Про організацію діяльності з внутрішнього аудиту у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях, підприємствах, установах і організаціях комунальної власності територіальної громади міста Києва

6.3. Обрані методи внутрішнього аудиту, процедура їх застосування та обсяг вибірки повинні забезпечувати обґрунтованість висновків за результатами аудиторського дослідження об'єкта аудиту. Під час аудиторського дослідження слід проаналізувати, оцінити і документально оформити інформацію в обсягах, достатніх для досягнення цілей аудиторського дослідження, а також отримати таку кількість аудиторських доказів, яка дала б можливість зробити необхідні висновки.

6.4. Джерелами аудиторських доказів є:

дані первинних документів і звітів, у яких відображається основна інформація про операції, системи та процеси;

облікові регістри;

фінансова, бюджетна, податкова, статистична, внутрішньогосподарська (управлінська) та інші види звітності;

звіти про виконання паспортів бюджетних програм;

інвентаризаційні матеріали (описи, порівняльні відомості);

розрахунки, декларації, кошториси, калькуляції, договори, контракти, накази, розпорядження;

матеріали контрольних заходів;

дані, отримані за результатами експертних перевірок, контрольних замірів, проведених за участю керівника або членів аудиторської групи;

інші документи, матеріали, витяги з електронних баз даних, програм тощо, що необхідні для проведення аудиту.

6.5. Достовірність офіційної документації та інформації, наданої аудиторській групі для внутрішнього аудиту, забезпечується посадовими особами підконтрольного суб'єкта, що її склали, затвердили, підписали чи засвідчили.

6.6. Під час проведення внутрішнього аудиту уповноважений відповідальний за діяльність забезпечує надання аудиторській групі окремого приміщення для роботи, створює умови для зберігання документів, користування зв'язком, мережею Інтернет, комп'ютерною, розмножувальною та іншою технікою, створює інші необхідні умови для належного виконання ними своїх обов'язків.

6.7. Під час встановлення фактів відсутності на окремих ділянках роботи належного обліку чи документів, що унеможливлює якість проведення аудиту, керівник аудиторської групи подає безпосередньому керівнику службову записку про це та вимогу керівнику відповідного підрозділу щодо приведення обліку у відповідність із законодавством чи поновлення документів з визначенням строків виконання цієї вимоги. У таких випадках аудиторське дослідження на цій ділянці може призупинятися і продовжуватися лише після поновлення обліку.

До функцій аудиторів не входить поновлення обліку та документів на підконтрольному суб'єкті.

6.8. Перед початком аудиту керівнику (особі, яка виконує обов'язки керівника або особі, якій делеговано керівником у встановленому порядку право підписувати доручення) підконтрольного суб'єкта пред'являється доручення на право його проведення.

У разі зміни термінів або періоду аудиту про це повідомляється підконтрольний суб'єкт та робиться відмітка в дорученні.

6.9. Спеціальним методом збору інформації є опитування, в ході якого аудитор одержує інформацію про досліджуваний об'єкт під час безпосереднього (інтерв'ювання) або опосередкованого (анкетування) спілкування аудитора з респондентом.

Інтерв'ювання передбачає безпосередній контакт аудитора з респондентом з обов'язковою попередньою підготовкою переліку питань (опитувальника) та фіксацією відповідей.

Анкетування передбачає застосування спеціально розроблених анкет та може проводитися у відкритій (із зазначенням особи респондента) або анонімній (коли особа респондента не розкривається за жодних умов) формах.

6.10. Для дослідження, одержання та/або документального підтвердження точності інформації, що стосується підконтрольного суб'єкта або об'єкта аудиту, підрозділами внутрішнього аудиту (відповідальними особами з внутрішнього аудиту) може застосовуватися аудиторське завдання - зустрічна звірка, документальна та/або фактична перевірка у третіх осіб - підконтрольних суб'єктів.

6.11. У міру виявлення порушень законодавства аудитори, не чекаючи закінчення аудиторського завдання, усно рекомендують уповноваженим відповідальним за діяльність вжити невідкладних заходів для їх усунення та запобігання у подальшому.

