Про схвалення Методичних рекомендацій щодо вдосконалення корпоративного управління в банках України

Відповідно до статті 7 Закону України "Про Національний банк України", статей 37 - 40, 42, 44, 45 Закону України "Про банки і банківську діяльність", з метою сприяння банкам у побудові ефективних систем корпоративного управління і розробленні ними внутрішніх процедур та забезпечення стабільності діяльності, поліпшення ефективності банківського нагляду Правління Національного банку України

1. Схвалити Методичні рекомендації щодо вдосконалення корпоративного управління в банках України (додаються).

2. Департаментам банківського регулювання і нагляду (В.О.Зінченко), методології банківського регулювання та нагляду (Н.В.Іваненко), начальникам територіальних управлінь:

враховувати Методичні рекомендації щодо вдосконалення корпоративного управління в банках України в практичній діяльності;

продовжити протягом 2007 року роз'яснювальну роботу стосовно підходів Національного банку України щодо оцінки корпоративного управління в банках шляхом проведення круглих столів, семінарів.

3. Департаментам статистики та звітності (В.М.Галь) і методології банківського регулювання та нагляду (Н.В.Іваненко) розмістити на офіційній сторінці в мережі Інтернет Національного банку України нову редакцію документа Базельського комітету з питань банківського нагляду "Удосконалення корпоративного управління в банківських установах" (оригінал англійською мовою та переклад на українську мову).

4. Департаменту методології банківського регулювання та нагляду (Н.В.Іваненко) довести зміст цієї постанови до відома самостійних структурних підрозділів, територіальних управлінь Національного банку України, а також до банків України для керівництва та використання в роботі.

5. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови Національного банку України В.Л.Кротюка, виконавчого директора - директора Дирекції з банківського регулювання та нагляду О.І.Кірєєва та начальників територіальних управлінь Національного банку України.

6. Постанова набирає чинності з дня її підписання.

1.1. Методичні рекомендації щодо вдосконалення корпоративного управління в банках України (далі - Рекомендації) створено на підставі Законів України "Про Національний банк України", "Про банки і банківську діяльність", відповідно до оновлених принципів Базельського комітету з питань банківського нагляду щодо вдосконалення корпоративного управління в банківських установах і Принципів корпоративного управління Організації з економічного співробітництва та розвитку. Рекомендації доповнюють, але не замінюють Принципів корпоративного управління України, затверджених рішенням Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку від 11.12.2003 N 571.

1.2. Національний банк України розробив Рекомендації з метою надання допомоги банкам у реалізації намірів їх акціонерів і керівництва щодо досягнення найвищого рівня результатів діяльності, уміння вселити впевненість партнерам і клієнтам у довгостроковому економічному потенціалі банків та у визначенні підходів до побудови ефективної системи корпоративного управління, розробленні внутрішніх процедур з урахуванням масштабів і специфіки діяльності кожного конкретного банку.

1.3. Рекомендації створено з урахуванням найкращих сучасних міжнародних практик корпоративного управління для застосування українськими банками. Чітке їх дотримання дасть змогу банкам забезпечити ефективне їх управління, приймати узгодженні рішення, посилити довіру і підвищити відповідальність, а також уникнути конфлікту інтересів, сприяти розкриттю інформації та її прозорості і у зв'язку з цим підвищити захист інтересів акціонерів банків та довіру вкладників, кредиторів і громадськості.

1.4. Національний банк України рекомендує банкам дотримуватися цих Рекомендацій та зазначати ступінь відповідності їм під час опублікування інформації про результати діяльності банку в засобах масової інформації, у тому числі в публічному річному звіті.

1.5. Рекомендації призначені для застосування банками всіх форм власності, незалежно від того, чи є вони членом групи компаній. Вони також застосовуються банками з державною формою власності.

1.6. Використовуючи ці Рекомендації у своїй діяльності, банк упроваджує їх у власні внутрішні положення та застосовує на постійній основі. Банк для їх застосування на належному рівні має керуватися принципом переваги сутності над формою, тобто діяти відповідно до їх суті та описаної економічної реальності, а не лише виходячи з їх юридичної форми. Рекомендації мають загальний характер і кожний банк залежно від власної структури, напрямів діяльності, обсягів операцій, має самостійно визначати конкретні форми їх втілення, зокрема, приймати рішення щодо створення тих чи інших структурних підрозділів.

1.7. Рекомендації визначають такі питання корпоративного управління в банках:

роль акціонерів у захисті вкладників та інших заінтересованих осіб;

професійна поведінка і чесність працівників банку;

розподіл повноважень, компетенції та відповідальності між акціонерами, спостережною радою і правлінням;

стратегія розвитку банку та контроль за її реалізацією (уключаючи розвиток системи ефективного планування, ризик-менеджменту та систем внутрішнього контролю);

розкриття інформації та прозорість.

1.8. Банки мають усвідомлювати, що корпоративне управління - це процес, який використовується для спрямування та управління діяльністю установи з метою забезпечення її безпечності та надійності, а також підвищення її вартості. Корпоративне управління зосереджується на створенні системи важелів і противаг, що забезпечують узгодження інтересів керівництва, акціонерів або учасників банку (далі - акціонери), вкладників та інших заінтересованих осіб.

