Про затвердження Положення про експертну комісію апарату обласної державної адміністрації з проведення експертизи цінності документів

Відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року N 1227/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за N 1062/23594, Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", керуючись статтею 6, пунктом 13 статті 16, пунктом 1 частини першої статті 39, частиною першою статті 41 Закону України "Про місцеві державні адміністрації":

1. Затвердити Положення про експертну комісію апарату обласної державної адміністрації з проведення експертизи цінності документів, що додається.

2. Визнати такими, що втратили чинність, пункт 2 розпорядження голови обласної державної адміністрації від 17 травня 2008 року N 582 "Про експертну комісію апарату обласної державної адміністрації з проведення експертизи цінності документів" та пункт 2 розпорядження голови обласної державної адміністрації від 09 серпня 2013 року N 503 "Про новий склад експертної комісії апарату обласної державної адміністрації з проведення експертизи цінності документів та внесення змін до положення про неї".

3. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника голови обласної державної адміністрації – керівника апарату Михайлова В.М.

1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року N 1004, та Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року N 1227/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за N 1062/23594, обласна державна адміністрація утворює експертну комісію (далі – ЕК) для організації і проведення експертизи цінності документів, що утворилися в процесі її діяльності, та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд експертно-перевірної комісії (далі – ЕПК) державного архіву області.

2. ЕК є постійно діючим дорадчим органом апарату обласної державної адміністрації.

3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України та іншими нормативними актами, а також цим Положенням.

4. До складу ЕК, який затверджується головою обласної державної адміністрації, входять працівники відділу діловодства управління діловодства та роботи із зверненнями громадян й інших структурних підрозділів апарату обласної державної адміністрації, а також представники ЕПК державного архіву області, у зоні комплектування якого вона перебуває (за згодою).

Головою ЕК призначається заступник голови обласної державної адміністрації – керівник апарату, секретарем – спеціаліст відділу діловодства управління діловодства та роботи із зверненнями громадян апарату обласної державної адміністрації, відповідальний за архів.

5. Секретар ЕК за рішенням голови ЕК забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома структурних підрозділів апарату обласної державної адміністрації і окремих осіб рішення комісії, здійснює облік і звітність про проведену роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її збереженість.

6. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджує голова обласної державної адміністрації, і звітує перед ним про проведену роботу.

7. Завданням ЕК є організація та проведення спільно з підрозділом з діловодства експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві обласної державної адміністрації.

8. ЕК приймає рішення про:

схвалення та подання до ЕПК державного архіву області проектів таких документів: описи справ постійного зберігання, внесені до Національного архівного фонду (далі – НАФ), описи справ з кадрових питань (особового складу), номенклатури справ, інструкції з діловодства, положень про підрозділ з діловодства, про архів апарату обласної державної адміністрації та про ЕК, анотовані переліки унікальних документів НАФ, акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, акти про вилучення документів з НАФ;

схвалення і подання до ЕПК державного архіву області переліків проектів проблем (тем), науково-технічна документація яких підлягає внесенню до НАФ;

схвалення описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, переліків відомостей, що становлять службову інформацію, які складаються державними органами, органами місцевого самоврядування, іншими суб’єктами владних повноважень, у тому числі на виконання делегованих повноважень.

9. Для виконання покладених на ЕК завдань їй надається право:

контролювати дотримання структурними підрозділами апарату обласної державної адміністрації, окремими працівниками, відповідальними за організацію документів у діловодстві, установлених вимог щодо розробки номенклатури справ, формування справ, експертизи цінності документів, упорядкування та оформлення документів;

вимагати від структурних підрозділів апарату обласної державної адміністрації розшуку відсутніх документів НАФ, документів тривалого зберігання, у тому числі документів з кадрових питань (особового складу), та письмових пояснень у випадках втрати цих документів;

одержувати від структурних підрозділів апарату обласної державної адміністрації відомості та пропозиції, необхідні для визначення експертизи цінності документів;

визначати строки зберігання документів, що не передбачені типовими та галузевими переліками видів документів із зазначенням строків їх зберігання, та погоджувати їх з ЕПК державного архіву області;

заслуховувати на своїх засіданнях начальників структурних підрозділів апарату обласної державної адміністрації про стан підготовки документів до архівного зберігання і забезпечення збереженості документів, про причини втрати документів;

запрошувати на засідання як консультантів та експертів фахівців структурних підрозділів апарату обласної державної адміністрації, а в разі необхідності працівників державного архіву області;

інформувати голову обласної державної адміністрації з питань, що входять до компетенції ЕК.

10. Засідання ЕК проводиться не рідше ніж один раз на рік і вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини складу членів комісії.

11. Рішення ЕК приймається більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляється протоколом, який підписується головою ЕК (у разі його відсутності – заступником голови ЕК) і секретарем комісії, та набирають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК головою обласної державної адміністрації.

12. У разі відмови голови обласної державної адміністрації затвердити протокол засідання ЕК вона може звернутися зі скаргою до Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України.