Формы этих отчетов, а также порядок составления, представления и проверки их устанавливаются министерствами и ведомствами на основе типовых форм, изданных ЦСУ СССР.
68. При оформлении отпуска материалов (без расходных документов) подписями получателей непосредственно в карточках складского учета (см. п. 49) возможны различные варианты. При небольшой номенклатуре материалов и отсутствии машиносчетной установки карточки открываются на месяц. В конце месяца они передаются в бухгалтерию для обработки. Вместо них открываются новые карточки, в которые переносятся данные об остатках из карточек за истекший месяц. При наличии машиносчетной установки и большой номенклатуры материалов карточки обрабатывают в конце месяца (в вечернюю смену работы) с таким расчетом, чтобы к началу следующего дня вернуть их на склад. Возможно и ведение таких карточек в двух экземплярах, первые из которых по окончании месяца предназначены для бухгалтерии. Целесообразно и применение варианта, при котором ведется два комплекта карточек: один на четные, а другой на нечетные месяцы. Когда один сдается на машиносчетную установку или в бухгалтерию, записи производят во втором. Конкретный порядок применения того или иного варианта определяется министерствами и ведомствами или по их поручению предприятиями (стройками).
69. При наличии соответствующих условий и возможностей целесообразно соответствующие вычислительные машины устанавливать непосредственно на складах. Эти машины агрегатируются с перфораторами карт или лент для получения технического носителя информации. При этом на основании первичных документов каждая операция с материалами отражается учетчиком-оператором одновременно на карточках складского учета, а также на перфокартах (перфолентах), которые используются затем для составления бухгалтерских сводок и группировок. Тем самым механизированным путем обеспечивается тождественность записей в складском и бухгалтерском учете.
В условиях автоматизированной системы управления и автоматизированного складского хозяйства, использования электронных вычислительных машин, а также ограниченного количества номенклатурных номеров материалов возможно применение систематически составляемых ведомостей - табуляграмм движения и остатков материалов, предназначенных как для оперативного руководства, так и контроля за состоянием и движением материалов на складах. В связи с этим целесообразно рекомендовать материально ответственным лицам отказываться от ведения карточек складского учета.
IV. Учет материальных ценностей в бухгалтерии
70. Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления (в том числе полноты проставленных в документах шифров).
Бухгалтерией должна быть установлена тождественность данных центральных складов и кладовых цехов и участков о внутренней переработке материалов.
71. После проверки документы комплектуются в пачки по их однородности (видам) и при сопроводительном ярлыке сдаются на машиносчетную установку. При установлении с согласия материально ответственных лиц порядка передачи карточек складского учета для обработки на машиносчетной установке картотеки с этими карточками ежемесячно не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца (после выведения на них остатков материалов на конец месяца) передаются со складов на эти установки в сроки, установленные графиком. Чтобы обеспечить своевременное оформление выдачи материальных ценностей со складов, целесообразно осуществлять передачу карточек для обработки их в вечернюю смену работы машиносчетной установки.
72. Все первичные документы подвергаются таксировке, как правило, с помощью вычислительной техники. В необходимых случаях может производиться двойная (параллельная) таксировка. Таксировка осуществляется по каждой строке многострочного документа (за исключением лимитно-заборных карт) и по каждому однострочному документу. По лимитно-заборным картам таксируется общее количество (с учетом возврата) по каждому номенклатурному номеру.
Также общее количество расхода за месяц таксируется и на карточках складского учета, если по ним оформляется отпуск материалов (без расходных документов).
73. При обработке карточек складского учета на машиносчетной установке таксируются все карточки (при варианте обработки с их таксировкой).
Контроль таксировки первичных документов и карточек на вычислительных машинах производится с помощью сальдово-сличительных ведомостей или контрольно-таксировальных табуляграмм.
Порядок такой обработки и контроля таксировки устанавливается типовыми проектами механизации учета материалов.
74. При применении перфорационных и электронных вычислительных машин составляются табуляграммы обобщенных данных о заготовленных предприятием (стройкой) материальных ценностях, о материальных ценностях, находящихся в пути, о неотфактурованных поставках, об оплате платежных требований поставщиков; об отклонениях фактической себестоимости от учетных цен и др. Эти табуляграммы используются для соответствующих бухгалтерских записей по заготовлению и приобретению материалов и, кроме того, отделом снабжения и финансовым отделом - для оперативного руководства и контроля за поступлением материальных ценностей и расчетами с поставщиками.
Для увязки данных аналитического и синтетического учета материалов применяются следующие табуляграммы: заготовления и приобретения материалов и выявления транспортно-заготовительных расходов и наценок снабженческих организаций (или отклонений фактической себестоимости от плановых цен), составляемые в разрезе соответствующих групп или видов материалов; сальдово-сличительная или оборотная ведомость, составляемая в разрезе номенклатурных номеров по количеству и сумме.