1.9. Банки мають ураховувати, що відповідальність за управління банком не може бути покладена тільки на загальні збори акціонерів, оскільки до складу акціонерів можуть входити фізичні особи та установи, інтереси, цілі, інвестиційні перспективи та можливості яких не збігаються, і це може спричинити виникнення конфлікту інтересів між ними. Крім того, акціонери, як правило, не мають необхідних для управління банком професійних навичок. Великі акціонери, що володіють перевагами контролю неналежним чином, можуть впливати на прийняття рішень або вони самі можуть бути частиною групи компаній, що має проблеми з корпоративним управлінням. З огляду на це та враховуючи складність управління банком, акціонери не можуть брати на себе управління діяльністю банку. Відповідальність за діяльність банку повинна бути покладена на спостережну раду, яка, у свою чергу, призначає, контролює та змінює склад правління банку.

1.10. Надзвичайна важливість надійних банків для ефективного розвитку економіки вимагає більш суворої системи захисту для вкладників банків, ніж для інвесторів, що купують акції або боргові зобов'язання. Банки є фінансовими посередниками та отримують більшість свого фінансування від вкладників та інших кредиторів. Вони надають фінансові послуги, фінансують комерційні підприємства та мають доступ до платіжних систем. Отже, стандарти корпоративного управління, що застосовуються до банків, є більш вимогливими.

1.11. Корпоративне управління на належному рівні вимагає створення ефективних правових, регуляторних та інституційних засад. Існують чотири основні форми контролю, які мають бути включені до організаційної структури банку для забезпечення належної системи важелів і противаг:

контроль з боку спостережної ради та правління банку;

контроль з боку осіб, які не залучені до повсякденної діяльності банку;

вертикальна структура контролю за різними сферами діяльності банку;

незалежні служби управління ризиками, внутрішнього аудиту та дотримання законодавства і внутрішніх процедур (комплаєнс).

Також важливо, щоб ключовий керівний склад банку відповідав критеріям професійної належності та відповідності.

1.12. У цих Рекомендаціях терміни вживаються в такому значенні:

аудиторський комітет - колегіальний орган спостережної ради банку, який здійснює нагляд за питаннями фінансової звітності та внутрішнього контролю, службою внутрішнього аудиту та зв'язками із зовнішніми аудиторами (див. главу 5 розділу IV, глави 3, 4 розділу VI Рекомендацій);

бенефіціарний власник - особа, яка отримує вигоди від цінних паперів або іншої власності незалежно від того, хто формально володіє ними. Зокрема, бенефіціарним власником є особа, яка прямо чи опосередковано, одноосібно або разом з іншими, через угоди, особисті відносини або іншим чином має право голосу, право на придбання чи продаж власності або право на одержання дивідендів;

внутрішній аудит - незалежна, об'єктивна перевірка та надання консультацій з метою підвищення ефективності операцій банку. Внутрішній аудит допомагає банку досягти встановлених цілей шляхом забезпечення систематичного дисциплінованого підходу до оцінки та підвищення ефективності процесів внутрішнього контролю, управління ризиками та корпоративного управління;

внутрішній контроль - процес, що відбувається на всіх рівнях управління. Він розробляється банком для гарантування досягнення поставлених цілей з питань:

ефективності та результативності операцій, здійснених банком;

достовірності фінансової звітності;

дотримання законодавства та внутрішніх процедур банку;

група компаній, до якої входить банк, - група юридичних осіб, пов'язаних між собою відносинами контролю (материнська, дочірні та асоційовані компанії), до якої входить банк, у тому числі, коли банк не є материнською компанією групи;

дотримання вимог законодавства та внутрішніх процедур (комплаєнс) - необхідність знати, розуміти та дотримуватися всіх вимог законодавства України, нормативів, положень і правил, внутрішніх політик, стандартів та кодексів з питань діяльності банку;

заінтересовані особи - це особи, які заінтересовані в стабільності та належному фінансовому стані банку, проте, необов'язково володіють його акціями, паями (далі - акції). До фінансово заінтересованих осіб належать вкладники, власники облігацій та інші кредитори банку. Крім того, заінтересованими особами банку є інші клієнти, персонал банку, постачальники, органи нагляду та місцеві громади;

значний вплив - можливість брати участь у прийнятті рішень юридичної особи щодо визначення фінансової або операційної політики та відповідних питань, що, однак, не передбачає контролю за цим процесом. Якщо особа прямо або опосередковано володіє істотною участю в юридичній особі, то вона здійснює на неї значний вплив у разі неможливості чітко продемонструвати зворотного. Про наявність значного впливу однієї особи на іншу також можуть свідчити один або кілька із нижчезазначених факторів:

представництво в спостережній (наглядовій) раді або аналогічному органі управління;

участь у процесі формування політики, уключаючи участь у прийнятті рішень щодо розподілу прибутку (дивідендів);

значні обсяги операцій між такими особами;

обмін керівним персоналом;

надання суттєвої технічної інформації;

ключові керівники (ключовий керівний склад) банку - голова та члени спостережної ради, голова та члени правління, заступники голови правління, головний бухгалтер та його заступники, керівник служби внутрішнього аудиту, а також інші особи незалежно від їх посади (президент, почесний президент, віце-президент тощо), які мають повноваження контролювати та спрямовувати діяльність банку;

комітет спостережної ради - колегіальний орган спостережної ради, що здійснює нагляд за певними сферами діяльності банку, наприклад, аудиторський комітет, комітет з управління ризиками, комітет з питань призначень та винагород тощо;

комплаєнс-ризик - ризик юридичних санкцій, фінансових збитків або втрати репутації внаслідок невиконання банком вимог законодавства України, нормативно-правових актів, внутрішніх положень і правил, а також стандартів саморегулівних організацій, що застосовуються до його діяльності. Нездатність передбачати вплив неналежних дій працівників банку може призвести до негативного суспільного резонансу та завдати шкоди репутації банку, навіть якщо не було порушено вимог законодавства України;

