Про затвердження Рубрикатора нормативно-правових актів, що застосовуються при здійсненні митної справи, і Порядку класифікації законодавчих, інших нормативно-правових актів з питань митної справи та листів Державної митної служби України

З метою виконання пункту 3 Указу Президента України від 01.06.05 N 901 "Про деякі заходи щодо забезпечення здійснення державної регуляторної політики", у зв'язку з проведеною у 2005 році реорганізацією Державної митної служби України та для вдосконалення відомчої нормативно-правової бази Державної митної служби України й для систематизації нормативно-правових актів

1. Затвердити Рубрикатор нормативно-правових актів, що застосовуються при здійсненні митної справи, що додається.

2. Затвердити Порядок з класифікації законодавчих, інших нормативно-правових актів з питань митної справи та листів Державної митної служби України, що додається.

3. Скасувати наказ Держмитслужби України від 15.12.03 N 873 "Про затвердження Рубрикатора законодавчих актів України та нормативно-правових актів Держмитслужби України".

4. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Голови Служби Пашка П.В.

1.1. Цей Порядок установлює загальні правила класифікації законодавчих та інших нормативно-правових актів України з питань митної справи, у тому числі наказів Держмитслужби України (далі - нормативно-правові акти), листів Держмитслужби України (далі - листи) щодо застосування нормативно-правових актів, а також формування електронної бази даних цих документів.

1.2. Дія цього Порядку поширюється на структурні підрозділи Держмитслужби України та спеціалізовані митні установи й організації.

1.3. Формування електронної бази даних нормативно-правових актів і листів (далі - документ) здійснюється Департаментом інформаційних технологій та митної статистики.

1.4. У цьому Порядку терміни вживаються в таких значеннях:

- класифікація - процес, що полягає у визначенні класифікаційного коду документа відповідно до Рубрикатора нормативно-правових актів, що застосовуються при здійсненні митної справи (далі - Рубрикатор), який формується Держмитслужбою України, погодженні коду відповідно до вимог цього Порядку та присвоєнні коду документові;

- кодифікація - процес систематизації наказів і листів Держмитслужби України, який передбачає перегляд їх і внесення до них змін з метою скасування застарілих і суперечних норм і розпоряджень;

- консолідація - процес систематизації наказів і листів Держмитслужби України, який передбачає об'єднання кількох із них в один зі збереженням норм права і розпоряджень, що містяться в об'єднуваних документах, а також усунення суперечностей між ними без унесення суттєвих змін.

1.5. Документи, що мають гриф секретності, гриф "Для службового користування", інший гриф обмеження доступу ("Опублікуванню не підлягає", "Не для друку" тощо), класифікації не підлягають.

Основними складовими елементами класифікаційної системи є:

- Рубрикатор;

- електронна база даних документів;

- відповідне програмне забезпечення.

3.1. Зареєстрований діловодною службою законодавчий, інший нормативно-правовий акт України, що офіційно надійшов до Держмитслужби України передається посадовою особою цього відділу до підрозділу - головного виконавця.

3.2. Законодавчий, інший нормативно-правовий акт України, що підлягає класифікації, класифікується в структурному підрозділі Держмитслужби України, визначеному головним виконавцем.

3.3. Посадова особа підрозділу - головного виконавця, відповідальна за виконання документа (далі - відповідальна особа), є водночас відповідальною за інформаційне наповнення Рубрикатора, кодифікацію та консолідацію наказів і листів Держмитслужби України та визначає класифікаційний код документа. Цей код погоджується керівником згаданого підрозділу шляхом проставлення підпису під кодом.

3.4. Класифікаційний код документа складається з 9-значного коду Держмитслужби України або спеціалізованої митної установи, організації згідно з Класифікатором митних органів та їх структурних підрозділів, спеціалізованих митних установ та організацій, затвердженим наказом Держмитслужби України від 26.04.06 N 335 "Про затвердження Класифікатора митних органів та їх структурних підрозділів, спеціалізованих митних установ та організацій", 2-значного коду структурного підрозділу - виконавця відповідно до переліку внутрішніх кореспондентів, затвердженого наказом Держмитслужби України від 28.12.02 N 747 "Про затвердження Інструкції з діловодства в митній службі України", та 8-значного коду рубрики згідно з Рубрикатором і формується за такою схемою:

Якщо код рубрики містить 6 знаків, то останні два знаки коду рубрики - "00".

3.5. Класифікаційний код присвоюється документу шляхом проставлення цього коду відповідальною особою на вільному полі в нижній частині першого аркуша документа й заноситься до його електронної копії.

3.6. Визначення класифікаційного коду наказу, листа Держмитслужби України здійснює особа, відповідальна за підготовку проекту документа, відповідно до пунктів 3.3 - 3.5 цього Порядку.

3.7. При опрацюванні документів з питань, що належать до компетенції кількох підрозділів, класифікація здійснюється в підрозділі, визначеному як головний виконавець. Керівники підрозділів-співвиконавців присвоюють згідно з напрямками діяльності відповідні коди рубрик і візують документ.

3.8. Якщо за змістом документ відповідає кільком рубрикам, то йому присвоюється відповідна кількість класифікаційних кодів, які розміщуються один під одним.

3.9. Класифікація наказів Держмитслужби України, що підлягають державній реєстрації в Міністерстві юстиції України, здійснюється після здійснення їх державної реєстрації.

3.10. Документу про втрату чинності, скасування (відкликання), унесення змін присвоюється той самий класифікаційний код, що й документу, на який він посилається.

3.11. Копія законодавчого, іншого нормативно-правового акта, що офіційно надійшов до Держмитслужби України, разом із зареєстрованим документом, підготовленим на його виконання, і електронною копією останнього передається відповідальною особою адміністраторові підрозділу електронної пошти Держмитслужби України або спеціалізованої митної установи, організації (далі - адміністратор).

3.12. Адміністратор перевіряє наявність в електронній копії підготовленого документа класифікаційного коду, відповідність її документові на паперовому носії.

3.13. Електронна копія законодавчого, іншого нормативно-правового акта, що офіційно надійшов до Держмитслужби України та був класифікований відповідальною особою, готується адміністратором шляхом сканування.

3.14. Адміністратор щоденно до 17 год. 30 хв. надсилає документи в електронному вигляді на поштову скриньку Департаменту інформаційних технологій та митної статистики для подальшого внесення до електронної бази даних документів.

3.15. Посадова особа Департаменту інформаційних технологій та митної статистики, відповідальна за формування електронної бази даних документів, протягом наступного дня вносить отримані від адміністратора електронні копії документів до електронної бази даних документів.

3.16. Електронні копії документів готуються з використанням шрифту Times New Roman 14 і передаються у форматі HTML.

З метою актуалізації бази даних документів Департаментом інформаційних технологій та митної статистики не рідше одного разу на тиждень здійснюється оновлення цієї бази.