Про заходи щодо врегулювання та скорочення документообігу в системі Національного банку України

Правління Національного банку України відзначає, що за останні два роки у центральному апараті значно збільшився обсяг документообігу. Як свідчить аналіз, проведений управлінням загального діловодства управління справами, потік вхідної, офіційно зареєстрованої кореспонденції в 1996 році збільшився порівняно з 1993 роком у 2,8 раза і становить 63,5 тис. одиниць. Переважна більшість цих звернень містить питання валютного регулювання, діяльності комерційних банків, платіжної дисципліни, юридично-правових аспектів банківської діяльності. Прогресує тенденція на збільшення документів, що створюються і надсилаються з Національного банку. У 1996 році їх кількість становила 28 тис. одиниць, або у 2,2 раза більше ніж у 1993 році.

"Паперовий вал" з центрального апарату відповідним чином поширився і на інші, підвідомчі Національному банку структури.

Так, загальні обсяги документообігу в регіональних управліннях та установах за останні два роки зросли у 1,3 раза.

Аналітична довідка про стан і тенденції документообігу в системі Національного банку України додається.

Це свідчить, з одного боку, про зростаючу роль і функції Національного банку України у суспільно-економічному житті держави, а з другого - про неспроможність деяких структурних підрозділів банку оперативно і кваліфіковано розв'язувати поставлені перед ними завдання, невміння їх керівників організовувати роботу своїх і підвідомчих служб на місцях у нових умовах. Звідси - великий потік звернень від підприємств і організацій, особливо від комерційних банків і їх філій про те, щоб дати ті чи інші роз'яснення. Спостерігаються також вияви бюрократичного стилю в роботі деяких працівників і служб, захоплення паперотворчістю, перевищення повноважень при листуванні тощо.

1. Звернути увагу заступників Голови Правління, керівників підрозділів центрального апарату, регіональних управлінь та установ Національного банку України на необхідність вжиття практичних заходів, спрямованих на скорочення обсягів документообігу в цілому і, зокрема врегулювання потоку кореспонденції, яка надходить, готується і відправляється у процесі діяльності банківської установи.

2. Встановити, що:

на розгляд Національного банку України вносяться лише ті питання, які входять до його компетенції;

виключне право на звернення до центрального апарату Національного банку України від мережі банківської системи мають регіональні управління, установи, підпорядковані Національному банку України, Асоціація українських банків та комерційні банки, які мають статус юридичної особи. Листи від зазначених банківських установ підписуються керівниками, а в разі їх відсутності - особами, які їх заміщають;

обласні дирекції, філії, відділення комерційних банків порушують питання перед Національним банком України через комерційні банки - юридичні особи, а підприємства, установи і організації - через регіональні управління Національного банку України.

3. Управлінню справами вжити заходи щодо скорочення кількості листів і звернень міністерств, відомств, органів місцевої влади, підприємств, організацій, установ, банків, зокрема:

надати право канцелярії управління загального діловодства попереднього розгляду всіх надходжень, повернення без реєстрації листів адресатам, що виконані з порушенням вимог, зазначених у п.2 цієї постанови, а звернення громадян з питань, що не стосуються втручання Національного банку України, - переадресовувати за належністю. Для цього запровадити стандартний супровідний лист до звернень, що повертаються, з посиланням на відповідний пункт постанови;

на розгляд Голови Національного банку та його заступників передавати службові документи від вищих органів державної, виконавчої та законодавчої влади, народних депутатів України, міністерств та інших центральних органів, облдержадміністрацій, регіональних управлінь і установ Національного банку України, якщо вони підписані першою особою (за винятком листів і доручень від Верховної Ради, Адміністрації Президента, Кабінету Міністрів України);

у разі надходження листів від зазначених вище установ за підписами других осіб і з питань, вирішення яких знаходиться виключно у компетенції Національного банку України, передавати їх на розгляд керівникам відповідних департаментів та управлінь;

заборонити реєстрацію в системі АСКОД по центральному апарату Національного банку України кореспонденціі, що не має встановлених інструкцією з діловодства реквізитів (реклами, запрошень, встановлених форм статистичної, бухгалтерської та іншої звітності, інформації тощо) і не потребує надання відповіді. У разі потреби ця кореспонденція може обліковуватися безпосередньо у підрозділі, який її одержав;

розробити разом з департаментами та управліннями і подати на затвердження Правління перелік кореспонденції, що не підлягає реєстрації, а у разі потреби обліковується.

4. З метою врегулювання і зменшення потоку кореспонденції, що надсилається з Національного банку України, дотримання необхідної службової субординації та етики встановити, що:

листи на адресу Верховної Ради, Адміністрації Президента, Кабінету Міністрів України надсилаються тільки за підписом Голови Національного банку України, а в разі його відсутності - особою, яка його заміщує. У разі відсутності вищезазначених осіб та необхідності термінового надання відповіді на доручення цих органів - за підписом першого заступника Голови Національного банку при погодженні ним цього питання з вищою установою;

листи на адресу перших осіб міністерств, інших центральних відомств, народних депутатів України, облдержадміністрацій, регіональних управлінь та установ Національного банку України надсилаються тільки за підписом Голови або його заступників;

листування керівників департаментів і самостійних управлінь (а в разі їх відсутності - осіб, що їх заміщують) дозволяється у межах своєї компетентності лише з відповідними службами установ Національного банку, комерційних банків, управліннями і відділами міністерств, відомств, а також підприємствами, організаціями та установами;

надсилання службової кореспонденції за межі Національного банку України за підписами інших, не передбачених цим пунктом осіб, забороняється.

5. Заборонити директорам департаментів та самостійних управлінь Національного банку України вимагати від регіональних управлінь і підпорядкованих установ, комерційних банків інформацію та звітність, що офіційно не передбачена нормативно-розпорядчими документами Національного банку України.

У разі потреби одержання оперативної чи іншої інформації, не передбаченої нормативними документами, дозвіл на її одержання має бути санкціонований заступником Голови Правління Національного банку України.

6. Зобов'язати перших заступників, заступників Голови Правління Національного банку України провести необхідну роз'яснювальну роботу з підпорядкованими структурними підрозділами щодо припинення практики зайвої паперотворчості, сконцентрувати їх зусилля на вирішенні найневідкладніших і перспективних банківських проблем, суворо вимагати від керівників підрозділів підвищення ефективності управлінської праці.

7. Директорам департаментів і начальникам самостійних управлінь переглянути форми статистичної та іншої інформації, оглядів, що тиражуються для внутрішнього використання і до 30 квітня 1997 р. внести пропозиції керівництву щодо їх обмеження.

Виконання копіювально-розмножувальних робіт здійснювати тільки за поданням керівників департаментів та управлінь з обов'язковим погодженням керуючого справами або начальника (у разі його відсутності - заступника) управління загального діловодства.

8. Попередити керівників департаментів і управлінь центрального апарату, регіональних управлінь та установ Національного банку України щодо їх персональної відповідальності за дотримання установленого порядку роботи з документами і зменшення паперового потоку.

9. Управлінню справами Національного банку України:

встановити суворий контроль за дотриманням вимог цієї постанови, розробити порядок виявлення і припинення фактів порушень у роботі з документами.

Проаналізувати стан виконання постанови за підсумками 1997 року і підготувати матеріали для розгляду цього питання на засіданні Правління у лютому 1998 року.

10. Загальний контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови Правління Р.В.Арешковича.