неповнота структурної побудови, наявність суперечностей між структурними блоками проекту.
2.2. Системно-юридична оцінка (базується на результатах концептуальної оцінки проекту, конкретизує її):
узгодженість проекту із чинними міжнародними договорами та законодавством Європейського Союзу;
місце в ієрархії правових актів у правовій системі України, його зіставлення з нормативно-правовими актами більшої юридичної сили, що містять положення загального характеру, з максимально більшими за предметом регулювання актами одного рівня та актами меншої юридичної сили, які мають визначати порядок та механізми виконання приписів проекту.
2.3. Юридико-технічна оцінка має на меті дослідження рівня редакційної підготовки проекту, його відповідності правилам граматики та логіко-лексичного оформленню.
Відповідність структури проекту таким принципам нормотворення, як:
уникнення повторів загальних приписів в інших частинах, розділах або главах без крайньої потреби;
передування матеріальних норм процесуальним;
відповідність послідовності викладу спеціальних положень проекту логіці предмета регулювання;
розміщення наприкінці проекту положень про контроль за виконанням правового акта, відповідальність за його порушення, у разі необхідності - перехідних та прикінцевих положень;
оцінка стилістики проекту, розміщення спочатку більш загальних, а потім більш конкретних положень, їх об'єднання в окремі частини, розділи або глави;
вживання незрозумілих, багатозначних, нечітко сформульованих, загально відомих термінів в іншому значенні, вживання складних речень, слів іншомовного походження, застарілих, рідковживаних слів, канцеляризмів, мовних штампів, абревіатур та скорочень.
3. Експертний висновок складається зі вступної, аналітичної та підсумкової частин.
Вступна частина визначає об'єкт та предмет правової експертизи.
Аналітична частина містить обґрунтовані зауваження до тексту проекту, блоків питань та окремих його правових приписів.
Підсумкова частина містить загальну оцінку проекту та формулюється на підставі всіх трьох оцінок за результатами аналітичного дослідження.
Вирішальний вплив на остаточний висновок мають результати концептуальної та системно-юридичної оцінок. Негативний наслідок таких оцінок є підставою для відхилення проекту акта.
Негативна юридико-технічна оцінка обумовлює висновок про перероблення змісту проекту або внесення змін до нього.
Розділ 6. Організація роботи з документами
1. Організація роботи з документами здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в Міністерстві будівництва, архітектури та житлово-комунального господарства України, затвердженої наказом та розробленої відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 року N 1153.
2. Організація діловодства покладається на Загальний відділ Адміністративного департаменту. Технічне забезпечення електронного документообігу - на Відділ інформатизації та зв'язку Адміністративного департаменту.
3. Всі зовнішні документи надходять до Загального відділу, де здійснюється їх реєстрація в день надходження або в перший робочий день у разі одержання документів у вихідні дні або неробочий час.
4. Інформація, що надходить на ім'я Міністра факсом та електронною поштою до приймальні Міністра, обліковується працівником приймальні, передається до Загального відділу у друкованому вигляді для реєстрації і доведення до виконавців.
5. Кореспонденція, одержана Загальним відділом: закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, а також інші документи, в яких встановлено завдання, реєструються автоматизовано на ПК шляхом введення з документа обов'язкових реквізитів.
Кожний документ реєструється лише один раз.
Безпосередній контроль за виконанням документів у структурних підрозділах Міністерства здійснюють працівники, відповідальні за діловодство (далі - діловоди).
Реєстрація вихідної кореспонденції у Міністерстві здійснюється децентралізовано.
6. Документи та листи, що помилково надійшли до Міністерства, після попереднього розгляду керівництвом відправляються Загальним відділом за належністю, у разі коли можна визначити організацію, яка компетентна у вирішенні питання, порушеного у листі. В іншому випадку лист повертається на пошту. (Алгоритм процедури розгляду вхідної кореспонденції, помилково надісланої до Міністерства, або з питань що не належать до повноважень Міністерства, подано у додатку 6.1).
7. У разі коли розгляд документа потребує термінового реагування та надання пропозицій від декількох виконавців, слід застосовувати систему електронного документообігу та листування електронною поштою.
Параграф 23. Окремі доручення Міністра
1. Проект окремого доручення Міністра готується структурним підрозділом, який ініціює підготовку доручення, спільно з Відділом забезпечення діяльності Міністра (патронатною службою). Відділ забезпечення діяльності Міністра забезпечує реєстрацію доручень, ведення їх електронної бази та зберігання оригіналів доручень разом із документами, які підтверджують їх виконання. Контроль за виконанням окремих доручень Міністра здійснює Відділ контролю. Розмноження та розсилання доручень забезпечує структурний підрозділ, який ініціює підготовку доручення. (Алгоритм процедури підготовки та виконання окремих доручень Міністра подано у додатку 6.2).
2. Окремі доручення заступників Міністра готуються у структурному підрозділі, визначеному заступником Міністра відповідальним. Доручення реєструються, розмножуються та розсилаються виконавцям діловодом відповідного структурного підрозділу.
