Про затвердження Інструкції з організації документування управлінської інформації в Національному банку України

57. Редагування документа відбувається в електронній формі [у режимі (Track Changes)].

Після закінчення редагування документа в електронній формі [у режимі (Track Changes)] працівник підрозділу діловодства, який здійснює функцію редагування, обов'язково здійснює його візування в СЕД.

58. Проекти документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, приймаються на редагування відповідно до вимог розпорядчих актів Національного банку з питань захисту інформації з обмеженим доступом.

59. Переклад службових документів з української на іноземну мову (уключаючи на російську мову) і навпаки здійснюється відповідним структурним підрозділом з питань міжнародних зв'язків.

9. Визначення обсягу документообігу

60. Облік обсягу документообігу здійснюється для забезпечення аналізу і вдосконалення організації роботи з документами, зокрема впорядкування процесів їх створення та проходження.

61. Облік обсягу документів може здійснюватися як у цілому по Національному банку, так і за кожним підрозділом центрального апарату, установою Національного банку, за групою документів (вхідні, вихідні, внутрішні).

62. Підрозділ діловодства здійснює облік обсягу документообігу на підставі уніфікованих форм довідок із використанням можливостей СЕД та інформує керівництво Національного банку про стан документообігу.

10. Приймання, первинне опрацювання документів та їх попередній розгляд

63. Документи в паперовій формі, що надходять до Національного банку, приймаються централізовано підрозділом діловодства, а в електронній формі, залежно від електронної адреси, - підрозділом або підрозділом діловодства.

Документи в паперовій формі, що надійшли до центрального апарату Національного банку в неробочий час, приймаються черговим працівником, який передає їх до підрозділу діловодства наступного робочого дня під підпис.

64. Первинне опрацювання документів здійснюється в такому порядку:

1) в електронній формі - перевіряється наявність КЕП, його цілісність і справжність, правильність зазначення адресата, наявність усіх додатків, що зазначені в документі;

2) у паперовій формі - перевіряється цілісність упаковки, її розкриття, у тому числі з грифом обмеження доступу (крім документів, що становлять державну таємницю), перевіряється наявність вкладених документів, правильність зазначення адресата та проставляється відмітка про дату надходження документа.

65. Якщо немає вкладення або порушено його цілісність, пошкоджено конверт, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, то складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається в підрозділі діловодства.

66. На вимогу юридичної або фізичної особи, яка подала документ до Національного банку, на копії документа проставляється відповідний штамп із зазначенням дати його надходження.

67. З оригіналу документа в паперовій формі (крім документів, що містять інформацію з обмеженим доступом) створюється копія документа в електронній формі відповідно до вимог, зазначених у пунктах 44, 45 глави 6 розділу II цієї Інструкції.

Засвідчена копія документа для вирішення зовнішнього питання (вихідний документ) в електронній формі додається до СЕД за винятком переліку документів, що зазначені в додатку 3 до цієї Інструкції.

68. Попередній розгляд документів здійснюється в день їх реєстрації згідно з розподілом функціональних обов'язків між керівництвом Національного банку (установи), положеннями про установи Національного банку, положеннями про структурні підрозділи центрального апарату.

11. Реєстрація документів

69. Документу під час його реєстрації обов'язково присвоюється реєстраційний номер і зазначається дата реєстрації незалежно від способу його доставки, передавання чи створення. Проставляння реєстраційного номера і дати реєстрації здійснюється на документах в паперовій та електронних формах, крім вхідних документів, отриманих Національним банком електронними каналами зв'язку.

Послідовність написання складових частини реєстраційного номера визначається СЕД і може змінюватися залежно від того, який документ реєструється. Реєстрація документів здійснюється в ЕРК СЕД.

Уведення до ЕРК СЕД інформації про документ здійснюється службовцем підрозділу діловодства, спеціально визначеним працівником або головним виконавцем.

Не підлягають реєстрації документи, що зазначені в додатку 3 до цієї Інструкції.

70. Вхідні, вихідні, внутрішні документи, у тому числі розпорядчі акти, а також нормативно-правові акти реєструються в СЕД.

Реєстрація цих документів здійснюється лише один раз, а саме:

1) вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня;

2) вихідні та внутрішні документи, у тому числі розпорядчі акти [крім документів, розпорядчих актів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання] в електронній формі реєструються автоматично засобами СЕД у день їх підписання, а в паперовій формі - у день підписання або затвердження, але не пізніше наступного робочого дня.

