Про затвердження Порядку організації претензійно-позовної роботи в Державному агентстві з енергоефективності та енергозбереження України

На виконання Указу Президента України від 13 квітня 2011 року N 462 "Про Державне агентство з енергоефективності та енергозбереження України" та постанови Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 N 1040 "Про затвердження Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації" ,

1. Затвердити Порядок організації претензійно-позовної роботи в Державному агентстві з енергоефективності та енергозбереження України, що додається.

2. Відділу кадрів та діловодного забезпечення (Шевченко О.О.) довести цей наказ до відома керівників структурних підрозділів Державного агентства з енергоефективності та енергозбереження України.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Положення про порядок ведення претензійно-позовної роботи в Державному агентстві з енергоефективності та енергозбереження (далі - Положення) розроблено з метою єдиного підходу до ведення претензійно-позовної роботи.

1.2. Дія цього Порядку поширюється на всі правовідносини, які виникають у результаті діяльності Держенергоефективності.

1.3. Контроль за веденням претензійно-позовної роботи в Держенергоефективності покладається на відділ позовно-претензійної роботи, який входить до складу Управління нормативно-правового забезпечення.

Управління нормативно-правового забезпечення, відповідно до цього Порядку, представляє у встановленому законодавством порядку інтереси Держенергоефективності в судах та інших органах.

1.4. Управління нормативно-правового забезпечення забезпечує ведення журналів обліку претензій та позовних заяв, пред'явлених органами Держенергоефективності та до них.

1.5. До претензійно-позовної роботи належить:

- підготовка, одержання та складання документів, необхідних для пред'явлення і розгляду претензій та позовів;

- пред'явлення і розгляд претензій та підготовка позовів;

- підготовка відповідей (відзивів), заяв і скарг про перегляд судових рішень в апеляційному та касаційному порядку, а також у зв'язку з винятковими та нововиявленими обставинами;

- захист інтересів при розгляді майнових, переддоговірних та інших спорів у судах;

- здійснення організаційно-технічних заходів (реєстрація, облік, зберігання та відправлення претензійно-позовних матеріалів);

- забезпечення контролю за претензійно-позовним провадженням;

- розгляд, аналіз, узагальнення результатів претензійно-позовної роботи;

- підготовка висновків, пропозицій щодо поліпшення претензійно-позовної роботи.

1.6. Претензійно-позовна робота повинна сприяти:

- забезпеченню виконання договірних зобов'язань у сфері діяльності Держенергоефективності;

- економії та раціональному використанню матеріальних, трудових, фінансових та інших видів ресурсів;

- зниженню непродуктивних витрат та усуненню причин і умов, що їх спричиняють.

2.1. Держенергоефективності з метою безпосереднього врегулювання спору з порушником прав та інтересів, звертається до відповідача з письмовою претензією.

2.2. За наявності підстав та обґрунтованих вимог, відповідний структурний підрозділ Держенергоефективності готує та передає матеріали для пред'явлення претензії до Управління нормативно-правового забезпечення.

2.3. У претензії зазначаються:

- повне найменування і поштові реквізити заявника претензії та підприємства (установи, організації), якому вона пред'являється;

- номер і дата;

- обставини, на підставі яких пред'явлена претензія, і докази, що їх підтверджують;

- посилання на відповідні нормативні акти;

- вимоги заявника;

- сума та розрахунок претензії, якщо претензія підлягає грошовій оцінці;

- платіжні реквізити заявника претензії;

- перелік документів, що додаються до претензії, а також інших доказів;

- документи, що підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналах або належним чином засвідчених копіях.

2.4. Претензія візується начальником Управління нормативно-правового забезпечення та підписується Головою Агентства (у разі відсутності - заступником Голови Агентства відповідно до розподілу обов'язків) або особами, уповноваженими на здійснення представництва за належним чином оформленими дорученнями, після чого надсилається адресатові рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

2.5. Управління нормативно-правового забезпечення реєструє претензію у відповідному журналі обліку, здійснює контроль за своєчасним надходженням відповідей на претензії. У разі необхідності може бути надіслано нагадування про прискорення надання відповіді на претензію, яке підписується в тому ж порядку, що й сама претензія.