Порядок разработки и составления указанных табуляграмм устанавливается типовыми проектами механизации учета материалов.
75. При обработке документов вручную или с помощью вычислительных клавишных машин вторые экземпляры первичных документов раскладываются в разрезе складов (кладовых и других мест хранения), групп и номенклатурных номеров материалов. Картотека этих документов используется для справок и выверки аналитического сортового учета и составления отчетности. В отделах снабжения никакого сортового учета движения материальных ценностей, дублирующего складской учет, вестись не должно.
На первых экземплярах первичных документов бухгалтерией проставляются учетные шифры видов операции, поставщика и др., а затем эти документы группируются по видам операций, источникам поступления или направлениям отпуска (расхода) материалов (по корреспондирующим счетам). Выявленные суммы записываются в соответствующие регистры синтетического учета.
После разметки первые экземпляры первичных документов передаются соответствующим исполнителям: приходные документы с приложенными к ним счетами - фактурами, накладными и т. п. для учета приобретения и заготовления материальных ценностей, а расходные документы - для учета затрат на производство и калькуляции и др.
76. Синтетический учет движения материальных ценностей при обработке документов вручную или с помощью вычислительных клавишных машин должен осуществляться бухгалтерией в суммовом выражении на соответствующих синтетических счетах, субсчетах, а внутри их по складам или кладовым (по материально ответственным лицам) и группам материалов.
В этих целях суммы оборотов по группам материалов записываются в накопительные ведомости синтетического учета, которые ведутся по каждому складу отдельно по приходу и расходу в разрезе синтетических счетов и субсчетов и групп материалов (по учетным ценам). Формы накопительных ведомостей устанавливаются министерствами и ведомствами при утверждении инструкций по учету материалов.
77. Периодически либо в конце отчетного месяца итоговые данные (по приходу и расходу) накопительных ведомостей записываются в учетные регистры. При журнально-ордерной форме учета эти данные записывают в соответствующие разделы ведомости N 10 "Движение материальных ценностей (в денежном выражении)". На стройках ведомость N 10-е заполняется по данным соответствующих первичных документов и материальных отчетов прорабов.
Итоговые данные ведомости N 10 по поступлению и выбытию материалов по учетным ценам и с учетом сумм транспортно-заготовительных расходов (включая наценки снабженческих организаций) или отклонений фактической себестоимости от плановых цен должны быть сверены с соответствующими данными журналов - ордеров NN 6, 10, 10/1, 10-е и др.
78. По окончании месяца на основании данных о приобретении и заготовлении материалов, бухгалтерия должна определить:
а) остатки материалов в пути и материалов, не вывезенных со складов поставщиков;
б) данные о неотфактурованных поставках;
в) остатки задолженности поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам.
Эти учетные данные используются для принятия соответствующих мер по розыску непоступивших грузов, затребованию счетов-фактур от поставщиков, для оплаты задолженности поставщикам, а также для отражения в бухгалтерском балансе.
79. Предприятия и стройки обязаны производить инвентаризацию сырья и материалов в порядке и в сроки, установленные Положением о бухгалтерских отчетах и балансах и Основными положениями по инвентаризации.
В целях осуществления систематического контроля за сохранностью государственных ценностей должны проводиться контрольные выборочные проверки остатков отдельных видов материалов в натуре. Эти проверки производятся комиссией, назначаемой руководителем предприятия (стройки), и оформляются в соответствии с Основными положениями по инвентаризации.
Выявленные недостачи и излишки материалов должны быть отражены на соответствующих карточках складского учета, а после рассмотрения и утверждения результатов инвентаризации делаются соответствующие бухгалтерские записи.
V. Взаимосвязь складского сортового учета с учетом в бухгалтерии
80. При обработке первичных документов и карточек складского учета на машиносчетной установке предусматривается механизация процесса сверки данных бухгалтерского учета материалов с данными складского учета. В иных случаях данные сортовых оборотных ведомостей должны сверяться с карточками складского учета.
81. В условиях преобладания ручной обработки первичных документов или при применении средств малой механизации для обеспечения взаимосвязи складского сортового учета с данными синтетического учета и для составления отчетности бухгалтерией должна быть открыта ведомость (книга) учета остатков материалов на складе, которая заводится на год.
По окончании месяца заведующий складом или кладовщик обязан переносить из проверенных карточек складского учета в ведомость (книгу) учета остатков, получаемую от бухгалтерии, количественные остатки материалов на начало нового месяца. В отдельных случаях перенесение остатков материалов в ведомость остатков допускается поручать работнику бухгалтерии или МСБ с тем, чтобы правильность записей остатков была подтверждена материально ответственным лицом.
