Про затвердження Рекомендацій застосування системи електронних закупівель у Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України при здійсненні допорогових закупівель

Відповідно до Закону України "Про публічні закупівлі" та з метою забезпечення прозорості, відкритості та запобігання корупції у сфері державних закупівель

1. Затвердити Рекомендації застосування системи електронних закупівель у Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України при здійсненні допорогових закупівель (далі - Рекомендації), що додається.

2. Керівникам державних підприємств, установ та організацій, які належать до сфери управління Міненерговугілля:

2.1. Розробити та затвердити відповідні Рекомендації застосування системи електронних закупівель.

2.2. Надіслати до Міненерговугілля звіт про результати виконаної роботи.

3. Керівникам державних підприємств, установ та організацій, які належать до сфери управління Міненерговугілля, здійснювати закупівлю товарів, робіт та послуг, вартість яких не перевищує межі, встановлені Законом України "Про публічні закупівлі" , відповідно до власних рекомендацій застосування систем електронних закупівель.

4. Відділу методології та конкурсних процедур Департаменту бухгалтерського обліку та звітності Міненерговугілля здійснювати закупівлю товарів, робіт та послуг, вартість яких не перевищує межі, встановлені Законом України "Про публічні закупівлі" відповідно до Рекомендацій.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Ці рекомендації визначають основні принципи організації та проведення електронних закупівель товарів, робіт та послуг у Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України (далі - Міністерство).

1.2. Рекомендації, розроблені відповідно до основних вимог Закону України "Про публічні закупівлі" (далі - Закон), регулює відносини, що виникають при проведенні допорогових закупівель товарів, робіт та послуг, для належного виконання функцій розпорядниками бюджетних коштів.

2.1. У цих Рекомендаціях терміни вживаються у таких значеннях:

відповідальний підрозділ - структурний підрозділ Міненерговугілля (департамент, управління, відділ, сектор тощо), який є ініціатором проведення закупівлі;

допорогова закупівля - закупівля замовником товарів, робіт і послуг, вартість яких є меншою за вартість, що встановлена в абзацах 2 та 3 частини 1 статті 2 Закону ;

договір про закупівлю - договір, між замовником і учасником за результатами закупівлі, що передбачає надання послуг, виконання робіт або набуття права власності на товари, укладається в письмовій формі відповідно до положень Цивільного кодексу України та Господарського кодексу України;

авторизований електронний майданчик - апаратно-програмний комплекс (програмне забезпечення), що функціонує в мережі Інтернет, є частиною системи електронних закупівель та забезпечує замовнику безоплатну реєстрацію та користування сервісами системи електронних закупівель з автоматичним обміном інформацією щодо процесу закупівлі товарів на електронних майданчиках;

електронний реверсійний аукціон - процес поступового зниження ціни пропозицій учасника;

електронні закупівлі - процес здійснення закупівлі товарів, робіт та послуг, визначених замовником, у разі якщо вартість таких товарів, робіт та послуг не перевищує межі, встановлені Законом на електронних майданчиках;

замовник - Міністерство енергетики та вугільної промисловості України;

користувач системи - будь-яка фізична або юридична особа, яка зареєструвалась у системі електронних закупівель;

представник замовника - структурний підрозділ Міненерговугілля (департамент, управління, відділ, сектор тощо), який є відповідальним за проведення закупівлі;

електронна система закупівель (далі - система) - інформаційно-телекомунікаційна система, що забезпечує проведення процедур закупівель, створення, розміщення, оприлюднення та обмін інформацією і документами в електронному вигляді, до складу якої входять веб-портал Уповноваженого органу, авторизовані електронні майданчики, між якими забезпечено автоматичний обмін інформацією та документами;

тендерний комітет - службові (посадові) особи замовника, призначені відповідальними за організацію та проведення закупівлі, відповідно до Закону України "Про публічні закупівлі" ;

учасник - фізична особа, у тому числі фізична особа - підприємець, юридична особа (резидент або нерезидент), що є користувачем системи, яка подала в електронному вигляді пропозицію для участі в електронних торгах, оголошених замовником;

3.1. Ці Рекомендації застосовуються для закупівлі товарів, робіт та послуг, визначених Замовником, у разі, якщо вартість закупівлі дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень та не перевищує межі, встановлені в абзацах 2 та 3 частини 1 статті 2 Закону України "Про публічні закупівлі" .

3.2. Закупівля товарів, робіт та послуг здійснюється відповідно до додатка до річного плану закупівель та змін до нього.

