Про передачу архівних документів установ, закладів та підприємств системи МОЗ України, що реорганізовуються або ліквідуються

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", прийнятому Верховною Радою України 24 грудня 1993 року, установи, заклади та підприємства системи Міністерства охорони здоров'я України повинні забезпечувати охоронність документів, що створюються у процесі їх діяльності, та нести відповідальність за пошкодження документів або їх втрату.

За останні роки в системі охорони здоров'я України відбувається процес реорганізації, ліквідації установ та створення нових. При цьому у відповідних наказах не зазначається подальше місцезнаходження документів та архівів установ, що реорганізуються або ліквідуються, як це мало місце у наказах про ліквідацію Малого державного підприємства "Гіта" (1993 р.), Кременчуцького заводу "Біофармсинтез" (1993 р.), Республіканського наркологічного психотерапевтичного центру (1993 р.), Республіканського лікувально-фізкультурного диспансеру (1991 р.) та багатьох інших. Це призводить до втрати інформації про місцезнаходження архівних документів, що зашкоджує соціально-правовим інтересам громадян, а в ряді випадків - до втрати безпосередньо документів. Наприклад, втрачена частина документів колишнього Четвертого головного управління МОЗ УРСР про передачу підвідомчих установ, не передана на відомче зберігання до архіву МОЗ України наукова документація Київського регіонального науково-практичного центру екстреної медичної допомоги, невідоме місцезнаходження частини документів колишнього госпіталю для інвалідів Вітчизняної війни (м.Київ), документи дитячого санаторію "Перемога" без належних підстав потрапили до Республіканського консультативно-діагностичного центру матері та дитини тощо.

З метою запобігання втрати архівних документів та для забезпечення їх збереження та пошуку Н А К А З У Ю :

I. Начальникам головних управлінь, управлінь та відділів МОЗ України:

1. У наказах про реорганізацію та ліквідацію установ визначити подальше місцезнаходження їх архівних документів.

2. Прийняти до відома порядок передачі архівних документів:

2.1. При реорганізації установи правонаступник приймає незавершені діловодством справи та її архів.

2.2. При реорганізації установи, якщо з її складу виділяється підрозділ зі статусом юридичної особи, останньому передаються незавершені діловодством справи, що належать до профілю його діяльності, особові справи і особові рахунки за поточний рік працівників, які перейшли на роботу до цієї установи.

2.3. Якщо функції установи, що реорганізується або ліквідується, переходять до складу Національного архівного фонду України, передаються до відповідного державного архіву, а справи тимчасового зберігання, документи з особового складу та незавершені у діловодстві - до визначеної наказом установи. Документи тимчасового зберігання та незавершені у діловодстві, необхідні для практичної роботи створених установ, можуть бути передані їм у користування.

2.4. При ліквідації установи без передачі її функцій іншим установам документи, що входять до складу Національного архівного фонду України, передаються до відповідного державного архіву, а документи тимчасового зберігання та з особового складу - до архіву керівного органу.

2.5. При ліквідації установ безпосереднього підпорядкування МОЗ України, які розташовані за межами м.Києва, передача архівних документів погоджується з відповідними державними архівами, а акти та один примірник кожного опису переданих справ подається до Міністерства разом з ліквідаційним балансом.

2.6. Передача документів від установ системи МОЗ України, що ліквідуються, до недержавних структур, які не входять до системи Міністерства, забороняється. Документи передаються відповідно до порядку, зазначеного у пунктах 2.3., 2.4 або 2.5.

3. Перед передачею документів установи, що реорганізується або ліквідується, перевіряється наявність та стан справ, а також якість упорядкування документів, які знаходяться у структурних підрозділах та у відомчому архіві. Передача документів до державного архіву або правонаступнику здійснюється по описах справ та оформляється актом.

4. Передача архівних документів при реорганізації або ліквідації установи забезпечується ліквідаційною комісією, тобто комісією, створеною для передачі майна та документів.

5. Якщо стан та якість науково-технічного упорядкування документів не відповідає архівним вимогам, ліквідаційна комісія зобов'язана організувати упорядкування архівних документів згідно з архівними правилами та передати їх за приналежністю. За методичними рекомендаціями щодо проведення упорядкування та передачі архівних документів необхідно звертатися до відповідних державних архівів. При нестачі справ або окремих категорій документів складається акт, що подається до ліквідаційної комісії.

II. Рекомендувати керівникам органів, установ, закладів та підприємств системи охорони здоров'я України, що безпосередньо не підпорядковані Міністерству, керуватися викладеним вище порядком передачі документів при реорганізації або ліквідації установ.

III. Начальнику Українського центру інформаційних технологій і національного реєстру Шульженку В.Б. та завідуючій центральним архівом МОЗ України Корнєвій Г.Ю. забезпечити створення банку даних про перейменування, організацію, ліквідацію установ, підпорядкованих МОЗ України, та про місцезнаходження їх архівів на базі персональних ЕОМ.

Контроль за виконанням наказу покладаю на першого заступника міністра В.Г. Передерія.