НАЦІОНАЛЬНА СЛУЖБА ПОСЕРЕДНИЦТВА І ПРИМИРЕННЯ
Н А К А З
| 29.04.2003 N 174 |
Про організацію діяльності архіву Національної служби посередництва і примирення
Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи"
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Положення про архів Національної служби посередництва і примирення (додаток 1).
2. Затвердити Положення про експертну комісію для організації та проведення експертизи цінності документів в Національній службі посередництва і примирення та віднесення документів, створених в Національній службі посередництва і примирення та її відділеннях в Автономній Республіці Крим та областях, до Національного архівного фонду (додаток 2).
3. Завідуючій загальним сектором Національної служби посередництва і примирення Бібіковій О.А. в межах своїх повноважень здійснювати контроль за веденням діловодства та архівної справи у відділеннях Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях відповідно до чинних нормативно-правових актів та забезпечити проведення циклу занять з відповідальними працівниками відділень Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях.
4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
| Голова Національної служби посередництва і примирення | В.Руденко |
Додаток 1
до наказу Національної
служби посередництва
і примирення
29.04.2003 N 174
ПОЛОЖЕННЯ
про архів Національної служби посередництва і примирення
1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" в Національній службі посередництва і примирення (далі - НСПП) діє архів для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час її діяльності, використання відомостей, які містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав та законних інтересів громадян.
2. Функціонування архіву забезпечується загальним сектором НСПП.
3. В питаннях діяльності архіву загальний сектор НСПП керується Конституцією України і законами України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами НСПП та цим Положенням. З питань організації та методики ведення архівної справи загальний сектор НСПП керується правилами, інструкціями та іншими актами Державного комітету архівів України.
4. Обов'язки працівника загального сектора НСПП, відповідального за функціонування архіву НСПП, визначаються посадовою інструкцією, яка затверджується головою НСПП.
5. Основними завданнями загального сектора НСПП в плані створення архіву НСПП є:
- прийняття від структурних підрозділів НСПП та забезпечення належних умов зберігання архівних документів на різних носіях інформації;
- контроль стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах НСПП;
- складання зведеної номенклатури справ, перевірка відповідності формування у справи затвердженої номенклатури;
- подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення її державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою Центральному державному архіву вищих органів влади та управління України;
- проведення попередньої експертизи цінностей, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії НСПП описів документів Національного архівного фонду, справ з особового складу НСПП та актів про відбір для знищення документів, які не внесені до складу Національного архівного фонду;
- створення та удосконалення довідкового апарату до архівних документів;
- організація використання документів, видача у встановленому порядку архівних довідок, копій, витягів юридичним особам і громадянам;
- підготовка і передача документів Національного архівного фонду до Центрального архіву вищих органів влади та управління України;
- участь у заходах по підвищенню фахової кваліфікації працівників НСПП, які відповідають за роботу з документами.
6. Для виконання покладених на загальний сектор НСПП завдань по функціонуванню архіву НСПП йому надається право:
- вимагати від структурних підрозділів НСПП передачі на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами;
- повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
- надавати структурним підрозділам НСПП рекомендації з питань, що входять до компетенції загального сектора НСПП з питань функціонування архіву НСПП;
- запитувати від структурних підрозділів НСПП відомості, необхідні для роботи;
- інформувати голову НСПП про стан роботи з архівними документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
- брати участь у нарадах та засіданнях, які проводяться в НСПП, у разі розгляду на них питань роботи з документами;
- порушувати у встановленому порядку питання про притягнення до відповідальності службових осіб НСПП, винних у порушенні вимог Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".
7. Порядок взаємодії загального сектора НСПП з питань функціонування архіву НСПП з іншими структурними підрозділами НСПП визначається Інструкцією з діловодства в Національній службі посередництва і примирення та іншими нормативними документами.
8. Працівник загального сектора НСПП, відповідальний за функціонування архіву НСПП, який не вжив заходів, передбачених цим Положенням щодо дотримання чинних правил роботи з архівними документами, що призвело до втрат, псування, знищення документів Національного архівного фонду або документів, що підлягають включенню до нього, а також призвело до негативних економічних наслідків, ущемлення прав і законних інтересів працівників НСПП та громадян, несе особисту відповідальність у встановленому чинним законодавством порядку.
9. До складу документів архіву НСПП входять:
- закінчені у поточному діловодстві документи на паперовій основі постійного та довгострокового (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами НСПП;
- науково-технічні, організаційно-розпорядчі документи, створені НСПП і її відділеннями в Автономній Республіці Крим та областях або одержані ними на законних підставах;
- особові архівні документи працівників НСПП;
- друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву;
- довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
Документи на кожному виді носіїв інформації повинні зберігатися в архіві НСПП окремо від документа на інших видах носіїв інформації.