конфлікт інтересів - наявний або потенційний конфлікт між особистими (приватними) інтересами та посадовими чи професійними обов'язками особи або конфлікт, що виникає під час виконання такою особою несумісних обов'язків;

корпоративний секретар - посадова особа в банку, до функціональних обов'язків якої належить забезпечувати ефективну взаємодію між спостережною радою та правлінням банку, а також взаємодію банку з акціонерами, іншими заінтересованими особами та потенційними інвесторами;

критерії професійної належності та відповідності - перелік вимог, яким повинні відповідати ключові керівники банку. Критерії професійної належності та відповідності, як правило, включають вимоги до професійного досвіду, освіти, кваліфікації, етичні вимоги, вимоги до фінансової надійності тощо;

незалежність - стан об'єктивності в оцінці ситуації в банку та можливість вільно висловлювати свої думки незалежно від думки правління банку, окремих акціонерів, а також інших зовнішніх інтересів. Незалежність передбачає формування поглядів на підставі найкращої доступної інформації та відстоювання власної позиції не піддаючись погрозам або умовлянням;

оцінка діяльності - процес визначення ступеня ефективності виконання керівниками банку власних функцій і повноважень;

операція з пов'язаною особою - надання або обмін ресурсами, послугами або зобов'язаннями між пов'язаними особами, незалежно від того, чи стягується за це плата;

пов'язана особа - особа, яка пов'язана з банком так, як це визначено в пункті 4.2 глави 4 розділу III Рекомендацій;

правління банку - виконавчий орган банку, що здійснює управління поточною діяльністю банку;

публічний річний звіт - документ, що містить загальну та фінансову інформацію про діяльність банку протягом року, який оприлюднюється щороку в друкованому вигляді та розміщується на офіційній сторінці банку в мережі Інтернет;

спільний контроль - визначений відповідним договором розподіл контролю за діяльністю юридичної особи;

спостережна рада (рада, наглядова рада) - представницький орган банку, який здійснює контроль за діяльністю правління банку та захищає інтереси акціонерів та інших заінтересованих осіб банку;

управління ризиками - систематичний процес, завдяки якому банк виявляє (ідентифікує) власні ризики, оцінює їх величину, здійснює їх моніторинг, контролює свої ризикові позиції та бере до уваги відносини між різними категоріями ризику;

фідуціарний обов'язок - обов'язок діяти якнайкраще в інтересах іншої особи. Керівник банку (фідуціар) зобов'язаний діяти з урахуванням інтересів банку (тобто всіх його акціонерів та клієнтів), а не з особистих (приватних) інтересів. Від фідуціара завжди вимагається діяти добросовісно та безпристрасно. Фідуціар повинен бути чесним і не повинен вести справи в такий спосіб, що надає йому необумовлені вигоди або завдає шкоди інтересам клієнтів або акціонерів;

члени сім'ї - це члени сім'ї або близькі родичі фізичної особи, які можуть здійснювати вплив на таку особу або підпадати під її вплив в питаннях, пов'язаних з діяльністю банку. До них належать:

чоловік, дружина;

діти;

батьки;

брати та сестри, племінники і племінниці, тітки, дядьки, у тому числі двоюрідні;

партнери у цивільному шлюбі;

діти партнерів у цивільному шлюбі;

громадяни, які перебувають на утриманні таких осіб, або їх партнери в цивільному шлюбі тощо.

Інші терміни та поняття, які вживаються в Рекомендаціях, застосовуються в значеннях, визначених Законом України "Про банки і банківську діяльність", іншими законами України та нормативно-правовими актами Національного банку.

Рекомендація 1. Акціонери банку мають разом і кожен окремо захищати інтереси банку та його вкладників, активно використовуючи свої повноваження на загальних зборах акціонерів - вищому органі банку.

1.1. Акціонери вживають усіх необхідних заходів для гарантування того, щоб:

структура власності банку не перешкоджала корпоративному управлінню на належному рівні. Зокрема, органи банківського нагляду повинні мати змогу оцінити фінансовий стан і ділову репутацію контролюючих та істотних акціонерів (учасників) банку;

лише компетентні та надійні особи, які можуть привнести власний досвід на користь банку, були обрані членами спостережної ради;

спостережна рада звітувала і була відповідальною за діяльність та фінансовий стан банку.

1.2. Акціонери змінюють членів спостережної ради, які не забезпечили виконання стратегічних цілей банку.

1.3. Акціонери під час прийняття власних рішень повинні враховувати насамперед інтереси заінтересованих осіб банку, а саме, вкладників, кредиторів, працівників банку та інших заінтересованих осіб.

1.4. Заінтересовані особи повинні мати змогу отримати своєчасну інформацію про фінансовий стан банку, результати його діяльності, управлінські структури та здійснення операційної діяльності. Банк має розробити перелік документів, що подаються заінтересованим особам для ознайомлення, зокрема публічний річний звіт.

1.5. Для збільшення заінтересованості працівників керівництво банку може визначити процедуру, за якою органи банку обговорюють з працівниками відповідні питання та інформують працівників про рішення, прийняті банком, які можуть вплинути на їх інтереси.

Рекомендація 2. Спостережна рада має визначати та контролювати стратегічні цілі і корпоративні цінності банку, про які мають бути проінформовані всі працівники в банку.

