Про затвердження Правил обліку та зберігання у відділеннях виконавчої дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України документів, що підтверджують право працівника на страхову виплату, інші соціальні послуги внаслідок нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання

На підставі статті 17 Закону України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності" правління Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України

Затвердити Правила обліку та зберігання у відділеннях виконавчої дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України документів, що підтверджують право працівника на страхову виплату, інші соціальні послуги внаслідок нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання (додаються).

Згідно з цими Правилами під особовою (обліковою) справою потерпілого на виробництві внаслідок травмування чи професійного захворювання (далі - потерпілий) треба розуміти сукупність належним чином оформлених документів, на підставі яких відділенням виконавчої дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України (далі - відділення Фонду) прийнято рішення про призначення або відмову в призначенні страхових виплат, інших соціальних послуг (далі - страхові виплати) потерпілому.

1. Основними завданнями відділень Фонду щодо обліку та зберігання особових (облікових) справ потерпілих (далі - особові справи потерпілих) є:

а) комплектування особових справ потерпілих документами, необхідними для призначення страхових виплат;

б) забезпечення відповідно до нормативних вимог з діловодства та архівної справи якості оформлення, відбору, обліку, зберігання та порядку надання для користування документів, які підтверджують право потерпілого на страхові виплати;

в) методичне керівництво, перевірка стану і контроль ведення особових справ потерпілих.

2. З метою виконання завдань, зазначених у пункті 1 цих Правил, відділення Фонду здійснюють такі функції:

а) формують прийняті в установленому порядку документи в особову справу потерпілого;

б) ведуть облік і забезпечують зберігання особових справ потерпілих;

в) забезпечують підготовку і передачу на архівне зберігання закінчених діловодством особових справ потерпілих.

3. Облік і зберігання особових справ потерпілих у відділеннях Фонду здійснюють структурні підрозділи або посадові особи, на яких дані завдання та функції покладено відповідним наказом начальника відділення Фонду.

4. Формуванням особових справ потерпілих називається групування документів, необхідних для призначення страхових виплат потерпілим і особам, які мають право на страхові виплати у зв'язку зі смертю потерпілого.

5. Для формування особових справ потерпілих забезпечуються такі вимоги:

а) наявність в особовій справі потерпілого по одному примірнику кожного облікового документа;

б) включення в особову справу потерпілого лише документів, оформлених на бланку встановленого зразка організації (підприємства, установи), яка його видала, відповідно до нормативних вимог.

При цьому не допускається комплектувати справи чорновими та дублікатними примірниками документів, а також документами, які підлягають поверненню заявникові.

6. Кількість особових справ потерпілих повинна відповідати кількості потерпілих на території відділення Фонду.

Якщо страхові виплати призначаються особам, які мають право на їх одержання у зв'язку зі смертю потерпілого, документи формуються в одну спільну особову справу на всіх одержувачів.

7. У номенклатуру справ відділень Фонду в обов'язковому порядку включається стаття "Особові справи потерпілих від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань" із зазначенням терміну зберігання.

8. Повне оформлення особової справи потерпілого передбачає:

а) підшивання чи оправлення справи;

б) наскрізну нумерацію аркушів особової справи потерпілого;

в) внесення необхідних уточнень у реквізити особової справи потерпілого, зазначених в пункті 9 цих Правил;

г) складання внутрішнього опису особової справи потерпілого (додаток 1).

9. Документи, що складають особову справу потерпілого, підшиваються в тверду обкладинку з картону (формат А4) з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів. Оформлення обкладинки особової справи потерпілого (додаток 2) включає:

а) реєстраційний номер справи;

б) реєстраційний номер страхувальника;

в) прізвище, ім'я, по батькові одержувача страхових виплат, його адресу, паспортні дані;

г) дати відкриття та закриття справи;

д) види страхових виплат та соціальних послуг, призначених потерпілому.

10. Всередині особової справи потерпілого документи розташовуються в хронологічному порядку.

11. Нумерацію аркушів документів в особовій справі потерпілого виконують в правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документів, чорним графітним олівцем або нумератором.

Застосування чорнила та кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється.

