18.9. Особисті справи, особисті картки, особові рахунки членів Комісії, працівників Секретаріату формуються в окремі справи в алфавітному порядку.
18.10. Планова і звітна документація підшивається до справи того року, до якого вона відноситься, незалежно від дати упорядкування цих документів.
18.11. До справи з листуванням документи підшиваються в хронологічному порядку виконання, при цьому вихідний (відповідний) документ міститься після вхідного (ініціативного). При поновленні листування з питання, що почалося попереднього року, документи вносяться до справи поточного року і вказується індекс тієї справи за номенклатурою справ попереднього року, у якій зберігаються попередні документи з цього питання.
18.12. Звернення громадян і документи щодо їх розгляду формуються у справи окремо від листування з інших питань в юридичному управлінні.
Кожне звернення і всі документи щодо його розгляду складають у справі самостійну групу і систематизуються в алфавітному порядку прізвищ авторів звернень.
19. Експертиза цінності документів
19.1. Експертиза цінності документів проводиться для встановлення наукової, історичної і практичної значущості документів, вироблених у процесі діяльності Комісії, та з метою відбору їх для подальшого зберігання або знищення.
19.2. Для організації і проведення експертизи цінності документів розпорядженням Голови Комісії створюється постійно діюча експертна комісія. До її повноважень входить також розгляд і схвалення Зведеної номенклатури справ Комісії.
19.3. У своїй роботі експертна комісія керується Положенням про експертну комісію.
19.4. Експертиза історичної цінності документів здійснюється шляхом поаркушного перегляду справ. Не допускається відбір документів для збереження або знищення лише на підставі заголовків справ.
За результатами експертизи цінності документів складаються описи на справи постійного і тривалого (понад 15 років) терміну зберігання й акти про вилучення справ і документів для знищення.
19.5. Документи, що втратили практичне значення і такі, що не мають історичної, наукової або іншої цінності, після закінчення встановлених термінів зберігання підлягають знищенню. Акти щодо вилучення справ і документів для знищення розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ.
До затвердження таких актів знищення справ і документів забороняється.
19.6. Чернетки і рукописи документів, що готувалися, копії інформаційних та інших матеріалів, що не увійшли до Зведеної номенклатури справ, за непотрібністю можуть бути знищені без складення акта.
20. Оформлення справ
20.1. Справи, що підлягають передачі на зберігання до архіву Комісії, повинні бути відповідним чином оформлені.
Оформлення справи складається із визначення назви справи відповідно до Зведеної номенклатури справ, винесеної на обкладинку справи, упорядкування справи, проведення внутрішнього опису, нумерації аркушів, оформлення засвідчувального аркуша.
20.2. Перед формуванням справи і її підшивкою перевіряється правильність оформлення документів, наявність підписів відповідних осіб, віз, відміток про реєстрацію і виконання, а також додатків.
Підшивка робиться таким чином, щоб можна було вільно читати текст документа, візи і резолюції.
20.3. Обкладинка справи оформляється у відповідності з установленими зразками (додаток 17*). На обкладинку переносяться відомості відповідно до Зведеної номенклатури справ з уточненнями, що відбивають фактичний склад розміщених у справі документів.
Усі написи на обкладинці робляться розбірливо, без скорочень.
20.4. Нумерація аркушів робиться чорним графічним олівцем у правій верхній частині аркуша документа.
20.5. У справах постійного і тривалого терміну зберігання на початку справи розміщується внутрішній опис, що містить зведення про документ або групу документів з одного питання (додаток 18*).
20.6. У кінці справи підшивається засвідчувальний аркуш, у якому вказується цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів, а також обумовлюються особливості нумерації аркушів і фізичного стану справи (додаток 19*).
Засвідчувальний аркуш складається працівником, відповідальним за ведення діловодства у структурному підрозділі Секретаріату.
20.7. Документи тимчасового терміну зберігання зберігаються в папках (швидкозшивачах) різного типу.
21. Упорядкування й оформлення опису справ
21.1. У кінці року на всі завершені й оформлені справи постійного і тривалого термінів зберігання складаються описи справ за встановленою формою не менше ніж у двох примірниках (додатки 20*, 21*).
21.2. Описи справ складаються працівниками, відповідальними за ведення діловодства у структурних підрозділах Секретаріату, за методичною допомогою управління документального забезпечення Секретаріату.