Данные об остатках материалов на начало второго и третьего месяца квартала могут заноситься в ведомость (книгу) остатков только по материалам, имевшим движение в отчетном месяце, с тем, однако, что количественные и денежные итоги записываются по всем группам материалов.
82. В условиях далеко расположенных складов перенесение остатков материалов в ведомость (книгу) остатков осуществляется бухгалтерией предприятия (стройки) на основе получаемых от материально ответственных лиц ведомостей остатков материалов. В этом случае остатки материалов в ведомость (книгу) остатков кладовщик не проставляет.
83. Ежемесячно количественные остатки по ведомостям (книгам) учета остатков материалов таксируются (умножаются на принятые учетные цены). По группам материалов, синтетическим счетам или субсчетам подсчитываются итоговые данные (для этого следует использовать вычислительные машины).
Выведенные в ведомости (книги) остатки материалов в денежном выражении должны быть сопоставлены по каждой группе материалов или по каждому синтетическому счету (субсчету) с аналогичными данными, приведенными в накопительных ведомостях или в оборотных ведомостях группового синтетического учета. Тождество указанных данных служит подтверждением правильности ведения складом аналитического (сортового) учета материалов.
84. В случаях, когда между данными накопительных или оборотных ведомостей и данными карточек складского учета или ведомости (книги) учета остатков материалов на складе будут обнаружены расхождения, все ошибки должны быть выявлены и урегулированы бухгалтерией с материально ответственными лицами до сдачи установленной бухгалтерской отчетности за истекший месяц, о чем делается соответствующая отметка в регистрах (табуляграммах, ведомостях или книгах учета остатков) за подписью бухгалтера, ведущего учет материалов.
При любом способе сверки она должна подтверждаться подписями материально ответственных лиц и работников бухгалтерии.
85. При обработке первичных документов и карточек складского учета на машиносчетных установках создается специальная картотека табличных перфокарт, на основании которых составляется табуляграмма остатков, поступления и расхода сырья и материалов, которая передается отделу снабжения для заполнения статистических отчетов о наличии и движении материалов (NN 1-СН, 2-СН и 4-СН).
В остальных случаях составление указанной отчетности может осуществляться на основании выверенных данных об остатках материалов на складах и в кладовых на начало и конец отчетного месяца, имеющихся в ведомостях (книгах) учета остатков, а также по данным, полученным путем подсчета первичных документов. Для этого сначала по картотеке документов определяются общий приход материалов, внутреннее их перемещение, а также отпуск на сторону и документально оформленные списания.
Данные об отпуске материалов на производство, необходимые для составления отчетности, получаются балансовым методом. Если эти данные скорректировать на прирост (-) или убыль (+) остатков материалов на рабочих местах, получают расход материалов на производство.
Составление отчетности о наличии и движении материалов целесообразно производить и непосредственно по данным карточек складского учета.
На основании данных указанной отчетности и ведомостей учета остатков материалов отдел снабжения предприятия (стройки) должен систематически выявлять и мобилизовать внутренние материальные ресурсы - излишние и неиспользуемые материальные ценности.
Бухгалтерии при этом следует осуществлять систематический контроль за ходом работы по мобилизации внутренних ресурсов.
VI. Учет и контроль за использованием материалов в производстве
86. На всех предприятиях (стройках) должен быть организован учет и контроль за использованием в производстве сырья, материалов, топлива и других материальных ценностей. При этом основой бухгалтерского учета служит количественный (натуральный) учет использования материалов в цехах и на участках.
87. Документы количественного учета использования сырья, материалов и других материальных ценностей оформляются, как правило, теми должностными лицами, на которых возложена ответственность за их правильное использование в производстве. Функции по ведению бухгалтерского учета и контроля за использованием в производстве материалов осуществляются бухгалтерией.
88. Учет использования материалов в производстве должен быть организован в зависимости от особенностей сырья, материалов и полуфабрикатов, технологического процесса производства и характера возникающих потерь.
89. Материалы, оставшиеся в цехах (на участках) на конец месяца неиспользованными (нераскроенными, не подвергшимися обработке), необходимо списать со счетов производства на соответствующие счета материалов. Для этого должна проводиться их инвентаризация. Первым числом нового месяца остатки этих материалов бухгалтерской записью списываются на счета производств.
90. Для контроля за использованием материалов в производстве применяются следующие основные методы: документальное оформление отклонений от норм, учет раскроя по партиям и инвентаризация (инвентарный метод).