3. Проект окремого доручення Міністра та заступників Міністра готується на бланку Міністерства встановленого зразка з дотриманням вимог ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації" та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 року N 1153.
Параграф 24. Порядок роботи з документами, що надійшли від органів влади вищого рівня
1. За результатами попереднього розгляду документів, який здійснює Загальний відділ, документ передається відповідальному працівникові Відділу забезпечення діяльності Міністра (патронатна служба) для підготовки проекту резолюції та подається на підпис Міністру або тимчасово виконуючому його обов'язки.
2. У резолюції зазначається зовнішній номер документа, прізвище заступника Міністра, якому доручається виконання документа, зміст доручення, термін виконання (за необхідності), дата видачі доручення, номер внутрішньої реєстрації.
3. До складу виконавців включається один із заступників Міністра, на якого покладається координація та контроль за виконанням зазначеного доручення.
4. У разі наявності у складі виконавців двох і більше заступників Міністра загальна координація робіт покладається на заступника Міністра, за яким скликання.
5. Документ із резолюцією Міністра передається Відділом підготовки та супроводу документів до Загального відділу, який надає його Відділу контролю для відмітки "Контроль", після чого повертається до Загального відділу для внесення резолюції до комп'ютерної бази даних.
6. Працівник Загального відділу передає документ помічникові заступника Міністра (або головному спеціалісту), на якого покладена координація, під підпис.
7. Помічник заступника Міністра (або головний спеціаліст) забезпечує розгляд документа заступником Міністра та повернення його до Загального відділу Адміністративного департаменту не пізніше наступного дня з визначеними виконавцями.
8. Головним виконавцем, відповідальним за виконання доручення, є керівник структурного підрозділу Міністерства або інша посадова особа, чиє прізвище вказане заступником Міністра координатором цього питання - першим. Для виконання доручення головному виконавцю надається право скликати інших виконавців, у тому числі з інших структурних підрозділів за погодженням з їх керівниками.
9. Працівник Загального відділу вносить інформацію у базу даних та виготовляє реєстраційно-контрольну картку (РКК) у 2 примірниках та передає доручення з однією РКК діловоду відповідного структурного підрозділу, якого визначено виконавцем, під підпис.
10. Подальша передача документа від одного виконавця до іншого здійснюється Загальним відділом Адміністративного департаменту через відповідальних за проходження документів у підрозділах (діловодів). При цьому термін розгляду документа підрозділом не може перевищувати одного дня. Виконання термінових доручень організовується в оперативному порядку.
11. Проходження документа реєструється в РКК, а факт ознайомлення і розгляду його посадовою особою засвідчується підписом напроти свого прізвища на резолюції з обов'язковим зазначенням дати розгляду.
12. Після проходження всіх виконавців документ через Загальний відділ Адміністративного департаменту передається до головного виконавця. Питання повторного розгляду документа іншими виконавцями регулюється головним виконавцем.
13. Усі співвиконавці повинні у погоджений головним виконавцем термін внести свої пропозиції або надати необхідні для виконання доручення матеріали.
14. Головний виконавець не пізніше встановленого терміну надає оригінал документа разом з матеріалами, які свідчать про його виконання, до Відділу контролю Департаменту управління майном, відомчого контролю і аудиту із зазначенням заходів (номерів листів, назв та реквізитів підготовлених документів тощо) для зняття з контролю.
15. У разі несвоєчасного повернення РКК або відсутності чіткої та конкретної інформації про виконання доручення, воно вважається невиконаним, про що наступного дня начальник Відділу контролю зобов'язаний доповісти заступникові Міністра, відповідальному за проходження документа.
16. Оригінал документа разом з матеріалами, що свідчать про його виконання, зберігається у Загальному відділі Адміністративного департаменту.
17. Відправлення документів до органів влади вищого рівня здійснюється кожного робочого дня о 15.30 з обов'язковим наданням автомобіля для вчасної доставки. (Алгоритм процедури розгляду документів, що надійшли від органів влади вищого рівня, подано у додатку 6.3).
18. Всі вихідні документи, які підписуються Міністром, обов'язково візуються літературним редактором.
Параграф 25. Порядок роботи з документами, що надійшли від інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій тощо
1. Документи від інших органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій тощо, якими поставлено завдання, реєструються відповідальним працівником Загального відділу та передаються на розгляд Міністру та заступникам Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків та повноважень.
2. Помічники Міністра та заступників Міністра (або головні спеціалісти) забезпечують розгляд документів для визначення безпосереднього виконавця і повертають документ з резолюцією до Загального відділу.
Резолюція вноситься до комп'ютерної бази даних і документ передається до структурного підрозділу.
Проходження документа реєструється у комп'ютерній базі даних, а факт ознайомлення і розгляду його посадовою особою засвідчується підписом напроти свого прізвища на резолюції з обов'язковим зазначенням дати розгляду.
3. Після проходження всіх виконавців документ через Загальний відділ Адміністративного департаменту передається до головного виконавця, який є відповідальним за надання відповіді адресату. (Алгоритм процедури розгляду документів, що надійшли від інших центральних органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій тощо, подано у додатку 6.4).