1.1. Спостережна рада визначає стратегію розвитку банку та високі стандарти професійної поведінки, відповідно до яких банк здійснюватиме свою діяльність, враховуючи інтереси акціонерів і вкладників, а також забезпечує, щоб ця стратегія та стандарти були доведені до відома всіх працівників банку. Вона має демонструвати корпоративну культуру на власному прикладі, визначаючи професійні стандарти та корпоративні цінності для себе, членів правління й інших працівників банку.

1.2. Стратегія розвитку банку визначає його наявні та перспективні банківські продукти та операції, ринки, регіони, сфери дії, у яких банк планує досягти переваги над конкурентами, а також потреби банку щодо фінансових, операційно-технологічних і кадрових ресурсів. Стратегія банку оновлюється принаймні щороку відповідно до змін ринкових умов.

1.3. Спостережна рада банку також:

затверджує бізнес-план банку, політику банку стосовно ризиків і процедур управління такими ризиками, внутрішні політики та положення (наприклад, положення банку про правління, корпоративного секретаря, службу внутрішнього аудиту тощо) і здійснює моніторинг їх виконання;

затверджує кодекс корпоративної етики, що визначає ставлення до корупції, зловживання службовим становищем, а також до інших аспектів неетичної, протизаконної та сумнівної поведінки у внутрішній і зовнішній діяльності банку;

затверджує політики і процедури, які забороняють (або обмежують) діяльність, відносини та ситуації, які можуть знизити якість корпоративного управління, зокрема конфлікт інтересів та операції з пов'язаними особами;

запроваджує процедури дисциплінарного провадження та санкції до порушників стандартів професійної етики;

вживає всіх необхідних заходів для того, щоб правління банку впровадило стратегію банку та схвалені процедури, що створені для забезпечення виявлення та запобігання діяльності, відносин і ситуацій, зазначених вище, та, якщо їм не можна запобігти, належного управління ними.

Рекомендація 3. Керівники банку мають виконувати свої обов'язки сумлінності та лояльності щодо банку відповідно до законодавства України та стандартів банківського нагляду.

2.1. Однією з фундаментальних концепцій, що покладена в основу корпоративного управління, є концепція фідуціарних обов'язків, яка застосовувалася в римському праві (фідуціарний від лат. fiducia - довіра). Фідуціарний обов'язок існує там, де одна особа, клієнт або власник покладає особливу надію або висловлює довіру іншій особі, фідуціару та покладається на нього, у той час як фідуціар діє на власний розсуд з використанням власного досвіду.

2.2. Фідуціарні обов'язки покладаються на керівників банку, які відповідають за управління та контроль за діяльністю банку. Згідно із Законом України "Про банки і банківську діяльність" керівники банку зобов'язані діяти на користь банку та клієнтів і ставити інтереси банку вище власних. Якщо фідуціарні обов'язки порушуються, суди можуть визнати керівника банку персонально відповідальним за шкоду або упущену вигоду банку. До фідуціарних обов'язків належать два таких основних обов'язки: обов'язок лояльності та обов'язок сумлінності.

2.3. Згідно з обов'язком лояльності керівники банку повинні повністю розкрити свої конфлікти інтересів і не повинні використовувати власну посаду в особистих інтересах за рахунок банку (уключаючи шахрайську поведінку та ведення бізнесу із самим собою). Хоча члени спостережної ради можуть бути призначені певними великими акціонерами, вони повинні надавати перевагу інтересам банку в цілому (тобто інтересам міноритарних акціонерів та інших заінтересованих осіб, таких як вкладники), а не інтересам цих великих акціонерів.

2.4. Обов'язок сумлінності вимагає від керівників банку діяти спокійно, з усвідомленням й почуттям моральної відповідальності за свою поведінку, свої вчинки перед самим собою, людьми, суспільством і приймати рішення на підставі всієї необхідної інформації. Відповідно до Закону України "Про банки і банківську діяльність" керівники банку зобов'язані ставитися з відповідальністю до виконання своїх службових обов'язків. Обов'язок сумлінності також покладає на членів спостережних рад постійну відповідальність за моніторинг дотримання банком законодавства України, а також за діяльністю банку як такою. Під час прийняття рішень керівники можуть покладатися на інформацію, що надається працівниками банку, а також найманими консультантами. Однак, ця можливість не звільняє керівників від їх відповідальності за прийняття незалежних рішень.

Рекомендація 4. Керівники та інші працівники банку мають уникати конфлікту інтересів у своїй роботі та брати самовідвід від участі в прийнятті рішень, якщо в них існує конфлікт інтересів, який не дає змоги їм належним чином виконувати свої фідуціарні обов'язки в банку.

3.1. Конфлікт інтересів тісно пов'язаний з порушенням обов'язку лояльності. Не всі випадки конфлікту інтересів можуть бути розглянуті в цих Рекомендаціях. Характерними прикладами конфлікту інтересів є:

використання власної посади керівника банку для досягнення особистих (приватних) інтересів або інтересів осіб, які є пов'язаними з банком через цього керівника (див. підпункти "ґ", "д" пункту 4.2 глави 4 цього розділу);

прийняття цінних подарунків;

використання власності банку в особистих цілях;

використання або розкриття конфіденційної інформації;

наявність економічної або фінансової заінтересованості в діяльності постачальників, клієнтів, заінтересованих осіб або конкурентів банку.

3.2. Потенційний конфлікт інтересів виникає в керівника банку, коли банк розглядає можливість здійснення трансакції з потенційним або дійсним клієнтом, контрагентом, позичальником, кредитором, постачальником послуг, радником/консультантом або іншим діловим партнером, який є пов'язаним з банком через цього керівника (див. підпункти "ґ", "д" пункту 4.2 глави 4 цього розділу).