Применение других методов, вытекающих из особенностей отрасли, должно предусматриваться министерствами и ведомствами в отраслевых инструкциях по учету материалов и производства.
91. При документальном оформлении отклонения от норм, возникающих вследствие замены одних материалов другими, а также при отпуске материалов сверх норм (в тех случаях, когда отпуск материалов в производство, на рабочие места совпадает с их фактическим израсходованием), должны оформляться отдельными сигнальными документами.
В некоторых отраслях при отпуске сырья и материалов в производство возникают отклонения в результате структурных сдвигов в составе исходной смеси (шихты, смески, композиции и т. п.). Их документируют методом предварительных расчетов.
92. Для выявления отклонений по каждой партии раскраиваемого материала (преимущественно при раскрое дорогостоящих материалов) пользуются методом учета раскроя по партиям. Этот учет осуществляется производственными мастерами, мастерами-распределителями, работниками планово-диспетчерских бюро цеха и т. п. в учетных (раскройных) картах, открываемых на каждую партию раскраиваемого материала. В учетных картах, исходя из технологических карт раскроя, указывается, какое количество и каких заготовок должно быть получено в результате раскроя данной партии, а также количество отходов (по нормам). В учетные карты, кроме того, заносятся количество материала, поданного к рабочему месту, количество заготовок (деталей), фактически изготовленных из этой партии, а также фактическое количество отходов. Для выявления результатов раскроя фактически полученное количество заготовок сопоставляется с нормативным. Расход материала по нормам определяется путем умножения количества выработанной продукции на действующую норму расхода. Экономия или перерасход определяется путем сопоставления количества фактически израсходованного материала с нормативным расходом на фактический выпуск продукции. Аналогичный контроль осуществляется и в отношении отходов. В учетной карте указываются причины отклонений и лица, ответственные за раскрой материалов.
93. При невозможности или нецелесообразности применения учета по партиям отклонения выявляются по каждому виду материалов по отдельным исполнителям, бригадам, отделениям или по цеху в целом (за смену, сутки, пятидневку, декаду или месяц) с помощью периодических инвентаризаций. Выбор варианта инвентарного метода осуществляется с учетом структуры управления производством, ценности и дефицитности материалов, возможностей механизации учетно-вычислительных работ и других условий. Этот метод требует надлежащей организации учета фактического запуска и выработки деталей по операциям, на которых происходит расходование сырья и материалов в производстве, и проведения проверок (инвентаризации) неиспользованных остатков сырья и материалов.
94. На основании данных текущего учета цехи (участки) должны составлять и представлять рапорты с указанием причин экономии или перерасхода. После проверки эти рапорты и отчеты об использовании материалов в производстве и об отклонениях от норм и отчеты используются для целей анализа и контроля, а также для разработки мероприятий по экономному расходованию материальных ценностей.
95. При обработке первичных документов на машиносчетной установке составляются следующие табуляграммы: ведомость расхода материалов на производство в пределах установленных норм по направлениям затрат; ведомость отклонений от установленных норм расхода на материалы по направлениям затрат; ведомость прочего расхода материалов по направлениям затрат; отчет о расходе материалов на производство (в целом по предприятию, стройке и по отдельным цехам и участкам) и т.п.
96. Фактический расход материалов, конструкций и изделий на строительные и монтажные работы за отчетный месяц сопоставляется в отчетах о расходе основных материалов в строительстве с нормативным расходом, исчисленным по производственным нормам на выполненный объем работ.
Перечень основных материалов, по которым производится сопоставление, устанавливается вышестоящей организацией. Производственные нормы расхода материальных ценностей на единицу работ также должны, как правило, разрабатываться вышестоящими организациями.
Объем строительно-монтажных работ, по которым определяется плановый (нормативный) расход материалов, принимается по данным журнала учета выполненных строительно-монтажных работ.
Правильность составления отчета проверяется производственно-техническим отделом стройки. На все отклонения от норм (как перерасход, так и экономию) должны быть даны объяснения с приведением причин и технических расчетов.
Отчет производителя работ о расходе материалов утверждается руководителем стройки (главным инженером).
При продолжительности строительства объекта до 6 месяцев сопоставление фактического расхода материалов с нормативным может производиться по окончании строительства объекта и на конец календарного года, если окончание работ по объекту переходит на следующий год.
97. В целях улучшения учета и контроля за расходом материальных ценностей на производство строительных и монтажных работ рекомендуется применять пообъектные материальные отчеты на весь период строительства.
В таком материальном отчете должен быть указан лимит потребности материальных ценностей на объект, приход их и расход на производство и другие нужды, а также остатки на начало и конец месяца. Расход материалов на производство указывается как за отчетный месяц, так и с начала строительства объекта.