4. Не допускається передача документа від одного виконавця до іншого без внесення змін Загальним відділом до електронної бази даних.
Параграф 26. Оформлення копій та додатків до документів
1. Офіційна копія документа, що має всі необхідні реквізити (відмітки "Копія" та "З оригіналом згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії), завірені печаткою Загального відділу Адміністративного департаменту, виготовляється з відтворенням всіх його елементів і видається тільки з дозволу Міністра, його заступників або директора Адміністративного департаменту. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.
Не підлягають копіюванню та передачі за межі Міністерства іншим особам документи з інформацією, що передбачена статтею 37 Закону України "Про інформацію", у тому числі документи внутрішнього документообігу (доповідні, службові записки, зауваження, висновки тощо).
Виготовлення копій наказу з оригіналу, який зберігається у Загальному відділі та має особистий підпис Міністра або тимчасово виконуючого його обов'язки, допускається у виключних випадках і з дозволу керівництва.
2. Всі вихідні документи оформляються на бланках Міністерства, виготовлених згідно з вимогами державних стандартів.
3. На другому примірнику вихідного документа (неофіційній копії), що залишається у справі, реквізити бланку Міністерства не відтворюються, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс. Другий примірник візується посадовими особами, з якими погоджувався документ, та виконавцем.
4. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Відомості про наявність додатків зазначаються у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
Додатки до документів можуть бути трьох видів:
додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа; додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити: найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо.
У розпорядчому документі (наказі) відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад: "1. Затвердити склад робочої групи згідно з додатком 1".
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка.
5. Порядок організації роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, визначається законодавством.
Параграф 27. Порядок підготовки проектів наказів Міністерства та їх реєстрація
1. З метою забезпечення виконання повноважень Міністерства, видаються накази з основної діяльності (далі - накази). Накази з особового складу готуються Відділом кадрів. Відділ кадрів забезпечує також візування, реєстрацію та зберігання наказів з особового складу відповідно до номенклатури справ.
2. Проект наказу готується на бланку Міністерства встановленого зразка з дотриманням вимог ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації" та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 року N 1153.
3. У процесі підготовки проект наказу візується виконавцем (зазначається посада, номер службового телефону та розшифрування підпису) та керівником структурного підрозділу Міністерства, що розробив проект. Проект наказу подається на підпис Міністру лише після його узгодження з літредактором, керівниками всіх заінтересованих структурних підрозділів, Управлінням правової та законопроектної роботи, першим заступником та/або заступниками Міністра, відповідно до розподілу функціональних обов'язків та повноважень.
4. Проект наказу візується виконавцем, керівниками структурних підрозділів, відповідальними за його підготовку, та погоджується Управлінням правової та законопроектної роботи, а у разі необхідності - керівниками заінтересованих структурних підрозділів Міністерства, першим заступником, заступниками Міністра не пізніше ніж у тижневий строк після завершення його розробки відповідним структурним підрозділом. Виконавець проекту наказу проставляє дату візування. Візи проставляються на зворотній стороні аркуша наказу.
5. За необхідності головний розробник здійснює заходи щодо погодження проекту наказу із зацікавленими органами виконавчої влади, установами та організаціями.
6. Зовнішнє погодження проекту наказу оформляється відповідним грифом.
7. У разі коли зміст проекту наказу стосується більше ніж трьох установ або органів виконавчої влади, складається "Аркуш погодження".
8. Усі погодження проставляються на першій сторінці примірника проекту наказу.
9. Додатки до наказу візуються керівником підрозділ, який є виконавцем документа.
10. На підпис Міністру або тимчасово виконуючому його обов'язки підготовлений наказ подається тільки після завершення процедури внутрішнього візування посадовими особами.
11. Наказ реєструється у Загальному відділі Адміністративного департаменту.
12. Пункти наказу з установленими термінами виконання ставляться на контроль Відділом забезпечення діяльності Міністра (у разі коли контроль за виконанням наказу залишено за Міністром) або помічником того із заступників Міністра, на якого покладено контроль за виконанням наказу. Один примірник наказу надається до Відділу контролю для подальшого контролю виконання окремих пунктів наказу зі встановленими термінами виконання.
13. Загальний відділ забезпечує ведення електронної бази наказів, які надаються відповідальними за підготовку наказу на електронному носії чи електронною поштою. Ведення електронної бази наказів (реєстр) особового складу здійснює Відділ кадрів.
14. Розмноження копій наказу, завірених печаткою Загального відділу, та розсилання копій наказу електронною поштою покладається на структурний підрозділ, який готував наказ. До розрахунку розсилання обов'язково включається Відділ контролю. (Алгоритм процедури реєстрації наказів подано у додатку 6.5).
15. Структурний підрозділ, відповідальний за підготовку наказу, у разі необхідності забезпечує внесення до нього змін у встановленому порядку.
Параграф 28. Написання працівниками Міністерства пояснювальних записок
1. Пояснювальна записка - це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків, підготовлена працівником у письмовій формі відповідному керівнику на його вимогу.
2. Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.
По групі пояснювальні записки поділяються на службові та особисті. Службові записки готуються на бланку Мінрегіонбуду, особисті - на аркуші паперу А4 з відтворенням реквізитів та за підписом автора
3. Пояснювальна записка повинна мати такі реквізити:
1) адресат (посада, прізвище та ініціали особи, на ім'я якої подається записка);
2) адресант (посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку);
3) назва виду документа;
4) заголовок до тексту;
5) текст;
6) відмітка про додатки (у разі їх наявності);
7) дата;
8) підпис автора.
4. Пояснювальна записка надається у термін, визначений керівником. Цей термін не може бути коротшим ніж один робочий день.
Параграф 29. Порядок написання доповідних записок
1. Доповідна записка - це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень. Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника.
Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації.
2. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції.
3. Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішня оформляється на бланку Міністерства за підписом Міністра або його заступників, відповідно до розподілу функціональних обов'язків та повноважень.
4. Оформляється аналогічно пояснювальній записці.
Параграф 30. Контроль за виконанням документів
1. Контроль за виконанням документів в Міністерстві здійснюється відповідно до Інструкції з організації контролю в Міністерстві регіонального розвитку та будівництва України, затвердженої наказом від 23.08.2007 року N 157, розробленої відповідно до Указу Президента України "Про порядок організації та здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України" від 19.02.2002 року N 155/2002, та Інструкції з діловодства в Міністерстві будівництва, архітектури та житлово-комунального господарства України, затвердженої наказом та розробленої відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 року N 1153.
2. Контроль за виконанням документів здійснює Відділ контролю Департаменту управління майном, відомчого контролю і аудиту.
3. Відділ контролю взаємодіє з апаратом Верховної Ради України, із Секретаріатом Президента України, Секретаріатом Кабінету Міністрів України, центральними органами виконавчої влади з питань організації контролю і здійснює контроль за:
виконанням структурними підрозділами законів України, указів, розпоряджень та доручень Президента України;
доручень, протоколів, рішень Прем'єр-міністра України;
постанов, розпоряджень, протоколів та доручень Кабінету Міністрів України;
постанов і звернень Верховної Ради України;
запитів і звернень народних депутатів України;
наказів та окремих доручень Міністра.
4. Про результати контролю Відділ контролю готує і систематично надає Міністру та його заступникам аналітичні та інформаційні матеріали про хід виконання актів законодавства, доручень вищих органів влади, наказів та доручень керівництва Міністерства.
5. Відділ контролю перевіряє організацію та стан виконавської дисципліни у структурних підрозділах Міністерства, проводить аналіз наданих ними звітів про стан виконавської дисципліни, готує і надає Міністру узагальнений аналіз.
Параграф 31. Строки виконання документів
1. Доручення можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. У разі коли строк виконання у документі не зазначено, Міністр самостійно визначає строк і порядок виконання виходячи з цілей та складності завдання. Якщо завдання потребує термінового виконання, у проекті резолюції до документа обов'язково зазначається конкретний строк. Строки виконання можуть бути вказані у самому дорученні або встановлені актами законодавства. Строк підготовки проекту документу визначається з урахуванням того, що днем виконання завдань вважається день реєстрації в Міністерстві вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.
2. Доручення із зазначенням строків виконання:
депутатський запит - не пізніше як у 15-денний строк з дня його реєстрації в Міністерстві або в інший строк, встановлений Верховною Радою України;
звернення народного депутата України, - не довше як 10 календарних днів з дня його реєстрації в Міністерстві;
звернення народного депутата України, яке надійшло через Секретаріат Кабінету Міністрів України - не довше 10 календарних днів від вхідної дати реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України;
строк розгляду депутатського запиту чи звернення з урахуванням продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження;
листи-запити Секретаріату Президента України та Кабінету Міністрів України - до зазначеного в них терміну або не пізніше як за 30 календарних днів.
3. У разі, коли листи від інших центральних органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій тощо надійшли пізніше встановленого в них терміну виконання, необхідно зв'язатися з виконавцем, який готував вхідний лист, та:
а) якщо відповідь на лист є ще актуальною, оперативно організувати його виконання. У цьому випадку адресата у тексті відповіді повідомити про час надходження документа до Міністерства;
б) якщо адресант у зв'язку із закінченням встановленого ним терміну не потребує відповіді на лист, документ разом з конвертом зберігається в Загальному відділі у справі "Документи, що надійшли із запізненням".
4. Міністр особисто розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, актами Президента України, Прем'єр-міністра України, рішеннями Кабінету Міністрів України (одразу після реєстрації документа).
5. Завдання, визначені в дорученнях, виконуються у строки, встановлені керівництвом Міністерства.
6. Строк виконання доручення може бути змінений лише за рішенням посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадовою особою, яка її заміщає. За потреби строк може бути продовжено на проханням виконавця, яке подається письмово на ім'я посадової особи, що надавала доручення для виконання, не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, з обґрунтуванням причин неможливості виконання у встановлений строк, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його реєстрації в Міністерстві.