6.12. Для з'ясування питань, пов'язаних з проведенням камерального аудиту, надання документів, їх копій і пояснень, ознайомлення з проектом офіційного документа та його підписання, уповноважені відповідальні за діяльність або визначені ними особи прибувають до приміщень підрозділів внутрішнього аудиту (відповідальних осіб з внутрішнього аудиту) за їх запрошенням або письмово надають необхідну інформацію та пояснення на їх запит.

7.1. Документальне оформлення внутрішніх аудитів складається з двох видів документів - робочих та офіційних (аудиторських звітів).

7.2. Робочі документи - це записи (довідки, форми, таблиці тощо), за допомогою яких аудиторська група фіксує проведені прийоми та процедури аудиторського завдання, тести, отриману інформацію та висновки, а також узагальнюючі документи за результатами досліджень залучених фахівців та експертів.

До робочої документації вноситься інформація, яка підтверджує висновки, викладені в аудиторському звіті.

Вимоги до робочих документів, порядок їх складання та зберігання встановлюються відповідно до Стандартів, інших нормативно-правових актів та інших документів, що регулюють діяльність підрозділу внутрішнього аудиту.

7.3. Аудиторський звіт складається за результатами аудиту та містить відомості про хід аудиторського дослідження, стан системи внутрішнього контролю, аудиторський висновок.

До аудиторського звіту додаються рекомендації щодо удосконалення діяльності залежно від характеру виявлених проблем.

7.4. Аудиторський звіт складається із вступної, аналітичної, підсумкової частин.

Вимоги щодо його складання, використання та зберігання встановлюються відповідно до Стандартів, інших нормативно-правових актів з внутрішнього аудиту та внутрішніх документів з аудиту.

7.5. Аудиторський висновок викладається у підсумковій частині та може бути:

безумовно позитивним;

умовно-позитивним;

негативним.

7.6. Аудиторський висновок не наводиться у випадках:

недостатності доказів внаслідок ненадання аудиторам необхідних документів для виконання аудиторського завдання, неможливості на підставі наданих документів сформулювати висновок;

відсутності належного бухгалтерського, матеріального або складського обліку.

У таких випадках у висновках аудиторського звіту наводиться мотивована відмова від надання висновку.

7.7. Рекомендації за результатами внутрішнього аудиту повинні:

грунтуватися на доказах, фактах, висновках;

спрямовуватися на усунення усіх виявлених недоліків, порушень, відхилень;

зосереджуватися на тому, що треба змінити;

мати на меті удосконалення діяльності підконтрольних суб'єктів та управління фінансовими і матеріальними ресурсами;

бути конструктивними, адекватними, чітко сформульованими, достатньо детальними і реальними, щоб їх можливо було впровадити;

бути диференційовані за рівнями та виконавцями;

містити конкретні пропозиції про удосконалення тих аспектів діяльності установи, щодо яких проводився внутрішній аудит.

7.8. Рекомендації в аудиторських звітах мають стосуватися діяльності підконтрольних суб'єктів, щодо яких виконувалося аудиторське завдання, та/або підпорядкованих їм суб'єктів - у разі їх наявності.

Рекомендації, що стосуються органів, підприємств, установ, організацій, сторонніх ніж досліджений підконтрольний суб'єкт, можуть включатися до аудиторського звіту. У разі недоцільності зазначення про них у звіті за рішенням керівника підрозділу внутрішнього аудиту (відповідальної особи з внутрішнього аудиту) зазначені рекомендації направляються у вигляді окремого листа.

7.9. Під час складання аудиторського звіту і робочої документації слід дотримуватися принципів об'єктивності та обґрунтованості, чіткості, вичерпності, системності, не допускати викладення інформації, яка не стосується аудиторського завдання.

7.10. Аудиторський звіт складається у одному примірнику, який залишається у справах підрозділу внутрішнього аудиту (відповідальної особи з внутрішнього аудиту), а підконтрольному суб'єкту надсилається завірена в установленому порядку копія.

Залучені фахівці, експерти документують результати своєї роботи у формі, передбаченій правилами організацій, які вони представляють, з урахуванням вимог договірних відносин та керівника аудиторської групи.

7.11. Керівник аудиторської групи розглядає результати роботи кожного члена аудиторської групи (залученого експерта, фахівця) на предмет повноти та якості дослідження доручених питань, достатності і відповідності застосованих прийомів і методів збору доказів, правильності критеріїв їх оцінки, змісту, форми та дотримання основних принципів викладення інформації.