Аркуш внутрішнього опису документів справи не нумерується (якщо внутрішній опис становить два і більше аркушів, їх нумерація виконується окремо).

12. Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою (додаток 1) і розташовується після лицьової обкладинки справи перед документами справи потерпілого.

Якщо особову справу потерпілого підшито або оправлено без бланка внутрішнього опису документів, то складений за формою опис підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки особової справи потерпілого.

13. Зберігання особових справ потерпілих здійснюється відділеннями Фонду.

У виняткових випадках (значна територіальна віддаленість від відділення Фонду за наявності великої кількості потерпілих на цій території) у разі забезпечення належних умов, передбачених цими Правилами, особові справи потерпілих можуть зберігатися в філіалах відділень Фонду. Дозвіл на зберігання особових справ потерпілих у філіалі відділення Фонду оформлюється наказом начальника відділення Фонду.

14. Для зберігання особових справ потерпілих виділяється окреме спеціально обладнане приміщення.

За невеликої кількості особові справи потерпілих зберігаються на виробничій площі структурного підрозділу, на яке покладено функцію щодо формування, ведення та обліку справ, у спеціально відведеному для цього місці, де був би неможливим вільний доступ до особових справ потерпілих.

15. Для розміщення особових справ потерпілих застосовується спеціальне обладнання - стелажі, сейфи, металеві шафи тощо.

Особові справи потерпілих розміщують в алфавітному порядку. За наявності у відділенні Фонду великої кількості особових справ потерпілих допускається інший порядок їх розміщення, визначений начальником відділення Фонду.

16. По закінченні двох років після припинення страхових виплат особові справи потерпілих оформлюють і здають за описом (додаток 3) на архівне зберігання в Фонд.

17. Під час підготовки до архівного зберігання:

а) особові справи потерпілих виймають з картонних обкладинок і об'єднують в одну справу обсягом не більш як 250 аркушів;

б) всередині справи документи розташовують чітко в алфавітному порядку прізвищ і відділяють одну від одної чистим аркушем паперу із зазначенням на ньому прізвища, імені та по батькові колишнього одержувача страхових виплат;

в) до об'єднаної справи складається внутрішній опис включених у неї особових справ потерпілих із переліченням в алфавітному порядку прізвищ, імен і по батькові та зазначенням відповідних сторінок у справі, де є відомості на цих осіб.

18. Особові справи потерпілих зберігаються в Фонді 75 років і в архівні установи не передаються. По закінченні терміну зберігання особові справи потерпілих підлягають знищенню в установленому порядку.

19. Для забезпечення зберігання особових справ потерпілих у відділенні Фонду повинен проводитися комплекс робіт, який включає в себе:

а) створення оптимальних умов зберігання особових справ потерпілих;

б) зберігання особових справ потерпілих у спеціально виділеному та обладнаному приміщенні;

в) додержання порядку видачі особових справ потерпілих, який забезпечував би їх зберігання;

г) забезпечення фізико-хімічного збереження документів.

20. Оптимальні умови зберігання особових справ потерпілих забезпечує:

а) виділення окремого, спеціально обладнаного приміщення (місця);

б) обладнання приміщення охоронною та протипожежного сигналізацією, засобами пожежогасіння;

в) створення оптимального температурно-вологового та світлового режиму, проведення санітарно-гігієнічних та протиепідемічних заходів (прибирання, ремонт, знищення гризунів тощо).

21. У приміщенні, де зберігаються особові справи потерпілих, на видному місці вивішуються:

а) інструкція про заходи пожежної безпеки;

б) план евакуації документів і майна на випадок пожежі.

22. У разі виникнення надзвичайних подій (пожежа, повінь, виявлення зловмисного проникнення у приміщення сторонніх осіб тощо) вживаються заходи щодо врятування та охорони особових справ потерпілих.

Про подію складається акт за участю відповідних органів (пожежної охорони, внутрішніх справ, технічного нагляду тощо).

Для з'ясування причин події, визначення фізичного стану документів та перевірки їх наявності відділенням Фонду призначається комісія, яка складає відповідний акт.

23. У разі загублення чи зіпсування особових справ потерпілих з вини відділення Фонду відновлення документів здійснюється відділенням Фонду.