7. У разі об'єктивної неможливості відпрацювання в установлені строки доручень, що надійшли із Секретаріату Президента України, Прем'єр-міністра України, Кабінету Міністрів України та листів-запитів апарату Верховної Ради України, керівник структурного підрозділу, якому доручено опрацювання порушених питань, вносить Міністру (не пізніше ніж за 7 днів до закінчення встановленого строку виконання) подання про перенесення строків виконання доручення до органу, який видав доручення, з обґрунтуванням пропозицій щодо перенесення терміну.
8. Рішення про продовження строків виконання доручення, окремих його положень приймає посадова особа, що надавала доручення для виконання.
9. Продовження строку виконання доручень керівництва Міністерства здійснюється шляхом внесення Відділом контролю змін до інформаційної довідки контрольного доручення.
10. Доопрацювання проектів документів, повернених Кабінетом Міністрів України розробнику, проводиться не пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.
11. Строк підготовки проектів контрольних документів визначається з урахуванням того, що:
проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно актів та доручень Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України, подаються до Кабінету Міністрів України за 10 днів до закінчення місячного строку від дня підписання таких документів, якщо інший строк не зазначений у документі;
датою виконання завдань, визначених дорученнями Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України, рішеннями Кабінету Міністрів України, які надаються відповідно до вимог законів України, актів і доручень Президента України, вважається дата реєстрації в Секретаріаті Кабінету Міністрів України документів, які містять інформацію про їх виконання, або проектів відповідних нормативно-правових актів, наданих Міністерством.
12. Рішенням Міністра може бути визначено структурний підрозділ чи посадову особу, на яких покладається здійснення контролю за виконанням доручення.
13. Відповідальність за якість виконання доручень несуть посадові особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника, та безпосередні виконавці згідно із законодавством. У разі коли документ виконується кількома посадовими особами (структурними підрозділами) та не визначено відповідального, відповідальною за організацію виконання (скликання) є посадова особа (структурний підрозділ), яка в резолюції зазначена першою.
14. Погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, актів та доручень Президента України, доручень Прем'єр-міністра України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, проводиться не пізніше ніж у дводенний термін після подання їх на погодження безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівниками структурних підрозділів та заступниками Міністра невідкладно.
Якщо виконання доручення покладене на кількох виконавців, подання інформації організовується окремо кожним керівником структурного підрозділу.
15. Головний виконавець не пізніше встановленого терміну повертає до Сектору з контролю РКК із зазначенням заходів щодо виконання доручення для зняття останнього з контролю.
16. Всі виконані доручення разом із матеріалами, що свідчать про його виконання (доручення органів влади вищого рівня, звернення та запити народних депутатів), обов'язково підлягають поверненню до Загального відділу для подальшого зберігання.
17. Документ вважається виконаним лише тоді, коли розгляд питань порушених у ньому здійснено в повному обсязі і кореспонденту надано відповідь по суті.
18. Після виконання доручення знімається з контролю. Зняти доручення з контролю може тільки та посадова особа, яка встановлювала контроль.
19. Посадові особи, відповідальні за контроль у структурних підрозділах, щовівторка до 10.00 подають до Відділу контролю інформацію про виконання контрольних доручень, а також про причини невиконання документів у визначені терміни.
20. Відділ контролю систематично перевіряє стан виконавської дисципліни у структурних підрозділах Міністерства та про результати інформує Міністра та його заступників.
Параграф 32. Порядок зберігання та користування архівною документацією
1. Порядок роботи з архівними документами Міністерства, їх зберігання та передача до Головархіву України здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в Міністерстві будівництва, архітектури та житлово-комунального господарства України, розробленої відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 року N 1153.
2. Для зберігання, використання та підготовки документів Мінрегіонбуду для передачі їх до Головархіву України у Загальному відділі Адміністративного департаменту визначена відповідальна особа, яка у своїй діяльності керується правилами та інструкціями Головархіву України, а також наказами та розпорядженнями керівництва Міністерства.
3. Документи з часу створення (надходження) і передачі їх до архіву зберігаються за місцем їх формування у справах.
4. Закінчені діловодством справи, які містять оригінали документів постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання, повинні здаватися в архів для подальшого зберігання та використання.
5. Видача документів для користування працівникам центрального апарату Міністерства здійснюється з дозволу директора Адміністративного департаменту.
Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу Міністра.
Вилучення документів із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу Міністра з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.
Розділ 7. Порядок проведення нарад
Параграф 33. Апаратні наради
1. Для розгляду та оперативного вирішення питань, що належать до повноважень Міністерства, щотижнево проводяться апаратні наради.
2. В апаратних нарадах беруть участь:
Міністр та його заступники, керівники департаментів, самостійних управлінь та відділів Міністерства та інші працівники згідно з окремим списком запрошених.
3. Організаційний відділ Адміністративного департаменту формує пакет документів, який виноситься на розгляд апаратної наради, веде протокол засідання, затверджує його у головуючого на нараді, розсилає заступникам Міністра та керівникам структурних підрозділів, готує інформаційні матеріали про виконання протокольних доручень.
