Про затвердження форм первинної облікової документації для підприємств і організацій

Государственный комитет СССР по статистике П О С Т А Н О В Л Я Е Т:

1. Утвердить прилагаемые формы первичной учетной документации для предприятий и организаций и ввести их в действие с 1 января 1990 года.

2. Министерствам и ведомствам СССР и союзных республик довести до сведения подведомственных предприятий (объединений) и организаций прилагаемые формы первичной учетной документации и оказать им методологическую помощь в улучшении организации первичного учета в целях углубления внутрипроизводственного хозяйственного расчета.

3. С введением новых форм отменить формы первичных учетных документов, утвержденные приказами (постановлениями) согласно Приложению.

В настоящий альбом включены унифицированные формы первичной учетной документации межотраслевого значения, утвержденные Госкомстатом СССР, по учету:

личного состава;

использования рабочего времени;

расчетов с рабочими и служащими по заработной плате;

трудоустройства населения;

основных средств;

материалов;

малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

результатов инвентаризации;

кассовых операций.

Формы, представленные в альбоме, применяются на предприятиях и в организациях, работающих в условиях использования различных хозрасчетных форм хозяйствования, и предусматривают возможность обработки информации как традиционными методами, так и с применением средств вычислительной техники.

К формам даны краткие указания по их применению и заполнению. Формы содержат минимальное и необходимое количество реквизитов, поэтому их рекомендуется применять без изменений на предприятиях и в организациях независимо от их ведомственной подчиненности. При этом допускается включать в формы недостающие реквизиты, исходя из особенностей производства. Рекомендуемый формат форм указан в Перечне форм первичной учетной документации.

Обеспечение предприятий и организаций бланками форм первичной учетной документации и указаниями по их заполнению осуществляется отделениями Редакционно-полиграфического производственного объединения "Союзбланкоиздат" Государственного комитета СССР по печати в установленном порядке.

При индивидуальном заказе бланков форм допускается печатать в них по свободным реквизитам необходимые показатели для учета конкретных данных (название и адрес поставщика, номер расчетного счета и местонахождение банка), а также коды для автоматизации данных учета.

Применяется для учета вновь принятых на работу; заполняется работником отдела кадров на всех работников, за исключением назначаемых вышестоящим органом. Завизированный начальником отдела кадров или лицом, ответственным за прием, проект приказа (распоряжения) является в необходимых случаях направлением на переговоры и пропуском в цех (отдел) для ознакомления с условиями работы.

Начальник (мастер) цеха или отдела дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа (распоряжения) указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительность испытательного срока.

Согласие работника с условиями работы, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки проставляют на оборотной стороне формы.

Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу работника, которому устанавливают оклад, визируется в соответствующей службе предприятия (организации) для подтверждения вакантной должности и устанавливаемого оклада по штатному расписанию. Подписанный руководителем предприятия (организации) приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку.

Отдел кадров на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ.

Карточка заполняется на работников всех категорий, в том числе на специалистов с высшим и средним специальным образованием и молодых рабочих, окончивших училища, школы профессионально-технического образования и т. д.

Личная карточка заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на основании опроса работника и соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании учебного заведения и других документов.

Коды профессии и специальности указываются соответственно по общесоюзным классификаторам профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и специальностей по образованию (ОКСО). Все последующие изменения данных о работнике (образование, партийность, перемена места жительства и др.) регулярно отражаются в личной карточке.

Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению предприятий, организаций и министерств (ведомств), в подчинении которых они находятся.

После заполнения раздела 1 "Общие сведения" лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Свободные строки в п.8а раздела 1 предназначены для названия и даты окончания второго высшего или средне-специального учебного заведения.

С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в графе 12 раздела 3 личной карточки (в соответствии с п.2.4 "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях", утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 02.08.85 N 252).

В этом же разделе в гр.9, 10, 11 отражаются данные о замещении должности на конкурсной основе и выборность на определенную должность.

Для полноты учета лиц, обучающихся в вечерних и заочных высших и средних специальных учебных заведениях, в личной карточке в разделе 8 "Дополнительные сведения" следует проставлять дату поступления в учебное заведение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими учебных заведений.

В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике. Например, данные о работающих инвалидах: на основании справки ВТЭК записывается группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, а также заключение ВТЭК об условиях и характере труда.

Форму заполняет в одном экземпляре работник отдела кадров на научных работников. На каждого научного работника ведется также личная карточка по форме N Т-2.

Применяется при оформлении перевода работника из одного цеха (отдела, участка) в другой. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах. Один экземпляр хранится в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию.

Приказ (распоряжение) визирует начальник цеха (отдела, участка) прежнего и нового места работы и подписывает руководитель предприятия (организации).

На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

На оборотной стороне формы делаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с КЗоТ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков.

Заполняется в двух экземплярах. Один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником (мастером) цеха (отдела, участка) и руководителем предприятия (организации).

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается "без оплаты".

Применяется при увольнении работников, заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом. Один остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию. Подписывается начальником (мастером) цеха (отдела, участка) и руководителем предприятия (организации).

В разделе "Справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях" делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора бухгалтерия производит расчет с работником. При увольнении по собственному желанию работник оформляет заявление на лицевой стороне формы.

Применяются для учета использования рабочего времени всех категорий работающих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на то лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе неполный рабочий день, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей и т. п.).

