Про затвердження Порядку ведення договірної роботи в Міністерстві аграрної політики України

З метою запровадження єдиного порядку ведення договірної роботи, реєстрації та забезпечення збереження договорів, що укладаються від імені міністерства,

1. Затвердити Порядок ведення договірної роботи в Міністерстві аграрної політики України (далі - Порядок);

2. Керівникам самостійних структурних підрозділів відповідно до Порядку передати Департаменту з контролю апарату та роботи з персоналом (Сусліков О.В.) оригінальні примірники договорів, що були укладені від імені міністерства, починаючи з 1 січня 2010 року.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Лузана Ю.Я.

1.1. Порядок ведення договірної роботи в Міністерстві аграрної політики України (далі - Порядок) визначає загальні засади організації роботи із укладання, виконання договорів та контролю за їх виконанням, реєстрації, зберігання та ведення реєстру договорів в Міністерстві аграрної політики України (далі - Мінагрополітики).

1.2. Цей Порядок розроблено відповідно до законодавства про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти (далі - законодавство про державні закупівлі), Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, інших законодавчих та нормативно-правових актів.

В даному порядку Договір - це правочин, стороною якого є Мінагрополітики, укладений за домовленістю двох або більше сторін і спрямований на встановлення, або припинення прав та обов'язків сторін.

2.1. До питань договірної роботи належить:

- підготовка проекту договору;

- розгляд проекту договору, що надійшов від іншої сторони;

- погодження проекту договору структурними підрозділами;

- перевірка проекту договору на відповідність його чинному законодавству, дієздатність суб'єкта на укладання договорів, можливість виконання взятих зобов'язань, обов'язково з питанням захисту інтересів Мінагрополітики;

- укладання, реєстрація, контроль за виконанням, здійснення розрахунків та зберігання договору.

2.2. Договір укладається у письмовій формі за підписом Міністра або одного із заступників відповідно до функціонального розподілу.

2.3. Проект договору розробляється або, у разі надходження такого проекту від іншої сторони, розглядається структурним підрозділом Мінагрополітики, який є ініціатором необхідності його укладання та має відповідати загальним вимогам та п. 2.1 даного Порядку.

2.4. Проект договору повинен містити:

- умови, предмет та обов'язки сторін договору;

- відповідність законодавству та логічна послідовність викладу;

- відсутність суперечностей у тексті проекту договору.

2.5. У разі необхідності проект договору подається на опрацювання іншим структурним підрозділам, які в триденний строк погоджують або надають зауваження до нього.

2.6. Укладання договорів за результатами проведеної процедури закупівлі за державні кошти.

2.6.1. Річний план закупівель товарів, робіт та послуг за державні кошти, який затверджується відповідно до законодавства Про державні закупівлі, є базовим планом щодо укладання договорів в Мінагрополітики та затверджується головою тендерного комітету.

2.6.2 Якщо однією зі складових тендерної документації є основні умови, то вони обов'язково повинні бути включені до проекту договору про закупівлю.

2.6.3. Проект договору попередньо, перед проведенням процедури закупівлі, візується (кожна сторінка) відповідальним структурним підрозділом Мінагрополітики щодо укладення Договору (далі - відповідальний виконавець) і передається на розгляд та візування до структурного підрозділу Мінагрополітики, відповідального за фінансування цього договору, юридичної служби міністерства та інших заінтересованих структурних підрозділів Мінагрополітики.

2.6.4. Після проведення процедури закупівлі, визначення переможця та підписання виконавцем-суб'єктом господарювання трьох примірників договору, останні передаються відповідальному виконавцеві для подання на підпис керівництву міністерства.

2.7. Укладання договорів, на які не поширюється дія законодавства про державні закупівлі.

2.7.1. Під час укладання договору без проведення процедур державних закупівель відповідальний виконавець виконує роботи щодо аналізу та попереднього погодження з потенційними контрагентами умов запропонованих ними проектів договорів, а саме:

1) перевіряє наявність відповідних ліцензій, патентів, інших дозвільних документів на реалізацію товару, надання робіт, послуг;

2) аналізує істотні умови проекту договору. Істотними умовами договору є такі умови, які визначені істотними відповідно до законодавства, або є необхідними для договорів цього виду, а також всі ті умови, щодо яких за заявою однієї зі сторін має бути досягнуто згоди, зокрема,

- предмет та об'єкт-договору;

- сторони за договором;

- зобов'язання (права та обов'язки сторін) за договором;

- ціна за договором;

- способи забезпечення виконання зобов'язань за договором (неустойка, завдаток, порука, гарантія, застава);

- порядок здійснення розрахунків за договором;

- термін виконання за договором;

- відповідальність за договором;

- форс-мажорні обставини.