4. Матеріально-технічне забезпечення проведення апаратної наради покладається на Відділ господарського забезпечення та Відділ інформатизації та зв'язку Адміністративного департаменту.
5. Доручення, надані на апаратній нараді, оформлюються не пізніше ніж у дводенний строк протоколом. Протокол підписується головуючим на нараді і доводиться до виконання керівникам структурних підрозділів.
6. Відповідальність за якісну та своєчасну підготовку матеріалів на розгляд апаратної наради покладається на заступників Міністра, відповідно до розподілу функціональних обов'язків та повноважень, та керівників структурних підрозділів.
Параграф 34. Оперативні наради
1. З метою розгляду та оперативного вирішення окремих питань, що належать до повноважень Міністерства, Міністр, а у разі його відсутності - один із заступників Міністра, проводять оперативні наради.
2. В нарадах беруть участь: Міністр, перший заступник та заступники Міністра, керівники структурних підрозділів та інші запрошені за окремим списком.
3. Оперативні наради проводяться у міру необхідності.
4. Доручення, надані Міністром або його заступниками на оперативній нараді, оформляються у дводенний строк протоколом, який затверджується головуючим на нараді.
5. Організаційно-технічне забезпечення проведення оперативної наради (складання протоколу, списку запрошених, контроль за виконанням доручень) покладається на Відділ забезпечення діяльності Міністра.
Параграф 35. Міжвідомчі наради
1. Для вирішення питань міжвідомчого характеру заступники Міністра, у разі потреби, проводять міжвідомчі наради.
2. Порядок денний, список учасників наради та матеріали надаються учасникам наради за день до її проведення.
3. Організація підготовки міжвідомчих нарад, їх протоколювання та контроль за виконанням доручень, наданих на міжвідомчих нарадах, здійснюють помічники заступників Міністра (або спеціалісти).
Розділ 8. Порядок взаємодії Міністерства з Верховною Радою України та її органами, Президентом України та його Секретаріатом, Кабінетом Міністрів України та його Секретаріатом
1. Під час здійснення своїх повноважень Міністерство взаємодіє з Верховною Радою України та її органами, Президентом України та його Секретаріатом, Кабінетом Міністрів України та його Секретаріатом, центральними і місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування.
2. Для забезпечення взаємодії з Верховною Радою України та її органами в Міністерстві створено Департамент міжрегіональної взаємодії, зв'язків з органами влади та громадськістю, а з числа заступників Міністра визначено посадову особу.
3. Департамент міжрегіональної взаємодії, зв'язків з органами влади та громадськістю відповідно до визначених завдань:
забезпечує належну організацію супроводу законопроектів у Верховній Раді України, в тому числі у депутатських фракціях, комітетах та на пленарних засіданнях Верховної Ради України;
здійснює моніторинг проходження окремих законопроектів, які внесені народними депутатами України;
разом з відповідними підрозділами Міністерства, здійснює підготовку попередніх експертних висновків, а також прогнозів політичних та соціально-економічних наслідків прийняття відповідних законопроектів;
готує Міністру та заступникам Міністра за напрямками роботи інформацію про хід та результати розгляду у Верховній Раді України, комітетах Верховної Ради України законопроектів, які належать до компетенції Міністерства;
за дорученням Міністра здійснює попередній розгляд та аналіз документів, що надходять від Верховної Ради України;
готує спільно з відповідними структурними підрозділами апарату Міністерства проекти доручень Міністра щодо питань взаємодії з Верховною Радою України, здійснює контроль за їх виконанням;
організовує та координує діяльність структурних підрозділів апарату Міністерства із забезпечення ефективної взаємодії з Верховною Радою України.
4. Відділ зв'язків з органами влади та громадськістю Департаменту міжрегіональної взаємодії, зв'язків з органами влади та громадськістю щоп'ятниці доповідає Міністру через першого заступника Міністра про план роботи Верховної Ради України на наступний тиждень разом з аналізом законопроектів, що пропонуються до розгляду, з метою формування позиції Міністерства.
Параграф 36. Супровід законопроектів
1. Міністерство забезпечує супроводження законопроектів, внесених на розгляд Верховної Ради України Кабінетом Міністрів України та народними депутатами України.
Законопроект, що належить до компетенції Міністерства, поданий на розгляд Кабінетом Міністрів України, представляє у Верховній Раді України та супроводжує на всіх стадіях розгляду посадова особа, визначена Міністром.
2. Представник Міністерства під час супроводження законопроекту:
бере участь у розгляді законопроекту на засіданні комітету Верховної Ради України, аргументує позицію Міністерства, дає пояснення, відповідає на запитання, подає у разі необхідності додаткові аналітичні та інформаційно-довідкові матеріали;
доповідає про законопроект на пленарному засіданні Верховної Ради України у першому читанні та дає відповідні пояснення;
за результатами розгляду законопроекту в першому читанні бере участь у його підготовці комітетом Верховної Ради України до другого читання, або до повторного першого читання, у тому числі в разі доопрацювання законопроекту з урахуванням результатів його публічного обговорення;
інформує Міністерство про хід та результати розгляду законопроектів у Верховній Раді України.
