Про примірну номенклатуру справ територіальної виборчої комісії по виборах Президента України

Відповідно до пункту 1 частини другої статті 15, частини другої статті 51 Закону України "Про вибори Президента України", статей одинадцятої, дванадцятої, пунктів 7, 9 статті 13 Закону України "Про Центральну виборчу комісію" та за погодженням з Головархівом України Центральна виборча комісія

Затвердити примірну номенклатуру справ територіальної виборчої комісії по виборах Президента України на 1999 рік та роз'яснення до неї (додатки 1, 2).

* Примітки:

1. Номенклатура справ кожної територіальної виборчої комісії складається відповідно до "Примірної номенклатури справ територіальної виборчої комісії по виборах Президента України на 1999 рік".

2. Терміни зберігання справ у номенклатурах справ територіальних виборчих комісій відповідають термінам, зазначеним у "Примірній номенклатурі справ територіальної виборчої комісії по виборах Президента України на 1999 рік".

1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, що формуються в кожній територіальній виборчій комісії, із зазначенням термінів їх зберігання.

1.2. Номенклатура справ територіальної виборчої комісії підписується секретарем територіальної виборчої комісії, погоджується з місцевою державною архівною установою, затверджується головою територіальної виборчої комісії.

1.3. Сформовані нові справи, не передбачені Примірною номенклатурою, додатково вносяться до затвердженої номенклатури справ. Усі зміни та доповнення, внесені до номенклатури справ, погоджуються із головою територіальної виборчої комісії.

2.1. Виконані документи формує у справи секретар територіальної виборчої комісії відповідно до номенклатури справ комісії.

2.2. При формуванні справи перевіряються правильність віднесення документів до даної справи, якість їх оформлення та наявність на документах підписів, віз, дат, облікових (реєстраційних) номерів, довідок або оцінок щодо виконання, напис "До справи" тощо. Невідповідне оформлені документи мають бути дооформлені та долучені до справи. Не допускається розміщення у справі документів, зміст яких не відповідає назві справи.

2.3. При формуванні справ:

окремо групуються у справи документи постійного та тимчасового зберігання;

оригінали (перші примірники) документів розміщуються окремо від їх копій;

невиконані та незареєстровані документи у справи не підшиваються, а повертаються виконавцю для їх виконання та відповідного оформлення;

кожна справа не повинна перевищувати 250 сторінок. У разі більшого обсягу документів у справі формується кілька томів (частин).

2.4. Рішення комісії групуються у справи в межах одного протоколу засідання у хронологічному порядку разом з відповідними документами до них.

2.5. Протоколи засідань комісії розміщуються у справі в хронологічному порядку.

2.6. Справи з оригіналами протоколів засідань комісії формує секретар територіальної виборчої комісії.

2.7. До переліку документів, об'єднаних одним засіданням, належать:

протокол засідання територіальної виборчої комісії, підписаний головою, секретарем і членами комісії;

рішення, що додаються до протоколу, з відповідними додатками та матеріалами до них. Сторінки названих документів нумеруються.

2.8. На кожний комплект документів у межах одного засідання складається засвідчувальний аркуш, що містить відомості про загальну кількість сторінок протоколу з додатками та матеріалами до них.

2.9. До справи з листуванням документи підшиваються в хронологічному порядку виконання, при цьому вихідний (відповідний) документ розміщується після вхідного (ініціативного).

2.10. Звернення громадян і документи щодо їх розгляду формуються у справи окремо від листування з інших питань.Кожне звернення і всі документи щодо його розгляду складають у справі самостійну групу і систематизуються в алфавітному порядку прізвищ авторів звернень.

3.1. Справи, що підлягають передачі на зберігання до відповідних місцевих державних архівних установ, повинні бути відповідним чином оформлені.

Роботу з підготовки виборчої документації для зберігання у відповідній місцевій державній архівній установі проводить секретар територіальної виборчої комісії.

Оформлення справи складається з визначення назви справи відповідно до номенклатури справ, винесеної на титульний аркуш, складення внутрішнього опису, нумерації аркушів, оформлення засвідчувального аркуша.

3.2. Перед формуванням справи та її підшивкою перевіряється правильність оформлення документів, наявність підписів відповідних осіб, віз, відміток про реєстрацію і виконання, а також додатків.

Підшивка робиться так, щоб можна було вільно читати текст документа, візи та резолюції.

3.3. Титульний аркуш справи оформляється згідно із встановленим зразком (додаток 1). На нього переносяться відомості відповідно до номенклатури справ з уточненнями, що відбивають фактичний склад розміщених у справі документів.

Усі написи на титульному аркуші виконуються розбірливо, без скорочень.

3.4. Нумерація аркушів робиться чорним графічним олівцем у правій верхній частині аркуша документа.

3.5. У справах постійного зберігання складається внутрішній опис, що містить зведення про документ або групу документів з одного питання (додаток 2) та знаходиться на початку справи.

3.6. У кінці справи підшивається засвідчувальний аркуш, у якому зазначається цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів, а також обумовлюються особливості нумерації аркушів і фізичного стану справи (додаток 3).

Засвідчувальний аркуш складає секретар територіальної виборчої комісії.

3.7. Документи тимчасового зберігання містяться в папках (швидкозшивачах) різного типу.

4.1. Після припинення повноважень територіальної виборчої комісії на всі завершені й оформлені справи постійного та тимчасового зберігання складаються відповідні описи справ згідно із встановленою формою. Описи справ постійного зберігання складаються у трьох примірниках, а тимчасового зберігання - у двох (додатки 4, 5).

4.2. Описи справ складає секретар територіальної виборчої комісії.

4.3. Перед складанням описів справ секретар територіальної виборчої комісії повинен отримати у відповідній місцевій державній архівній установі номер фонду та номери описів справ.

4.4. До опису справ вносяться заголовки всіх справ відповідно до номенклатури справ.

У кінці опису складається підсумковий запис про кількість внесених до опису справ. Опис підписує секретар територіальної виборчої комісії та затверджує голова територіальної виборчої комісії.

5.1. Передача виборчої документації територіальної виборчої комісії здійснюється за описами справ. Два примірники опису постійного зберігання надсилаються до відповідної місцевої державної архівної установи, третій - до Центральної виборчої комісії.

5.2. Передача документів здійснюється за актом встановленого зразка.

5.3. Відповідна державна архівна установа забезпечує доступ до виборчої документації по виборах Президента України в порядку, встановленому законодавством України.

Документи, що втратили практичне значення, і такі, що не підлягають зберіганню в місцевій державній архівній установі, після закінчення строку повноважень територіальної виборчої комісії підлягають знищенню відповідно до акта, що складається територіальною виборчою комісією, підписується секретарем, затверджується головою відповідної територіальної виборчої комісії та погоджується з відповідною місцевою державною архівною установою.

До затвердження такого акта знищення справ і документів забороняється.

Знищення справ і документів здійснюється шляхом спалення.