6.3.2. Кореспонденція, що надходить від керівництва НСПП і адресується внутрішнім адресатам, передається адресатам через загальний сектор НСПП.
6.3.3. Підготовку до відправлення та реєстрацію на адресу зовнішніх адресатів здійснюють:
документів за підписом голови НСПП та його заступника, документів, створених у відділах НСПП, - загальний сектор НСПП;
документів відділень НСПП - особи, відповідальні за ведення діловодства.
Вихідний реєстраційний номер формується з індексу структурного підрозділу, відповідно до класифікаторів індексів НСПП та відділень НСПП, номера справи відповідно до номенклатури справ і через дефіс - порядкового номера в межах календарного року та дати, наприклад: 06-15/11-14 від 10.04.02, де 06-15 - індекс відділу, 11 - номер справи, 14 - порядковий реєстраційний номер документа, 10.04.02 - дата.
Документу, який надсилається за кількома адресами, присвоюється один реєстраційний номер.
6.3.4. Підготовка документів до відправлення здійснюється працівником підрозділу, визначеним його керівником. Підготовка включає оформлення конвертів (пакетів, бандеролей), списків у двох примірниках, а у разі відправлення документів фельдзв'язком - розписки та реєстру.
Якщо одному адресату надсилається кілька документів, то вони вкладаються в один конверт (пакет, бандероль) із зазначенням вихідних номерів усіх документів.
6.3.5. Вихідні документи відправляються поштою, фельдзв'язком, передаються телеграфом або телефаксом.
Відправлення документів фельдзв'язком здійснюється завідувачем загального сектора, а у відділеннях НСПП безпосередньо начальником відділення.
Централізоване відправлення документів поштою та телеграфом здійснюється загальним сектором НСПП або особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП, один раз в день.
Передача документів телефаксом здійснюється підрозділами, що готували документ.
6.3.6. Відправленню загальним сектором НСПП або особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП, службової кореспонденції підлягає лише кореспонденція, пов'язана з діяльністю НСПП. Кореспонденція особистого характеру відправляється самостійно.
6.3.7. Оформлена і законвертована службова кореспонденція НСПП приймається загальним сектором НСПП або особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП, до 18-ої години.
У разі надходження кореспонденції у загальний сектор або до осіб, відповідальних за ведення діловодства у відділеннях НСПП, до 16-ої годині її відправка здійснюється у той самий день. Кореспонденція, прийнята після 16-ої години (крім термінової кореспонденції керівництва НСПП), відправляється наступного робочого дня.
Відправлення кореспонденції здійснюється лише у робочі дні.
6.3.8. Відправлення за кордон міжнародної кореспонденції здійснює відділ правового забезпечення НСПП через Міністерство закордонних справ України.
( Підпункт 6.3.8 пункту 6.3 розділу 6 із змінами, внесеними згідно з Наказами Національної служби посередництва і примирення N 6 від 22.01.2004, N 39 від 24.03.2005 )
7. Робота із зверненнями громадян
7.1. Посадові особи НСПП при розгляді звернень та організації особистого прийому громадян керуються Конституцією України, законами України "Про порядок вирішення колективних трудових спорів (конфліктів)", "Про звернення громадян", іншими нормативно-правовими актами з питань роботи із зверненнями громадян. Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348, та цією Інструкцією.
7.2. Діловодство за зверненнями громадян здійснюється окремо від загального діловодства.
7.3. Пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги громадян (далі - звернення), надіслані на адресу НСПП (індивідуальні, колективні, особисті), приймаються загальним сектором НСПП або особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП.
7.4. Звернення може бути усним, викладеним громадянином та записаним посадовою особою на особистому прийомі. Усі звернення громадян на особистому прийомі реєструються. Якщо вирішити питання, порушені в усному зверненні, безпосередньо на особистому прийомі неможливо, вони розглядаються у тому самому порядку, що й питання, порушені у письмовому зверненні.
7.5. Реєстрація письмових і усних звернень здійснюється безпосередньо загальним сектором НСПП або особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП у день їх надходження. Кожен лист, а також кожне усне звернення реєструються шляхом присвоєння реєстраційного індексу, яким є порядковий номер звернення. Крім порядкового номера реєстраційний індекс включає індекс структурного підрозділу НСПП та, за необхідності, інші позначення з урахуванням потреб систематизації, статистики, аналізу, пошуку звернень.
