Про Порядок здійснення органами ведення Державного реєстру виборців візуального та автоматизованого контролю за повнотою і коректністю персональних даних Державного реєстру виборців

З метою забезпечення повноти і коректності персональних даних Державного реєстру виборців, відповідно до статей 3, 5 - 9, 13, 14 Закону України "Про Державний реєстр виборців", керуючись статтями 12, 13, пунктами 1, 8 статті 17 Закону України "Про Центральну виборчу комісію", Центральна виборча комісія

1. Встановити Порядок здійснення органами ведення Державного реєстру виборців візуального та автоматизованого контролю за повнотою і коректністю персональних даних Державного реєстру виборців (додається).

2. Цю постанову надіслати Міністерству закордонних справ України, регіональним органам адміністрування Державного реєстру виборців для доведення до відома відповідних органів ведення Державного реєстру виборців та контролю за її виконанням.

1.1. Цей Порядок відповідно до Закону України "Про Державний реєстр виборців" (далі - Закон) визначає процедуру та спосіб здійснення органами ведення Державного реєстру виборців (далі - органи ведення) візуального та автоматизованого контролю за повнотою і коректністю персональних даних Державного реєстру виборців (далі - Реєстр).

1.2. Візуальний та автоматизований контроль за повнотою і коректністю персональних даних Реєстру (далі - візуальний та автоматизований контроль) - це здійснення перевірки працівниками органу ведення відомостей про виборців, включених до Реєстру, а також відомостей, що підлягають внесенню до бази даних Реєстру, з використанням програмних засобів автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи "Державний реєстр виборців" (далі - АІТС Реєстру).

1.3. Метою здійснення візуального та автоматизованого контролю є забезпечення:

- повноти відомостей Реєстру;

- коректності персональних даних Реєстру;

- однократності включення виборця до Реєстру.

1.4. Повнота персональних даних Реєстру забезпечується внесенням до бази даних Реєстру всіх передбачених Законом відомостей про виборця.

1.5. Повнота відомостей Реєстру також забезпечується:

- веденням бази даних Реєстру в єдиному форматі даних;

- заповненням усіх полів запису про виборця внутрішньо узгодженими даними;

- відсутністю в записі про виборця суперечливої інформації, а також даних, не передбачених Законом.

1.6. Коректність персональних даних Реєстру забезпечується забороною внесення до бази даних Реєстру некоректних відомостей та знищенням або виправленням некоректних відомостей даними, підтвердженими відповідними документами.

Некоректними вважаються такі відомості Реєстру:

- запис або персональні дані, які на момент їх внесення до бази даних Реєстру виявляються вже попередньо внесеними до Реєстру;

- запис, повторно внесений до бази даних Реєстру;

- взаємно суперечливі (помилкові) персональні дані виборця.

1.7. Об'єктом візуального та автоматизованого контролю є такі відомості Реєстру:

- ідентифікаційні персональні дані виборця (прізвище, власне ім'я (всі власні імена), по батькові, дата народження та місце народження), а також унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності такої інформації);

- персональні дані, які визначають місце та умови голосування виборця (виборча адреса, номер виборчої дільниці, до якої віднесений виборець, відомості про постійну нездатність пересуватися самостійно);

- службові персональні дані (дата набуття громадянства України, дата припинення громадянства України; дата визнання особи недієздатною; дата поновлення дієздатності особи; дата смерті або дата оголошення виборця померлим; дата скасування рішення суду про оголошення особи померлою; службова відмітка про відсутність у базі даних Реєстру окремих персональних даних виборця; службова відмітка про вибуття виборця із зареєстрованого місця проживання (без внесення змін до його виборчої адреси); зазначення реквізитів документів, наявних в органі ведення та які стали підставою для внесення запису або персональних даних до бази даних Реєстру, зміни цих персональних даних або знищення запису; службова відмітка про проходження виборцем строкової військової служби.

1.8. Кожному виборцю в Реєстрі повинен відповідати лише один запис, що формується як сукупність усіх передбачених Законом персональних даних виборця, які фіксуються засобами програмного забезпечення АІТС Реєстру.

1.9. Візуальний та автоматизований контроль здійснюється працівниками органу ведення, які мають у встановленому розпорядником Реєстру порядку доступ до бази даних Реєстру.

1.10. Візуальний та автоматизований контроль здійснюється органом ведення постійно.

Постійний характер візуального та автоматизованого контролю забезпечується суцільним охопленням цим контролем усіх змін відомостей Реєстру.

Візуальний та автоматизований контроль здійснюється шляхом проведення органом ведення:

- обов'язкових перевірок при надходженні до органу ведення відомостей про виборців (осіб) у порядку періодичного поновлення персональних даних Реєстру, уточнення персональних даних Реєстру, а також заяв виборців щодо включення до Реєстру або внесення змін до персональних даних;

- систематичних і вибіркових перевірок записів бази даних Реєстру (всіх даних, внесених до запису про виборця або окремих полів запису) тих виборців, виборча адреса яких визначена в межах території, на яку поширюються повноваження органу ведення;

- перевірок записів бази даних Реєстру за дорученням Служби розпорядника Державного реєстру виборців;

- перевірок записів бази даних Реєстру програмними засобами підсистеми АІТС Реєстру.

