Про створення відомчого архіву Держмиткому

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", Наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 16.10.95 р. N 47 та з метою збереження і обліку закінчених діловодством документів політичного, історичного та практичного значення, які відклались в центральному апараті і структурних підрозділах Держмиткому,

1. Створити відомчий архів Держмиткому.

2. Затвердити Положення про архів Державного митного комітету (додаток N 1).

3. Начальникам митних установ створити, де ще не створені, архіви на місцях і затвердити положення про них та повідомити Управління справами до 01.03.96 р.

4. Начальнику Управління справами Держмиткому Ящуку В.І. вирішити питання про приміщення та забезпечення архіву необхідним матеріально-технічним обладнанням.

5. Начальникам структурних підрозділів Держмиткому забезпечити своєчасну підготовку і передачу документів, закінчених діловодством, на зберігання до архіву комітету.

6. Контроль за виконанням наказу покласти на Першого заступника голови Держмиткому О.Б.Єгорова.

1.1. Документи Державного митного комітету і його структурних підрозділів, які мають політичне, народногосподарське, наукове, соціально-культурне значення і які відображають історію становлення і розвитку митної справи в Україні, є складовою частиною Національного архівного фонду (НАФ) України.

Документи НАФ України, які створюються в ході діяльності Держмиткому, є власністю держави і підлягають постійному зберіганню в Центральному державному архіві вищих органів влади і управління України. До передачі на державне зберігання ці документи тимчасово, в рамках, установлених Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" та "Примірним переліком типових документів, які створюються в діяльності держкомів, міністерств, відомств" - зберігаються у відомчому архіві Держмиткому.

1.2. Держмитком України забезпечує відбір, облік, збереження, якість науково-технічної обробки, використання документів віднесених до Національного архівного фонду, які створюються в його діяльності, і своєчасну передачу цих документів на державне зберігання з дотриманням правил, встановлених Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Згідно із Законом про НАФ всі роботи, які пов'язані з підготовкою і передачею документів (систематизація документів, формування справ, нумерація документів у справах, оправа справ) на державне зберігання, ведуться на кошти Держмиткому.

1.3. У Держмиткомі, для зберігання закінчених діловодством документів практичного призначення, які накопичились в центральному апараті і структурних підрозділах, створюється архів.

1.4. Архів Держмиткому входить до складу Управління справами, як самостійний структурний підрозділ.

1.5. В своїй роботі архів Держмиткому керується законодавством України, Законом "Про Національний архівний Фонд і архівні установи", Митним кодексом, наказами, інструкціями і розпорядженнями Держмиткому, правилами і іншими нормативно-методичними документами Головархіву України і Центрального державного архіву вищих органів влади і управління та цим Положенням.

Архів зберігає:

2.1. Закінчені діловодством документи постійного зберігання, які мають політичне, народногосподарське, наукове і соціально-культурне значення.

2.2. Документи тимчасового (5-10 років) та довгострокового (понад 10 років) терміну зберігання, які необхідні в практичній діяльності Держмиткому і його системи.

2.3. Особові архівні документи працівників Держмиткому.

2.4. Службові відомчі видання, які не поступають у встановленому порядку в Українську книжкову палату і бібліотеки.

2.5. Кінофотофоновідеодокументація Прес-центру Держмиткому.

Архів приймає на зберігання документи, які створились в діяльності:

3.1. Центрального апарату Держмиткому.

3.2. Структурних підрозділів Держмиткому.

3.3. Установи - попередника Держмиткому України.

3.4. Керівників митної системи, які внесли значний вклад у становлення і розвиток митної системи на Україні.

Головними завданнями архіву є:

4.1. Комплектування документами, склад яких обумовлений розділом 2 даного Положення.

4.2. Облік, забезпечення схоронності, використання документів, що зберігаються в архіві.

4.3. Підготовка і своєчасна передача документів Держмиткому на державне зберігання з дотриманням правил, встановлених Головархівом і ЦДАВО України.

4.4. Методичне керівництво і контроль за роботою архівів митної системи.

4.5. Контроль за організацією документів в діловодстві структурних підрозділів Держмиткому і митних установ згідно з вимогами Інструкції з діловодства.

4.6. Розробляє і погоджує з ЦДАВО графіки подання описів на затвердження експертно-перевірчою комісією (ЕПК) і передачі документів НАФ України на державне зберігання.

