Про затвердження Інструкції про порядок проведення контрольних заходів контрольно-ревізійним відділом Державної судової адміністрації України

Відповідно до статей 22, 26 Бюджетного кодексу України, керуючись частиною п'ятою статті 147 Закону України "Про судоустрій і статус суддів",

1. Затвердити Інструкцію про порядок проведення контрольних заходів контрольно-ревізійним відділом Державної судової адміністрації України, що додається.

2. Управлінню організаційного забезпечення діяльності Державної судової адміністрації України надіслати текст цього наказу та Інструкцію про порядок проведення контрольних заходів контрольно-ревізійним відділом Державної судової адміністрації України до апеляційних судів і територіальних управлінь Державної судової адміністрації України.

3. Начальникам територіальних управлінь Державної судової адміністрації України надіслати текст цього наказу та Інструкцію про порядок проведення контрольних заходів контрольно-ревізійним відділом Державної судової адміністрації України до місцевих судів.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державної судової адміністрації України від 4 лютого 2005 року N 11 "Про затвердження Інструкції про порядок проведення контрольних заходів контрольно-ревізійним сектором Державної судової адміністрації України".

5. Управлінню організаційного забезпечення діяльності Державної судової адміністрації України повідомити Міністерство юстиції України про втрату чинності наказу Державної судової адміністрації України від 4 лютого 2005 року N 11 "Про затвердження Інструкції про порядок проведення контрольних заходів контрольно-ревізійним сектором Державної судової адміністрації України".

6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Ця Інструкція, розроблена на підставі Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Бюджетного кодексу України, Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого рішенням Ради суддів України від 22.10.2010 N 12, визначає порядок проведення контрольно-ревізійним відділом Державної судової адміністрації України контрольних заходів фінансово-господарської діяльності у місцевих та апеляційних судах, територіальних управліннях Державної судової адміністрації України (далі - територіальні управління), на підприємствах, які утворені Державною судовою адміністрацією України (далі - підприємства).

1.2. У цій Інструкції наведені нижче терміни вживаються в такому значенні:

акт (довідка) контрольного заходу - службовий двосторонній документ, який стверджує факт проведення комплексного планового чи позапланового контрольного заходу, що відображає її результати стосовно наслідків окремих фінансово-господарських операцій чи діяльності об'єкта контролю в цілому і є носієм доказової інформації про виявлені й систематизовані за економічною однорідністю недоліки в господарюванні та порушення Законів України й інших нормативно-правових актів;

втрата активів - безповоротне зменшення активів через: перерахування (сплату) коштів; відчуження, недостачу, знищення (псування) чи придбання неліквідного (зіпсованого) майна; втрату боржника у зобов'язанні; зменшення частки державної (комунальної) власності у статутному фонді господарського товариства;

законодавство з фінансових питань - закони України та інші нормативно-правові акти, якими регулюються процеси мобілізації, розподілу та використання фінансових ресурсів держави, а також грошові, кредитні й товарообмінні відносини;

контрольний захід - сукупність способів і методичних прийомів фінансового контролю (ревізія, перевірка, оцінка та вивчення), які застосовуються КРВ у межах повноважень, визначених нормативно-правовими актами, що регулюють його діяльність і спрямовані на повний комплекс (систему) або окремі процеси (етапи) фінансово-господарської діяльності об'єктів контролю, пов'язаної з використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна;

матеріальна шкода (збитки) - втрата активів чи недоотримання належних доходів об'єктом контролю та/або державою, що сталися внаслідок порушення законодавства об'єктом контролю шляхом дій або бездіяльності його посадових (службових) осіб;

нецільове використання бюджетних коштів - витрачання коштів на цілі, що не відповідають: бюджетним призначенням, встановленим законом про Державний бюджет України (рішенням про місцевий бюджет); напрямам використання бюджетних коштів, визначених у паспорті бюджетної програми (у разі застосування програмо-цільового методу у бюджетному процесі) або в порядку використання бюджетних коштів; бюджетним асигнуванням (розпису бюджету, кошторису, плану використання бюджетних коштів);

