Про затвердження Примірного положення про архівний підрозділ підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності, обєднання громадян, релігійної організації

Відповідно до статті 32 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи"

Затвердити Примірне положення про архівний підрозділ підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності, об'єднання громадян, релігійної організації (додається).

Контроль за виконанням цього наказу покласти на відділ формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву України (Портнов Г.В.).

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" об'єднання громадян, релігійні організації, підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності (далі - організації), мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, передавати документи Національного архівного фонду (далі - НАФ) до державних та інших архівних установ за угодою з ними.

Організаційно-правовий статус архівного підрозділу визначається керівництвом організації.

У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами та цим Примірним положенням. З питань організації та методики ведення архівної справи архівний підрозділ керується правилами, положеннями, інструкціями, затвердженими Державним комітетом архівів України (далі - Держкомархів) та державними архівами з постійним складом документів.

Архівний підрозділ працює згідно з планом, який затверджується керівництвом організації, і звітує перед ним про проведену роботу.

Основними завданнями архівного підрозділу організації, що здійснює тимчасове зберігання документів з наступним їх переданням до державної або іншої архівної установи, є:

- участь у складанні зведеної номенклатури справ організації, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

- погодження з державною архівною установою або архівним відділом міської ради номенклатури справ організації;

- приймання від структурних підрозділів організації та зберігання документів з різними видами носіїв інформації протягом строків, визначених Держкомархівом;

- контроль разом із службою діловодства умов зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах організації;

- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання описів на документи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання, документів з особового складу організації, актів про виділення до знищення документів та подання їх на розгляд експертної комісії організації;

- ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради;

- створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів організації;

- організація користування документами, видавання у встановленому порядку архівних довідок, копій, витягів юридичним особам і громадянам;

- підготовка і передавання документів НАФ до державної або іншої архівної установи;

- участь у заходах щодо підвищення фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами.

Для архівних підрозділів, що здійснюють постійне зберігання документів без передавання до державної або іншої архівної установи, до основних завдань, викладених у п. 5 цього Примірного положення, додаються такі завдання:

- здійснення постійного зберігання, охорони, реставрації, консервації документів НАФ, копій страхового фонду унікальних документів, копій документів, що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках, службових відомчих видань, що не надходять у встановленому порядку до Книжкової палати України та бібліотек-депозитаріїв, а також друкованих видань та інших матеріалів, що входять до довідково-інформаційного фонду архівного підрозділу, облікових документів архівного підрозділу та архівних довідників (описів, каталогів, картотек, путівників тощо);

- подання на вимогу Держкомархіву або уповноважених ним архівних установ відомостей про склад документів НАФ, що знаходяться в архівному підрозділі, умови їх зберігання та використання;

- проведення роботи щодо вилучення документів з НАФ та подання актів про виділення цих документів до знищення на погодження експертної комісії державної архівної установи, до зони комплектування якої належить зазначена юридична особа;

- організація роботи щодо віднесення документів НАФ до унікальних, включення їх до Державного реєстру національного культурного надбання;

- забезпечення у межах своїх повноважень охорони відомостей та збереженості документів, що становлять державну або іншу передбачену законом таємницю;

- підготовка до публікації в установленому порядку архівних документів, а також за погодженням з Держкомархівом або уповноваженою ним архівною установою довідково-інформаційної літератури і посібників з архівної справи та діловодства;

- надання в установленому порядку на договірних засадах послуг юридичним особам і громадянам, пов'язаним з користуванням архівними документами, виконання за рахунок замовника робіт щодо забезпечення збереженості та впорядкування документів, складання за погодженням з Держкомархівом або уповноваженою ним архівною установою нормативно-методичних посібників з архівної справи та діловодства;

- вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, впровадження наукових досягнень і прогресивних методів роботи з архівної справи та діловодства.

Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань йому надається право:

- вимагати від структурних підрозділів організації передання на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами;

- повертати структурним підрозділам організації документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

- давати структурним підрозділам організації рекомендації з питань, що входять до компетенції архівного підрозділу;

- запитувати від структурних підрозділів організації відомості, необхідні для роботи;

- інформувати керівництво організації про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

- брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарад, що проводяться в організації, у разі розгляду на них питань роботи з документами.

На посаду керівника архівного підрозділу призначається особа з вищою освітою і стажем роботи за спеціальністю не менш як три роки.

Керівник архівного підрозділу призначається на посаду і звільняється з посади керівництвом організації.

У малочисельних організаціях відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби діловодства.

Порядок взаємодії архівного підрозділу з іншими структурними підрозділами організації визначає керівництво організації.

Працівники архівного підрозділу, винні у недбалому зберіганні, псуванні, знищенні, приховуванні, розкраданні або незаконному переданні іншій особі документів НАФ або документів, що підлягають внесенню до нього, ущемленні прав і законних інтересів інших працівників організації та громадян, несуть відповідальність в установленому законодавством порядку.

До складу документів архівного підрозділу входять:

- закінчені у поточному діловодстві документи з паперовою основою постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання, документи з особового складу, створені структурними підрозділами організації;

- науково-технічна, кінофотофоновідеодокументація, електронні документи, створені організацією або одержані нею на законних підставах;

- документи з різними видами носіїв інформації установ - попередників організації, що ліквідовані;

- друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архівного підрозділу;

- довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з паперовою основою передаються із структурних підрозділів організації до архівного підрозділу через 2 роки після закінчення їх у діловодстві в упорядкованому стані за описами зразка, встановленого Держкомархівом.

Науково-технічна та електронна документація передається до архівного підрозділу одразу після її затвердження (приймання) у порядку, встановленому державними стандартами України.

Кінофотофоновідеодокументація передається з виробничих підрозділів до архівного підрозділу одразу після завершення її виробництва.

Граничні строки зберігання документів НАФ в архівному підрозділі у разі укладення організацією угоди з іншою архівною установою про подальше постійне зберігання цих документів визначаються зазначеною угодою.

У разі передавання організацією документів НАФ за угодою до державної архівної установи рекомендовано такі граничні строки їх зберігання в архівному підрозділі організації:

1) для загальноукраїнських організацій, діяльність яких поширюється на всю Україну, - 15 років;

2) для організацій обласного масштабу діяльності - 10 років;

3) для організацій районного, міського масштабу діяльності - 5 років;

4) для документів з особового складу, нотаріальних документів - 75 років;

5) для науково-технічної документації - 25 років;

6) для кінофільмів, кіножурналів, сюжетів кінолітопису, фотознімків, звукозаписів і відеозаписів - 3 роки після закінчення виробництва;

7) для електронних документів - 5 років.

Строки тимчасового зберігання документів в архівному підрозділі можуть бути змінені за погодженням з тією державною або іншою архівною установою, до якої ці документи надходять на постійне зберігання.