Описи складаються окремо на справи постійного терміну зберігання, справи тривалого терміну зберігання, справи особового складу.
21.3. До опису справ структурного підрозділу Секретаріату вносяться заголовки всіх справ відповідно до номенклатури справ.
У кінці опису складається підсумковий запис про кількість внесених до опису справ. Опис підписується працівником, відповідальним за діловодство у підрозділі, та керівником структурного підрозділу Секретаріату і затверджується керівником Секретаріату.
21.4. На підставі опису справ структурних підрозділів Секретаріату управління документального забезпечення Секретаріату складає річний розділ Зведеного опису справ Комісії.
21.5. Розділи Зведеного опису друкуються в чотирьох примірниках, розглядаються на експертній комісії і затверджуються після узгодження з Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України Головою Комісії.
22. Передача справ на збереження до архіву Комісії
22.1. Структурні підрозділи Секретаріату після дворічного терміну передають справи постійного і тривалого термінів зберігання до архіву Комісії.
22.2. Передача справ від структурних підрозділів Секретаріату до архіву Комісії здійснюється за графіком, що затверджується керівником Секретаріату.
22.3. При прийманні справ управління документального забезпечення Секретаріату перевіряє правильність їх оформлення. Виявлені недоліки повинні бути виправлені структурним підрозділом Секретаріату, що подав документи.
22.4. Передача справ здійснюється за описами, що підписуються представниками обох сторін, які беруть участь у передачі-прийманні справ. Один примірник опису зберігається в управлінні документального забезпечення Секретаріату, а другий - у структурному підрозділі Секретаріату, що передав справи.
22.5. В архіві Комісії ведеться облік справ, прийнятих на зберігання.
22.6. Справи, що знаходяться на зберіганні в архіві, можуть бути видані управлінням документального забезпечення в тимчасове користування структурному підрозділу Секретаріату на термін до одного місяця за письмовою вимогою (додаток 22*) керівника структурного підрозділу Секретаріату.
За потребою термін користування може бути продовжений з дозволу начальника управління документального забезпечення Секретаріату.
22.7. Копії, архівні довідки і витяги з документів, що зберігаються в управлінні документального забезпечення Секретаріату, видаються за письмовими запитами.
У взятих для тимчасового користування з управління документального забезпечення Секретаріату справах категорично забороняється робити будь-які позначки чи підкреслення.
22.8. Справи постійного терміну зберігання після закінчення встановленого терміну передаються управлінням документального забезпечення Секретаріату на державне зберігання до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.
23. Використання печаток і штампів
23.1. Для посвідчення достовірності документів або відповідності копій документів оригіналам у Комісії та її Секретаріаті використовуються гербові печатки, а також печатки Секретаріату Комісії, Першого відділу, управління документального забезпечення та відділу кадрів Секретаріату без зображення Державного Герба України.
Для проставлення відміток про одержання, реєстрацію, проходження і виконання документів, інших відміток довідкового характеру застосовуються мастичні штампи.
23.2. Гербова печатка призначається для засвідчення постанов, протокольних рішень Комісії, документів, що підписуються Головою Комісії, заступником Голови Комісії та головуючим на засіданні Комісії, а також проставляється на посвідченнях народних депутатів України, працівників Секретаріату, на угодах, платіжних дорученнях та інших фінансових документах.
23.3. Копії постанов Комісії, що розсилаються, засвідчуються печаткою без зображення Державного Герба України з написом: "Секретаріат Центральної виборчої комісії. Управління документального забезпечення".
При оформленні документів особового складу, відміток посвідчень про відрядження, трудових книжок проставляється печатка: "Секретаріат Центральної виборчої комісії. Відділ кадрів".
На пакетах при відправленні кореспонденції проставляється печатка "Центральна виборча комісія. Для пакетів".
23.4. Печатки проставляються на документах після їх підписання. При цьому печатка проставляється таким чином, щоб вона охоплювала частину найменування посади особи, яка підписала документ.
23.5. Гербова та інші печатки і штампи виготовляються з дозволу Голови Комісії.
23.6. Усі печатки і штампи підлягають реєстрації в Першому відділі. Видача печаток і штампів структурним підрозділам Секретаріату здійснюється Першим відділом під розпис у журналі обліку печаток і штампів.
