2020).

Відповідно до пункту 5.26 ДСТУ 4163:2020 відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів: слів "Згідно з оригіналом" (без лапок), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.

У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчують відбитком печатки юридичної особи, структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) юридичної особи або печатки "Для копій".

Відмітку про засвідчення копії документа проставляють нижче реквізиту "Підпис" на лицьовому боці останнього аркуша копії документа.

Крім того, відповідно до пунктів 1 - 5 глави 11 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 №1000/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за №736/27181, (далі - Правила), встановлено таке.

Порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів визначається інструкцією з діловодства установи.

Установа має право засвідчувати копії документів, що створюються в ній, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.

Копії документів інших установ можуть виготовлятися і засвідчуватися установою в таких випадках:

на вимогу судових та інших правоохоронних органів;

для внутрішнього використання в установі (під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою).

Також згідно з пунктами 6 - 8 глави 11 розділу ІІ Правил встановлено:

копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину;

не допускається виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями;

копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.

Напис про засвідчення копії документа складається зі слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа "Підпис".

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватись виключно платником податків, якому надано таку консультацію (пункт 52.2 статті 52 глави 3 розділу ІІ Кодексу).