Реєстрація нормативно-правових та розпорядчих актів здійснюється відповідно до Схеми.

71. До реєстраційного номера документа з грифом обмеження доступу додається відповідна буквена позначка.

12. Організація надсилання (передавання) вхідних документів та їх виконання

72. Надсилання (передавання) вхідних документів в електронній формі на розгляд керівництва Національного банку (установи) та керівникам підрозділів для виконання здійснюється підрозділом діловодства засобами СЕД.

73. Передавання зареєстрованих документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, від підрозділу діловодства до підрозділу здійснюється на підставі реєстру передавання службових документів, сформованого засобами СЕД, під підпис.

74. Вхідні документи в паперовій формі після їх реєстрації та сканування підлягають систематизації та доархівному зберіганню в підрозділі діловодства. У разі необхідності ці документи можуть бути видані головному виконавцю.

Вхідні документи в паперовій формі з питань дозвільного характеру, договірної роботи, конкурсних торгів, документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, а також рішення судів, матеріали судових справ передаються безпосередньо до підрозділу. Після завершення їх опрацювання ці документи формуються у справи і передаються виконавцем до підрозділу діловодства.

75. Документи з позначкою "Терміново" надсилаються (передаються) керівництву Національного банку (установи) або керівникам підрозділів негайно.

76. Документи надсилаються (передаються) для виконання лише тим службовцям, які зазначені в резолюції.

77. Після опрацювання (ознайомлення) закони, укази, постанови, інші нормативно-правові акти в паперовій формі, які надійшли до Національного банку, підрозділ, який працював із зазначеними документами, передає їх до юридичного підрозділу.

13. Відправлення вихідних документів

78. Відправлення вихідних документів здійснюється:

1) в електронній формі - відповідно до Порядку роботи з електронними документами через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, затвердженого наказом Національного банку України від 03 лютого 2017 року № 21-но (зі змінами), або іншими електронними засобами, які використовуються в Національному банку;

2) у паперовій формі - поштовим зв'язком, відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270 (зі змінами), доставляються підрозділом урядового фельд'єгерського зв'язку або органу спеціального зв'язку або кур'єрською службою.

79. Вихідні документи на паперових носіях опрацьовуються і надсилаються централізовано підрозділом діловодства в день їх надходження від підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

80. У разі відправлення вихідних документів згідно зі списком розсилання підрозділ, який їх готував, здійснює адресування, тиражування та комплектування таких документів та передає до підрозділу діловодства для оформлення та відсилання.

Неправильно оформлені вихідні документи підлягають поверненню головному виконавцю на доопрацювання.

81. Окремі документи (претензії, позовні заяви, заперечення на позовні заяви, відповіді громадянину на його звернення, документи дозвільного характеру, а також документи, що містять інформацію з обмеженим доступом), надсилаються як рекомендовані поштові відправлення.

82. Вихідні документи, які надсилаються одночасно одному і тому самому адресату, вкладаються в один конверт (пакет). На конверті (пакеті) проставляються реєстраційні номери всіх документів, які містяться в конверті (пакеті). Термінові вихідні документи відправляються першочергово.

83. У разі повернення раніше відправлених вихідних документів у паперовій формі підрозділ діловодства повертає цей документ головному виконавцеві з проставлянням дати повернення на поштовому конверті та внесенням відповідної інформації про причини повернення до СЕД.

У разі повернення/невідправлення вихідних документів в електронній формі відповідальний працівник підрозділу діловодства повідомляє про це головного виконавця засобами корпоративної електронної пошти (e-mail) Національного банку та вносить відповідну інформацію про повернення до СЕД.

84. У центральному апараті відправлення електронних повідомлень з поштової скриньки nbu@bank.gov.ua Національного банку здійснює підрозділ діловодства.

14. Організація контролю за виконанням документів

85. Обов'язковому контролю підлягає дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України та актами Президента України, Кабінету Міністрів України, а також нормативно-правовими та розпорядчими актами Національного банку.

Контроль здійснюється відповідно до вимог розпорядчого акта Національного банку з питань організації процесу контролю за виконанням документів (завдань) у Національному банку.

86. Узяття документів на контроль та контроль за їх виконанням здійснюється в СЕД.