4.7. Згідно з графіком, затвердженим у встановленому порядку, приймає документи структурних підрозділів Держмиткому - джерел комплектування, упорядковані згідно з діючими правилами, не пізніше, як через 2-3 роки після завершення їх діловодством.

4.8. Здійснює облік і забезпечує повне збереження, прийнятих на зберігання справ.

4.9. Проводить виявлення та облік особливо цінних справ і документів, організовує роботу по створенню і зберіганню страхового фонду копій особливо цінних справ і документів, а також веде облік цих копій.

4.10. Складає і подає, не пізніше як через 3 роки після завершення справ діловодством, зведені річні розділи описів справ постійного зберігання і по особовому складу на розгляд ЦЕК комітету і ЕПК ЦДАВО.

4.11. Створює, удосконалює і поповнює науково-довідковий апарат до справ, які зберігаються (описи, картотеки, показчики і т.д.) на рівні вимог, які забезпечують його ідентичність з науково-довідковим апаратом до фондів ЦДАВО.

4.12. Організовує використання документів за такими напрямками:

- надає інформацію працівникам комітету і митних установ про склад і зміст документів, які зберігаються; за дорученнями керівництва Держмиткому України проводить виявлення документів;

- видає у встановленому порядку справи і копії документів установам СБУ, МВС, Прокуратури і іншим правоохоронним органам в цілях службового використання документальної інформації;

- виконує запити установ, заяви громадян про встановлення трудового стажу і інших питань соціально-правового характеру, у встановленому порядку видає копії документів і архівні довідки; консультує установи і окремих осіб про місцезнаходження документів, необхідних для наведення архівних довідок;

- видає документи або їх копії співробітникам комітету і його установ для вивчення в читзалі, веде облік використаних документів, які зберігаються в архіві.

4.13. Проводить попередню експертизу цінності документів, що зберігаються, подає на розгляд ЦЕК комітету описи справ тимчасового зберігання і акти на справи, які підлягають знищенню.

4.14. Надає методичну і практичну допомогу управлінням Держмиткому України, ТМУ і митницям в організації і проведенні експертизи цінності документів.

4.15. Надає методичну і практичну допомогу структурним підрозділам Держмиткому України і установам митної системи в складанні номенклатури справ, спільно з діловодним підрозділом розглядає і погоджує зведену номенклатуру Держмиткому.

4.16. Контролює правильність формування і оформлення справ у діловодстві, порядок їх зберігання в структурних підрозділах комітету і митницях, а також підготовку справ до передачі до НАФ на державне зберігання.

4.17. Бере участь в організації і проведенні заходів по підвищенню ділової кваліфікації працівників архівів митниць і діловодних підрозділів Держмиткому України і митних установ.

4.18. Бере участь у проведенні оглядів стану діловодства і архівів в установах митної системи.

4.19. Здійснює перевірки діяльності архівів митниць і організацію документів в діловодстві установ митної системи. Узагальнює досвід роботи архівної служби митної системи.

4.20. Проводить підготовку і у встановленому порядку передає на державне зберігання документи Держмиткому і страхові копії особливо цінних документів і справ (якщо такі є).

4.21. Щорічно подає в ЦДАВО України данні про склад і об'єм документів, які зберігаються, за встановленими формами централізованого державного обліку документів НАФ.

5.1. Подавати керівництву в установленому порядку пропозиції і плани заходів по удосконаленню архівної справи в митній системі.

5.2. Вимагати від структурних підрозділів комітету передачі на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами.

5.3. Повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог.

5.4. Контролювати виконання правил роботи з документами в підрозділах Держмиткому і митних установах.

5.5. Давати вказівки діловодним службам підрозділів Держмиткому і митних установ, які входять в компетенцію архіву.

6.1. Структура і штати архіву затверджуються керівництвом Державного митного комітету України одночасно із затвердженням штатного розкладу Комітету.

6.2. Архів очолює завідуючий архівом, який призначається керівництвом Держмиткому. Зав.архівом несе відповідальність за виконання накладених на архів завдань та здійснення ним своїх функцій.

6.3. Обов'язки працівників архіву Держмиткому визначаються посадовими інструкціями, затвердженими у встановленому порядку.