АСОЦІАЦІЯ "ПОЗАБІРЖОВА ФОНДОВА ТОРГОВЕЛЬНА СИСТЕМА"
N 4 від 10.02.2000
м.Київ
Додаток
до рішення Ради Асоціації "ПФТС"
N 4 від 10.02.2000
Стандарти внутрішнього обліку та операційних процедур бек-офісу
1. Загальні положення
1.1. Ці стандарти розроблені з урахуванням правил, звичаїв та практики цивілізованої діяльності на розвиненому фондовому ринку і встановлюють правила організації роботи бек-офісу для всіх компаній членів - Асоціації незалежно від підпорядкування, форми власності та організаційно-правової форми члена Асоціації.
1.2. Всі компанії члени - Асоціації мають готувати на постійній основі та зберігати визначений період часу записи, які чітко відображають їхні фінансові активи та зобов'язання перед своїми клієнтами та контрагентами, що є необхідною передумовою для забезпечення, їхньої роботи з цінними паперами згідно з правилами комерційної честі, справедливості та відповідними принципами торгівлі.
1.3. Згідно до цих Стандартів компанії - члени Асоціації складають внутрішнє "Положення про організацію роботи бек-офісу компанії".
1.4. Ці стандарти визначають лише необхідність відповідної інформації в системі бек-офісу компанії, а не форму та спосіб ведення записів.
2. Терміни та визначення
В цих стандартах терміни вживаються в такому значенні:
Бек-офіс - підрозділ або відповідальна особа компанії, що забезпечує виконання та облік операцій з цінними паперами у роботі з клієнтами та контрагентами компанії в електронній та/або документарній формі.
Клієнт - фізична або юридична особа розпорядження якої виконуються компанією.
Компанія - торговець цінними паперами, що має дозвіл Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку на здійснення діяльності по випуску та обігу цінних паперів, та є членом Асоціації "ПФТС".
Контрагент - будь-яка фізична чи юридична особа, з якою компанія укладає угоди по операціях з цінними паперами.
Операції з цінними паперами - діяльність, що здійснюється компанією для виконання своїх зобов'язань перед клієнтом чи контрагентом щодо придбання у власність чи відчуження цінних паперів.
Тікет (розпорядча записка) - первинний документ бек-офісу, що фіксує досягнення домовленості з контрагентом та суттєві умови угоди.
Уповноважений представник - Співробітник Асоціації ПФТС на якого покладені відповідні повноваження.
Фінансові активи - грошові кошти та цінні папери.
3. Завдання бек-офісу
3.1. Проведення звірки з контрагентами щодо умов угоди.
3.2. Підготовка та оформлення документів по угодах з цінними паперами.
3.3. Контроль за виконанням етапів угоди та внутрішній облік операцій за угодами з цінними паперами.
3.4. Внутрішній облік фінансових активів компанії та клієнтів.
4. Структура бек-офісу
4.1. Організаційна структура бек-офісу залежить від кількості персоналу, характеру діяльності і обсягу операцій.
4.2. Компанії повинні мати особу відповідальну за роботу бек-офісу. Компанії повідомляють ПФТС про цю особу та її контактні телефони.
5. Облікові процедури бек-офісу
5.1. Облік операцій в системі бек-офісу забезпечує достовірний облік та контроль коректного ведення інформації щодо операцій з фінансовими активами.
5.2. Облік операцій в бек-офісі здійснюється на таких етапах:
- отримання тікету;
- звірка умов угоди;
- складання договору;
- виконання зобов'язань за договором;
- виконання операцій.
5.3. Тікет має містити:
- дата та час складення;
- параметри цінного паперу, що є об'єктом угоди;
- вид угоди: купівля/продаж/репо/міна;
- цінові та кількісні параметри;
- дані про контрагента;
- вид діяльності: комісійна/комерційна/управління активами інвестиційних фондів/первинне розміщення цінних паперів;
- умови грошових розрахунків та поставки цінних паперів;
- номер угоди організатора торгівлі.
5.4. Звірка умов угоди включає електронний та/або паперовий обмін імформацією між компанією і контрагентами, який дає можливість перевірити і узгодити суттєві умови угоди.
5.5. Облік операцій в бек-офісі здійснюється компанією в реєстрах первинного обліку. Записи до реєстрів мають бути внесені не пізніше одного робочого дня після отримання інформації бек-офісом.
5.6. Реєстри первинного обліку забезпечують облік такої інформації:
- номер та дата складання тікету;
- номер угоди на організованих ринках;
- вид угоди: купівля/продаж;
- параметри угоди: ЄДРПОУ емітента, вид цінних паперів, кількість цінних паперів, номінальна вартість, вартість пакета;
- форма випуску: документарна, документарна знерухомлена, бездокументарна;
- місцезнаходження цінних паперів;
- номер та дата підписаного договору;
- дати зміни права власності та сплати/надходження грошових коштів;
- дата закриття угоди;
- особливі примітки.
Реєстри первинного обліку мають надавати можливість отримувати інформацію про фінансові активи клієнтів та компанії.
5.7. Для забезпечення точності в реєстрах первинного обліку, компанія повинна фізично перевіряти і рахувати всі цінні папери, що зберігаються у сейфі компанії, і зводити всі позиції, що підлягають контролю компанії, але не є у фізичному володінні. Результати треба порівнювати з обліковими записами компанії. Контроль мають здійснювати дві особи, функція одної з яких безпосередньо не пов'язана з веденням обліку. Журнал квартальної перевірки підписується особами, які здійснювали підрахунок.