Реєстраційний індекс звернення та дата його надходження зазначаються на реєстраційно-контрольній картці та у реєстраційному штампі, який проставляється на нижньому полі першого аркуша звернення праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки звернення до справи.
7.6. Звернення, в яких не вказані прізвище, ім'я, по батькові заявника, адреса його проживання або місце роботи чи навчання, а також такі, з яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімними, реєструються та передаються до справи керівництвом НСПП або відділень НСПП, до яких надійшли такі звернення, і подальша робота з ними не проводиться.
7.7. Звернення розглядаються керівництвом НСПП або відділень НСПП або, залежно від характеру порушених питань, передаються ними у встановленому порядку відповідним структурним підрозділам НСПП чи відділень НСПП, або надсилаються відповідним органам державної влади, органам місцевого самоврядування, об'єднанням громадян, підприємствам, установам, організаціям, до компетенції яких належить вирішення порушених громадянами питань.
7.8. Листування за зверненнями громадян здійснюється структурними підрозділами НСПП.
7.9. Відповіді міністерств, відомств, місцевих державних адміністрацій, виконавчих комітетів рад, інших органів і організацій, до яких були надіслані на розгляд звернення громадян, передаються до відповідних структурних підрозділів НСПП у встановленому порядку.
7.10. Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, встановлюється необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.
На обгрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду звернення може бути скорочено.
Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у встановленому порядку.
7.11. Ознайомлення із зверненнями громадян осіб, які їх безпосередньо не стосуються, а також розголошення відомостей із звернень громадян стороннім особам не дозволяється.
7.12. З метою вивчення громадської думки, виявлення і усунення причин, що породжують заяви і скарги громадян, врахування пропозицій у діяльності НСПП в структурних підрозділах НСПП систематично аналізується і узагальнюється інформація, що міститься у зверненнях.
Працівники, які здійснюють діловодство за зверненнями громадян, щороку до 5 січня готують для керівництва НСПП та керівників відділень НСПП матеріали у формі статистичних довідок за минулий рік для аналізу й узагальнення.
Узагальнення звернень у цілому по НСПП здійснює загальний сектор НСПП. Інші структурні підрозділи НСПП подають статистичні дані до загального сектора. Форма інформації визначається загальним сектором НСПП за погодженням з керівництвом НСПП.
7.13. Відповідальність за організацію прийому громадян і розгляд їхніх звернень, стан діловодства за зверненнями громадян несуть керівники структурних підрозділів НСПП.
8. Робота з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом
Робота з документами, які містять інформацію, що є власністю держави, здійснюється з дотриманням вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року N 1893, та вимог цієї Інструкції.
9. Контроль за виконанням документів і доручень
9.1. У НСПП підлягають контролю терміни виконання доручень, що містяться у актах НСПП (наказах, розпорядженнях НСПП, наказах відділень НСПП), протокольних рішень, доручень НСПП, даних на нарадах або інших засіданнях, доручень керівництва НСПП та відділень НСПП, підготовки проектів нормативних актів, проходження документів з метою своєчасного вирішення зазначених у них завдань.
9.2. Контроль за виконанням документів включає:
постановку документів (доручень) на контроль, в т.ч. з використанням комп'ютерних технологій, формування інформаційної бази даних щодо контрольних документів;
перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
інформування керівництва про стан виконання документів (доручень);
повідомлення про стан виконання документів на нарадах, засіданнях;
зняття документів з контролю.
9.3. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Картки документів, які контролюються, систематируються за строками виконання документів і надходять до контрольної картотеки.
9.4. Контроль здійснюється:
загальним сектором НСПП - за додержанням строків виконання завдань, визначених в актах НСПП, розпоряджень, доручень, резолюцій голови НСПП та його заступника, протокольних доручень, виконанням резолюцій керівництва НСПП, додержанням строків розгляду звернень громадян та результатами розгляду порушених у них питань;
особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП, - за додержанням строків виконання завдань визначених в актах відділень НСПП, доручень начальників відділень НСПП та їх заступників, виконанням резолюцій керівництва відділень НСПП, додержанням строків розгляду звернень громадян та результатами розгляду порушених у них питань;
загальним сектором НСПП - за станом діловодства у структурних підрозділах НСПП, дотриманням вимог цієї Інструкції.