3.3. Керівники банку повинні своєчасно інформувати спостережу раду про наявність у них конфлікту інтересів, який може вплинути на виконання ними фідуціарних обов'язків, наприклад, через стандартні періодичні анкети. Керівник банку не може собі дозволити, щоб його особисті погляди несприятливо впливали на об'єктивність і неупередженість його рішень.

Керівник банку повинен бути відсторонений від голосування або участі іншим чином у прийнятті банком будь-якого рішення, щодо якого існує конфлікт інтересів.

3.4. Спостережна рада забезпечує належне публічне розкриття та/або інформування органів банківського нагляду про політику банку щодо конфлікту інтересів. Зокрема, у річному публічному звіті та на офіційній сторінці банку в мережі Інтернет розкриваються підходи банку до управління конфліктом інтересів і конфлікти інтересів, що не узгоджуються з установленою політикою банку. Також розкриваються конфлікти інтересів, які виникають через пов'язаність банку з іншими компаніями, що входять до групи компанії, які включають банк або операції з такими компаніями. Банки також розкривають власні процедури щодо управління такими конфліктами інтересів.

Рекомендація 5. Операції банку з пов'язаними особами мають проводитися на ринкових умовах. Банк повинен усвідомлювати, що надання необґрунтованих переваг пов'язаним особам може призвести до послаблення дисципліни під час надання кредитів та здійснення процесу моніторингу заборгованості за цими кредитними зобов'язаннями.

4.1. Здійснення нагляду за процесом виявлення та контролю за операціями з пов'язаними особами є завданням спостережної ради банку. Спостережна рада вживає необхідних заходів щодо розроблення і функціонування на належному рівні політики з метою регламентації процесів визначення та виявлення пов'язаних осіб банку, проведення операцій з ними, а також процесу здійснення нагляду за такими операціями. Ця політика зазвичай містить такі розділи:

визначення пов'язаних осіб та операцій з ними;

процедуру виявлення пов'язаних осіб банку;

порядок затвердження та перегляду операцій з пов'язаними особами;

розкриття банком інформації про операції з пов'язаними особами.

4.2. Відповідно до вимог Міжнародного стандарту бухгалтерського обліку 24 "Розкриття інформації про операції з пов'язаними особами" (далі - Міжнародний стандарт бухгалтерського обліку 24) особа вважається пов'язаною з банком, якщо вона:

а) прямо або опосередковано через одну або кількох осіб (посередників):

контролює прийняття фінансових рішень або рішень щодо здійснених банком операцій (материнська компанія) чи перебуває під контролем банку (дочірня компанія), або перебуває під контролем однієї і тієї самої особи (групи осіб) разом з банком (сестринська компанія);

володіє істотною участю або часткою в капіталі банку, що надає такій особі змогу здійснювати значний вплив на банк;

має спільний контроль над банком;

б) є асоційованою компанією банку;

в) здійснює з банком спільну діяльність;

г) є членом ключового керівного складу банку чи материнської компанії банку;

ґ) є членом сім'ї будь-якої фізичної особи, зазначеної в підпунктах "а" або "г" цього пункту;

д) є юридичною особою, яку будь-яка фізична особа, зазначена в підпунктах "г" або "ґ" цього пункту, прямо або опосередковано контролює, спільно контролює або здійснює на неї значний вплив.

4.3. Виявлення пов'язаних осіб банку здійснюється за допомогою спеціальних анкет, щорічне заповнення та постійне оновлення яких організовує правління банку. Анкета надається для заповнення ключовому керівному складу банку. Вона може подаватися разом з анкетою, що допомагає виявляти наявні та потенційні конфлікти інтересів у банку. Спостережна рада (через аудиторський комітет) безпосередньо має контролювати роботу правління банку в цьому напрямі.

Спостережна рада банку затверджує зміст та форму такої анкети після попереднього її перегляду аудиторським комітетом спостережної ради. Зміст анкети щороку переглядає щодо її актуальності спостережна рада або її аудиторський комітет перед черговим заповненням керівним складом банку. Інформація, що міститься в анкетах, подається всім членам управлінського персоналу банку.

Кожен член ключового керівного складу банку несе особисту відповідальність за своєчасне, повне та достовірне заповнення анкет і своєчасне, повне та достовірне надання інформації про будь-які зміни щодо особистих даних, зазначених в анкетах, що можуть вплинути на правильність визначення банком власних пов'язаних осіб.

4.4. Правління банку забезпечує підготовку переліку пов'язаних осіб на підставі аналізу інформації, отриманої із внутрішніх та зовнішніх джерел. Перелік пов'язаних осіб банку передається на розгляд аудиторському комітету із подальшим поданням до спостережної ради для затвердження. Перелік пов'язаних осіб критично переглядається й обговорюється на кожному засіданні аудиторського комітету, що проходить щокварталу, та принаймні один раз на рік на засіданнях спостережної ради.

Обговорення та голосування з питань щодо визначення пов'язаних осіб та операцій з пов'язаними особами банку здійснюється відповідно до внутрішньої політики банку стосовно виявлення та управління конфліктами інтересів.

