Про затвердження Примірного положення про архівний підрозділ державної наукової установи, музею і бібліотеки

Відповідно до Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про музеї та музейну справу", "Про бібліотеки і бібліотечну справу"

1. Затвердити Примірне положення про архівний підрозділ державної наукової установи, музею і бібліотеки, що додається.

2. Центральним, галузевим державним архівам, Державному архіву в Автономній Республіці Крим, державним архівам областей, міст Києва і Севастополя надавати допомогу державним науковим установам, музеям і бібліотекам у розробці положень про архівні підрозділи відповідно до Примірного положення, зазначеного в пункті 1.

3. Скасувати Примірне положення про архівний підрозділ самоврядної наукової установи, музею, бібліотеки, схвалене методичною комісією Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (протокол від 13.11.96 N 7).

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на відділ формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву (Портнов Г.В.).

1. Відповідно до Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про музеї та музейну справу", "Про бібліотеки і бібліотечну справу" державна наукова установа, музей і бібліотека (далі - установа (заклад)) має право створювати архівний підрозділ для зберігання документів Національного архівного фонду, а також поповнювати свої фонди і колекції профільними документами.

2. Юридичний статус архівного підрозділу визначається керівництвом установи (закладу).

3. У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та положенням, затвердженими на підставі цього Примірного положення. З питань організації та методики ведення архівної справи архівний підрозділ керується наказами Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів).

4. Архівний підрозділ працює відповідно до річного плану, який затверджує керівник установи (закладу), і звітує перед керівником про проведену роботу.

5. Коло службових обов'язків працівників архівного підрозділу визначається посадовими інструкціями, які затверджує керівник установи (закладу).

6. Основними завданнями архівного підрозділу є:

забезпечення збереженості, реставрації, консервації документів Національного архівного фонду; службових друкованих видань, що не надходять у встановленому порядку до Книжкової палати України та бібліотек-депозитаріїв;

документів юридичних і фізичних осіб профілю архівного підрозділу, що в установленому порядку надійшли у власність держави з-за кордону; страхового фонду копій особливо цінних документів і унікальних документів, копій документів, що відповідають профілю установи (закладу), які зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках; облікових документів архівного підрозділу та архівних довідників (описів, каталогів, картотек, путівників, комп'ютерних баз даних тощо);

приймання від структурних підрозділів установи (закладу) та зберігання архівних документів з різними видами носіїв інформації;

контроль разом зі службою діловодства установи стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах установи (закладу);

проведення державної реєстрації документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

проведення експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертно-перевірної комісії установи (далі - ЕПК) описів справ Національного архівного фонду, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу працівників установи (закладу) та актів про вилучення для знищення документів, що не віднесені до Національного архівного фонду;

організація роботи щодо віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання і страхування;

проведення роботи, спрямованої на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних документів, які знаходяться за кордоном та документів іноземного походження, що відносяться до історії України;

підготовка необхідних матеріалів для реалізації установою (закладом) переважного права держави на придбання профільних документів у разі їх продажу, а також для подання до суду заяв про передачу у власність держави профільних архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий;

створення і вдосконалення довідкового апарату до архівних документів, забезпечення комп'ютеризації інформаційних процесів;

забезпечення у межах своїх повноважень охорони відомостей та збереження документної інформації, що становлять державну таємницю;

організація в установленому Держкомархівом порядку користування архівними документами, видавання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам;

підготовка до публікації в установленому Держкомархівом порядку документів Національного архівного фонду, довідкових та інформаційних видань і посібників з архівної справи та діловодства;

здійснення грошової оцінки документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівному підрозділі установи (закладу);

надання платних послуг юридичним і фізичним особам згідно з переліком платних послуг, затвердженим Кабінетом Міністрів України;

здійснення разом з іншими науковими установами або самостійно наукових досліджень з архівів і документознавства, археографії, впровадження в практику їх результатів, поширення науково-технічної інформації з питань архівної справи та діловодства;

організація вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду впровадження наукових досліджень і прогресивних методів роботи з архівної справи та діловодства.

7. Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань йому надається право:

вимагати від структурних підрозділів установи (закладу) передання на зберігання документів, оформлених згідно з нормативними актами Держкомархіву;

повертати структурним підрозділам установи на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

давати структурним підрозділам установи рекомендації з питань, що входять до компетенції архівного підрозділу;

запитувати від інших структурних підрозділів установи (закладу) відомості, необхідні для роботи;

інформувати керівництво установи (закладу) про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в установі (закладі), в разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. На посаду керівника архівного підрозділу призначається особа з вищою освітою і стажем роботи за фахом за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста, бакалавра не менш як три роки.

Керівник архівного підрозділу призначається на посаду і звільняється з посади керівником установи (закладу).

Порядок взаємодії архівного підрозділу з іншими структурними підрозділами установи (закладу) визначається керівником установи (закладу).

9. Для розгляду питань, пов'язаних з внесенням документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього, схваленням результатів експертизи культурної цінності документів в архівному підрозділі створюється експертно-перевірна комісія (далі - ЕПК).

Положення та персональний склад ЕПК затверджується керівником установи (закладу) за погодженням з Держкомархівом або уповноваженою ним державною архівною установою.

10. Для розгляду питань ведення науково-дослідної та видавничої роботи в галузі архівної справи і діловодства та вирішення інших питань відповідно до покладених на нього завдань у архівному підрозділі можуть створюватися постійно діючі й тимчасові ради і комісії.

11. Архівний підрозділ фінансується за рахунок коштів, виділених на утримання установи (закладу).

Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників та видатки на утримання архівного підрозділу затверджує керівник установи (закладу).