За результатами такого розгляду керівник аудиторської групи приймає рішення про прийняття матеріалів або необхідність їх доопрацювання, про що усно повідомляє кожного члена аудиторської групи (залученого експерта, фахівця).

З урахуванням висловлених керівником аудиторської групи зауважень аудитор (експерт, фахівець) повинен доопрацювати матеріали та в установлений керівником аудиторської групи строк подати їх для розгляду та узагальнення.

7.12. Проект аудиторського звіту підписується керівником аудиту та усіма членами аудиторської групи, за винятком залучених фахівців, експертів.

7.13. Проект аудиторського звіту друкується в одному примірнику і передається або направляється керівником аудиторської групи (аудитором) уповноваженому відповідальному за діяльність на ознайомлення.

Строк ознайомлення з проектом аудиторського звіту встановлюється та змінюється підрозділом внутрішнього аудиту (відповідальною особою з внутрішнього аудиту) в залежності від об'єму, складності аудиторського дослідження, терміновості доповіді про його результати керівництву тощо.

7.14. У строки, що встановлені підрозділом внутрішнього аудиту (відповідальною особою з внутрішнього аудиту) для ознайомлення, проект аудиторського звіту та рекомендації обговорюються аудиторською групою та уповноваженими відповідальними за діяльність у спільно визначену ними дату.

У разі виявлення помилок або недоліків в проекті аудиторського звіту за результатами обговорення керівником аудиту:

у двох примірниках складається протокол, який підписується присутніми на обговоренні членами аудиторської групи та в разі присутності - залученими фахівцями, експертами, і направляється підконтрольному суб'єкту на ознайомлення та підписання учасниками обговорення. Один примірник протоколу повертається керівнику аудиту у визначений ним строк. У разі неповернення примірника протоколу обговорення керівником аудиту роздруковується його новий примірник, який підписується членами аудиторської групи, які були присутні на обговоренні, та ставиться відмітка про неповернення попереднього примірника. У разі повернення примірника протоколу обговорення без необхідних підписів керівником аудиту робиться на ньому про це відповідний запис;

до проекту аудиторського звіту вносяться виправлення, зафіксовані в протоколі обговорення, шляхом виготовлення нового проекту аудиторського звіту, і він ще раз направляється уповноваженим відповідальним за діяльність для ознайомлення і повернення у встановлені підрозділом внутрішнього аудиту (відповідальною особою з внутрішнього аудиту) строки, але не більше 3-ох робочих днів із підписом відповідального за діяльність навпроти слова "ознайомлений" на аркуші аудиторського звіту. Перший примірник проекту аудиторського звіту знищується.

Протокол обговорення не складається в разі відсутності за результатами обговорень узгоджених позицій учасників обговорення щодо проекту аудиторського звіту. В такому випадку уповноважений відповідальний за діяльність надає керівнику аудиторської групи обґрунтовані коментарі за своїм підписом відповідно до абзацу шостого пункту 7.15 цього Порядку, які розглядаються відповідно до пункту 7.16 цього Порядку.

7.15. Після обговорення, проект аудиторського звіту надсилається на ознайомлення підконтрольному суб'єкту.

У разі відсутності ініціатив стосовно проведення обговорення проекту аудиторського звіту проект аудиторського звіту надсилається на ознайомлення підконтрольному суб'єкту.

У разі відсутності зауважень у підконтрольного суб'єкта до проекту аудиторського звіту він повертається у підрозділ внутрішнього аудиту (відповідальній особі з внутрішнього аудиту) у встановлені підрозділом внутрішнього аудиту (відповідальною особою з внутрішнього аудиту) строки з підписом уповноваженого відповідального за діяльність навпроти слова "ознайомлений" на аркуші аудиторського звіту під підписами аудиторської групи (керівника аудиторської групи), що засвідчує його ознайомлення з аудиторським звітом із зазначенням дати, посади, прізвища та ініціалів.

У разі відмови уповноваженого відповідального за діяльність підконтрольного суб'єкта від проставлення підпису (не проставлення підпису), проект аудиторського звіту повертається ним до підрозділу внутрішнього аудиту (відповідальній особі з внутрішнього аудиту) у встановлені підрозділом внутрішнього аудиту (відповідальною особою з внутрішнього аудиту) строки без підпису і керівником аудиторської групи навпроти слова "ознайомлений" про це робиться запис.