3) аналізує та готує письмові висновки щодо прийнятності для Мінагрополітики вартості пропонованих проектом договору товарів (робіт, послуг);

4) інформує керівництво міністерства про результати розгляду матеріалів проекту договору та про потенційного контрагента за договором.

2.7.2. У разі досягнення згоди з іншою стороною щодо усіх умов договору, за наявності позитивних висновків стосовно прийнятності вартості товарів (робіт, послуг) та доручення керівництва міністерства щодо укладення договору, останній передається відповідальним виконавцем для опрацювання та погодження структурному підрозділу Мінагрополітики, відповідальному за фінансування договору, та юридичній службі міністерства. У разі необхідності такий проект договору також погоджується іншими зацікавленими структурними підрозділами Мінагрополітики.

Якщо погодження проекту договору з іншою стороною не досягнуто відповідальний виконавець повідомляє про його непогодження керівництво міністерства.

2.8. Структурний підрозділ Мінагрополітики, відповідальний за фінансування договору, перевіряє проект договору на відповідність вимогам актів законодавства в частині, що стосується вартості товарів (робіт, послуг), порядку та форми розрахунків, розглядає калькуляцію кошторисної вартості товарів (робіт, послуг) і в разі відсутності зауважень погоджує проект договору шляхом візування кожної сторінки договору та додатків до нього, які стосуються його компетенції.

2.9. Юридична служба міністерства здійснює проведення правової оцінки проекту усіх договорів, зокрема встановлює відповідність вимогам чинного законодавства, наявність у проектах можливих, відповідно до його предмету, способів забезпечення виконання умов договору та визначення санкцій щодо неналежного (неякісного, несвоєчасного) виконання умов договору і в разі відсутності зауважень погоджує проект договору шляхом візування кожної сторінки проекту договору.

2.10. Керівники-.самостійних, структурних підрозділів Мінагрополітики, що здійснюють погодження проекту договору, зобов'язані забезпечити:

- реєстрацію в журналі реєстрації вхідної кореспонденції всієї документації стосовно проекту договору, що надходить на погодження;

- погодження або підготовку та надання зауважень до проекту договору впродовж двох робочих днів.

2.11. Відповідальний виконавець три екземпляри погодженого та підписаного іншою стороною проекту договору передає керівництву міністерства на підпис.

2.12. Зміни та доповнення до договору можуть здійснюватися шляхом укладання додаткових угод як за ініціативою Мінагрополітики так і за ініціативою іншої сторони. Укладення додаткової угоди здійснюється в такому ж порядку, що й укладення основного договору. Відповідальним виконавцем щодо укладення додаткової угоди є відповідальний виконавець щодо укладення основного договору.

3.1. Фінансування договорів здійснюється за рахунок коштів Державного бюджету України, розпорядником яких є Мінагрополітики.

3.2. Підставою для фінансування договору є укладений договір.

3.3. Фінансування договору здійснюється на умовах, визначених у відповідному договорі за такими схемами:

1) попередня оплата;

2) оплата за результатами виконання договору;

3) поетапна оплата за результатами виконання окремих етапів, передбачених календарним планом, з можливим частковим авансуванням або без такого.

Конкретна схема фінансування визначається в договорі, враховуючи вимоги чинного законодавства.

4.1. Відповідальний виконавець (або робоча група) забезпечує належне виконання договору Мінагрополітики та контроль за виконанням договору іншою стороною, а також достовірність складання актів передавання-приймання отриманих товарів (робіт, послуг), що передбачає:

1) підтримку контактів зі стороною, доведення до її відома нормативних та інших документів Мінагрополітики з питань, що стосуються укладеного договору;

2) отримання від іншої сторони звітних матеріалів щодо договору та перевірку їх відповідності укладеному договору і відповідним законодавчим та нормативно-правовим актам;

3) здійснення контролю за термінами виконання договору та за термінами передачі до Мінагрополітики звітних матеріалів відповідно до договору;

4) у разі поетапного виконання умов договору - участь у складанні акта передавання-приймання кожного етапу виконання договору, проведення аналізу виконаної впродовж етапу роботи і, у разі необхідності, підготовку висновків про недоцільність її продовження;

5) підготовка та надання іншій стороні інформації, необхідної для виконання умов договору;

6) підготовка та надання на вимогу керівництва міністерства інформації щодо стану виконання умов договору;

7) відповідно до пункту 4.2. проведення оцінки результатів виконаного договору;

8) ведення обліку договорів;

9) ведення справи кожного договору.

