Про затвердження складу Експертної комісії з проведення експертизи цінності документів, положень про Експертну комісію з проведення експертизи цінності документів та про архів апарату Міністерства надзвичайних ситуацій України

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" , Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. № 1004, Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації , затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 17.12.2007 № 183 (зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11.01.2008 за № 13/14704), Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації , затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 (зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 10.02.2012 за № 202/20515), з метою своєчасної організації підготовки та проведення експертизи цінності документів, їх відбору і підготовки для передачі на державне зберігання до Центрального державного архіву вищих органів влади України та у зв'язку із проведеними організаційно-штатними і кадровими змінами

1. Затвердити склад Експертної комісії з проведення експертизи цінності документів Міністерства надзвичайних ситуацій України (додаток 1).

2. Затвердити Положення про Експертну комісію з проведення експертизи цінності документів Міністерства надзвичайних ситуацій України , погоджене з Центральним державним архівом вищих органів влади України, протокол № 4 від 5 квітня 2012 року (додаток 2).

3. Затвердити Положення про архів апарату Міністерства надзвичайних ситуацій України, погоджене з Центральним державним архівом вищих органів влади України, протокол № 4 від 5 квітня 2012 року (додаток 3).

4. Визнати такими, що втратили чинність, накази МНС України від 17.11.2009 № 758 "Про затвердження нормативних документів стосовно архівної справи у Міністерстві", від 07.04.2011 № 347 "Про затвердження складу експертної комісії МНС з проведення експертизи цінності документів" та від 07.03.2012 № 573 "Про внесення змін до наказу МНС України від 07.04.2011 № 347 "Про затвердження складу експертної комісії МНС з проведення експертизи цінності документів".

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Сиротіна В.Г.

1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. № 1004, Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації , затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 17.12.2007 № 183, зареєстрованого в Мін'юсті 11.01.2008 за № 13/14704, Міністерство надзвичайних ситуацій України утворює експертну комісію (далі - ЕК) для організації та проведення попередньої експертизи цінності документів, пов'язаних із внесенням їх до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або вилученням документів з нього і поданням результатів експертизи цінності документів на розгляд експертно-перевірної комісії Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України (далі - ЕПК ЦДАВО).

2. ЕК є постійно діючим дорадчим органом МНС України. Рішення ЕК затверджується Міністром, після чого стають обов'язковими для виконання структурними підрозділами Міністерства.

3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією України і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами, наказами Державної архівної служби України та цим Положенням.

4. До складу ЕК, який затверджується наказом Міністерства, включаються директор Департаменту організаційно-контрольної роботи, начальник відділу документального забезпечення, посадова особа, відповідальна за архів апарату Міністерства, досвідчені працівники структурних підрозділів апарату Міністерства, фахівець з архівної справи Центрального державного архіву вищих органів влади і управління (за згодою).

Головою ЕК призначається, як правило, заступник Міністра - керівник апарату, а секретарем - посадова особа, яка відповідає за архів.

5. Секретар за рішенням голови забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома структурних підрозділів та окремих осіб рішення ЕК, здійснює облік і звітність про проведену роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її зберігання.

6. ЕК працює відповідно до річного плану, затвердженого головою ЕК, та звітує перед ним про проведену роботу.

7. Завданням ЕК є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві Міністерства.

8. ЕК МНС України розглядає та приймає рішення про схвалення і подання на розгляд до ЕПК ЦДАВО України таких документів:

описів справ постійного зберігання, внесених до Національного архівного фонду;

описів справ з особового складу;

номенклатури справ;

інструкції з діловодства;

положення про ЕК та архів апарату МНС України;

анотовані переліки унікальних документів НАФ;

актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

зведеної номенклатури справ Міністерства;

актів про вилучення документів з НАФ.

9. Для виконання покладених на ЕК завдань їй надається право:

контролювати дотримання структурними підрозділами Міністерства, окремими працівниками, відповідальними за організацію документів у діловодстві, архівних вимог щодо розроблення номенклатур справ, формування справ, експертизи цінності документів, упорядкування та оформлення документів;

вимагати від керівників структурних підрозділів МНС України розшуку відсутніх документів НАФ, документів тривалого зберігання, у тому числі документів з особового складу, та письмових пояснень у випадках втрати цих документів;

одержувати від структурних підрозділів Міністерства відомості та пропозиції, необхідні для визначення культурної цінності документів та строків їх зберігання;

заслуховувати на засіданнях інформацію керівника діловодної служби та особи, відповідальної за архів апарату Міністерства, про якість оформлення документів і формування справ у діловодстві, стан обліку та збереженості документів НАФ та документів тривалого (понад 10 років) зберігання;

запрошувати на засідання консультантів та фахових експертів структурних підрозділів МНС України, а у разі необхідності - працівників ЦДАВО;

інформувати керівництво Міністерства з питань, що входять до компетенції ЕК.