У разі неповернення проекту аудиторського звіту у встановлені підрозділом внутрішнього аудиту (відповідальною особою з внутрішнього аудиту) строки роздруковується його новий примірник, який підписується членами аудиторської групи з відміткою про неповернення попереднього примірника, яку робить керівник аудиторської групи.

У разі непогодження з висновками аудиторського звіту та рекомендаціями уповноважений відповідальний за діяльність підконтрольного суб'єкта робить у встановлені підрозділом внутрішнього аудиту (відповідальною особою з внутрішнього аудиту) строки відповідну відмітку в проекті аудиторського звіту та повертає їх до підрозділу внутрішнього аудиту (відповідальній особі з внутрішнього аудиту) разом з обґрунтованими коментарями за своїм підписом.

Строк надання таких коментарів може бути продовжений підрозділом внутрішнього аудиту (відповідальною особою з внутрішнього аудиту) у разі наявності на це обґрунтованих причин, але не має перевищувати 15 робочих днів з дати отримання на ознайомлення проекту аудиторського звіту або проведення його обговорення з дати його проведення.

У разі надходження коментарів пізніше 15-денного терміну рішення про їх розгляд приймає керівник підрозділу внутрішнього аудиту (безпосередній керівник відповідальної особи з внутрішнього аудиту).

7.16. Керівник, член аудиторської групи чи інший аудитор, визначений керівником підрозділу внутрішнього аудиту (відповідальна особа з внутрішнього аудиту), розглядає коментарі та готує письмовий висновок щодо їх обґрунтованості в термін, встановлений керівником підрозділу внутрішнього аудиту (відповідальною особою з внутрішнього аудиту).

Висновок підписується особою, яка його готувала, та затверджується керівником підрозділу внутрішнього аудиту (безпосереднім керівником відповідальної особи з внутрішнього аудиту) і є невід'ємною частиною аудиторського звіту.

У разі врахування підрозділом внутрішнього аудиту (відповідальною особою з внутрішнього аудиту) коментарів до проекту аудиторського звіту ним/нею вносяться виправлення шляхом виготовлення нового проекту аудиторського звіту і він ще раз направляється уповноваженим відповідальним за діяльність для ознайомлення і повернення у встановлені підрозділом внутрішнього аудиту (відповідальною особою з внутрішнього аудиту) строки, але не більше 3 робочих днів з підписом уповноваженого відповідального за діяльність навпроти слова "ознайомлений" на аркуші проекту аудиторського звіту. Попередній примірник проекту аудиторського звіту знищується.

7.17. У разі виявлення підрозділом внутрішнього аудиту (відповідальною особою з внутрішнього аудиту) істотної помилки або недоліку в проекті аудиторського звіту керівник підрозділу внутрішнього аудиту (відповідальна особа з внутрішнього аудиту) повинен довести виправлену інформацію до відома усіх осіб, які її одержали або були поінформовані.

7.18. Реєстрація аудиторського звіту здійснюється в разі:

повернення проекту аудиторського звіту з підписом без коментарів;

повернення проекту аудиторського звіту з коментарями - після підготовки висновків на коментарі;

повернення проекту аудиторського звіту без підпису - в той же день, в який робиться відмітка про повернення проекту аудиторського звіту без підпису;

неповернення проекту аудиторського звіту - в день підписання аудиторською групою нового примірника та відмітки про неповернення попереднього примірника.

7.19. Інформація та відповідні матеріали аудиту вносяться керівниками аудитів до ІАБД "Результати аудиту" протягом 10 робочих днів з моменту реєстрації аудиторського звіту.

8.1. За результатами проведеного внутрішнього аудиту керівником підрозділу внутрішнього аудиту (відповідальною особою з внутрішнього аудиту) направляється лист підконтрольному суб'єкту, до якого додається копія аудиторського звіту з рекомендаціями і планом заходів, і в разі наявності коментарів до проекту аудиторського звіту висновок на коментарі, та зазначаються терміни виконання рекомендованих заходів.