У необхідних випадках підрозділи або посадові особи, на яких покладається контроль за виконанням окремих документів, визначаються керівництвом НСПП.
Відповідальність за стан організації контролю несуть керівники відповідних структурних підрозділів НСПП.
9.5. Усі документи з резолюціями в день їх розгляду керівництвом НСПП або керівництвом відділень НСПП повертаються до загального сектора НСПП або до осіб, відповідальних за ведення діловодства у відділеннях НСПП для передачі виконавцям.
Передача документів з позначкою "Терміново" здійснюється невідкладно.
У випадку, коли доручення щодо виконання документа дається кільком виконавцям, загальним сектором НСПП або особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП, знімається необхідна кількість копій документа та резолюції, які направляються визначеним у дорученнях виконавцям.
Відповідальному виконавцю передається, як правило, оригінал документа. Відповідальний виконавець готує узагальнену інформацію про виконання документа, яка візується усіма виконавцями.
9.6. Документи виконуються у строки, визначені законодавством та зазначені у резолюціях, якщо інші строки не встановлені самим документом.
Документи, в яких не зазначені строки, виконуються протягом місяця. Документи з позначкою "Терміново" виконуються у строк до трьох робочих днів, а при потребі додаткового вивчення порушених питань - протягом 10 календарних днів. Строк виконання документів, у яких не зазначені конкретні терміни, відліковується з дати їх реєстрації.
У разі необхідності продовжити строк виконання документа виконавець зобов'язаний завчасно звернутися з аргументованим клопотанням до керівника, який дав відповідне доручення, але не пізніше як за три робочих дні до закінчення строку його виконання.
9.7. Рішення про зняття документа з контролю або продовження строку його виконання приймається відповідним керівником або уповноваженими ним особами. За вказівкою керівника ці повноваження можуть бути покладені на керівників підрозділів, які безпосередньо здійснюють контроль.
9.8. Інформацію про результати виконання документа виконавець подає через загальний сектор НСПП або через особу, відповідальну за ведення діловодства у відділенні НСПП, керівнику, який дав доручення щодо цього документа.
9.9. Загальний сектор НСПП і особи, відповідальні за ведення діловодства у відділеннях НСі 111, які здійснюють контроль, вивчають інформацію щодо вирішення поставлених у документах питань і інформують відповідного керівника про хід та результати виконання документа.
10. Виготовлення та використання бланків, печаток і штампів
10.1. У НСПП дозволяється використовувати бланки документів, виготовлені лише за встановленими НСПП зразками.
10.2. Виготовлення бланків здійснюється тільки для НСПП і її відділень в Автономній Республіці Крим та областях.
10.3. Печатки використовуються для засвідчення дійсності підпису на документах та відповідності копій документів оригіналам.
Штампи використовуються для проставлення відміток про отримання, реєстрацію, використання документів, а також інших відміток довідкового характеру.
10.4. Гербовою печаткою НСПП засвідчуються нормативні акти НСПП (накази, розпорядження), договори, що укладаються НСПП, фінансові платіжні документи, посвідчення про службові відрядження, документи, на яких є підписи голови НСПП та його заступника і які потребують засвідчення гербовою печаткою НСПП. Печаткою "Для фінансово-господарських документів" засвідчуються всі фінансово-господарські документи (за винятком фінансових платіжних документів). Печаткою "Загальний сектор" засвідчуються копії документів, документи на отримання службової кореспонденції та підтверджуються дати вибуття в службові відрядження і прибуття з службових відряджень. Печаткою "Сектор кадрів" засвідчуються записи в трудових книжках працівників НСПП, копії документів особових справ працівників НСПП.
( Пункт 10.4 розділу 10 в редакції Наказу Національної служби посередництва і примирення N 6 від 22.01.2004 )
10.5. Малою гербовою печаткою НСПП засвідчуються посвідчення працівників НСПП, арбітрів та посередників.
10.6. Гербовими печатками відділень НСПП засвідчуються акти відділень НСПП, посвідчення про службові відрядження, відповідність копій документів оригіналам.
10.7. Відбиток печатки повинен захоплювати кінець найменування посади особи, що підписала документ.
10.8. Зразки та описи гербових печаток НСПП і відділень НСПП затверджуються головою НСПП.