Печатки повинні зберігатися в сейфах або металевих шафах, що надійно замикаються і опечатуються.
Перший відділ здійснює контроль за правильністю зберігання та використання печаток і штампів.
23.7. У разі втрати печатки або штампу повідомляється Перший відділ і Голова Комісії.
23.8. Непридатні і анульовані печатки та штампи здаються в Перший відділ для знищення в установленому порядку.
23.9. За збереження і належне використання печаток і штампів відповідальність покладається безпосередньо на осіб, у користуванні яких знаходяться печатки і штампи.
24. Використання бланків документів
24.1. У Комісії використовуються бланки за затвердженими Комісією зразками і виготовляються друкарським способом. На зворотному боці бланків проставляються їх порядкові облікові номери.
24.2. Бланки постанов, протокольних рішень Комісії, розпоряджень Голови Комісії та бланки "Центральна виборча комісія", "Центральна виборча комісія. Секретаріат" обліковуються в управлінні документального забезпечення і передаються для використання до відділу комп'ютерного набору та копіювання під розпис.
Бланки "Голова Центральної виборчої комісії", "Заступник Голови Центральної виборчої комісії", "Секретар Центральної виборчої комісії", "Член Центральної виборчої комісії" передаються Голові Комісії, заступнику Голови Комісії, секретарю Комісії та членам Комісії.
Облік використаних пронумерованих бланків ведеться в спеціальних журналах.
Помічники Голови, заступника Голови, секретаря і членів Комісії забезпечують облік та використання одержаних бланків за призначенням. Звіт про використані та зіпсовані бланки передаються до управління документального забезпечення Секретаріату.
24.4. Видавати чисті бланки або передавати віддруковані, непідписані і незареєстровані документи, виготовлені на бланках Комісії, особам, які не працюють у Комісії, категорично забороняється.
24.5. Контроль за використанням бланків здійснює управління документального забезпечення Секретаріату.
25. Організація діловодства в підрозділах Секретаріату
25.1. Діловодство в підрозділах Секретаріату провадиться спеціально визначеними працівниками, які несуть персональну відповідальність за збереження, а також знищення за актами документів, звернень громадян.
25.2. Виносити документи зі службових приміщень забороняється.
25.3. Основні функції та обов'язки працівників, які займаються діловодством у структурних підрозділах:
- одержання, облік та аналіз кореспонденції, що надходить у підрозділ, контроль за проходженням та виконанням документів у підрозділі;
- облік документів, підготовлених і оформлених у підрозділі, відправлення вихідної кореспонденції;
- своєчасне подання вхідної кореспонденції керівнику підрозділу, а після одержання його усної вказівки або письмової резолюції - безпосередньому виконавцю, ознайомлення працівників з розпорядчими та інформаційними документами;
- систематичне інформування керівника структурного підрозділу про стан виконання документів і доручень;
- видача працівникам справ і документів для роботи, контроль за їх поверненням та збереженням;
- довідкова робота з питань проходження документів у підрозділі;
- підготовка проекту номенклатури справ підрозділу на наступний рік, ведення і формування справ відповідно до номенклатури справ;
- участь у проведенні експертизи цінності документів, підготовка і передача справ на архівне зберігання;
- одержання в тимчасове користування архівних справ, повернення їх після закінчення терміну використання;
- ознайомлення новопризначених працівників з цією Інструкцією та іншими нормативними документами щодо ведення діловодства;
- ознайомлення працівників підрозділу з постановами, протокольними рішеннями Комісії, розпорядженнями Голови Комісії;
- подання працівникам структурного підрозділу методичної допомоги в оформленні документів;
- збереження і облік бланків документів;
- подання замовлення на виготовлення бланків.
25.4. На працівників структурних підрозділів Секретаріату покладається відповідальність за збереження документів, що в них знаходяться, та конфіденційність інформації, що в них міститься.
Службова інформація передається представникам засобів масової інформації через прес-службу Секретаріату.
25.5. Документ, долучений до справи, може бути з дозволу керівника структурного підрозділу Секретаріату тимчасово вилучений з обов'язковим вкладенням у справу картки-замінника, у якій зазначається з дозволу кого, коли і ким документ вилучено, з розпискою про одержання.
| За секретаря Центральної виборчої комісії | В.СПІВАК |
* (Додатки не наводяться).