3.3. Додаток до річного плану закупівель складається та затверджується Тендерним комітетом на підставі пропозицій відповідальних підрозділів, в яких обґрунтовується потреба, зазначається код предмета закупівлі, очікувана вартість, терміни проведення тощо. Оформлення та оприлюднення додатка до річного плану закупівель та змін до нього покладається на представника замовника.

4.1. Замовник реєструється в системі відповідно до регламенту роботи електронного майданчика, обраного ним.

4.2. Замовник має право зареєструватися на декількох авторизованих електронних майданчиках.

4.3. Відповідальний підрозділ готує заявку на проведення електронних закупівель відповідно до додатка до річного плану, в якій зазначаються кваліфікаційні, технічні та якісні вимоги до предмету закупівлі, істотні умови договору тощо та передає її в установленому порядку Представнику замовника.

4.4. Представник замовника на підставі отриманих від відповідальних підрозділів документів формує в системі оголошення про закупівлю, згідно з регламентом системи.

4.5. В оголошенні про проведення закупівлі обов'язково зазначається:

- найменування замовника, код ЄДРПОУ, місцезнаходження;

- розмір бюджетного призначення за кошторисом або очікувана вартість;

- найменування предмета закупівлі та код відповідно до класифікатора;

- кількість товару та місце його поставки, виконання робіт, надання послуг та їх обсяги;

- строк поставки товарів, виконання робіт, надання послуг;

- детальний опис предмета закупівлі, у тому числі технічні та якісні характеристики з відповідними документальними підтвердженнями;

- вимоги до кваліфікації учасників та спосіб їх підтвердження;

- дата та час закінчення подання запитів на уточнення та/або запитань щодо закупівель;

- дата та час початку подання пропозицій;

- дата та час закінчення подання пропозицій;

- дата, час проведення електронного реверсивного аукціону та його умови (крок аукціону може становити 0,5-3 % очікуваної вартості товару);

- інша інформація, яку замовник вважає за потреби включити.

Технічні вимоги до предмета закупівлі та/або кваліфікаційні вимоги до учасників процедури закупівлі зі способами їх підтвердження можуть також зазначатися замовником в окремому документі, який опубліковується одночасно з оголошенням про проведення закупівель (документація закупівель). Зазначені вимоги не повинні носити дискримінаційний характер та сприяти зниженню конкуренції. У разі, якщо технічні вимоги обґрунтовано містять посилання на конкретні торговельну марку чи фірму, джерело походження товару або виробника, замовник може зазначити "або еквівалент".

4.6. Одночасно з розміщенням оголошення про проведення закупівель замовник повинен оприлюднити в системі документацію закупівель (за наявності), проект договору про придбання товару або істотні умови договору.

4.7. Замовник визначає строк початку подання пропозицій, що повинен становити не менше ніж 3 робочих дні та не більше 7 робочих днів з моменту оприлюднення оголошення про проведення закупівель.

У разі, якщо протягом цього періоду замовник отримує запитання, уточнення від користувачів системи щодо технічних вимог до товару та/або вимог до кваліфікації учасників, замовник повинен надати через систему відповідь протягом двох робочих днів з моменту їх розміщення в системі.

У разі необхідності замовник може внести відповідні зміни до технічних вимог до товару та/або вимог до кваліфікації учасників і оприлюднити їх в системі.

4.8. Замовник визначає строк закінчення подання пропозицій, що повинен становити не менше ніж 2 робочих дні та не більше ніж 5 робочих днів з моменту початку подання пропозицій.

4.9. Опрацювання всіх поданих пропозицій здійснюється на основі формування рейтингу позицій учасників за показником "ціна". Така інформація автоматично оприлюднюється системою одразу після завершення електронного аукціону.

4.10. Відповідальний підрозділ та представник замовника у строк, що становить не більше ніж 3 робочих дні з дня закінчення електронного аукціону, аналізує пропозицію з найнижчою ціною щодо відповідності кваліфікаційним критеріям учасника та технічним (якісним) характеристикам предмета закупівлі.

4.11. Якщо пропозиція учасника відповідає всім критеріям замовника, така пропозиція є переможцем. Пропозиції інших учасників у такому випадку не розглядаються.

4.12. У разі, якщо пропозиція учасника не відповідає кваліфікаційним критеріям та/або технічним (якісним) характеристикам замовник відхиляє пропозицію. Підстави відхилення оприлюднюються в системі протягом 1 робочого дня з дня прийняття такого рішення.

4.13. У разі відхилення пропозиції учасника, який запропонував найнижчу ціну, розглядається наступна пропозиція з найнижчою ціною, що визначена системою відповідно до цього порядку та способу.

4.14. У разі, якщо після відхилення не залишилося жодних пропозицій, закупівля визнається такою, що не відбулася.

