ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ УКРАЇНИ
НАКАЗ
21.08.2013 № 344
Про введення в експлуатацію автоматизованої системи діловодства
Відповідно до законів України "Про електронний документ та електронний документообіг" , "Про електронний цифровий підпис" для автоматизації процесів створення, відправлення, передавання, одержання, оброблення, використання, зберігання документів та контролю за їх виконанням
НАКАЗУЮ:
1. Ввести в експлуатацію з 2 вересня 2013 року в центральному апараті Держземагентства України автоматизовану систему діловодства на базі "ДОК ПРОФ-тм Степ 2.0" (далі - Система).
2. Затвердити функції користувачів автоматизованої системи діловодства, що додаються.
3. Управлінню інформаційних технологій та технічного захисту інформації забезпечити:
адміністрування Системи та доступ до неї працівників центрального апарату;
зберігання та захист інформації, яка обробляється в Системі;
застосування електронного цифрового підпису в Системі.
4. Управлінню справами забезпечити:
здійснення електронного документообігу в Системі;
внесення змін до Інструкції з діловодства у Державному агентстві земельних ресурсів України , затвердженої наказом Держземагентства України від 23.02.2012 № 70, в частині формування реєстраційних номерів;
створення документів постійного зберігання одночасно у паперовій та електронній формах.
5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
| Голова | С.М. Тимченко |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ
Держземагентства України
21.08.2013 № 344
ФУНКЦІЇ
користувачів автоматизованої системи діловодства
Відділ діловодства Управління справами:
реєстрація вхідної, вихідної кореспонденції, внутрішніх документів (наказів Держземагентства України з основної діяльності, наказів з адміністративно-господарських питань, доповідних записок, окремих доручень керівництва, протоколів оперативних нарад керівництва, актів перевірок, які проводяться працівниками центрального апарату Держземагентства України, тощо) з нанесенням штрих-коду та скануванням документів;
редагування документів;
створення реєстрів відправки кореспонденції;
формування конвертів для вихідних документів;
формування зведеної номенклатури справ та їх облік;
моніторинг проходження документів, які зареєстровані відділом діловодства;
формування звітів та підготовка оперативної інформації;
формування та облік справ.
Відділ контролю за виконанням доручень:
поточна робота з документами;
взяття на контроль та зняття з контролю документів;
моніторинг стану опрацювання контрольних доручень;
підтвердження етапів виконання контрольних документів;
направлення упереджувальної інформації (нагадувань) щодо термінів виконання документів;
формування звітів щодо виконання доручень.
Відділ розгляду звернень та прийому громадян:
реєстрація звернень, нанесення штрих-коду та реєстраційних даних;
редагування документів;
формування бази документів;
підготовка резолюцій;
створення реєстру передач звернень громадян;
моніторинг та контроль опрацювання звернень;
формування звітів та підготовка оперативної інформації щодо звернень громадян;
формування та облік справ.
Діловоди структурних підрозділів:
поточна робота з документами;
створення реєстру передач документів, підтвердження отримання документів;
внесення відповідальних виконавців резолюцій керівництва підрозділу та етапів виконання контрольних документів;
моніторинг виконання контрольних доручень, формування звітів;
закриття документів та направлення їх до справи;
формування та ведення номенклатури справ підрозділу.
Керівники структурних підрозділів:
поточна робота з документами;
візування документів;
створення та підписання резолюцій.
Управління комунікацій та забезпечення діяльності Голови:
поточна робота з документами;
створення реєстру передач документів, підтвердження отримання документів та внесення запису про їх передачу;
підготовка резолюцій;
формування звітів про виконання доручень керівника.
Управління інформаційних технологій та технічного захисту інформації:
підтримка роботи програмного та апаратного забезпечення системи автоматизованого документообігу, встановлення клієнтських робочих місць системи автоматизованого документообігу;
створення облікових записів користувачів та адміністрування їх прав;
підтримка системних довідників журналів;
підтримка службових довідників журналів (штатний розклад, структура, види документів, кореспонденти, тощо).
Відділ взаємодії зі ЗМІ та громадськістю:
поточна робота з документами;
ведення реєстру публічної інформації.
| Заступник начальника управління - начальник відділу діловодства Управління справами | Т.О. Чебан |
( Текст взято з сайту Держземагентства України http://www.land.gov.ua/ )