При внесенні відомостей про виборців до АІТС Реєстру органами ведення застосовуються Правила внесення відомостей про виборців до автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи "Державний реєстр виборців", затверджені постановою Центральної виборчої комісії від 17 липня 2009 року N 48.

1.11. Керівник органу ведення надає доручення працівникам органу ведення щодо здійснення систематичних і вибіркових перевірок персональних даних Реєстру та здійснює контроль за дотриманням вимог цього Порядку.

1.12. У разі виявлення у базі даних Реєстру за результатами візуального та автоматизованого контролю неповноти або некоректності відомостей орган ведення може провести відповідну перевірку персональних даних про виборця шляхом звернення до органів, закладів, установ, визначених статтею 22 Закону, або до виборця.

2.1. При надходженні до органу ведення заяв виборців (осіб) щодо включення до Реєстру або внесення змін до персональних даних виборця в Реєстрі зазначені в заяві відомості про виборців (осіб) візуально перевіряються на повноту, коректність та відповідність доданим до заяви документам.

Після проведення такої перевірки відомості про виборця вносяться до електронних форм АІТС Реєстру та підлягають подальшій автоматизованій перевірці.

2.3. Після проведення візуального та автоматизованого контролю здійснюється подальший розгляд заяв виборців (осіб) у порядку, встановленому Законом, за результатами якого керівник органу ведення приймає відповідне рішення.

3.1. При надходженні до органу ведення відомостей про виборців відповідно до статті 22 Закону візуальний та автоматизований контроль здійснюється після проведення конвертації електронних файлів подань відомостей про виборців (осіб) у "xml- формат", їх завантаження до відповідних електронних форм підсистем АІТС Реєстру.

3.2. Під час здійснення візуального та автоматизованого контролю відомостей, завантажених до електронних форм АІТС Реєстру, проводиться їх перевірка щодо повноти даних, виявлення граматичних або інших помилок, дотримання Правил внесення відомостей про виборців до автоматизованої інформаційнотелекомунікаційної системи "Державний реєстр виборців", затверджених постановою Центральної виборчої комісії від 17 липня 2009 року N 48.

3.3. Подальше опрацювання поданих відомостей про виборців (осіб) у порядку, встановленому Законом, та прийняття керівником органу ведення за його результатами відповідного рішення здійснюються лише після проведення візуального та автоматизованого контролю.

4.1. Органи ведення здійснюють перевірку бази даних Реєстру з метою виявлення можливих кратних включень виборців до Реєстру: записів про виборців з однаковими ідентифікаційними персональними даними, а також записів, що містять схожі ідентифікаційні персональні дані, які можуть бути варіантами різного написання прізвища, власного імені (всіх власних імен), по батькові, дати, місця народження виборця чи помилками при введенні інформації, або викликають підозру кратного включення виборця до Реєстру через частковий збіг зазначених облікових реквізитів.

Така перевірка здійснюється автоматизовано програмними засобами АІТС Реєстру на всьому масиві записів Реєстру.

4.2. У разі виявлення некоректних відомостей Реєстру Служба розпорядника Державного реєстру виборців ініціює проведення органами ведення їх перевірки.

4.3. Орган ведення уточнює виявлені некоректні відомості Реєстру в порядку, передбаченому статтею 23 Закону.

Орган ведення звертається до відповідного органу реєстрації із запитом щодо реєстрації місця проживання виборця згідно із Законом України "Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні".

Стосовно запису про виборця, виборчою адресою якого є адреса дислокації військової частини (формування), установи виконання покарань, центру обліку, який відповідно до закону веде облік бездомних осіб, або соціальної служби, у складі якої утворено структурний підрозділ для ведення обліку бездомних осіб, а також про виборця, який проживає чи перебуває за межами України, орган ведення звертається до відповідного органу, закладу, установи, зазначених у статті 22 Закону.

4.4. Якщо за результатами перевірки виявлено кілька записів, що стосуються одного виборця (кратне включення виборця до Реєстру), орган ведення на підставі відповіді на запит, передбачений пунктом 4.3 цього Порядку, визначає запис про виборця, що підлягає збереженню, та зайві записи Реєстру, що підлягають знищенню. Висновок щодо збереження чи знищення запису про виборця фіксується програмними засобами АІТС Реєстру.

У разі необхідності орган ведення при визначенні записів Реєстру, які підлягають збереженню чи знищенню, може звернутися до виборця стосовно уточнення відомостей про нього.

Записи Реєстру, визначені органом ведення як такі, що підлягають знищенню, знищуються в порядку, встановленому Законом та прийнятими відповідно до нього рішеннями Центральної виборчої комісії.