об'єкти контролю - суди, територіальні управління, підприємства;

планові контрольні заходи - контрольні заходи, що включені до відповідних планів контрольних заходів КРВ Державної судової адміністрації України;

позапланові контрольні заходи - контрольні заходи, що не включені до відповідних планів КРВ Державної судової адміністрації України і здійснюються в межах його компетенції та повноважень за дорученнями ініціаторів контрольних заходів і зверненнями правоохоронних органів та органів місцевого самоврядування, суб'єктів господарювання і громадян;

порушення бюджетного законодавства - це порушення учасником бюджетного процесу встановлених Бюджетним кодексом України чи іншим бюджетним законодавством норм щодо складання, розгляду, затвердження, внесення змін, виконання бюджету та звітування про його виконання;

правоохоронні органи - органи прокуратури, внутрішніх справ, служби безпеки, державної контрольно-ревізійної служби та державної податкової служби;

ревізор - працівник контрольно-ревізійного відділу (далі - КРВ) Державної судової адміністрації України, який здійснює у межах своєї компетенції організаційно-розпорядчі та консультативно-дорадчі функції щодо контролю за використанням об'єктами контролю Державної судової адміністрації України коштів і матеріальних цінностей, їх збереженням, веденням і достовірністю бухгалтерського обліку та фінансової і бюджетної звітності;

розмір матеріальної шкоди (збитків) - вартість втрачених активів або недоотриманих доходів, яка визначається за даними бухгалтерського обліку і фінансової звітності об'єкта контролю або експертною оцінкою та іншими визначеними законодавством способами;

службова інформація - склад і обсяг відомостей, що є в розпорядженні КРВ або його посадової особи стосовно об'єктів контролю, контрольних, правоохоронних та інших державних органів, їх працівників, способів досягнення визначених законодавством завдань, що необхідні для якісного проведення контрольно-ревізійних дій, забезпечення відповідної їх раптовості та ефективності і які з цієї причини на певний період не підлягають зовнішньому чи внутрішньому розголошенню.

Службовою інформацією , зокрема, є:

положення плану контрольно-ревізійної роботи на термін до часу повідомлення об'єкта контролю про початок проведення контрольного заходу;

факти виявлених під час проведення контрольних заходів порушень, зловживань до їх повного документального підтвердження й закріплення в актах, а також заплановані з цією метою раптові інвентаризації готівки й майна, контрольні обміри та інші ревізійні дії;

надані правоохоронними органами оперативні та інші відомості щодо діяльності об'єктів контролю (учинені порушення, зловживання посадових осіб, письмові пояснення посадовими особами, протоколи допиту з конкретних питань тощо);

конкретні пояснення посадових осіб щодо виявлених фактів зловживань, крадіжок тощо;

відомості, які містяться у зверненнях громадян щодо їхнього (чи інших громадян) особистого життя, та інша інформація, що зачіпає (порушує) їхні права та законні інтереси;

документи, що становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію (доповідні записки, переписка між підрозділами, матеріали колегій тощо), якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності КРВ, процесом прийняття рішень і передують їх прийняттю;

фінансова дисципліна - дотримання судами, територіальними управліннями, підприємствами фінансово-правових норм, визначених нормативно-правовими актами;

фінансове правопорушення - порушення врегульованого фінансово-правовими нормами порядку мобілізації, розподілу та використання фінансових ресурсів держави, за яке передбачено відповідальність відповідно до чинного законодавства.

Інші терміни вживаються у значеннях, визначених стандартами, затвердженими наказами Державної фінансової інспекції України.

2.1. Основним завданням КРВ є органічне поєднання попередження, виявлення та ліквідації недоліків і порушень у використанні фінансових ресурсів, поліпшення функціонування об'єктів контролю, а також:

2.1.1 організація здійснення внутрішнього фінансового контролю;

2.1.2 розроблення пропозицій щодо усунення виявлених недоліків і порушень фінансової дисципліни та запобігання їм надалі;

2.1.3 підготовка матеріалів про стан фінансової дисципліни об'єктів контролю та розгляд їх на колегіях Державної судової адміністрації України та на Раді суддів України і радах суддів відповідних судів.