2.6. Претензія розглядається у місячний строк з дня її одержання, якщо інше не визначено законодавством.

2.7. Про виконання претензії Управління нормативно-правового забезпечення здійснює відповідний запис у журналі обліку претензій, пред'явлених Держенергоефективності.

2.8. Якщо претензія відхилена повністю або частково без належних підстав, залишена без відповіді, Управлінням нормативно-правового забезпечення здійснюються дії по підготовці позову.

2.9. Структурні підрозділи Держенергоефективності в обов'язковому порядку інформують Управління нормативно-правового забезпечення про наявність підстав та обґрунтованих вимог для пред'явлення претензії, про хід розгляду претензій та їх виконання.

3.1. Голова Агентства (у разі відсутності - заступник Голови Агентства відповідно до розподілу обов'язків) при надходженні претензії вивчає її та направляє до відповідного структурного підрозділу, до компетенції якого відноситься питання претензії та до Управління нормативно-правового забезпечення.

3.2. Під час перевірки матеріалів претензії з'ясовуються такі обставини:

- наявність усіх документів, що підтверджують обґрунтованість претензії;

- правильність складання розрахунку;

- наявність правових підстав для визнання чи відхилення претензії.

3.3. Якщо до претензії не додані всі документи, необхідні для її розгляду, вони витребовуються у заявника із зазначенням строку їх подання, який не може бути менше п'яти днів, не враховуючи часу поштового обігу. Якщо в установлений строк відомості чи документи не одержані, претензія розглядається за наявними документами.

3.4. Структурний підрозділ, який отримав претензійні матеріали, у п'ятиденний строк з дня отримання здійснює їх перевірку та надає письмовий висновок щодо обґрунтованості претензійних вимог, враховуючи специфіку питання, що розглядається, вирішення якого належить до сфери діяльності вказаного структурного підрозділу.

3.5. У разі необхідності структурний підрозділ проводить звірку розрахунків, службову перевірку та інші дії, що забезпечують врегулювання спору в претензійному порядку. Висновок повинен бути підтверджений відповідними документами.

3.6. Висновок з претензійними матеріалами передається структурними підрозділами Держенергоефективності в триденний термін до Управління нормативно-правового забезпечення.

3.7. У проекті відповіді про відмову в задоволенні претензії повинні бути вказані мотиви, з яких претензія відхиляється, з посиланням на відповідні нормативні акти. До нього додаються (у необхідних випадках) документи, що спростовують претензійні вимоги повністю або частково (копія платіжного доручення про перерахування заборгованості та ін.).

3.8. При відмові в задоволенні претензії заявнику повертаються додані до неї оригінали документів, копії цих документів підшиваються у відповідне переведення (справу).

3.9. У випадку задоволення претензії, Управління бюджетної політики та бухгалтерського обліку у триденний строк з дня перерахування коштів надає відповідному структурному підрозділу, до компетенції якого відноситься питання претензії або Управлінню нормативно-правового забезпечення копію платіжного доручення про перерахування заборгованості або інше підтвердження виконання претензії, залежно від способу задоволення претензійних вимог.

3.10. Відповідь на претензію підписує Голова Агентства (у разі відсутності - заступник Голови Агентства відповідно до розподілу обов'язків) після візування її керівником відповідного структурного підрозділу, головним бухгалтером та начальником Управління нормативно-правового забезпечення.

3.11. Відповідь на претензію надсилається рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

3.12. Претензія з копією відповіді та доказами її відправлення (квитанція про рекомендований або цінний лист чи розписка про вручення) залишаються в Управлінні нормативно-правового забезпечення.

3.13. Результати про розгляд претензії вносяться в журнал обліку претензій, пред'явлених до Держенергоефективності.