4.2. Облік договорів передбачає ведення відповідальним виконавцем журналу обліку договорів, який складається зі звіту про результати здійсненої процедури закупівлі (у разі укладення договору за результатами проведеної процедури державної закупівлі) номера та дати розпорядчого документа Мінагрополітики, відповідно до якого укладено договір, номера та дати договору, предмета договору, дати та номерів, документів, що оформляються під час виконання договору та платіжних доручень зі звітними документами.

Такий облік повинен забезпечувати створення документальної бази для аналізу причин невиконання договірних зобов'язань, розробки заходів щодо запобігання та усунення цих причин, а також можливість статистичної звітності про виконання договорів, сприяти правильному розгляду претензій та позовів контрагентів.

Справа договору - це зібраний в окремій папці комплект документів, що стосуються конкретного договору.

4.3. Відповідальний виконавець разом із структурним підрозділом Мінагрополітики, відповідальним за фінансування договору, проводять оцінку дотримання умов виконаного договору та візують акт передавання-приймання товарів (робіт, послуг).

4.4. Акт передавання-приймання за договором підписує керівник міністерства, що підписав основний договір.

4.5. Датою виконання зобов'язань за договором є дата підписання (затвердження) керівником міністерства акта передавання-приймання за договором, якщо інше не передбачено договором.

5.1. Реєстрацію, зберігання та ведення реєстру договорів здійснює Департамент з контролю апарату та роботи з персоналом.

5.2. Після укладання Мінагрополітики договору всі його оригінальні примірники подаються до Департаменту з контролю апарату та роботи з персоналом для реєстрації. Передачу на реєстрацію договорів здійснює відповідальний виконавець..

Для реєстрації разом з примірниками договору до Департаменту з контролю апарату та роботи з персоналом необхідно подати оригінали додатків до договору, що є його невід'ємною частиною, копії документів.

5.3. За результатами розгляду поданих відповідно до пункту 5.2 цього Порядку документів Департамент з контролю апарату та роботи з персоналом реєструє договір, присвоює дату і номер реєстрації на всіх його примірниках. У разі подання на реєстрацію примірників договору з присвоєними реєстраційними номерами контрагентів та/або відповідального виконавця номер реєстрації Мінагрополітики ставиться через дріб.

Додаткові угоди Про внесення змін та доповнень до укладених договорів реєструються з присвоєнням номерів раніше зареєстрованих договорів та через дріб порядкового номера такої додаткової угоди.

Примірники договорів та додатків, що є невід'ємними частинами цих договорів, які складено на двох і більше аркушах, прошнуровуються і скріплюються печаткою.

5.4. Один примірник договору (з візами посадових осіб Мінагрополітики) після реєстрації підшивається Департаментом з контролю апарату та роботи з персоналом до справи згідно з запровадженою номенклатурою. Інші примірники договору разом з копіями, завіреними відповідно до правил діловодства працівником департаменту, повертають відповідальному виконавцеві.

5.5. Відповідальний виконавець передає зареєстрований оригінальний примірник договору іншій стороні. Завірена копія договору зберігається у відповідального виконавця та підшивається до справи договору.

5.6. Якщо умови укладеного договору передбачають виникнення зобов'язань щодо сплати коштів, один оригінальний примірник договору для взяття на облік зобов'язання передається відповідальним виконавцем до структурного підрозділу Мінагрополітики, відповідального за фінансування.

5.7. Дані про зареєстрований договір вносяться до реєстру договорів, що веде Департамент з контролю апарату та роботи з персоналом. В Департаменті визначаються працівники, відповідальні за реєстрацію, зберігання та ведення реєстру договорів, що укладаються від імені Мінагрополітики. Видача працівникам Мінагрополітики оригінальних примірників договорів, які зберігаються в Департаменті з контролю апарату та роботи з персоналом, здійснюється під розпис з дозволу його керівництва. У разі необхідності може видаватись виписка з реєстру договорів, завірена підписом відповідального працівника Департаменту з контролю апарату та роботи з персоналом. Зареєстровані договори та їх реєстри підлягають зберіганню в сейфі або металевій шафі.

5.8. Реєстр договорів передбачає такі розділи:

1) порядковий номер;

2) дата реєстрації договору;

3) реєстраційний номер договору;

4) найменування сторін договору;

5) предмет договору;

6) найменування підрозділу Мінагрополітики, відповідального за підготовку проекту договору;

7) прізвища посадових осіб Мінагрополітики, які візували проект договору;

8) термін дії договору;

9) примітка.

Реєстр договорів ведеться у формі журналу, який прошнуровано, пронумеровано та скріплено печаткою.