10.9. Зразки та описи печаток, що не мають зображення Державного Герба України, і штампів, які застосовуються у діловодстві НСПП і її відділень в Автономній Республіці Крим та областях, затверджуються головою НСПП.
10.10. Забезпечення виготовлення печаток і штампів, що використовуються НСПП і її відділеннями в Автономній Республіці Крим та областях здійснюється в установленому чинними законодавчими і нормативно-правовими актами порядку відділом фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП за затвердженими головою НСПП зразками.
10.11. Виготовлені печатки і штампи видаються відділом фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП замовникам під розписку у спеціальному журналі.
10.12. Працівники, визначені відповідальними за використання відповідних печаток і штампів, при звільненні з посади зобов'язані здати їх до відділу фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП, а у відділеннях НСПП - начальникам відповідних відділень.
10.13. Печатки і штампи, що втратили призначення або стали непридатними для використання, підлягають поверненню до відділу фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП.
10.14. Особи, визначені відповідальними за використання гербових печаток, зобов'язані забезпечити облік кожного випадку їх застосування шляхом фіксування дати та назви документів, які були ними засвідчені.
10.15. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки можуть зберігатись у шафах, що замикаються та опечатуються.
10.16. Про порушення правил зберігання і використання печаток, штампів і бланків, а також про втрату печатки або штампа повідомляється голова НСПП, а також проводиться службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми.
11. Формування справ і зберігання документів
11.1. Складання номенклатури справ
11.1.1. Зведена номенклатура справ НСПП - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві, із зазначенням строків зберігання. Зведена номенклатура справ складається щорічно і має за мету створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за їхнім змістом та видом, відбору документів на зберігання у процесі діловодства. Номенклатури справ відділів, секторів і відділень НСПП складаються щорічно і мають за мету створення системи справ відділів, секторів і відділень НСПП, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за їхнім змістом та видом, відбору документів на зберігання у процесі діловодства.
( Підпункт 11.1.1 пункту 11.1 розділу 11 із змінами, внесеними згідно з Наказом НСПП N 39 від 24.03.2005 )
11.1.2. До номенклатур справ включаються всі справи постійного та тимчасового зберігання, що утворюються в процесі діяльності НСПП та її структурних підрозділів, в тому числі довідкові картотеки (картки реєстрації) до документів, перехідні справи, що ведуться протягом встановленого строку, а також справи зареєстрованих в установленому порядку колективних трудових спорів (конфліктів).
11.1.3. Зведена номенклатура справ НСПП і номенклатура справ структурних підрозділів НСПП на наступний рік складається в останньому кварталі попереднього року, затверджуються головою НСПП і вводиться в дію з 1 січня кожного наступного року. Водночас за необхідності до Класифікатора індексів НСПП та структурних підрозділів НСПП вносяться відповідні зміни.
Формування зведеної номенклатури справ НСПП здійснюється загальним сектором НСПП на основі проектів номенклатури справ структурних підрозділів НСПП. У разі утворення нового структурного підрозділу НСПП номенклатура його справ складається та затверджується у тижневий термін після прийняття відповідного нормативного акта з цього питання.
11.1.4. Проекти номенклатури справ складаються за на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності працівниками, відповідальними за діловодство у структурних підрозділах НС1 ПІ, за погодженням із загальним сектором НС1 ПІ та підписуються керівником відповідного структурного підрозділу НС1 ПІ.
Організація складання проектів номенклатури справ покладається на керівників структурних підрозділів НС1 ПІ.
11.1.5. Після виконання документи групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів.
11.1.6. Розміщення справ у проектах номенклатури справ структурних підрозділів НСПП повинно відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ, що включає документи органів вищого рівня, групи організаційно-розпорядчої та планово-звітної документації, листування. У групі листування справи розміщуються за рівнем адресатів.
11.1.7. Кожній справі, включеній до номенклатури справ, присвоюється умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу НСПП (за Класифікатором індексів НСПП та структурних підрозділів НСПП) та порядкового номера у межах підрозділу (через дріб). Якщо протягом року виникають нові справи, вони вносяться до номенклатури справ з присвоєнням наступного порядкового номера.
11.1.8. У номенклатурі справ зазначаються кількість томів (частин) кожної справи і строки її зберігання.
Строки зберігання документів, не включених до номенклатури справ, визначаються керівником структурного підрозділу НСПП за погодженням із загальним сектором НСПП.