4.5. Затвердження і перегляд операцій з пов'язаними особами здійснюється таким чином:

а) відповідальність за здійснення операцій банку з пов'язаними особами покладається на спостережну раду банку. Відповідно операції з пов'язаними особами схвалюються спостережною радою банку. Здійснення таких операцій регулярно перевіряється внутрішнім і зовнішнім аудитом із відповідним поданням звіту про результати таких перевірок спостережній раді банку;

б) спостережна рада може частково делегувати повноваження щодо затвердження операцій з пов'язаними особами правлінню банку шляхом затвердження індивідуальних лімітів на кожну пов'язану особу банку, а також на групи пов'язаних осіб банку, що пов'язані між собою;

в) аудиторський комітет спостережної ради щокварталу на своїх засіданнях переглядає обсяг і суми заборгованості за операціями з пов'язаними особами та подає звіт про результати цієї роботи спостережній раді. Зокрема, члени спостережної ради та аудиторського комітету повинні регулярно отримувати щоквартальну звітність про здійснення операцій з пов'язаними особами в розрізі:

змін у переліку пов'язаних осіб;

операцій з пов'язаними особами протягом періоду та умов таких операцій;

сум заборгованості за операціями з пов'язаними особами на звітну дату;

іншої суттєвої інформації, що може вплинути на рішення членів спостережної ради та аудиторського комітету;

г) обговорення та голосування з питань затвердження операцій з пов'язаними особами повинні відбуватися відповідно до внутрішньої політики банку щодо виявлення та управління конфліктами інтересів.

4.6. Заінтересованим особам банку та учасникам ринку важливо знати, чи здійснюється управління банком з належним урахуванням усіх їх інтересів. Для цього банк має належним чином розкривати інформацію про операції з пов'язаними особами, уключаючи інформацію про те, чи були такі операції здійснені відповідно до ринкових умов.

Міжнародний стандарт бухгалтерського обліку 24 передбачає розкриття в примітках до фінансової звітності, зокрема, інформації про операції з пов'язаними особами, а саме:

інформації про взаємовідносини між банком, його материнськими та сестринськими компаніями незалежно від того, чи здійснювались операції між ними. Банк має розкривати власну материнську компанію та кінцевих контролюючих бенефіціарних власників банку (якщо вони не збігаються);

якщо між пов'язаними особами здійснювались операції, банк має розкривати суть зв'язків пов'язаності, а також інформацію про операції і суми заборгованості, що потрібна для визначення потенційного ефекту операцій з пов'язаними особами на діяльність банку.

Як мінімум інформація, що розкривається, повинна містити:

суми операцій з пов'язаними особами, що проводилися протягом звітного періоду;

суми заборгованості за операціями з пов'язаними особами на звітну дату, уключаючи умови проведення операцій, їх забезпечення, опис засобів, що пропонуються в погашення заборгованості, умови будь-яких позабалансових зобов'язань (виданих або отриманих гарантій, акредитивів);

резерви, створені під заборгованість пов'язаних осіб порівняно до всіх створених резервів;

витрати або доходи, що були визнані банком протягом звітного періоду, за операціями або заборгованість за операціями з пов'язаними особами.

Інформація, передбачена в цьому пункті, розкривається в публічному річному звіті банку.

Рекомендація 6. Корпоративні цінності банку повинні визнавати велике значення своєчасного та відвертого обговорення проблем. У зв'язку з цим необхідно заохочувати працівників та дати їм змогу вільно повідомляти про свою стурбованість стосовно протизаконної, неетичної або сумнівної практики, не побоюючись разом з цим можливих санкцій.

5.1. Раннє інформування стосується неналежної поведінки, зокрема шахрайства або корупції в банку, порушення банківських політик або правил, марнотратства або неналежного управління ресурсами банку, зловживання службовим становищем, поведінки, що завдає або сприяє значній шкоді суспільству, може зашкодити здійсненню операцій або управлінню банком, а також замахів на вчинення таких дій.

5.2. Банкам рекомендується запроваджувати політики, які передбачатимуть необхідні процедури, за допомогою яких працівники банку матимуть змогу прямо або опосередковано (наприклад, через службу внутрішнього аудиту, комітет з корпоративного управління тощо) інформувати спостережну раду про свої суттєві підозри незалежно від внутрішньої системи субординації. Спостережна рада та правління банку, у свою чергу, повинні вживати заходів за такою інформацією.

5.3. Будь-яка система раннього інформування повинна включати механізми забезпечення захисту працівників. Спостережна рада та правління банку мають всемірно захищати працівників, які інформують про протизаконні, неетичні або сумнівні дії, від прямих і опосередкованих дисциплінарних санкцій та інших негативних наслідків дій, вчинених відповідно до політики раннього інформування в банку.

Працівник повинен мати змогу здійснити анонімне повідомлення або вимагати, щоб його ім'я трималося в таємниці.

5.4. Будь-яке покарання працівника, який добросовісно повідомив про підозрілу поведінку, має бути категорично заборонено. Такий працівник не може бути об'єктом для застосування санкцій згідно з процедурами дисциплінарного провадження в банку.

Рекомендація 7. Належне корпоративне управління в банку залежить від ефективності та компетентності спостережної ради. Корпоративне управління вимагає надійної структури органів банку та процедур їх діяльності. У банку має існувати ефективна система важелів і противаг, яка є життєво важливою для того, щоб попередити зловживання повноваженнями в банку.

1.1. Спостережна рада несе основну відповідальність за діяльність і фінансовий стан банку. Відповідальна спостережна рада може надати конкурентну перевагу банку і підвищити його вартість. Одним із головних і найважливіших завдань спостережної ради банку є забезпечення призначення в банку ефективного керівництва.