У разі подання Міністерством пропозицій та поправок до законопроекту, який готується до другого читання, представник Міністерства аргументує позицію Міністерства під час розгляду законопроекту комітетом та на пленарному засіданні під час другого читання.
Представник Міністерства висловлює позицію Міністерства щодо пропозицій та поправок до законопроекту, внесених іншими суб'єктами законодавчої ініціативи, аргументує позицію Міністерства під час розгляду Верховною Радою України пропозицій Президента України до поверненого ним для повторного розгляду закону.
3. Структурні підрозділи Міністерства у процесі законопроектної роботи:
проводять моніторинг підготовки та проходження законопроектів з питань, що належать до їх компетенції, та аналізують такі проекти на відповідність засадам державної політики;
формують пропозиції щодо визначення позиції Міністерства стосовно таких законопроектів і подають їх Міністру за тиждень до початку пленарних засідань, з розгляду відповідних законопроектів.
4. Міністерство забезпечує постійну та ефективну співпрацю з центральними та місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування.
5. Міністерство розглядає звернення, пропозиції, інші матеріали та документи, що надходять від центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, забезпечує своєчасне узгодження проектів нормативно-правових актів, що вносяться на розгляд Кабінету Міністрів України.
Розділ 9. Порядок підготовки матеріалів для участі у засіданнях Кабінету Міністрів України та урядових комітетів
1. Документи та матеріали для участі Міністра у засіданнях Кабінету Міністрів України та урядових комітетів готуються відповідно до порядку денного або на підставі доручень Міністра та його заступників - за їх рішенням.
2. Для участі Міністра у засіданнях Кабінету Міністрів України, урядових комітетах Відділ забезпечення діяльності Міністра (патронатна служба) забезпечує формування необхідного пакету документів (інформації, доповіді) із залученням відповідних структурних підрозділів Міністерства.
Матеріали до засідань Кабінету Міністрів України та урядових комітетів Загальним відділом передаються до Відділу забезпечення діяльності Міністра (патронатної служби) одразу після їх надходження до Міністерства. У разі, коли до порядку денного засідання включено проекти актів, розроблені Міністерством або за його участю, Відділ забезпечення діяльності Міністра (патронатна служба) негайно повідомляє про це керівництво та відповідні структурні підрозділи Міністерства.
3. У разі, коли проекти законодавчих актів, актів Президента України, Кабінету Міністрів України подаються до розгляду Кабінетом Міністрів України з ініціативи Міністерства, тези виступу та довідкові матеріали для участі Міністра у засіданні готуються виконавцем завчасно, разом з пакетом документів, що подаються на розгляд Кабінету Міністрів України. При цьому виконавцем здійснюється супровід проходження відповідних проектів з моменту надання на погодження до центральних органів виконавчої влади для включення до порядку денного засідання Кабінету Міністрів України.
4. Тези виступу та довідкові матеріали для участі Міністра у засіданнях Кабінету Міністрів України та урядових комітетів подаються відповідними структурними підрозділами до Відділу забезпечення діяльності Міністра (патронатна служба) у друкованому та електронному вигляді не пізніше ніж за два робочих дня до початку засідання, а в невідкладних випадках негайно.
Розділ 10. Порядок взаємодії Міністерства з центральними та місцевими органами виконавчої влади та місцевого самоврядування
1. Міністерство здійснює свої повноваження у відносинах з центральними та місцевими органами влади, органами місцевого самоврядування відповідно до Конституції і законів України, бере участь у виконанні загальнодержавних програм та здійсненні інших заходів, а також шляхом:
розроблення стратегічних цілей, пріоритетів і першочергових завдань щодо реалізації державної регіональної політики і політики у сфері будівництва, архітектури та містобудування;
розроблення заходів, спрямованих на узгодження дій центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування та об'єднання їх зусиль для виконання спільних завдань;
заслуховування на засіданнях колегії Міністерства звітів (інформацій) керівників місцевих органів виконавчої влади про стан справ у сфері державної регіональної політики і політики у сфері будівництва, архітектури та містобудування;
розроблення проектів нормативно-правових актів з питань державної регіональної політики і політики у сфері будівництва, архітектури та містобудування та погодження із відповідними заінтересованими органами, а у разі невідповідності цих актів Конституції і законам України, актам Президента України, постановам Верховної Ради України та актам Кабінету Міністрів України, проектів актів щодо внесення змін і доповнень;
погодження призначення на посади перших заступників, заступників голів та керівників структурних підрозділів обласних державних адміністрацій з питань регіональної політики, регіонального розвитку, будівництва, містобудування та архітектури;
надання консультативно-методичної допомоги з питань державної регіональної політики та політики у сфері будівництва, архітектури та містобудування;
розгляду депутатських звернень, запитів та надання письмових відповідей.