11.1.9. Відлік строків зберігання документів, діловодство яких завершено у поточному році, починається з 1 січня кожного наступного року.
11.1.10. Після затвердження зведеної номенклатури справ НСПП до кожного структурного підрозділу НСПП передається копія розділу, що його стосується, для формування справ та пошуку документів.
11.1.11. У кінці року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом завідувач загального сектора НСПП.
11.1.12. Номенклатура справ НСПП друкується в:
центральному апараті НСПП - в трьох примірниках (перший зберігається у справах загального сектора, другий - використовується як робочий примірник, третій - знаходиться як обліковий документ у відомчому архіві);
у відділеннях НСПП - в двох примірниках (перший надсилається до загального сектора, другий, затверджений начальником відділення - зберігається у справах відділення).
11.2. Формування справ
11.2.1. Формування справ - це групування документів відповідно до номенклатури справ.
Формування виконаних документів у справи здійснюється працівниками, відповідальними за діловодство у структурних підрозділах НСПП.
Формування справ проектів нормативних актів НСПП та нормативних актів НСПП здійснюється відділом правового забезпечення НСПП.
( Частина третя підпункту 11.2.1 пункту 11.2 розділу 11 із змінами, внесеними згідно з Наказами Національної служби посередництва і примирення N 6 від 22.01.2004, N 39 від 24.03.2005 )
11.2.2. При формуванні справ перевіряються правильність віднесення документів до цієї справи, якість оформлення і повнота документів, наявність на документах підписів, віз, дат, облікових (реєстраційних) номерів, довідок або відміток про виконання, про списання "До справи" тощо.
Долучення до справи неправильно оформлених документів не допускається.
11.2.3. Під час формування справ необхідно дотримуватися таких вимог:
групувати у справи оригінали (у разі їх відсутності - по одному примірнику засвідчених в установленому порядку копій) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, а також таких, що підлягають поверненню, розмножених копій;
групувати у справи документи одного календарного року (за винятком особових та перехідних справ);
групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання; включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші у логічній послідовності;
одна справа не повинна перевищувати 250 аркушів, у разі більшого обсягу справа формується з кількох томів.
11.2.4. Документи всередині справи групуються, як правило, у хронологічному порядку.
11.2.5. Справи проектів нормативних актів НСПП та справи нормативних актів НСПП формуються окремо за назвами. До справ проектів нормативних актів НСПП та справ нормативних актів НСПП включаються документи, що містять пропозиції, які подаються на розгляд голови НСПП.
Відповідальність за повноту комплектування і якість формування справ проектів нормативних актів НСПП та справ нормативних актів НСПП несе начальник відділу правового забезпечення НСПП.
( Частина друга підпункту 11.2.5 пункту 11.2 розділу 11 із змінами, внесеними згідно з Наказами Національної служби посередництва і примирення N 6 від 22.01.2004, N 39 від 24.03.2005 )
11.2.6. Розпорядчі документи НСПП і її відділень в Автономній Республіці Крим та областях разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією. Положення, інструкції та інші документи, що затверджені відповідними наказами НСПП і є додатками до них, розміщуються разом з основними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.
11.2.7. Листування групується за кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
11.2.9. Звернення громадян і документи щодо їх розгляду групуються у справи окремо від листування з інших питань.
Кожне звернення і документи щодо його розгляду становлять у справі окрему групу і систематизуються за прізвищами авторів звернень в алфавітному порядку.
11.3. Поточне зберігання документів у підрозділах
11.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх до архіву НСПП зберігаються за місцем їх формування у справи.
З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою справ.
11.3.2. Схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів НСПП і працівниками, відповідальними за діловодство.
11.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що замикаються.
11.3.4. Вилучення документів із справ постійного строку зберігання забороняється.
11.4. Експертиза цінності документів
11.4.1. Експертиза цінності документів здійснюється з метою визначення наукової, історичної і практичної значимості документів, що утворились у процесі діяльності НСПП, з метою відбору їх для подальшого зберігання або знищення.
11.4.2. Для організації і проведення експертизи цінності документів у НСПП утворюється постійно діюча експертна комісія, до складу якої входять начальник відділу правового забезпечення НСПП (голова), завідувач загального сектора НСПП (секретар), керівники відділів НСПП.