1.2. До основних функцій спостережної ради відповідно належить:

захист інтересів вкладників, акціонерів та інших кредиторів, збереження і примноження вартості банку;

визначення та затвердження стратегії банку;

визначення організаційної структури банку;

регламентування і контроль за діяльністю правління банку;

схвалення річного фінансового плану і бюджету та нагляд за їх складанням;

забезпечення належних систем внутрішнього контролю та управління ризиками;

визначення та схвалення заходів на випадок непередбачуваних обставин;

визначення джерел капіталізації та іншого фінансування банку.

1.3. Члени спостережної ради мають чітко розуміти власну роль у корпоративному управлінні та бути здатними неупереджено судити про справи в банку. Для того, щоб діяльність членів спостережної ради була ефективною вони повинні:

розуміти та виконувати свою наглядову роль, усвідомлюючи основні профілі ризику в банку;

виконувати свої фідуціарні обов'язки щодо банку;

брати самовідвід під час прийняття рішень, стосовно яких вони мають конфлікт інтересів;

визначити структуру спостережної ради з урахуванням її кількості таким чином, щоб забезпечити ефективність її роботи;

приділяти достатньо уваги та зусиль виконанню своїх обов'язків;

не брати участі в повсякденному керівництві роботою банку;

не зупинятись у своєму розвитку й забезпечувати належний рівень експертних знань та компетентності в міру того, як рейтинг банку збільшується, а складність його операцій зростає;

періодично оцінювати ефективність власної практики управління з урахуванням висування кандидатів і обрання нових членів спостережної ради та правління, управління конфліктами інтересів, виявлення недоліків і вжиття необхідних заходів з їх виправлення;

працювати над підвищенням безпечності та надійності банку, розуміти нормативне середовище, забезпечувати підтримання банком дієвих відносин з органами нагляду та з належною професійною ретельністю підходити до залучення і нагляду за роботою зовнішніх аудиторів.

1.4. Виконуючи функції нагляду та контролю за діяльністю правління, спостережна рада банку призначає, контролює, а за потреби замінює членів правління дбаючи про те, щоб у банку був відповідний план наступництва у вищому керівництві, перевіряє можливих наступників щодо необхідності в них необхідної кваліфікації та їх професійної придатності й спроможності управляти справами банку.

1.5. Спостережна рада банку здійснює нагляд за роботою правління банку виконуючи свій обов'язок і користуючись своїм правом запитувати й вимагати від членів правління чітких пояснень, а також своєчасно отримувати достатньо інформації для оцінки якості його роботи. Зокрема, вона повинна визначити формат та частоту управлінської звітності, обсяг необхідної інформації.

1.6. Спостережна рада встановлює винагороду членам правління беручи до уваги їх функції, політику оплати праці в банку та ринкові умови з метою залучення та збереження кваліфікованих працівників.

1.7. Спостережна рада банку контролює ефективність механізмів фінансового операційного контролю. Вона має регулярно зустрічатися з правлінням та службою внутрішнього аудиту для перегляду політик внутрішнього контролю, створити канали зв'язку та відстежувати, як проводиться робота над досягненням поставлених корпоративних цілей.

1.8. Спостережна рада банку затверджує та переглядає політики з управління ризиками, операцій з пов'язаними особами, основними капітальними витратами та перевірену аудиторами фінансову звітність. У банках, у яких створено аудиторський комітет, спостережна рада аналізує результати перевірки систем внутрішнього контролю аудиторським комітетом. Спостережна рада банку має також здійснювати моніторинг та управління конфліктом інтересів, що включає в себе затвердження відповідної політики.

1.9. Як представник акціонерів та інших заінтересованих сторін спостережна рада банку затверджує політику розкриття інформації. Зокрема, спостережна рада має визначити цілі такої політики та типи інформації, що розкривається (див. розділ VII Рекомендацій). Вона також визначає, яка інформація є конфіденційною та засоби захисту такої інформації. Усі працівники банку мають бути ознайомлені та повинні дотримуватися відповідної політики.

2.1. Члени спостережної ради мають відповідати критеріям професійної належності та відповідності власним посадам. У зв'язку з цим найважливішими критеріями для членів спостережної ради є:

а) чесність, неупередженість та бездоганна ділова репутація, а саме:

відсутність судимостей за будь-який кримінальний злочин (особливо злочини з використанням обману чи зловживанням довірою);

відсутність історії ухвалення негативних рішень за цивільними позовами або позасудового вирішення справи проти такої особи, особливо у зв'язку з інвестуванням або іншою фінансовою діяльністю, посадовими зловживаннями чи шахрайством;

відсутність порушень вимог регуляторних нормативно-правових актів або еквівалентних стандартів, установлених регуляторними органами або біржами, кліринговими домами, професійними союзами тощо;

відсутність історії перебування на посаді члена спостережної ради, партнера або керівника підприємства, установи, організації, яка перебувала в стадії банкрутства, ліквідації або тимчасової адміністрації;

відсутність історії примусового звільнення або дискваліфікації з посади або представництва за довіреністю у зв'язку з порушенням фідуціарних обов'язків;

б) наявність адекватної компетентності та здібностей:

наявність відповідної освіти та кваліфікації;

наявність належного професійного досвіду;

в) достатня фінансова платоспроможність - відсутність в Україні або в іншій країні будь-якої негативної ухвали або рішення суду щодо виплати боргу або іншого зобов'язання, що залишається чинним або не було виконано за встановлений проміжок часу.