2.2. КРВ Державної судової адміністрації України перевіряє:

2.2.1 обґрунтованість бюджетних запитів, дотримання фінансово-бюджетної, кошторисної дисципліни, збереження і цільове використання бюджетних коштів та коштів державних цільових фондів;

2.2.2 збереження і використання державного майна;

2.2.3 ефективність використання матеріальних і фінансових ресурсів, своєчасність документального оформлення господарських операцій, повноту виявлення та мобілізації внутрішньогосподарських резервів, причини непродуктивних витрат і втрат;

2.2.4 економічний стан об'єктів контролю, результати виконання виробничих та фінансових планів;

2.2.5 правильність ведення бухгалтерського обліку, фінансової та бюджетної звітності, своєчасність і повноту відображення в обліку фінансових, кредитних та розрахункових операцій, а також законність їх здійснення, виконання зобов'язань перед бюджетом і кредиторами;

2.2.6 додержання порядку формування, установлення та застосування цін і тарифів;

2.2.7 стан виконання заходів, спрямованих на усунення недоліків, виявлених попереднім контрольним заходом;

2.2.8 додержання встановленого порядку здійснення державних закупівель;

2.2.9 виконання інших завдань з питань, визначених наказами керівництва Державної судової адміністрації України.

3.1. Контрольні заходи проводяться на підставі піврічних планів, затверджених Головою Державної судової адміністрації України.

3.2. Позапланові контрольні заходи проводяться за наказом Голови Державної судової адміністрації України.

3.3. При плануванні та проведенні контрольних заходів ревізори зобов'язані забезпечувати режим нерозголошення службової інформації.

3.4. На проведення кожного контрольного заходу Державною судовою адміністрацією України видаються відповідний наказ та наказ про відрядження, якщо об'єкт контролю розташований в іншій місцевості.

3.5. КРВ можуть здійснюватися виїзні та невиїзні контрольні заходи.

Виїзний контрольний захід - контрольний захід, що проводиться за юридичною чи фактичною адресою об'єкта контролю або, якщо контрольний захід проводиться за вилученими документами, у місці, визначеному правоохоронним органом.

Невиїзний контрольний захід - контрольний захід, що проводиться за місцезнаходженням Державної судової адміністрації України на підставі наданих на вимогу КРВ об'єктом контролю документів.

3.6. При виході на об'єкт контролю ревізори зобов'язані пред'являти керівнику об'єкта контролю посвідчення про проведення контрольного заходу за формою згідно з додатком до цієї Інструкції або копію наказу про призначення контрольного заходу.

У посвідченні про проведення контрольного заходу зазначаються номер та дата його видачі, об'єкт контролю, мета, вид, підстави, дата початку та дата закінчення перевірки, посади та прізвища посадових осіб, які проводитимуть перевірку. Посвідчення про проведення контрольного заходу є дійсним за умови наявності підпису Голови Державної судової адміністрації України, скріпленого печаткою Державної судової адміністрації України.

3.7. До участі в контрольних заходах, які проводяться ревізорами, можуть залучатись відповідно до наказу Державної судової адміністрації України спеціалісти планово-фінансових, бухгалтерських та інших структурних підрозділів Державної судової адміністрації України, а також працівники судів, територіальних управлінь, підприємств, установ та організацій, забезпечення діяльності яких здійснює Державна судова адміністрація України, за згодою їх керівників.

3.8. Для запобігання паралелізму й дублюванню, для забезпечення ефективної взаємодії в роботі органи Державної фінансової інспекції України та КРВ Державної судової адміністрації України можуть проводити на об'єктах контролю спільні контрольні заходи.

У разі необхідності Державна судова адміністрація України може звернутися до Державної фінансової інспекції України щодо залучення її працівників до проведення спільних контрольних заходів.

