Щодо можливості та правомірності використання факсиміле як реквізиту первинного документа

Державна фіскальна служба України розглянула лист щодо можливості та правомірності використання факсиміле як реквізиту первинного документа та, керуючись статтею 52 Податкового кодексу України, повідомляє.

Відповідно до частини 1 статті 207 Цивільного кодексу України (далі - ЦКУ) правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах, у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони.

Приписами частини 3 статті 207 ЦКУ передбачено, що використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Відповідно до пункту 44.1 статті 44 Податкового кодексу України (далі - Кодекс) для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Також відповідно до статті 1 Закону України від 16 липня 1999 року N 996 "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (далі - Закон N 996) первинний документ - це документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.

Первинні облікові документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (частина друга статті 9 Закону N 996).

Разом з тим регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної фінансової політики, який затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (частина друга статті 6 Закону N 996). Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. N 88 затверджено Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку ( зареєстровано в Міністерстві юстиції України 05.06.1995 р. за N 168/704), яке встановлює порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету.

Згідно з підпунктами 2.1, 2.2 та 2.5 пункту 2 цього Положення первинні документи - це документи, створені у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Господарські операції - це факти підприємницької та іншої діяльності, що впливають на стан майна, капіталу, зобов'язань і фінансових результатів.

Первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення.

Документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою.

Таким чином, використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів є можливим за письмовою угодою сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога їх власноручних підписів, при здійсненні господарських операцій між суб’єктами господарювання.

Податковим законодавством не передбачено права платників податків на застосовування факсиміле при підписанні податкових декларацій та/або розрахунків, а податкова звітність, складена з порушенням норм статті 48 Кодексу, не вважається податковою звітністю, крім випадків, встановлених пунктом 46.4 статті 46 Кодексу.

Аналогічна позиція стосовно використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів зазначена в листах Державної фіскальної служби України від 28.12.2015 р. N 27862/6/99-95-42-03-15 та від 11.02.2016 р. N 2895/6/99-95-42-01-15.