5.8. Операції купівлі у дрібних власників обліковуються відповідно до внутрішнього "Положення про організацію роботи бек-офісу компанії".
6. Облік та звітність по фінансових активах клієнтів
6.1. Компанія здійснює облік фінансових активів клієнтів окремо від обліку власних фінансових активів компанії.
6.2. В своєму внутрішньому обліку компанії ведуть рахунки всіх своїх клієнтів окремо від власних рахунків, незалежно від форми договору і частоти проведення операцій з даним клієнтом.
6.3. Забороняється використання фінансових активів клієнтів без розпорядження клієнта, крім випадків, спеціально обумовлених в договорі з клієнтом.
6.4. Бек-офіс зобов'язаний згідно з умовами договору надавати клієнтам періодичну звітність щодо стану фінансових активів клієнта та операцій з ними.
6.5. Бек-офіс зобов'язаний надавати клієнтам документи та/або інформацію, отриману від емітента цінних паперів, або його агента, що є необхідною для реалізації прав на цінні папери.
6.6. На вимогу клієнта, бек-офіс не менше одного разу на місяць готує та тим чи іншим чином надає клієнту первинну звітну документацію (угоду, копію платіжного доручення, виписки з реєстру і т.п.) з метою бухгалтерського обліку та оподаткування відповідно до існуючої практики обліку та документообігу і порядком розрахунків, передбачених договором з клієнтом.
6.7. На вимогу клієнта, звітність перед ним здійснюється з такою періодичністю:
- не менше одного разу на місяць, якщо по рахунку клієнта проводились операції протягом цього періоду;
- не менше одного разу в квартал, якщо по рахунку клієнта не проводились операції протягом цього періоду, але існує залишок грошей та/або цінних паперів на рахунку.
7. Виконання членами Асоціації цих Стандартів
7.1. Асоціація має право на здійснення планових перевірок на відповідність організації системи бек-офісу компанії цим Стандартам. Планові перевірки проводяться не частіше одного разу на рік. Планові перевірки забезпечують перевірку системи організації та ведення бек-офісу компанії, а не зміст інформації про клієнтів, контрагентів та фінансові активи компанії та клієнтів.
7.2. Планові перевірки проводяться уповноваженим представником Асоціації за типовою формою, затвердженою Радою Асоціації (Додаток 1 до цих Стандартів).
7.3. Асоціація має право на здійснення позачергових перевірок компаній у випадку дисциплінарних та арбітражних слухань.
7.4 Компанія повинна надавати Асоціації належним чином оформлені виписки та копії з книг та записів у випадках, коли це необхідно для здійснення арбітражних або дисциплінарних процедур.
7.5. Компанія не перешкоджає та сприяє уповноваженому представнику Асоціації здійснювати перевірки.
7.6. Асоціація зобов'язана:
- письмово повідомляти про проведення планової перевірки роботи бек-офісу компанії члена Асоціації за місяць до початку перевірки;
- надавати компанії документи, що підтверджують повноваження представника Асоціації на здійснення перевірки;
- зберігати конфіденційність інформації отриманої під час проведення перевірки.
Додаток 1
Типова форма планових перевірок компаній - членів Асоціації "ПФТС" на відповідність "Стандартам внутрішнього обліку та операційних процедур бек-офісу
------------------------------------------------------------------
| N| Питання |
|--+-------------------------------------------------------------|
| 1|Чи існує в компанії бек-офіс як функціонально відокремлений |
| |підрозділ? |
| 2|Чи існує в компанії особа, відповідальна за роботу бек-офісу?|
| 3|Чи існує в компанії програмний продукт з автоматизації роботи|
| |бек-офіса? |
| 4|Чи існує в компанії внутрішнє "Положення про організацію |
| |роботи бек-офісу"? |
| 5|Чи відображається в реєстрах внутрішнього обліку необхідна |
| |інформація, зазначена в Стандартах? |
| 6|Чи зберігається в компанії необхідна первинна документація? |
| 7|Чи забезпечує організація обліку в бек-офісі повний і |
| |адекватний облік фінансових активів компанії та клієнтів? |
| 8|Чи передбачає система бек-офісу процедури внутрішнього |
| |контролю? |
------------------------------------------------------------------
Рекомендації щодо організації та ведення системи бек-офісу:
Недоліки які необхідно усунути:
Термін усунення недоліків:
Підпис уповноваженої особи ПФТС
Підпис особи, відповідальної за роботу бек-офісу компанії
Примітки
Стандарти бек-офісу для компаній-членів Асоціації "ПФТС" були затверджені рішенням Ради Асоціації ПФТС від 10.02.2000, і є обов'язковими для виконання всіма членами Асоціації "ПФТС" з 01.05.00.
До 15 квітня для компаній-членів Адміністрацією ПФТС буде розроблено "Положення про організацію роботи бек-офісу компанії" та процедури проведення планових перевірок компаній - членів Асоціації на відповідність Стандартам бек-офісу та застосування відповідних санкцій.
"Українська Інвестиційна Газета", 29.02.2000 р., N 8 (229).