3.9. Термін проведення контрольного заходу не повинен перевищувати 30 робочих днів. Цей термін може бути продовжений з дозволу керівника, який призначив проведення контрольного заходу. Строки проведення контрольних заходів та склад груп визначаються з урахуванням обсягу роботи.

3.10. Проведенню контрольного заходу повинна передувати підготовка, зокрема вивчення матеріалів, які стосуються діяльності та фінансового стану установи, яка підлягає проведенню контрольного заходу. На основі цих матеріалів розробляється програма контрольного заходу, у якій визначаються період, за який проводиться контрольний захід, основні питання, на яких слід зосередити увагу. Програма затверджується керівництвом Державної судової адміністрації України. У період проведення контрольного заходу за потреби до програми можуть вноситися зміни та доповнення.

3.11. Основні питання, які необхідно включати до програми проведення контрольних заходів в установах, що утримуються за рахунок бюджетних коштів:

стан усунення недоліків і порушень, виявлених попередніми ревізіями та перевірками;

дотримання порядку складання та виконання кошторису доходів і видатків;

законність та своєчасність проведення безготівкових операцій за всіма рахунками, відкритими у відділеннях Державної казначейської служби;

дотримання вимог чинного законодавства при здійсненні касових операцій, правильність і своєчасність розрахунків з підзвітними особами;

перевірка правильності нарахування та виплати заробітної плати;

перевірка дотримання вимог чинного законодавства щодо застосування процедур та укладання угод при закупівлі товарів, робіт та послуг за державні кошти;

перевірка операцій по реконструкції, капітальному та поточному ремонту;

проведення вибіркових інвентаризацій основних засобів та товарно-матеріальних цінностей;

перевірка витрачання коштів на придбання, стан збереження, правильність ведення обліку матеріальних цінностей;

перевірка стану бухгалтерського обліку, наявність дебіторської та кредиторської заборгованості.

3.12. Основні питання, які необхідно включати до програми проведення контрольних заходів на державних підприємствах:

відповідність фактичної діяльності підприємства передбаченій Статутом та іншими регуляторними актами (ліцензіями, сертифікатами, дозволами тощо);

стан усунення недоліків і порушень, виявлених попередніми ревізіями та перевірками;

дотримання порядку складання та виконання фінансових планів, правомірність віднесення витрат до собівартості, повнота, достовірність і правильність визначення доходів від усіх видів діяльності та визначення фінансових результатів;

відповідність положень наказу про облікову політику підприємства вимогам чинного законодавства;

дотримання законодавства при проведенні безготівкових операцій;

дотримання вимог чинного законодавства при здійсненні касових операцій. Правильність і своєчасність розрахунків з підзвітними особами;

перевірка правильності нарахування та виплати заробітної плати;

перевірка дотримання вимог чинного законодавства щодо застосування процедур та укладання угод при закупівлі товарів, робіт та послуг за державні кошти;

проведення вибіркових інвентаризацій основних засобів та товарно-матеріальних цінностей, стан збереження державного майна;

перевірка витрачання коштів на придбання, стан збереження, правильність ведення обліку матеріальних цінностей;

перевірка стану бухгалтерського обліку, наявність дебіторської та кредиторської заборгованості та причини її утворення.

3.13. У разі необхідності до програми перевірки можуть бути включені інші окремі питання щодо фінансово-господарської діяльності об'єктів контролю.

3.14. Ревізори, з відома керівництва об'єкта контролю, ознайомлюються з умовами та особливостями роботи об'єкта, із станом збереження готівки і матеріальних цінностей, основних засобів, організовують перевірку каси, інвентаризацію матеріальних цінностей (якщо ці питання увійшли до програми) та вживають інших необхідних дій щодо створення умов для нормального проведення контрольного заходу.

3.15. Ревізори мають право вимагати від керівництва об'єкта контролю створення інвентаризаційних комісій для проведення інвентаризації та комісій з проведення контрольних обмірів виконаних робіт, а також інших заходів, спрямованих на перевірку стану збереження грошових коштів і матеріальних цінностей.