8.2. Про хід та результати впровадження (виконання) рекомендацій підконтрольні суб'єкти письмово інформують підрозділ внутрішнього аудиту (відповідальну особу з внутрішнього аудиту) у визначені підрозділом внутрішнього аудиту (відповідальною особою з внутрішнього аудиту) терміни.

8.3. Керівники підконтрольних суб'єктів забезпечують та несуть відповідальність за повноту вжиття заходів реагування на результати внутрішніх аудитів відповідно до законодавства.

8.4. За результатами проведеного внутрішнього аудиту направляється письмове інформування з рекомендаціями:

Департаментом - Київському міському голові чи заступнику голови Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків;

іншими підрозділами внутрішнього аудиту (відповідальними особами з внутрішнього аудиту) - Керівництву.

8.5. У разі необхідності за підписом директора Департаменту та/або Керівництва направляється лист про результати аудиту ініціаторам проведення аудиту (Київському міському голові, заступникам голови Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків, народним депутатам України, депутатам Київської міської ради, заявникам та іншим).

8.6. У разі виявлення підрозділом внутрішнього аудиту (відповідального особою з внутрішнього аудиту) під час проведення внутрішнього аудиту ознак шахрайства, корупційних діянь або нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем, порушень фінансово-бюджетної дисципліни, які призвели до втрат чи збитків та/або які мають ознаки злочину директор Департаменту та/або Керівництво письмово інформують Київського міського голову про необхідність інформування правоохоронних органів або передачі їм матеріалів внутрішнього аудиту.

8.7. Після ознайомлення з результатами внутрішнього аудиту Київським міським головою, заступниками голови Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків, Керівництвом та надання ними відповідних доручень, аудиторський звіт з висновками та рекомендаціями протягом 5 робочих днів публікується підконтрольними суб'єктами в Інформаційно-аналітичній системі інтернет-порталу "Київаудит". Департамент здійснює контроль за повнотою та своєчасністю розміщення інформації.

9.1. Керівники підрозділів внутрішнього аудиту (відповідальні особи з внутрішнього аудиту) забезпечують організацію здійснення моніторингу результатів впровадження рекомендацій (встановлюють вимоги у внутрішніх документах з питань проведення внутрішнього аудиту) для того, щоб впевнитися в тому, що уповноважені відповідальні за діяльність розпочали ефективні дії, спрямовані на їх виконання, або керівництво установи взяло на себе ризик невиконання таких рекомендацій.

9.2. Моніторинг передбачає здійснення аудиторами заходів щодо отримання інформації від уповноважених відповідальних за діяльність про реалізацію аудиторських рекомендацій.

9.3. Моніторинг здійснюється:

камерально - шляхом аналізу листів (доповідей, інформацій) підконтрольних суб'єктів про повноту виконання рекомендацій, до яких додаються завірені в установленому порядку копії документів, що підтверджують наведені дані;

під час проведення окремих заходів щодо виконання рекомендацій;

у ході планових та позапланових внутрішніх аудитів, як дослідження одного з питань програми;

за допомогою ІАБД "Результати аудиту".

9.4. У разі надання підконтрольним суб'єктом інформації про вжиті ним заходи за результатами аудиту керівник аудиторської групи аналізує повноту отриманих даних.

9.5. Керівник аудиторської групи здійснює перевірку термінів виконання рекомендацій.

9.6. У разі не вжиття підконтрольним суб'єктом вичерпних рекомендованих заходів або надання неповної інформації про їх виконання, а також за відсутності копій підтверджувальних документів, керівник аудиторської групи готує лист про неповне врахування підконтрольному суб'єкту та органу управління (у разі наявності) з повторною вимогою щодо якісного та належного вжиття дієвих заходів за результатами аудиту. До листа на підконтрольний суб'єкт в табличному вигляді додається аналіз вжитих заходів за результатами аудиту, в якому зазначаються виконані та невиконані заходи, а також інформація та документи, які необхідно надати. У листі визначається термін надання інформації про вжиті заходи.

9.7. Моніторинг виконання підконтрольним суб'єктом рекомендованих заходів здійснюється керівником та членами аудиторської групи щонайменше до 3 разів. У третьому листі надається детальне роз'яснення щодо наслідків неврахування рекомендацій, пояснюється, що Керівництво взяло на себе ризик невиконання таких рекомендацій, та визначаються остаточні строки виконання рекомендацій.