Особи, з вини яких сталося загублення чи зіпсування особових справ потерпілих або документів з особових справ потерпілих, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством України.

24. Особові справи потерпілих видаються:

а) для використання в роботі працівникам відділення Фонду, працівникам контрольно-ревізійної служби Фонду, представникам органів, які здійснюють відповідно до законодавства України нагляд за діяльністю Фонду, судовим, слідчим органам, а також за необхідності іншим організаціям;

б) для підготовки до здачі в архів закінчених особових справ потерпілих;

в) для пересилання в інше відділення Фонду за місцем проживання потерпілого в порядку, встановленому Фондом.

25. Видача особових справ потерпілих організаціям проводиться на підставі листа (запиту) організації за актом (додаток 4), а працівникам відділення Фонду - на підставі замовлення (вимоги) керівника структурного підрозділу (додаток 5).

Видача особових справ потерпілих реєструється в спеціальному журналі (додаток 6).

26. У разі видачі особових справ потерпілих на тимчасове користування на місце виданої особової справи потерпілого кладеться карта-замінник (додаток 7).

При поверненні особової справи потерпілого карта-замінник вилучається.

27. Генеральна перевірка наявності та стану особових справ потерпілих проводиться відділенням Фонду не рідше одного разу на 5 років.

28. Проміжні перевірки наявності та стану особових справ потерпілих проводяться:

а) у разі проведення ревізії фінансово-господарської діяльності відділення Фонду щодо виконання бюджету соціального страхування;

б) після переміщення особових справ потерпілих в інше приміщення;

в) після надзвичайних подій;

г) у разі зміни посадової особи, відповідальної за облік та зберігання особових справ потерпілих;

д) у разі реорганізації чи ліквідації відділення Фонду.

29. Перевірка наявності та стану особових справ потерпілих проводиться комісією, призначеною наказом начальника відділення Фонду.

Підсумки перевірки оформлюються актом і затверджуються начальником відділення Фонду.

30. Якщо перевіркою встановлено розбіжність кількості особових справ потерпілих з даними обліку травматизму, профзахворюваності та страхових виплат, то провадиться розслідування і розшук особових справ потерпілих, вживаються заходи до усунення розбіжності.

31. У разі реорганізації чи ліквідації відділення Фонду особові справи потерпілих передаються правонаступникам, визначеним наказом Фонду, а за відсутності правонаступників - організації, на яку будуть покладені функції з соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань.

32. Порядок передачі та наступного використання особових справ потерпілих у разі реорганізації чи ліквідації відділення Фонду передбачається наказом Фонду.

33. У разі зміни начальника відділення Фонду наявність і стан особових справ потерпілих, що перебувають у діловодстві, відображається в акті приймання-передачі.

34. У разі зміни посадової особи, відповідальної за облік та зберігання особових справ потерпілих, приймання-передача особових справ потерпілих та інших необхідних документів, обладнання, ключів тощо провадиться за актом.

35. Для приймання-передачі особових справ потерпілих начальником відділення Фонду призначається комісія у складі не менш як три особи.

Приймання-передача особових справ потерпілих відповідальною за зберігання особою новопризначеній відповідальній особі провадиться в присутності третьої посадової особи, призначеної начальником відділення Фонду.

36. Під час приймання-передачі перевіряється наявність і стан особових справ потерпілих, умови їх зберігання.

37. Акт приймання-передачі особових справ потерпілих підписується особами, які здають і приймають справи, членами комісії (третьою особою) і затверджується начальником відділення Фонду.

Особові (облікові) справи потерпілих видано в упорядкованому стані, підшито, в обкладинках, з пронумерованими аркушами та внутрішнім описом.

Одержувач зобов'язується не передавати особові (облікові) справи потерпілих, одержані в тимчасове користування, іншим особам, не робити з них копій, витягів, довідок, не публікувати документи без дозволу Фонду.

Одержувач зобов'язується повернути особові (облікові) справи потерпілих у зазначений в акті термін.

Одержувача попереджено про відповідальність за законом у разі загублення чи пошкодження одержаних у тимчасове користування справ потерпілих.