3.16. Ревізори мають право звертатись до суб'єктів господарювання, які мали правові відносини з об'єктом контролю та не належать до сфери управління Державної судової адміністрації України, з метою документального підтвердження виду, обсягу і якості операцій та розрахунків, що здійснювалися між ними, для з'ясування їх реальності та повноти відображення в обліку об'єкта контролю.

3.17. Ревізорам на об'єкті контролю, що перевіряється, надається приміщення для роботи, можливість користуватися зв'язком, розмножувальною технікою, іншими послугами для забезпечення нормальних умов праці.

3.18. Якщо в ході контрольного заходу буде встановлено, що на об'єкті контролю відсутній належний бухгалтерський облік, що унеможливлює проведення заходу, то ревізори подають керівництву Державної судової адміністрації України доповідну записку, на підставі якої пред'являються письмові вимоги керівництву об'єкта контролю щодо відновлення бухгалтерського обліку з визначенням конкретних строків виконання цієї роботи. У таких випадках контрольні заходи слід відновити після поновлення бухгалтерського обліку. Ревізори не повинні поновлювати облік на об'єкті контролю, який підлягає перевірці.

3.19. При виявленні фактів порушень законодавства, фактів незаконного й нецільового використання бюджетних коштів, приховування від бюджету належних йому платежів та інших порушень фінансової дисципліни або зловживань ревізори повинні установити розмір матеріальної шкоди і заподіяних збитків, причини й обставини їх виникнення, осіб, з вини яких вони допущені. Розмір матеріальної шкоди (збитків) визначається відповідно до чинного законодавства.

3.20. При виявленні порушення законодавства, за які передбачено кримінальну відповідальність або які містять ознаки корупційних діянь, матеріали ревізії із супровідним листом, підписаним керівництвом Державної судової адміністрації України, передаються до правоохоронних органів.

3.21. Вилучення ревізорами необхідних оригіналів документів у разі, якщо їх збереження на об'єкті контролю не гарантується, а також у разі виявлення фіктивних документів, підробок і фальсифікацій проводиться на строк до закінчення контрольного заходу. У справах об'єкта контролю залишається акт вилучення та копії або реєстр вилучених документів, завірені підписами ревізорів та головного бухгалтера або іншої відповідальної особи об'єкта контролю, який ревізується. Про вилучення в період контрольного заходу оригіналів необхідних документів невідкладно письмово повідомляється правоохоронний орган, який вирішує питання щодо забезпечення їх збереження, а після завершення контрольного заходу - щодо потреби в долученні їх до справи.

4.1. Наслідки контрольних заходів оформляються актом (довідкою) контрольного заходу, який підписується ревізором, керівником та головним бухгалтером (посадовою особою, яка виконує його обов'язки) перевіреного об'єкта контролю. Кінцевою датою написання акта є останній день проведення контрольного заходу, зазначений у посвідченні на її проведення.

Перевірка окремих питань, передбачених окремим робочим планом проведення контрольних заходів, оформляється окремими актами (довідками), які підписуються ревізором та головним бухгалтером об'єкта контролю.

4.2. Результати контрольних заходів оформляються довідкою контрольного заходу, але в усіх випадках виявлення порушень чинного законодавства, зловживань, приписок, серйозних недоліків у веденні обліку і звітності, коли державі завдано збитків тощо, - за наслідками складається акт.

4.3. Складений акт (довідка) контрольного заходу вручається для ознайомлення і підпису керівнику та головному бухгалтеру, а за їх відсутності - іншій уповноваженій особі, яка має право підпису фінансових документів, одним із зазначених способів:

а) особисто під підпис;

б) через канцелярію (загальний сектор) із зазначенням на примірнику акта (довідки) контрольного заходу КРВ дати реєстрації в журналі вхідної кореспонденції об'єкта контролю та підписом посадової особи канцелярії (загального сектору), яка здійснила реєстрацію;

в) рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням. Керівник, головний бухгалтер або інша уповноважена особа, якій надано право підпису фінансових документів, ознайомлюються і підписують акт протягом не більше трьох робочих днів з дати його вручення (надходження).

