Про Центральну експертну комісію (ЦЕК) Держмиткому України

1. Затвердити положення про Центральну експертну комісію Державного митного комітету України та склад цієї комісію згідно з додатком N 1, 2.

Покласти на ЦЕК обов'язки організації методичної роботи по вдосконаленню діловодства в структурних підрозділах Комітету та митних установах, проведення експертизи цінності документів, забезпечення своєчасного їх відбору і підготовки для архівного зберігання.

2. Начальникам ТМУ, митниць та митних закладів створити експертні комісії (ЕК) на місцях та затвердити положення про їх діяльність.

3. Визначити таким, що втратив чинність, наказ ДМКУ від 19 червня 1992 р. N 127 "Про створення Центральної експертної комісії".

4. Контроль за виконанням наказу покласти на Управління справами (Ящук В. І.).

1. Загальні положення.

1.1. Центральна експертна комісія (ЦЕК) створюється для організації і проведення методичної і практичної роботи по експертизі цінності управлінської (діловодної) документації, її відбору і підготовки до передачі на архівне зберігання.

1.2. ЦЕК є дорадчим органом. Її рішення вступають в силу після затвердження їх керівництвом Держмиткому, а в разі необхідності і у відповідності до ст. 13 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", - погоджуються з Головархівом України.

1.3. ЦЕК призначається наказом Голови Держмиткому з числа найбільш кваліфікованих спеціалістів структурних підрозділів. До складу комісії в обов'язковому порядку входять працівник діловодної служби і завідуючий архівом.

Головою комісії призначається один із заступників Голови Комітету, секретарем - завідуючий архівом Держмиткому.

В разі необхідності, на засідання ЦЕК запрошується представник Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України.

1.4. В своїй роботі ЦЕК керується законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", основними положеннями Єдиної державної системи діловодства, наказами, правилами, інструкціями і вказівками Головного архівного управління при КМ України, типовими і відомчими переліками документів, відповідними нормативно-методичними документами Центрального державного архіву вищих органів влади і управління (ЦДАВО), а також нормативами документаційного забезпечення Управління справами.

2. Функції центральної експертної комісії Держмиткому і її завдання:

2.1. Центральна експертна комісія розглядає і вносить рекомендації з методичних і практичних питань експертизи цінності документів, а також з питань організації документів у діловодстві і подає ці рекомендації на розгляд експертної перевірчої комісії ЦДАВО.

2.2. Розглядає і вносить рішення про схвалення і представлення на затвердження в установленому порядку:

- графік по підготовці і передачі документів на державне зберігання;

- зведених описів справ (річних розділів) постійного і описів справ довгострокового (більше 10 років) зберігання Держмиткому, ТМУ, митниць;

- актів про виділення до знищення документів, що знаходяться в архівах Держмиткому і митних установ, терміни зберігання яких минули.

2.3. Приймає участь у підготовці і розгляді номенклатури справ комітету, експертизі їх цінності і підготовці документів для наступного зберігання.

2.4. Спільно з керівниками структурних підрозділів визначає порядок відбору документів на зберігання і знищення в структурних підрозділах Комітету.

2.5. Розглядає пропозиції про зміни термінів зберігання окремих документів, встановлених діючими переліками, визначені терміни зберігання документів, не передбачених переліками і вносить рішення на затвердження ЦДАВОВ України.

2.6. Забезпечує проведення інструктажу і консультацій працівників управлінь Комітету, ТМУ і митниць з питань організації документів у діловодстві, експертизи їх цінності і підготовки до передачі на подальше зберігання.

3. Центральній експертній комісії комітету надається право:

3.1. У відповідності з встановленими вимогами давати вказівки відповідним працівникам, які відповідають за ведення справ, з питань організації документів у діловодстві, експертизи їх цінності і підготовки до передачі на архівне зберігання.

3.2. Вимагати від працівників управлінь Комітету розшуку відсутніх справ, які підлягають передачі на зберігання в архів і пред'явлення письмового пояснення у випадку їх втрати. В разі невиконання працівником управління вимоги про розшук документу або справи, просити Голову Комітету про призначення адміністративного розслідування і притягнення винних до відповідальності.

3.3. Вимагати від працівників Держмиткому дані і висновки, необхідні для визначення цінності і термінів зберігання документів.

3.4. Заслуховувати на своїх засіданнях інформації працівників діловодної служби і відповідальних за архів осіб про якість оформлення документів і оформлення справ у діловодстві, стану обліку і схоронності справ постійного і довготривалого зберігання.

3.5. Запрошувати на засідання ЦЕК, консультантів і експертів, спеціалістів відповідних управлінь, а у випадку необхідності - працівників ЦДАВО.

3.6. Приймати участь в організації та проведенні галузевих і регіональних оглядів, а також перевірок стану діловодства та архівної справи.

3.7. Інформувати керівництво Комітету з питань, що входять у компетенцію ЦЕК.

4. Організація робота експертної комісії.

4.1. ЦЕК здійснює свою діяльність у безпосередньому контакті з ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України і отримує від неї необхідні організаційно-методичні вказівки.

4.2. ЦЕК працює за планом, затвердженим керівництвом комітету і звітує, при необхідності, перед ним за свою роботу.

4.3. Питання, що відносяться до діяльності і компетенції ЦЕК, розглядаються на її засіданнях, які проводяться в міру необхідності, але не рідше двох разів у рік.

4.4. Рішення ЦЕК приймаються більшістю голосів. Засідання ЦЕК протоколюються.

4.5. Обов'язковому затвердженню ЦДАВО України підлягають рішення ЦЕК про схвалення описів на справи постійного і довготривалого (більше 10 років) зберігання; пропозиції про встановлення термінів зберігання документів, не передбачених діючими переліками і даною номенклатурою справ.

4.6. Ведення діловодства ЦЕК і зберігання її документів покладаються на секретаря комісії.