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (в форме N Т-12 графы 3, 5, в форме N Т-13 графа 3) отведено две строки - одна для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка - для записи количества часов по ним.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

Форма N Т-13 "Табель учета использования рабочего времени" применяется в условиях автоматизированной системы управления предприятием. Бланк табеля формы N Т-13 с частично заполненными реквизитами может быть создан с помощью средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: цех (отдел), бригада, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер и т.д., то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.

Но такая форма должна обеспечить возможность отражать в ней учет использования рабочего времени. Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении формы N Т-13.

Применяется для расчета и выдачи заработной платы и пенсии всем категориям работающих.

Составляется в одном экземпляре в бухгалтерии на основании данных "Лицевого счета" (форма N Т-54).

Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени, доплатных листков и других документов. Одновременно производится расчет всех удержаний из заработной платы и определяется сумма, подлежащая к выдаче.

Графа "Категория персонала" заполняется на тех предприятиях, в отчете по труду которых предусмотрено разделение работников по категориям.

Применяется для расчета заработной платы и пенсии всем категориям работающих. При этом "Лицевой счет" (форма N Т-54) не ведется.

Составляется в одном экземпляре в бухгалтерии.

Применяется для учета выдачи заработной платы и пенсии.

На титульном листе формы указывается общая сумма выданной и депонированной заработной платы. При необходимости в графе "Примечание" указывается номер предъявленного документа.

При заполнении платежной ведомости после последней записи необходимо сделать итоговую строку для общей суммы по ведомости. Итоговые строки могут быть введены также в конце каждой страницы.

При составлении документа с помощью средств вычислительной техники форма может печататься без строк.

Лицевой счет применяется для отражения сведений о заработной плате за прошлые периоды и пенсии.

Заполняется работником бухгалтерии.

Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

При безавансовом расчете заработной платы записи о начислениях и удержаниях в форме N Т-54 производятся двумя строками. При необходимости можно в каждой графе сделать итоговую строку.

На основании данных лицевого счета составляется расчетно-платежная ведомость формы N Т-49.

Форма N Т-54а применяется при обработке учетных данных с помощью средств вычислительной техники и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы вкладываются ежемесячно в лицевой счет в виде машинограммы. Содержание граф машинограммы лицевого счета может быть напечатано на третьей странице формы или на самой машинограмме. Вторая и четвертая страницы используются для печатания кодов видов оплат и удержаний.

Свободные графы в верхней таблице могут быть использованы для разных необходимых записей.

Применяется для персонального учета каждого высвобождаемого работника.

а) Предприятиями, учреждениями и организациями форма N Т-61 представляется в 3-дневный срок в органы по трудоустройству населения на каждого работника, уволенного (уволившегося) по следующим причинам: по собственному желанию (кроме увольнения в связи с рождением ребенка, воспитанием детей, уходом за больными членами семьи и переменой места жительства); по инициативе администрации.

Учебные заведения и общеобразовательные школы представляют форму N Т-61 на учащихся очных форм обучения, отчисленных из учебных заведений.

б) Органами по трудоустройству населения форма N Т-61 заполняется на лиц, обратившихся в эти органы с просьбой об их трудоустройстве, если на них ранее не поступала данная карточка. После этого они являются принятыми на учет.

Порядковые номера карточек персонального учета проставляются органами по трудоустройству населения нарастающим итогом по мере их поступления или заполнения.

При заполнении строки "Домашний адрес" указывается место прописки гражданина.

Причина увольнения указывается в соответствии со статьями Кодекса закона о труде союзной республики.

Строка "Категория обратившегося в органы по трудоустройству" заполняется центром (бюро) в соответствии с показателями, предусмотренными в форме статистической отчетности N 1-Т (трудоустройство): работающие, желающие трудиться в свободное от основной работы время; уволенные по собственному желанию, за прогул и другие нарушения трудовой дисциплины; уволенные в связи с высвобождением; выпускники общеобразовательных школ и т.д.

Профессия (специальность), должность указывается в соответствии с Общесоюзным классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), утвержденным постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 27 августа 1986 г. N 016 и введенным в действие с 1 января 1987 года.

Оборотная сторона формы N Т-61 заполняется только органами по трудоустройству населения.

Основанием закрытия карточки персонального учета является получение информации, подтверждающей устройство гражданина на работу, поступление на учебу с отрывом от производства, переезд на другое место жительства, и другой информации, подтверждающей отсутствие необходимости трудоустройства гражданина.

Применяется для сообщения сведений центру по трудоустройству, переобучению и профориентации населения или бюро по трудоустройству в 3-дневный срок предприятиями, учреждениями и организациями на каждого принятого работника (кроме принятых по направлению из числа окончивших учебные заведения, в порядке перевода из других предприятий, по организованному набору, общественному призыву и другим организованным направлениям).

При заполнении строки "Домашний адрес" указывается место прописки гражданина.

Профессия (специальность), должность указывается в соответствии с Общесоюзным классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), утвержденным постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 27 августа 1986 г. N 016 и введенным в действие с 1 января 1987 года.

Если работник трудоустроен по направлению центра (бюро), то в карточке указывается дата и номер "Извещения о направлении на работу" (форма N Т-63).

Данные информационной карточки являются основанием для закрытия карточки персонального учета (форма N Т-61).