9.8. У разі не вжиття підконтрольним суб'єктом вичерпних неодноразових (тричі) рекомендованих підрозділом внутрішнього аудиту (відповідальною особою з внутрішнього аудиту) заходів за результатами аудиту в звітах Київському міському голові, заступнику голови Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків, Керівництву вказуються зазначені факти для вжиття заходів впливу на уповноважених відповідальних за діяльність осіб, які також заслуховуються на Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), колегіях структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністрацій.

10.1. Директор Департаменту двічі на рік до 20 липня та 20 січня відповідно у письмовій формі звітує перед Київським міським головою та постійною комісією Київради з питань бюджету та соціально-економічного розвитку про результати діяльності Департаменту.

Підрозділи внутрішнього аудиту (відповідальні особи з внутрішнього аудиту) у вказані в абзаці першому цього пункту терміни в письмовій формі звітують перед власним Керівництвом.

10.2. Директор Департаменту до 20 липня та 20 січня відповідно забезпечує підготовку зведеного звіту про результати діяльності підрозділів внутрішнього аудиту (відповідальних осіб з внутрішнього аудиту) за минуле півріччя до Міністерства фінансів України.

Підрозділи внутрішнього аудиту (відповідальні особи з внутрішнього аудиту) до 08 липня і 08 січня відповідно надсилають до Департаменту звіти про діяльність своїх підрозділів для подання її зведеної звітності до Міністерства фінансів України за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 27 березня 2014 року N 347 "Про затвердження форми звітності N 1-ДВА (піврічна) "Звіт (зведений звіт) про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, в Раді міністрів Автономної Республіки Крим, в обласній, Київській або Севастопольській міській державній адміністрації" та інструкції про її складання та подання", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 квітня 2014 року за N 410/25187, а також за формою, визначеною Департаментом.

10.3. Результати аудитів Департаменту один раз на півріччя (рік) розглядаються на засіданні Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

Департамент в межах повноважень здійснює моніторинг стану виконання прийнятих на засіданні колегії рішень із зазначених питань.

Результати аудитів підрозділів внутрішнього аудиту (відповідальних осіб з внутрішнього аудиту) структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій та підпорядкованих їм підприємств, установ та організацій один раз на півріччя (рік) можуть розглядатися на засіданні Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), колегіях структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністрацій відповідно.

Керівники структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій в межах повноважень здійснюють моніторинг стану виконання прийнятих на засіданнях колегій рішень із зазначених питань та забезпечують їх виконання.

11.1. Матеріали справи (далі - справи) - сукупність документів, зібраних та складених в процесі планування, проведення, оформлення результатів внутрішнього аудиту та моніторингу впровадження рекомендацій.

11.2. Формування справ, їх зберігання, використання, знищення та передача у разі звільнення керівників підрозділів внутрішнього аудиту (відповідальних осіб з внутрішнього аудиту) здійснюється з урахуванням вимог законодавства України з питань діловодства.

11.3. Справи формуються з присвоєнням номера та обов'язковою реєстрацією в журналі обліку і обов'язково складаються з доручень на проведення внутрішнього аудиту, його програми, офіційної та робочої документації з додатками, відомостей про заходи, вжиті за результатами внутрішнього аудиту, та іншої інформації, пов'язаної з впровадженням рекомендацій. Послідовність та наповненість справ може визначатися внутрішніми документами з аудиту.

11.4. Керівники підрозділів внутрішнього аудиту (відповідальні особи з внутрішнього аудиту) відповідають за збереження, передачу до архіву і знищення справ.

11.5. У разі звільнення керівника підрозділу внутрішнього аудиту (відповідальної особи з внутрішнього аудиту) справи передаються за актом іншій посадовій (службовій) особі підрозділу внутрішнього аудиту (відповідальній особі з внутрішнього аудиту) або комісії, призначеній в установленому порядку.

12.1. Взаємодія з міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, правоохоронними органами, їх територіальними органами, місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування здійснюється підрозділами внутрішнього аудиту (відповідальними особами з внутрішнього аудиту) в межах їх повноважень відповідно до законодавства України.