4.15. Документи, що підтверджують відповідність вимогам до кваліфікації учасників та/або відповідність технічним вимогам, надаються замовнику переможцем у разі, якщо така вимога була визначена в оголошенні про проведення закупівель.

4.16. Інформація про визначення переможця, відхилення пропозиції та визнання закупівлі такою, що не відбулася, обов'язково оприлюднюється представником замовника в системі в день прийняття ним рішення про визначення переможця.

4.17. Договір про придбання товару, послуги чи робіт між замовником і переможцем укладається не раніше ніж через 2 робочих дні та не пізніше 10 робочих днів з моменту оприлюднення інформації про визначення переможця з урахуванням положень розділу 5 цих Рекомендацій.

4.18. Після укладання договору про придбання товару, робіт та послуг замовник зобов'язаний його оприлюднити в системі протягом 2 робочих днів з моменту його укладання. Оприлюднення інформації про укладання договору покладається на представника замовника.

4.19. У випадку неукладення договору з вини учасника-переможця протягом строку, зазначеного у п. 4.18 цих Рекомендацій, представник замовника розглядає пропозицію наступного учасника, яку визначила система з тих, що залишилися, та діє у порядку, передбаченому п. п. 4.10-4.16 цих Рекомендацій.

5.1. Оскарження в процесі проведення закупівель відповідно до п. 3.1 цих Рекомендацій відбувається у формі роз'яснення щодо результатів закупівель (скарга). Така скарга подається користувачем системи або учасником в електронній формі через сервіс системи та повинна містити таку інформацію:

• найменування замовника, рішення, дії або бездіяльність якого оскаржуються;

• номер оголошення про проведення закупівель, які оскаржуються;

• підстави подання скарги;

• вимоги до замовника та їх обґрунтування (обставини, в яких скаржник вбачає порушення закупівлі, з посиланням на регламент (положення) або чинне законодавство);

• ідентифікаційні дані (найменування, код ЄДРПОУ для юридичних осіб - резидентів, П. І. Б., місце реєстрації (проживання) фізичних осіб, найменування, реєстраційний номер, країна резиденства - для юридичних осіб - нерезидентів) особи, що подала скаргу.

5.2. У разі отримання замовником роз'яснення (скарги) з вимогою щодо усунення порушення під час проведення закупівель, замовник має право на добровільній основі вжити належних заходів для врегулювання питань, зазначених у скарзі, інформацію про що оприлюднити, в тому числі прийняти рішення про призупинення закупівель у такій самій формі, як була подана скарга.

5.3. Роз'яснення (скарги) подаються учасником замовнику не пізніше 5 днів з моменту оприлюднення інформації про визначення переможця, але до дня укладення договору про придбання товару, з дотриманням вимог п. 5.1 цих Рекомендацій. Роз'яснення (скарги) на технічні вимоги до товару та вимоги до кваліфікації учасників можуть подаватися до початку строку, встановленого для подання пропозицій.

5.4. Замовник повинен у строк, що не перевищує двох робочих днів з дня реєстрації скарги в системі, оприлюднити в системі інформацію про час і місце розгляду скарги.

Для розгляду скарги замовник залучає за згодою з правом дорадчого голосу представників Мінекономрозвитку, ГО "Трансперенсі Інтернешнл Україна", ГО "Прозорі закупівлі" та суб'єкта господарювання, що володіє електронним майданчиком.

Замовник має право залучати для отримання консультацій та експертних висновків представників державних органів (за погодженням з керівниками державних органів), експертів та спеціалістів, які не є пов'язаними особами та володіють спеціальними знаннями, необхідними для професійного та неупередженого розгляду скарги.

Розгляд скарги є відкритим, усі бажаючі можуть бути присутніми на розгляді.

5.5. Замовник зобов'язаний за результатами розгляду скарги не пізніше 5 днів з моменту реєстрації скарги в системі прийняти обґрунтоване рішення про встановлення або відсутність порушень процедури закупівлі, про заходи, що повинні вживатися для їх усунення та, у випадку встановлення порушення при визначенні переможця, переглянути таке рішення.

5.6. Рішення, прийняте за результатами розгляду скарги, оприлюднюється в системі не пізніше наступного дня після його прийняття.

5.7. Процес розгляду скарги не зупиняє процес проведення закупівель за винятком обставин, передбачених п. 5.2 цих Рекомендацій.

5.8. Замовник та переможець не мають права укладати договір у період призупинення закупівлі.

5.9. Інші заходи, які не передбачені цими рекомендаціями регулюються відповідно до законодавства.