( Підпункт 11.4.2 пункту 11.4 розділу 11 із змінами, внесеними згідно з Наказом Національної служби посередництва і примирення N 6 від 22.01.2004 )
11.4.3. Під час експертизи здійснюється відбір документів постійного і тимчасового строків зберігання, виділяються справи і документи, що підлягають знищенню через закінчення строків зберігання, а також перевіряється якість і повнота формування справ.
11.4.4. За результатами експертизи цінності документів у структурних підрозділах НСПП складаються описи справ постійного і тимчасового строків зберігання та акти щодо справ, які підлягають знищенню.
11.4.5. Описи справ складаються працівником, відповідальним за діловодство у структурному підрозділі НСПП, і погоджуються із загальним сектором НСПП.
11.4.6. Опис справ структурного підрозділу НСПП складається з дотриманням таких вимог:
графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи;
кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером.
Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
особові справи вносяться до опису за тематикою і хронологією.
11.4.7. Описи справ структурних підрозділів НСПП складаються у п'яти примірниках, ухвалюються експертною комісією підрозділу, підписуються керівником підрозділу і затверджуються заступником голови НСПП. Всі примірники описів передаються до загального сектору НСПП для подальшого затвердження їх Центральною експертною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.
11.4.8. Визначення документів і справ, що підлягають знищенню, здійснюється після підготовки описів справ постійного і тимчасового строків зберігання.
Після затвердження акта на знищення відібраних документів вони знищуються. Знищення документів у структурних підрозділах НСПП без оформлення відповідного акта забороняється.
11.5. Оформлення справ
11.5.1. Справи постійного і тимчасового строків зберігання підлягають такому оформленню: нумерація аркушів у справі; складання титульного та засвідчувального аркушів, внутрішнього опису документів; оформлення підсумкового напису; підшивка в обкладинку з твердого картону; оформлення обкладинки справи згідно з установленою формою. Засвідчувальний аркуш складається працівником, відповідальним за діловодство.
11.5.2. У разі потреби складається внутрішній опис документів, який розміщується на початку справи і містить перелік документів, їхню назву, прізвища адресатів тощо.
11.5.3. Після закінчення діловодного року до заголовків справ постійного і тимчасового строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків змісту документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості.
11.5.4. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що містить документи за роки, що передують року утворення справи, під датою робиться запис: "Є документи за ... роки".
11.5.5. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
11.5.6. Написи на обкладинках справ постійного строку зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.
11.5.7. Справи постійного строку зберігання, що підлягають передачі до архіву НСПП, підшиваються після проведення експертизи цінності документів і перевірки правильності формування та оформлення справ.
11.6. Передавання справ на зберігання до архіву НСПП
11.6.1. Закінчені діловодством справи постійного і тимчасового строків зберігання разом з контрольно-обліковою картотекою на документи передаються до загального сектора НСПП структурними підрозділами НСПП за графіком, затвердженим головою НСПП. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, оформляється їх видача у встановленому порядку.
11.6.2. Приймання кожної справи здійснюється завідувачем загального сектора НСПП у працівника, відповідального за діловодство у структурному підрозділі НСПП, лише після її повного упорядкування і оформлення та проведення відповідної експертизи. Виявлені загальним сектором недоліки в оформленні документів і справ повинні бути усунені структурним підрозділом НСПП, який передає документи.
11.6.3. Справи постійного і тимчасового строків зберігання передаються до загального сектора НСПП за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису завідувач загальним сектором розписується у прийнятті справи з обов'язковим зазначенням цифрами і прописом кількості переданих до архіву справ, проставляє дату.
11.6.4. Справи з архіву НСПП можуть бути видані у підрозділи для службового користування на строк до одного місяця за заявкою, підписаною керівником структурного підрозділу НСПП.
11.6.5. Копії, архівні довідки і виписки з документів, що зберігаються в архіві НСПП, видаються за письмовими запитами з дозволу начальника відділу правового забезпечення НСПП.
( Підпункт 11.6.5 пункту 11.6 розділу 11 із змінами, внесеними згідно з Наказами Національної служби посередництва і примирення N 6 від 22.01.2004, N 39 від 24.03.2005 )
11.6.6. У взятих з архіву НСПП справах і документах забороняється робити будь-які помітки та підкреслювання, вилучати аркуші.