3.14. Залишення претензії без відповіді не допускається.

4.1. Ініціатором позовного провадження може бути як Управління нормативно-правового забезпечення, так і структурний підрозділ Держенергоефективності. Рішення про необхідність пред'явлення позову приймає Голова Агентства.

4.2. Позовна робота, в тому числі ініціювання позовів в інтересах держави перед органами прокуратури, включаючи підготовку матеріалів для пред'явлення позовів та відзивів на них, здійснюється Управлінням нормативно-правового забезпечення.

5.1. Позов пред'являється у випадках безпідставного повного або часткового відхилення претензії та залишення її без відповіді.

5.2. Управління нормативно-правового забезпечення дає правову оцінку документам, переданих йому відповідними структурними підрозділами Держенергоефективності, щодо їх обґрунтованості та законності.

5.3. Управління нормативно-правового забезпечення у процесі підготовки позовної заяви має право вимагати від структурних підрозділів додаткові матеріали, які підтверджують вимоги позивача.

5.4. Якщо переданих документів виявиться недостатньо чи вони будуть неналежно оформлені, Управління нормативно-правового забезпечення зобов'язане за погодженням з Головою Агентства (у разі відсутності - заступником Голови Агентства відповідно до розподілу обов'язків) встановити строк для усунення недоліків.

5.5. Позовна заява оформляється відповідно до вимог чинного законодавства.

5.6. До позовної заяви додаються всі необхідні докази, що підтверджують вимоги позивача, в тому числі платіжне доручення про сплату судового збору та інші необхідні матеріали, що передбачені чинним законодавством.

5.7. Позовна заява подається до суду в письмовій формі і підписується Головою Агентства (у разі відсутності - заступником Голови Агентства відповідно до розподілу обов'язків) або особами, уповноваженими на здійснення представництва, за належним чином оформленими дорученнями та реєструється в журналі обліку позовних заяв.

5.8. Позовна заява надсилається до суду рекомендованим, цінним листом або подається через канцелярію суду.

5.9. Управління нормативно-правового забезпечення забезпечує представництво інтересів Держенергоефективності під час розгляду справи.

З метою забезпечення представництва інтересів Держенергоефективності в судових органах, Управління бюджетної політики та бухгалтерського обліку відповідно до службової записки Управління нормативно-правового забезпечення в 3-денний строк здійснює оплату відряджень працівників.

Для захисту інтересів Держенергоефективності в судових органах, в разі потреби, залучаються працівники інших структурних підрозділів Держенергоефективності в межах їх компетенції.

5.10. Управління нормативно-правового забезпечення здійснює аналіз судового рішення. За результатами цього аналізу Голові Агентства (у разі відсутності - заступнику Голови Агентства відповідно до розподілу обов'язків) вносяться такі пропозиції:

- подання до суду заяви про перегляд судового рішення в апеляційному (касаційному) порядку чи у зв'язку з винятковими або нововиявленими обставинами;

- про відшкодування збитків за рахунок винних осіб;

- необхідність виконання судового рішення.

5.11. Заяви про оскарження судових рішень, апеляційні та касаційні скарги, а також заяви про перегляд судових рішень за нововиявленими та винятковими обставинами подаються у терміни та в порядку, передбачені процесуальним законодавством України.

5.12. Апеляційні (касаційні) скарги на судові рішення, а також заяви про перегляд судових рішень за нововиявленими та винятковими обставинами підписуються Головою Агентства (у разі відсутності - заступником Голови Агентства відповідно до розподілу обов'язків) або особами, уповноваженими на здійснення представництва, за належним чином оформленими дорученнями.

Управління бюджетної політики та бухгалтерського обліку з метою належного виконання заходів, передбачених підпунктами 5.6, 5.10, 5.11, 5.12 пункту 5 даного Положення, забезпечує вчасну сплату судового збору.

5.13. Управління нормативно-правового забезпечення після одержання копії апеляційної (касаційної) скарги на судове рішення, поданої іншою стороною до суду, надсилає відзив (заперечення) до суду, що розглядає справу.