10. Засідання ЕК проводиться за необхідністю, але не рідше ніж один раз на рік і вважаються правомочними, якщо на них присутні не менше як дві третини складу її членів.

11. Рішення ЕК приймається більшістю голосів ЕК, присутніх на засіданні членів, оформляється протоколом, який підписується головою (або його заступником) і секретарем ЕК, та набирають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК Міністром.

1. Згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та Типовим положенням про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації , затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5, зареєстрованим у Мін'юсті 10.02.2012 за № 202/20515, у Міністерстві надзвичайних ситуацій України (далі - МНС України) діє архів апарату Міністерства (далі - архів) для тимчасового зберігання архівних документів, закінчених у діловодстві, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

2. Архів входить до складу відділу документального забезпечення Департаменту організаційно-контрольної роботи апарату Міністерства.

3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням.

З питань організації та методики ведення архівної справи і діловодства архів керується наказами Державної архівної служби України.

Положення про архів апарату Міністерства, що є джерелом формування Національного архівного фонду, погоджується Експертно-перевірною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО України).

4. Архів апарату Міністерства працює за планом роботи (річним).

5. Службові обов'язки посадової особи, відповідальної за архів, визначаються її посадовою інструкцією.

6. Основним завданням архіву є:

приймання від самостійних структурних підрозділів Міністерства та зберігання архівних документів з різними видами носіїв інформації;

контроль разом із відділом документального забезпечення за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах Міністерства;

участь у складанні та схваленні зведеної номенклатури справ Міністерства, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій , затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами) (далі - Правила), ЦДАВО України;

проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд Експертної комісії Міністерства проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, що не віднесені до НАФ;

створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил ;

підготовка, передавання та транспортування (за рахунок організації) документів НАФ до ЦДАВО України на постійне зберігання;

участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників Міністерства, які відповідають за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:

вимагати від самостійних структурних підрозділів апарату Міністерства передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

повертати самостійним структурним підрозділам апарату Міністерства на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

надавати самостійним структурним підрозділам апарату Міністерства рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

запитувати від самостійних структурних підрозділів апарату Міністерства відомості, необхідні для роботи;

інформувати керівництво Міністерства про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в Міністерстві, та у семінарах за межами організації у разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. Відповідальною посадовою особою за архів апарату Міністерства призначається особа з повною вищою освітою відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст) і стажем роботи за фахом не менше двох років. Посадова особа, відповідальна за архів апарату Міністерства, призначається на посаду і звільняється з посади заступником Міністра - керівником апарату.

Порядок взаємодії архіву із самостійними структурними підрозділами апарату Міністерства визначається заступником Міністра - керівником апарату.

Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є посадова особа, відповідальна за архів.

9. До складу документів архіву входять:

документи з паперовою основою, внесені до НАФ, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені самостійними структурними підрозділами апарату Міністерства, та документи з особового складу;

науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені Міністерством або одержані ним на законних підставах;

фонди особового походження працівників Міністерства, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;

документи з різними видами матеріальних носіїв інформації організацій-попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;

друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву апарату Міністерства;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві апарату Міністерства окремо.

10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані від самостійних структурних підрозділів апарату Міністерства до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами .

Науково-технічна документація передається до архіву апарату Міністерства у порядку, встановленому державними стандартами України.

Аудіовізуальні документи передаються до архіву апарату Міністерства одразу після завершення їх виробництва.

11. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів НАФ в архіві апарату Міністерства:

для документів Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого адміністративного суду України, Вищого господарського суду України, Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії України, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та центральних установ і безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 15 років;

для документів Верховної Ради Автономної Республіки Крим і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, господарських судів Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, окружних адміністративних судів, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим, апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, апеляційних адміністративних судів, які утворюються в апеляційних округах, апеляційних господарських судів, прокуратури Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, Військової прокуратури ВМС України, військових прокуратур регіонів, територіальних органів центральних органів виконавчої влади - 10 років;

для документів районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, районних, районних у містах, міських, міськрайонних судів, районних, районних у містах, міських, міськрайонних прокуратур, військових прокуратур гарнізонів, а також сільськогосподарських підприємств - 5 років;

для записів актів цивільного стану, записів нотаріальних дій і судових справ, документів з особового складу, господарських книг, документів з приватизації житлового фонду - 75 років;

для документів з особового складу - 75 років;

для науково-технічної документації - 25 років;

для аудіовізуальних документів - 1 рік після закінчення їх виробництва або виходу в світ;

для електронних документів - 3 роки.