2.2. До членів спостережної ради висуваються такі вимоги щодо освіти та професійної кваліфікації: вони повинні мати вищу освіту в галузі економіки, права чи бізнес-адміністрування, мати відповідний професійний досвід. Рекомендується, щоб члени спостережної ради мали принаймні п'ятирічний досвід діяльності в банківській сфері або у сфері фінансів та не менше трирічного досвіду роботи на керівних посадах. Для роботи в аудиторському комітеті або в інших комітетах ради член спостережної ради має володіти відповідними спеціальними знаннями у цих сферах.

Рекомендація 8. Спостережна рада банку повинна мати на меті представництво інтересів усіх акціонерів та заінтересованих сторін. У спостережній раді має забезпечуватися представництво членів, які представляють різні інтереси та мають різні кваліфікації.

3.1. Банки повинні мати достатню кількість членів спостережної ради, які здатні висловлювати судження, незалежні від поглядів правління, великих акціонерів, політичних та інших інтересів. Кваліфіковані незалежні члени спостережної ради можуть принести свіжий погляд з інших сфер комерційної діяльності, що дасть змогу удосконалити стратегічні завдання, які стоять перед керівництвом банку, а також виступити як важливе джерело експертних знань та управлінської компетентності.

3.2. Незалежність та об'єктивність спостережної ради можна зміцнити, включивши до складу спостережної ради як мінімум 25% кваліфікованих незалежних членів і створивши аудиторський комітет та інші комітети спостережної ради, які очолюються незалежними членами.

3.3. Незалежність є станом свідомості та рисою характеру. Фінансові і моральні зобов'язання можуть позбавити члена спостережної ради незалежності поглядів.

3.4. Незалежним вважається член спостережної ради, який не має будь-яких ділових, родинних або інших зв'язків з банком, його пов'язаними особами, членами його правління або значними акціонерами. Член спостережної ради банку не є незалежним, якщо він:

а) є працівником банку або членом правління, або працівником пов'язаної особи банку, або обіймав ці посади протягом останніх трьох років;

б) має матеріальний інтерес у діяльності банку або отримує будь-який дохід від діяльності банку, від його контролюючих акціонерів або правління, крім винагороди члена спостережної ради;

в) є контролюючим акціонером або істотним учасником банку, або його пов'язаних осіб;

г) є значним позичальником банку (сума заборгованості якого становить п'ять і більше відсотків статутного капіталу банку) або членом ради, працівником або істотним учасником компанії, або групи компаній, що є значними позичальниками банку;

ґ) є значним постачальником товарів або послуг банку або членом ради, працівником чи істотним учасником компанії, або групи компаній, що є значними постачальниками товарів або послуг для банку;

д) має негативно класифіковані кредити банку або є членом ради, працівником або істотним учасником будь-якої юридичної особи, що має такий кредит;

е) є членом сім'ї осіб, визначених підпунктами "а"-"д" цього пункту;

є) володіє прямо або опосередковано більше ніж 0,5% акцій банку або призначений на посаду в банку державним органом.

3.5. Наявність незалежних членів є особливо важливою в тих випадках, коли існує ризик конфлікту інтересів, наприклад, ризик того, що над спостережною радою банку домінуватиме основний акціонер, або коли спостережну раду намагатимуться змусити вчинити дії, що не відповідають інтересам банку (такі дії можуть відповідати особистим інтересам його пов'язаних осіб чи великих акціонерів).

3.6. Спостережна рада банку відповідає за захист банку від незаконних і неналежних дій або впливу з боку великих акціонерів, коли ці дії завдають шкоди банку або не відповідають інтересам усіх його акціонерів і вкладників.

3.7. Підтримання стану незалежності не передбачає відокремленості від інших членів ради. Незалежний член спостережної ради повинен обмінюватися своїми думками та обговорювати проблеми з іншими членами спостережної ради.

4.1. Під час визначення структури та формування спостережної ради до уваги беруться розмір банку, рівень його розвитку та обсяг ризиків.

4.2. Спостережна рада має включати членів, які повинні мати відповідну кваліфікацію та досвід. Кількість членів спостережної ради має бути непарною. Мінімальна рекомендована кількість членів спостережної ради має становити п'ять осіб.

4.3. Строк, на який призначається член спостережної ради, не повинен перевищувати трьох років. Члени спостережної ради можуть перепризначатися на підставі результатів їх оцінки. З метою забезпечення неупередженості та прозорості наступництва всередині спостережної ради міжнародна практика рекомендує делегування функцій контролю за цим процесом спеціальному комітету ради (див. пункт 5.7 глави 5 розділу IV Рекомендацій).

4.4. Голова спостережної ради відіграє важливу роль в її роботі та має більш широкі обов'язки порівняно з іншими членами ради. У зв'язку з цим акціонери мають приділяти значну увагу вибору голови спостережної ради.

4.5. До основних обов'язків голови спостережної ради належить:

визначення порядку денного засідань спостережної ради;

забезпечення ефективного функціонування спостережної ради шляхом призначення засідань, надання повідомлень про початок і дату проведення засідань та своєчасне розповсюдження необхідних матеріалів;

забезпечення відкритого обговорення та відвертого обміну думками на засіданнях і належного рівня розгляду на них усіх питань;

співпраця з головою правління банку та акціонерами;

забезпечення належної професійної орієнтації та введення в курс справ (ознайомлення) нових членів;

забезпечення ефективної оцінки роботи спостережної ради та її комітетів.

4.6. З метою виконання своїх обов'язків спостережна рада має проводити регулярні планові засідання та за потреби позачергові засідання. Спостережна рада має проводити засідання не менше одного разу на квартал або частіше, якщо цього вимагають обставини. Процедура скликання та проведення засідань спостережної ради мають бути визначені у відповідному положенні.