Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві охорони навколишнього природного середовища України в новій редакції

В кінці опису робиться підсумковий запис, де зазначається (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні і пропущені номери справ).

У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством протягом року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, діловодством, зазначається: "Документи з даного питання див. також у розділі за ______ рік, N _______".

8.23. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується спеціалістом, відповідальним за постановку архівної справи і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис до його затвердження розглядається та ухвалюється ЕК.

8.24. Опис справ структурного підрозділу Міністерства складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в архів Міністерства, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис складається у трьох примірниках, оскільки один примірник опису додається як підстава до протоколу ЕК.

8.25. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ Міністерства, за яким справи передаються на зберігання до ЦДАВО України.

8.26. Зведений опис справ постійного зберігання Міністерства складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК ЦДАВО України. Для схвалення до ЕПК ЦДАВО України надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у ЦДАВО України, а решта повертається до Міністерства. Відповідно до затверджених описів Міністерство зобов'язане передавати свої справи до ЦДАВО України на державне зберігання у встановлені терміни.

8.27. Зведені описи справ тривалого зберігання складаються в двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.

Описи справ тривалого зберігання на затвердження до ЦДАВО України не надсилаються.

Описи справ з особового складу складаються за встановленою формою. Порядок заповнення граф опису та його оформлення аналогічного порядку складання опису справ постійного зберігання.

Опис справ є першим обліковим документом для індивідуального та сумарного обліку справ окремо постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Індивідуальний облік здійснюється шляхом закріплення за кожною справою окремого номера. Сумарний облік справ закріплюється у підсумковому запису до опису.

Кожна зміна загальної кількості справ в описі, пов'язана з надходженням, вибуттям, об'єднанням або розформуванням справ, позначається в підсумковому запису, наприклад:

1. "Справи з N 100 до 150 вибули в зв'язку з передаванням до Державного архіву Волинської області. Акт N 2 від 16.09.2007".

2. "До опису включено справу під N 197-а. Акт N 1 від 17.11.2007".

3. Справу N 135 розформовано під час підготовки документів до передавання на постійне зберігання. Документи справи N 135 частково включені у справу 169. Акт N 1 від 26.05.2009".

Після цього складається новий підсумковий запис до опису. У разі вибуття справ з опису в графі "Примітка" проти кожної справи, що вибула робиться позначка "вибула".

Закінчений опис справ, що складається з річних розділів, повинен мати загальний підсумковий запис. Якщо опис складається з декількох томів (частин), то підсумковий запис складається до кожного тому (частини), а до останнього тому (частини) складається загальний підсумковий запис до опису в цілому.

8.28. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого термінів зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архів Міністерства через два роки після завершення їх у діловодстві.

Передавання справ в архів Міністерства здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим Міністром.

Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів Міністерства оформляє видачу справ у тимчасове користування.

8.29. Прийом (передача) кожної справи проводиться спеціалістом, відповідальним за постановку архівної справи, в присутності працівника діловодної служби лише після здійснення експертизи їх науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого зберігання передаються в архів за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. В кінці кожного примірника опису спеціаліст, відповідальний за постановку архівної справи, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві.

8.30. Справи, що видавалися для користування впродовж минулого року, перевіряються за книгами видання справ з архівосховища (додаток 30) та актами про видання справ у тимчасове користування (додаток 19).

8.31. Справи передаються до архіву Міністерства зв'язаними належним чином.

8.32. Схоронність документів в Міністерстві забезпечується наявністю архівного підрозділу згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".

9.1. Робота діловодної служби Міністерства регламентується положенням про неї, яке відповідно затверджується Міністром.

9.2. Діяльність працівників діловодної служби Міністерства регламентується посадовими інструкціями, які розробляються на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців.

9.3. Основним завдання діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в Міністерстві на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

9.4. Відповідно до основного завдання діловодної служби:

розробляє проект інструкції з діловодства;

організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;

забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності Міністерства та підвідомчих установ, що належать до сфери його управління, для передачі на державне зберігання;

удосконалює форми і методи роботи з документами в Міністерстві та підприємствах, установах та організаціях, що належать до сфери його управління, з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;

здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах Міністерства;

завіряє печаткою документи у випадках, передбачених законодавством.

10.1. Механізація і автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в Міністерстві, засобом підвищення продуктивності праці.

10.2. Механізація і автоматизація діловодних процесів повинні здійснюватися на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.

10.3. Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.

10.4. Засоби механізації і автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.

10.5. Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема від організаційної структури апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості і змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами.

10.6. З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобігання їх простою засоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному робочому місці, слід використовувати централізовано.

10.7. Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати збирання і передачу інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її обробки у формі машинограм або відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об'єднання їх в єдину систему.

10.8. Під час впровадження нових технологій роботи з документам необхідно враховувати:

доцільність впровадження технічних засобів;

можливість придбання технічних засобів у певні терміни;

наявність придатних приміщень;

можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки та її ремонту.

10.9. Начальник діловодної служби несе відповідальність за ефективність використання механізованої і автоматизованої технології роботи з документами, здійснює перевірку знання посадовими особами технічних інструкцій для роботи з відповідною технікою.

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми і заявки про дозвіл на відрядження і відпустки.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки, заяви на відпусти, переведення, звільнення.

5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій, електронна пошта тощо.

8. Прейскуранти (копії).

9. Норми витрати матеріалів.

10. Поздоровчі листи і запрошення.

11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

12. Наукові звіти за темами.

13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

14. Форми статистичної звітності.

15. Доручення вищих органів виконавчої влади.

16. Матеріали на конкурс (окрім документів на екологічний аудит щодо отримання сертифікатів).

17. Тендерні пропозиції.

Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів, списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ).

Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

Звіти (про виробничу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо).

Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).

Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).

Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням термінів зберігання документів тощо).

Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперативних поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).

Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо).

Розцінки на здійснення робіт.

Статути державних підприємств (об'єднань).

Структура і штатна чисельність.

Форми уніфікованих документів.

Штатні розписи.

Акти (прийому, закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконаних робіт; списання; експертизи тощо).

Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

Висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України.

Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо).

Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.

Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).

Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції

Посвідчення про відрядження.

Кошториси витрат (на утримання апарату управління; на підготовку на освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).

Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).

Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями).

Протоколи (погодження планів поставок).

Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

Специфікації (виробів, продукції тощо).

Статути державних підприємств (об'єднань).

Титульні списки.

Штатні розписи.

Депутатський запит - не пізніше як у 15-денний строк з дня його одержання або інший термін, установлений Верховною Радою України.

Звернення народного депутата України - не більше як 10 днів з дня одержання.

Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд затвердження і повідомлення рішення за ними у 15-денний термін з дня одержання.

Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до 2 днів, решта документів з позначкою "терміново" - 7 робочих днів.