Розділ 11. Міжнародне співробітництво
1. Міністерство відповідно до своїх повноважень, передбачених чинним законодавством, забезпечує співробітництво України з міжнародними організаціями, виконує роботу, пов'язану з представництвом України в цих організаціях, у межах своїх повноважень та в установленому порядку укладає міжнародні договори.
2. Діяльність, пов'язана з укладенням угоди міжвідомчого характеру про співробітництво з установами іноземних держав, здійснюється відповідно до Закону України від 29.06.2004 року N 1906 "Про міжнародні договори України".
3. Проведення робочих зустрічей Міністра або його заступників з посадовими особами іноземних держав, представниками дипломатичного корпусу та міжнародних організацій здійснюється відповідно до Указу Президента України від 22.08.2002 року N 746 "Про Державний Протокол та Церемоніал України".
4. Для взаємодії з міжнародними організаціями з питань двостороннього міжнародного співробітництва, європейської інтеграції, транскордонного співробітництва в Міністерстві створено Департамент міжнародного співробітництва, інвестиційного розвитку та з питань європейської інтеграції, який відповідно до покладених на нього завдань здійснює:
міжгалузеву координацію діяльності та функціонального регулювання у відповідних сферах в межах визначених завдань та повноважень;
сприяє активізації зовнішньоекономічних зв'язків та входженню на зовнішні ринки підприємств, установ та організацій, віднесених до сфери управління Мінрегіонбуду;
забезпечує залучення інвестицій до галузі місцевого та регіонального розвитку, будівництва та архітектури;
організовує співпрацю з міжнародними фінансовими та донорськими організаціями;
бере участь у здійсненні заходів з наближення вітчизняної нормативно-правової бази до європейських стандартів у галузі місцевого та регіонального розвитку, будівництва та архітектури;
забезпечує реалізацію Закону України "Про транскордонне співробітництво", Європейської конвенції з питань транскордонного співробітництва між територіальними владами та громадами, додаткових протоколів до неї.
Розділ 12. Взаємодія Міністерства із засобами масової інформації та інформування громадськості
1. Для забезпечення взаємодії між Міністерством, засобами масової інформації та об'єднаннями громадян в Міністерстві створено Департамент міжрегіональної взаємодії, зв'язків з органами влади та громадськістю.
2. Департамент міжрегіональної взаємодії, зв'язків з органами влади та громадськістю забезпечує:
інформування громадськості про діяльність Міністерства шляхом систематичного проведення прес-конференцій, брифінгів, інтернет-конференцій, прямих інтерв'ю, коментарів, підготовки теле- і радіопередач, розповсюдження інформації про діяльність Міністерства;
проведення моніторингу повідомлень у засобах масової інформації стосовно діяльності Міністерства та реагування на критичні зауваження;
доведення до громадськості офіційних позицій керівництва та відповідних посадових осіб Міністерства з актуальних питань, що належать до компетенції Міністерства;
підготовку та оперативне оприлюднення інформації про діяльність Міністерства через засоби масової інформації та власний веб-сайт;
надання консультацій представникам засобів масової інформації з питань, що належать до компетенції Міністерства;
організацію та проведення інформаційних заходів та акцій, що сприяють формуванню позитивного іміджу Міністерства.
3. Департамент міжрегіональної взаємодії, зв'язків з органами влади та громадськістю запобігає спробам спотворення офіційної позиції та іміджу Міністерства у засобах масової інформації, готує офіційні спростування у випадку розповсюдження у ЗМІ відомостей, що не відповідають дійсності.
4. З метою оперативного і всебічного висвітлення діяльності Мінрегіонбуду створено власний веб-сайт. Відповідальними за розміщення та оновлення інформації у відповідних розділах та рубриках сайту є керівники структурних підрозділів.
5. Тимчасовий Порядок інформаційного наповнення, технічної підтримки і супроводу веб-сайту Мінрегіонбуду затверджено наказом Міністерства регіонального розвитку та будівництва України від 08.05.2008 року N 198 "Про роботу веб-сайту Мінрегіонбуду, затвердження тимчасового Порядку інформаційного наповнення, технічної підтримки і супроводу веб-сайту Мінрегіонбуду".
Розділ 13. Організація роботи зі зверненнями громадян
1. Розгляд звернень громадян, організація їх особистого прийому здійснюється відповідно до Закону України "Про звернення громадян" та інших нормативних актів.
2. За зверненнями громадян ведеться окреме діловодство в установленому порядку. Письмові звернення реєструються, своєчасно доводяться до виконавців та беруться на контроль стосовно строків їх виконання.
3. Організація роботи зі зверненнями громадян покладається на Сектор звернень та прийому громадян Адміністративного департаменту (далі - Сектор).
4. Письмові звернення, що надійшли до Міністерства від громадян, колективів, за належністю направляються Сектором до Міністра, першого заступника Міністра, заступників Міністра.
5. Звернення громадян, що надійшли до Міністерства з питань, що не належать до компетенції Міністерства, надсилаються за належністю для розгляду і надання відповіді заявникові до державних органів влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, об'єднань громадян, засобів масової інформації та інших посадових осіб.