Підрозділ діловодства здійснює контроль за виконанням документів незалежно від способу їх створення або надходження, якщо в резолюції керівництва Національного банку (установи) містяться завдання та строки їх виконання.

У структурному підрозділі його керівник може встановлювати строки виконання документів та здійснювати контроль за їх виконанням.

87. Строки виконання документів можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством України, перелік яких розміщується на внутрішньому порталі Національного банку в розділі "Діловодство та архівна справа".

Індивідуальні строки виконання документа (завдання) установлюються в нормативно-правовому або розпорядчому акті, а також у резолюції керівництва Національного банку (установи).

88. Індивідуальний строк виконання документа обчислюється в календарних днях, якщо інше не передбачено актами законодавства, нормативно-правовими або розпорядчими актами Національного банку, які встановлюють такий строк.

Строк виконання вхідного документа обчислюється з дати його надходження (реєстрації), якщо інше не передбачено законодавством України.

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, то останнім днем строку його виконання є перший день після неробочого дня.

Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою керівника, який його встановив, а в разі його відсутності - службовцем, який його заміщує.

У разі зміни строків виконання документа проставляються новий строк і дата, уносяться відповідні зміни до ЕРК та головний виконавець інформує про це підрозділ діловодства.

89. Документи, у яких не зазначено строки їх виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів із дня їх реєстрації - для вхідних документів, з дня накладення резолюції - для створених документів, документи з позначкою "Терміново" - протягом семи робочих днів.

90. Для документів (завдань), які підлягають контролю, в ЕРК СЕД уноситься додаткова інформація щодо строків їх виконання та автоматично проставляється позначка "К" про взяття таких документів (завдань) на контроль.

91. Співвиконавці документа зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцеві протягом першої половини строку, відведеного для його виконання.

Головний виконавець (співвиконавець), який отримав документ (завдання) відповідно до резолюції керівництва Національного банку або керівника підрозділу, після його опрацювання вносить до ЕРК СЕД інформацію про стан (результат) виконання документа (завдання).

92. Датою виконання документа є дата його реєстрації в ЕРК СЕД.

93. Інформація про хід розгляду документів у Національному банку надається працівниками підрозділу діловодства в такому порядку: повідомляється дата надходження документа, його реєстраційний номер, назва підрозділу - головного виконавця документа, номер службового телефону виконавця, а також вихідний реєстраційний номер і дата реєстрації (дата відправлення) - у разі виконання документа на час запиту.

94. Забороняється надавати будь-яку інформацію щодо змісту резолюцій керівництва Національного банку (установи) стороннім особам.

95. Документи в паперовій формі з моменту створення чи надходження і до передавання їх на архівне зберігання зберігаються за місцем формування справ у підрозділі діловодства.

Документи в паперовій формі передаються на архівне зберігання через один рік після закінчення діловодства за ними.

Електронні документи або копії документів в електронній формі, які зареєстровані в СЕД та систематизовані відповідно до зведеної номенклатури справ Національного банку, зберігаються в СЕД до часу створення електронного архіву Національного банку.

96. Порядок систематизації, складання зведеної номенклатури, формування справ, доархівного зберігання визначається розпорядчим актом Національного банку з питань систематизації, доархівного та архівного зберігання документів (справ) у Національному банку.

1. Інформація, що надсилається корпоративною електронною поштою (e-mail) Національного банку України, не потребує реєстрації, крім інформації з обмеженим доступом, яка підлягає обов'язковій реєстрації в системі електронного документообігу Національного банку України.

2. Документи, що стосуються кадрових питань.

3. Заяви та пояснювальні записки, що мають характер особистих пояснень або заяв.

4. Графіки, наряди, рознарядки, заявки.

5. Зведення та інформація, що надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, проспекти, плакати, огляди, порядок денний нарад, конференцій тощо.

8. Прейскуранти цін, норми витрат матеріалів.

9. Вітальні листи, телеграми, запрошення на участь у заходах тощо.

10. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені, збірники).

11. Наукові звіти за темами.

12. Поточні, місячні, квартальні, піврічні звіти.

13. Форми статистичної звітності.

14. Замовлення переговорних кімнат, послуг для проведення нарад (мікрофонів, здійснення аудіо-, відеозаписів, візуалізація презентацій) та послуг з буфетного обслуговування для проведення нарад та засідань.