12.2. У разі надходження звернень від органів державної влади та/або правоохоронних органів підрозділи внутрішнього аудиту (відповідальні особи з внутрішнього аудиту) надають інформацію про результати внутрішніх аудитів в установленому порядку.

12.3. У разі надходження звернення від Міністерства фінансів України інформація про результати внутрішнього аудиту та інші відомості, що стосуються його проведення, направляються до Міністерства фінансів України протягом 10 робочих днів з дня надходження такого звернення.

13.1. Скарги на дії працівників підрозділів внутрішнього аудиту (відповідальних осіб з внутрішнього аудиту) розглядаються в установленому законодавством порядку.

13.2. Якщо за результатами розгляду скарги встановлено факт невідповідності офіційної документації, складеної за результатами внутрішнього аудиту, дійсному стану справ та/або порушення аудитором законодавства, у тому числі Стандартів, що вплинуло на об'єктивність висновків, керівник установи/підприємства призначає повторний внутрішній аудит.

13.3. Повторний внутрішній аудит проводиться працівниками підрозділу внутрішнього аудиту (відповідальними особами з внутрішнього аудиту), які не брали участі в попередніх внутрішніх аудитах, з тих самих питань.

13.4. У разі суттєвості зауважень, наведених у скарзі, Департамент може самостійно ініціювати проведення повторного внутрішнього аудиту або надавати свої зауваження та рекомендації підрозділу внутрішнього аудиту (безпосередньому керівнику відповідальної особи з внутрішнього аудиту), якого стосується скарга.

14.1. Проведення оцінки якості внутрішнього аудиту здійснюється шляхом внутрішньої оцінки якості внутрішнього аудиту та зовнішньої оцінки функціонування системи внутрішнього аудиту.

Внутрішня оцінка якості внутрішнього аудиту здійснюється:

у Департаменті - директором Департаменту;

в окремих підрозділах внутрішнього аудиту - керівниками підрозділів внутрішнього аудиту;

у разі відсутності окремого підрозділу внутрішнього аудиту - відповідальною особою з внутрішнього аудиту.

Зовнішня оцінка функціонування системи внутрішнього аудиту здійснюється Міністерством фінансів України.

14.2. Програма забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту (далі - Програма) у встановленій формі складається щорічно до 01 лютого за підписом директора Департаменту, керівників підрозділів внутрішнього аудиту (відповідальної особи з внутрішнього аудиту).

14.3. Програма затверджується:

Київським міським головою - Департаменту;

Керівництвом - підпорядкованим підрозділам внутрішнього аудиту (відповідальним особам з внутрішнього аудиту).

14.4. Керівництвом до 10 лютого надсилаються до Департаменту копії затверджених Програм.

14.5. Програма включає проведення періодичних внутрішніх оцінок якості, підвищення якості внутрішнього аудиту та заходи за результатами внутрішніх оцінок функціонування системи внутрішнього аудиту.

Директором Департаменту, керівниками підрозділів внутрішнього аудиту (відповідальними особами з внутрішнього аудиту) забезпечується виконання Програми.

14.6. Особа, що здійснювала щорічну внутрішню оцінку якості внутрішнього аудиту підрозділів внутрішнього аудиту (відповідальних осіб з внутрішнього аудиту), після оформлення та реалізації результатів внутрішньої оцінки якості інформує про її результати посадову особу, яка затвердила Програму. Копії листів-інформувань про результати щорічної внутрішньої оцінки якості внутрішнього аудиту і стану виконання Програм та відповідних доручень Керівництва за результатами їх розгляду щорічно до 08 січня направляються до Департаменту особами, що здійснювали оцінку.

14.7. Оцінка функціонування системи внутрішнього аудиту здійснюється Міністерством фінансів України не частіше ніж один раз на рік у встановленому ним порядку. Зазначена оцінка проводиться у формі дослідження (зовнішня оцінка).

Предметом оцінки функціонування системи внутрішнього аудиту є планування, організація та проведення такого аудиту, моніторинг врахування рекомендацій за результатами його проведення, дотримання посадовими особами підрозділів вимог Стандартів та інших нормативно-правових актів з відповідних питань.

За результатами оцінки функціонування системи внутрішнього аудиту Міністерством фінансів України надаються рекомендації щодо її удосконалення.