Акт (довідка) контрольного заходу реєструється в КРВ одразу після підписання його уповноваженими особами об'єкта контролю.

4.4. За наявності заперечень або зауважень щодо акта контрольного заходу керівник, головний бухгалтер або інша уповноважена ними особа підписують акт (довідку) контрольного заходу із застереженням про це перед своїми підписами і не пізніше ніж через п'ять робочих днів з дня його вручення (надходження) подають зауваження письмово суб'єкту контролю, який проводив контрольний захід. Якщо протягом зазначеного 5-денного строку заперечення чи зауваження стосовно акта (довідки) контрольного заходу не надійдуть, то КРВ має право здійснити належні заходи щодо реалізації матеріалів контрольного заходу (інформувати керівництво Державної судової адміністрації України, передати матеріали до правоохоронних органів).

У виняткових випадках за письмовим зверненням керівника об'єкта контролю термін подання заперечень чи зауважень може бути продовжений керівництвом Державної судової адміністрації України, за дорученням якого проводилися контрольні заходи.

4.5. Правильність обґрунтувань, фактів, викладених у запереченнях або зауваженнях, поданих до підписаного акта, ревізори повинні ретельно перевірити і в строк не пізніше 15 робочих днів із дня отримання заперечень дати щодо них письмовий висновок, який затверджується керівництвом Державної судової адміністрації України.

4.6. При відмові посадових осіб від ознайомлення та/або підписання акта (довідки) контрольного заходу ревізори засвідчують це відповідним актом про відмову за своїми підписами в день передання акта на ознайомлення й підписання. Одразу ж після складання акта про відмову від підписання КРВ має право здійснити належні заходи щодо реалізації матеріалів контрольного заходу з обов'язковим зазначенням у доповідних записках та супровідних листах за місцезнаходженням Державної судової адміністрації України чи правоохоронних органів факту відмови від ознайомлення з актом і від його підписання.

4.7. Про результати контрольних заходів інформується керівництво Державної судової адміністрації України, а в необхідних випадках - Рада суддів України та правоохоронні органи.

4.8. У тих випадках, коли за виявленими фактами необхідно вжити термінових заходів щодо усунення порушень або притягнення до відповідальності осіб, які винні в зловживаннях, у період ревізії, не чекаючи на її закінчення, матеріали невідкладно надсилаються правоохоронним органам для відповідного реагування.

4.9. Результати контрольного заходу викладаються в акті (довідці) контрольного заходу на підставі перевірених даних і фактів, що випливають з наявних оригіналів документів (у тому числі вилучених у встановленому порядку іншими органами державного фінансового контролю або правоохоронними органами) об'єкта контролю, який ревізується; наслідків інвентаризацій, контрольних обмірів.

4.10. Під час складання акта (довідки) контрольного заходу повинні бути додержані об'єктивність, ясність і вичерпність опису виявлених фактів і даних.

4.11. Не допускається включення до акта (довідки) контрольного заходу різного роду висновків, пропозицій та не підтверджених документами даних про фінансово-господарську діяльність об'єкта контролю, а також даних із слідчих матеріалів (протоколів допиту) та посилань на свідчення посадових осіб, які вони дали перед слідчими органами.

4.12. В акті контрольного заходу ревізори не повинні давати правову та/або морально-етичну оцінку дій посадових і матеріально відповідальних осіб об'єкта контролю, кваліфікувати їх наміри або оцінювати дії як "розкрав кошти", "привласнив державне майно", "сфабрикував", "злочинець", "шахрай" тощо.

4.13. В актах (довідках) контрольних заходів слід указати, які господарські і фінансові операції та документи перевірені, за який період і яким способом (вибірковим, суцільним).