Відзив (заперечення) підписується Головою Агентства (у разі відсутності - заступником Голови Агентства відповідно до розподілу обов'язків) або особами, уповноваженими на здійснення представництва, за належним чином оформленими дорученнями.

5.14 Позовні заяви, реєструються у Відділі кадрів та діловодного забезпечення Держенергоефективності і в той же день передаються на розгляд Голові Агентства, потім - Управлінню нормативно-правового забезпечення для виконання.

5.15 Управління нормативно-правового забезпечення реєструє позовні заяви у відповідному журналі обліку, вивчає вимоги, викладені в позовній заяві, аналізує їх.

5.16. За необхідності Управління нормативно-правового забезпечення, за погодженням з Головою Агентства (у разі відсутності - заступником Голови Агентства відповідно до розподілу обов'язків), передає позовну заяву у відповідний структурний підрозділ, який у п'ятиденний строк зобов'язаний надати висновок, враховуючи специфіку питання, що розглядається, вирішення якого належить до сфери діяльності вказаного структурного підрозділу та необхідні документи по суті позовних вимог.

5.17. На основі одержаних документів Управління нормативно-правового забезпечення готує мотивований відзив (заперечення), який підписується Головою Агентства (у разі відсутності - заступником Голови Агентства відповідно до розподілу обов'язків) або особами, уповноваженими на здійснення представництва, за належним чином оформленими дорученнями.

Відзив повинен бути оформлений відповідно до вимог чинного законодавства та містити:

- найменування сторін і номер справи;

- мотиви повного або часткового відхилення вимог позивача з посиланням на законодавство;

- докази, що обґрунтовують відхилення позовної вимоги;

- перелік документів та інших доказів, що додаються до відзиву, у тому числі про надіслання копій відзиву і доданих до нього документів позивачеві, іншим відповідачам, залежно від обставин - прокурору.

До відзиву (заперечення) додаються довіреність чи інший документ, що підтверджує повноваження представника.

6.1. Управління нормативно-правового забезпечення аналізує стан претензійно-позовної роботи щопівроку.

6.2. Результати аналізу претензійної та позовної роботи подаються Голові Агентства.

7.1. Відділ кадрів та діловодного забезпечення, після надходження претензії чи позовної заяви на адресу Держенергоефективності, здійснює їх реєстрацію в робочий час з 9 год. 00 хв. до 17 год. 30 хв. та надає на розгляд Голові Агентства (у разі відсутності - заступнику Голови Агентства відповідно до розподілу обов'язків).

7.2. Після розгляду документів керівництвом Агентства, претензії чи позовні заяви надаються до Управління нормативно-правового забезпечення.

7.3. Якщо реєстрація претензії чи позовної заяви відбулася Відділом кадрів та діловодного забезпечення після 17 год. 30 хв., матеріали передаються до Управління нормативно-правового забезпечення наступного дня протягом робочого часу.

7.4. При реєстрації претензій та позовних заяв, Відділ кадрів та діловодного забезпечення перевіряє наявність усіх документів, зазначених у додатку до них. При відсутності документів, зазначених у додатку до листа, працівниками Відділу кадрів та діловодного забезпечення складається акт за підписом не менше трьох осіб.

7.5. До претензійних та позовних матеріалів додається конверт, який має штамп поштового відділення з датою відправлення, що може бути єдиним доказом своєчасного чи несвоєчасного їх відправлення.

7.6. Претензійні та позовні матеріали, що надійшли до Управління нормативно-правового забезпечення, реєструються в Управлінні в журналі вхідної кореспонденції, а ті, що надсилаються, - у журналі вихідної кореспонденції.

7.7. Закінчені претензійні та позовні справи зберігаються в Управлінні нормативно-правового забезпечення протягом трьох років до передачі їх на збереження в архів. Ці матеріали підшиваються у відповідні папки в тій послідовності, у якій вони були зареєстровані.