10. Документи на паперовому носії передаються структурними підрозділами НСПП до архіву НСПП через 2 роки після закінчення їх у діловодстві у впорядкованому стані за описами зразка, встановленого Державним комітетом архівів України, з виконанням вимог Інструкції з діловодства в Національній службі посередництва і примирення.
11. Встановлюються такі граничні терміни тимчасового зберігання документів в архіві НСПП:
- документи НСПП і відділень НСПП в Автономній Республіці Крим та областях - 15 років;
- документи з особового складу НСПП - 75 років;
- науково-технічна документація - 25 років;
- для документів на електронних носіях - 5 років.
Терміни тимчасового зберігання документів в архіві НСПП можуть бути змінені з дозволу Державного комітету архівів України.
Після закінчення строків тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду, архів НСПП зобов'язаний передати на постійне зберігання їх до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України в порядку, встановленому Державним комітетом архівів України.
Додаток 2
до наказу Національної
служби посередництва
і примирення
29.04.2003 N 174
ПОЛОЖЕННЯ
про експертну комісію Національної служби посередництва і примирення
1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" та Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, Порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 року N 853, в НСПП експертна комісія (ЕК) проводить попередню експертизу цінності документів та подає її результати на затвердження експертно-перевірних комісій (ЕПК) Центрального державного архіву вищих органів влади та управління (ЦДАВО) України.
2. ЕК є дорадчим органом. Рішення ЕК затверджуються головою НСПП, після чого вони обов'язкові для виконання структурними підрозділами НСПП.
3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією України, законами України, іншими нормативно-правовими актами вищих органів влади та цим Положенням. З питань організації та методики проведення експертизи цінності документів ЕК керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Державного комітету архівів України.
4. ЕК працює у відповідності з річним планом, який затверджується головою НСПП.
5. Основними завданнями ЕК є:
- розгляд питань та прийняття рішень про схвалення та подання на погодження в установленому Державним комітетом архівів України порядку описів документів на різних видах носіїв інформації. Віднесених попередньою експертизою цінності документів до Національного архівного фонду; номенклатур справ поточного діловодства НСПП і її відділень в Автономній Республіці Крим та областях; актів про вилучення документів НСПП, віднесених попередньою експертизою цінності документів до Національного архівного фонду;
- організація і проведення спільно з загальним сектором НСПП щорічного відбору документів для подальшого зберігання та знищення, здійснення контролю за організацією діловодних процесів;
- участь у підготовці та розгляді номенклатури справ НСПП, методичних розробок з організації діловодства та архівної справи, експертизи цінності документів;
- розгляд пропозицій структурних підрозділів НСПП про зміну термінів зберігання окремих документів, не передбачених діючими переліками. Та подання рішень з цих питань на затвердження ЕПК ЦДАВО України;
- проведення інструктажу і консультацій працівників НСПП з окремих питань організації діловодства, експертизи цінності документів на різних видах носіїв інформації та їх підготовки до передачі на архівне зберігання.
6. Для виконання покладених на ЕК завдань їй надається право:
- давати вказівки працівникам структурних підрозділів НСПП, відповідальним за ведення діловодства з питань проведення експертизи цінності документів та їх підготовку до передачі на архівне зберігання;
- вимагати від керівників структурних підрозділів НСПП розшуку відсутніх документів Національного архівного фонду та подання письмових пояснень у випадку втрати цих документів;
- вимагати від структурних підрозділів НСПП відомостей та висновків, необхідних для визначення цінності і термінів зберігання документів;
- заслуховувати на своїх засіданнях інформації завідуючого загальним сектором НСПП щодо якості оформлення документів і формування справ у діловодстві, стан обліку та схоронності документів Національного архівного фонду та документів довгострокового (понад 10 років) зберігання;
- запрошувати на засідання фахівців структурних підрозділів НСПП, а у разі необхідності - працівників ЦДАВО України;
- інформувати голову НСПП з питань, що входять до компетенції ЕК;
7. До складу ЕК, яка затверджується наказом НСПП, включаються працівники загального сектора НСПП, юридичного відділу НСПП, досвідчені працівники інших структурних підрозділів НСПП і фахівці ЦДАВО України. Головою ЕК є заступник голови НСПП, а секретарем - працівник загального сектору НСПП, відповідальний за функціонування архіву НСПП.
Секретар ЕК за вказівками голови НСПП забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома структурних підрозділів НСПП і окремих осіб рішення комісії. Здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її збереження.
8. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правомочними, якщо на них присутні не менше двох третин складу членів комісії.
Рішення ЕК приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні. Оформляються протоколом, який підписується головою і секретарем комісії, та набувають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК головою НСПП.