4.14. В актах (довідках) контрольних заходів указуються:

загальні дані про виконання бюджету, кошторису витрат бюджетної установи, окремих основних виробничих і фінансових показників об'єкта контролю;

виявлені факти порушень чинного законодавства; факти неправильних розрахунків з бюджетом, незаконного, неефективного і не за цільовим призначенням витрачання готівки і матеріальних цінностей та інші порушення фінансової дисципліни, ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової та бюджетної звітності;

виявлені факти безгосподарності; недостач, безпідставного списання й привласнень готівки, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей, інших зловживань;

розміри виявлених шкоди та збитків, причини їх виникнення, посади, прізвища та ініціали осіб, які їх допустили.

4.15. У міру виявлення збитків, завданих державі, ревізор, не чекаючи закінчення контрольних заходів, має право усно рекомендувати керівництву об'єкта контролю, що перевіряється, невідкладно вжити заходів для їх відшкодування та запобігання їм надалі.

4.16. Матеріали кожного контрольного заходу не пізніше ніж через 3 робочих дні від дати підписання акта контрольного заходу або складання акта про відмову від ознайомлення з актом контрольного заходу розглядаються та приймаються від ревізорів керівником КРВ.

4.17. Керівник КРВ під час розгляду матеріалів ревізії робить свої критичні зауваження, дає рекомендації, а в разі необхідності, яка може виникнути внаслідок неякісного проведення ревізії та інших причин, призначає повторні контрольні заходи. Про розгляд та прийняття матеріалів контрольних заходів робиться відповідний запис на останній сторінці акта (довідки) контрольного заходу або на окремому аркуші із зазначенням дати розгляду та терміну виконання рекомендацій. Після усунення недоліків, виконання рекомендацій, проведення повторного контрольного заходу керівником КРВ робиться остаточний висновок щодо можливості прийняття матеріалів контрольних заходів, про що робиться позначка на останній сторінці акта (довідки) - "Акт (довідку) прийнято", дата, підпис.

4.18. У тих випадках, коли вжитими в період ревізії заходами не забезпечено повне усунення виявлених ревізією порушень, ревізори готують і за підписом керівника Державної судової адміністрації України направляють керівництву перевіреного об'єкта контролю вимогу щодо усунення виявлених порушень та вжиття у встановленому чинним законодавством порядку заходів щодо повного відшкодування збитків та притягнення осіб, винних у допущених порушеннях, до дисциплінарної і матеріальної відповідальності.

4.19. Вилучені ревізорами документи зберігаються до закінчення контрольного заходу; після цього вони в день підписання акта контрольного заходу повертаються посадовим особам відповідного об'єкта контролю під розписку згідно з їх письмовим переліком, якщо правоохоронними органами на дату завершення контрольного заходу не прийнято рішення про вилучення цих документів.

4.20. При передачі ревізійних матеріалів або інформуванні про виявлені порушення в листі до правоохоронного органу коротко зазначається: коли, ким, на якій підставі і за який період проводилась ревізія; встановлені факти основних порушень законодавства (назва, дата, номер, стаття чи пункт нормативно-правового акта), розмір матеріальної шкоди (збитків) та посадові (службові) особи, внаслідок дій або бездіяльності яких допущено порушення законодавства та завдано матеріальну шкоду (збитки); які заходи для усунення порушень законодавства та відшкодування матеріальної шкоди (збитків) ужито КРВ та керівництвом об'єкта контролю. Матеріали ревізій, які передаються до правоохоронного органу в повному обсязі, мають містити такі документи: оригінал акта ревізії з додатками, на які є посилання в ньому; заперечення (зауваження) об'єкта контролю до акта ревізії та висновки КРВ до них; копію повідомлення правоохоронному органу про доцільність вилучення документів (якщо в ході ревізії ревізорами тимчасово вилучалися документи у зв'язку з їх підробленням або виявленими порушеннями з ознаками зловживань); опис документів, що додаються до супровідного листа. При цьому в справах КРС повинні бути залишені: другий або третій примірник акта (довідки) контрольного заходу, копії основних документів, які це підтверджують.